Contratos de cesión de cafetera

Respuesta corta. Un contrato de cesión de cafetera presta a un café un equipo cuya propiedad conserva la tostadora, a cambio de que le compre su café. Antes de ceder, calcula los kilos semanales que hacen falta para recuperar la máquina, el molino, la instalación y el mantenimiento durante la vigencia, y fija el mínimo bastante por encima de esa cifra. El contrato tiene que enumerar el equipo, la exclusividad, el volumen mínimo, la vigencia, el mantenimiento, el seguro y la opción de compra.

¿Qué es una cesión de cafetera?

Es un equipo cedido gratuitamente a condición de que el café te compre a ti su café, lo que en inglés se llama «free on loan» y en el derecho civil de varios países europeos es un comodato, un préstamo de uso. La tostadora compra la máquina y el molino, los instala y los mantiene, y conserva la propiedad. El café no paga nada por el equipo de forma directa y lo paga de forma indirecta, con los kilos a los que se compromete.

La guía de The Flaming Bean sobre los tipos de acuerdo con un tostador (julio de 2026) describe el modelo de equipo a cambio de café como aquel en el que las máquinas siguen siendo propiedad del tostador, los contratos suelen durar de dos a cinco años con exclusividad total de café, y la resolución anticipada suele implicar una compra basada en lo que queda de contrato. Convive con el mayorista flexible sin contrato y con la marca blanca. No todas las tostadoras ceden: en la guía de Fresh Cup para encontrar un tostador (febrero de 2025), Texas Coffee Traders cuenta que ayuda a un café a conseguir un buen precio del equipo e intermedia en la compra, pero que no se dedica a cederlo.

¿Cuándo sale a cuenta ceder una cafetera?

Sale a cuenta cuando el margen bruto del café que el local compra durante la vigencia está muy por encima del coste del equipo, de su mantenimiento y del dinero inmovilizado en él, y es probable que el local siga abierto al final. No sale a cuenta con una cuenta pequeña, con un negocio que aún no ha abierto, ni cuando la máquina es la única razón por la que el café te eligió.

Buenos candidatos: cafés consolidados con historial que cambian de tostador, segundos locales de cafés que ya te compran, y cuentas de mucho volumen donde una máquina bien mantenida protege cómo sabe tu café. Malos candidatos: cuentas de poco volumen que nunca llegarían a un mínimo, y cafés que preguntan por la máquina antes de preguntar por el café.

¿Cuántos kilos a la semana necesita una máquina cedida?

Divide el coste anual de la cesión entre el margen bruto por kilo y entre 52 semanas. El coste anual es la pérdida de valor del equipo durante la vigencia, el mantenimiento y la rentabilidad que podrías haber sacado al dinero.

Ejemplo resuelto, con precios orientativos: una máquina de dos grupos a 7.500 € y un molino a 1.500 €, más 400 € para instalarlos con un filtro de agua, son 9.400 € de equipo. Con cinco años de vigencia y un valor de 1.500 € al final, pierde 1.580 € de valor al año. El mantenimiento, las juntas y los cartuchos de filtro suman 600 € al año. El dinero, a un 5 % sobre los 5.450 € inmovilizados de media, son 272,50 € al año. La cesión cuesta 2.453 € al año, o 47,16 € a la semana.

El espresso de la casa de ese local deja 7,28 € de margen bruto por kilo (el precio de 18,19 € menos los 10,91 € de coste de la guía de la tarifa). 47,16 € ÷ 7,28 € = 6,5 kg a la semana, solo para pagar la máquina. A los 15 kg a la semana que el café espera vender, la cesión se lleva el 43 % del margen bruto de la cuenta y deja 3.226 € al año.

Tres cosas que el punto de equilibrio esconde

• Las previsiones de volumen son optimistas. Los kilos que espera un café salen de su plan de negocio. El relato de Fresh Cup sobre un año de emparejamientos en RoasterLink (febrero de 2025) describe a compradores primerizos con expectativas irreales, como un negocio recién abierto en una calle tranquila que esperaba vender 300 libras, unos 136 kg, de café a la semana. Vuelve a pasar la calculadora con la mitad del volumen que te digan.
• El riesgo está en el primer año. Si el café cierra en el año uno, recoges una máquina usada que vale mucho menos de lo que pagaste, habiendo recuperado como mucho una sexta parte. Ese es el argumento para pedir una fianza a un café que aún no ha abierto.
• El reparto se come margen bruto. Si repartes cada semana por toda la ciudad, réstale ese coste al margen bruto por kilo antes de usarlo aquí.

¿Qué debe incluir un contrato de cesión de cafetera?

Debe decir qué se cede, de quién es, qué compra el café a cambio, durante cuánto tiempo, quién paga qué cuando algo se rompe, y cómo termina. Las cláusulas, en el orden en que las leerá un café:

1. Inventario de equipos con números de serie

Marca, modelo, número de serie y estado de cada elemento: máquina, molinos, carcasa del filtro de agua, cajón de posos si te importa. Fotografíalo todo en la instalación y adjunta las fotos.

2. La propiedad se queda en la tostadora

El equipo se cede, no se vende ni se alquila. El café no puede venderlo, pignorarlo, subarrendarlo ni moverlo, y debe decirle a su arrendador, y a quien se quede con el negocio, que es tuyo.

3. Exclusividad y qué abarca

Di exactamente qué compra el café solo a ti: todo el espresso, todo el café, o el café que se usa en la máquina cedida. Permitir un café invitado en la barra de filtro te cuesta poco y hace la cláusula mucho más fácil de firmar.

4. Volumen mínimo y revisión

Un mínimo en kilos al mes, promediado por trimestre para que un mes flojo no dispare nada, y una fecha de revisión en la que ambas partes miran los números reales.

5. Vigencia

Una fecha de inicio, una de fin y qué pasa al final: renovación por acuerdo, devolución o compra por el valor residual.

6. Mantenimiento, y quién paga qué

La tostadora paga las revisiones programadas, las piezas de desgaste y las averías de uso normal. El café hace la limpieza diaria y semanal, usa los productos de limpieza acordados y paga las averías por mal uso. La descalcificación, los cartuchos del filtro de agua y las juntas necesitan cada una su línea.

7. Tratamiento del agua

La máquina funciona solo con el filtro acordado, cambiado en plazo. La cal está entre las averías más caras que sufre una máquina, y entre las más fáciles de rastrear hasta su causa.

8. Seguro

El café asegura el equipo contra robo, incendio y daños accidentales por su valor de reposición, o lo asegura la tostadora y lo dice. Una de las dos cosas, por escrito.

9. Aviso de avería y tiempo de respuesta

Cómo avisa el café de una avería, quién responde y en cuánto llega un técnico: devolver la llamada el mismo día y visitar al siguiente día laborable es una promesa que una tostadora pequeña puede cumplir con un socio de servicio técnico.

10. Traslado

El equipo se queda en la dirección del contrato. Moverlo, a un segundo local o a un espacio nuevo, necesita tu acuerdo por escrito y lo hace tu técnico.

11. Cuando el volumen cae

Qué pasa después de dos trimestres por debajo del mínimo: primero una conversación, después un alquiler mensual que compense la diferencia, y después el derecho a retirar el equipo.

12. Resolución anticipada, retirada y compra

O se devuelve el equipo y se pagan los costes de retirada y reinstalación, o se compra al precio que muestre la tabla adjunta al contrato para el año en que termine.

13. Estado en la devolución

Se devuelve limpio y completo, salvo el desgaste normal, y las reparaciones de daños que vayan más allá se cobran a coste.

14. Fianza o aval

Si la hay, de cuánto y cuándo se devuelve. Es más útil con un café que aún no ha abierto.

15. Qué pasa si se vende o cierra el local

Si el café se vende, el contrato no pasa al comprador sin tu consentimiento. Si cierra, puedes recoger el equipo de inmediato.

Una tabla de compra que puedes adjuntar

Una tabla escrita al principio acaba con la discusión sobre cuánto vale una máquina usada. La más sencilla es el valor contable restante en línea recta. Para el ejemplo de 9.400 €, perdiendo 1.580 € al año hasta 1.500 €:

Cuando el volumen baja del mínimo

Un cargo por el volumen que falta es más fácil de acordar que una retirada, y es lo que hace que el mínimo signifique algo. Pongamos que el mínimo son 10 kg a la semana, promediados por trimestre, y que Café Aurora hace una media de 7 kg. La diferencia es 3 kg × 7,28 € = 21,84 € a la semana, unos 94,64 € al mes, que es el margen bruto sobre el que se calculó la cesión. Dos trimestres por debajo del mínimo y el café paga esa cantidad como alquiler o la máquina sale. Habla antes de que pase cualquiera de las dos cosas: un café que compra menos suele ser un café con problemas, o uno que ya está probando otra tostadora, y detectarlo pronto vale más que el cargo.

¿Es legal la exclusividad en un contrato de suministro de café en la UE?

Normalmente sí, dentro de unos límites, y el límite que más importa en una cesión de equipos son cinco años. Obligar a un café a comprarte todo su café, o más del 80 %, a un solo proveedor es una obligación de no competencia según el derecho de la competencia de la UE. El Reglamento de exención por categorías de acuerdos verticales (UE) 2022/720, aplicable hasta el 31 de mayo de 2034, exime los acuerdos de suministro cuando ninguna de las dos partes supera el 30 % de su mercado, pero no una obligación de no competencia indefinida o de más de cinco años. Las Directrices verticales de la Comisión añaden que una exclusividad que se renueva automáticamente puede quedar cubierta si el café puede renegociarla o terminarla de forma realista, con un preaviso razonable y a un coste razonable, y que cuando termina la exclusividad el café debería poder quedarse, a su valor de mercado, con el equipo cedido que no sea específico de esa relación, como una cafetera espresso.

En la práctica: mantén la exclusividad dentro de los cinco años, deja que termine con la cesión, y haz que la compra sea un precio justo y no una trampa. También se aplican las normas nacionales de competencia y el derecho de contratos, así que haz revisar el contrato por un abogado de tu país. Esto es información general, no asesoramiento jurídico.

Cómo ven los cafés una cafetera gratis

Los cafés sopesan una máquina cedida contra lo que les cuesta en capital y en libertad, y los buenos hacen preguntas difíciles. La guía de The Flaming Bean cifra el ahorro entre 8.000 y 15.000 dólares de desembolso inicial (unos 6.900 a 13.000 € al cambio de mediados de septiembre de 2026), recomienda que los cafés pidan un contrato de mantenimiento con tiempos de respuesta, y advierte de que un tostador cuya calidad baja en el segundo año puede salir caro de dejar por culpa de la opción de compra. Sugiere que el modelo encaja con cafés en sus dos primeros años o que abren un local nuevo sin capital para el equipo.

Los consultores de cafeterías cuestionan el apoyo «gratis» del tostador en general. Your Coffee Shop Success, una web estadounidense para dueños de cafeterías, sostiene (octubre de 2025) que la formación gratuita del tostador tiene costes ocultos: esperar a que haya hueco, sesiones de dos o tres horas que el personal solo recuerda a medias, y depender del calendario del tostador. El argumento vale igual para el equipo, y un dueño que lo haya leído te lo dirá: el café paga la máquina en el precio por kilo, y depende del tostador para mantenerla funcionando.

Responde a las objeciones en el contrato, no en la conversación de venta:

• «Vamos a pagar la máquina en el precio del café». Enséñales el cálculo. Un café que prefiera comprarla puede tener el mismo café a un precio más bajo.
• «Vamos a quedar atados». Una vigencia de cinco años o menos, una tabla de compra publicada y un plazo de preaviso hacen que la salida se vea desde el primer día.
• «¿Y si la máquina se rompe un sábado?». Pon el tiempo de respuesta por escrito, y cúmplelo.
• «¿Y si el café empeora?». Ofrece una revisión de calidad a los seis meses con derecho a marcharse en las condiciones de compra si no se resuelve.

¿Qué alternativas hay a ceder el equipo?

Las alternativas van pasando la propiedad y el riesgo hacia el café por etapas, y una tostadora puede ofrecer más de una:

El descuento suele costar menos de lo que parece. En el ejemplo resuelto la cesión cuesta 2.453 € al año. Un descuento de 1,00 € por kilo a ese mismo café a 15 kg a la semana son 780 € al año, y sin ninguna máquina en la furgoneta cuando se marche.

Saber dónde están tus máquinas

Un contrato de cesión vale lo que valgan tus registros. Tres años después, la tostadora que no sabe decir qué número de serie está en qué café, cuándo se revisó por última vez y cuál es el precio de compra de este año ha regalado el equipo en la práctica. Perfect Daily Grind contaba en enero de 2025 que Toby's Estate controla más de 3.000 activos en 730 cuentas, y que recuperar un solo elemento perdido o no contabilizado cuesta entre 600 y 20.000 dólares: la máquina, la visita, el técnico y la discusión.

El registro es pequeño. Una línea por elemento: marca, modelo, número de serie, el café y la dirección donde está instalado, la fecha de instalación, la fecha de fin del contrato, el precio de compra de este año, las fechas de mantenimiento y a quién llamar. Las fotos de la instalación van con él. Léelo antes de cada renovación, antes de que un café cambie de manos y antes de aceptar mover una máquina a un segundo local.

Dos costumbres lo mantienen honesto. Cuadra el registro con tu lista de clientes dos veces al año, porque el fallo casi nunca es una máquina robada: es un café que cerró sin decir nada, un equipo movido a un local hermano del que nadie te avisó, o un molino cambiado por un técnico. Y cuando una cuenta se apaga, comprueba si tiene equipo tuyo antes de darla por perdida: una cuenta que deja de pedir con una máquina de 9.000 € en la barra es una llamada de teléfono distinta de una que no lo tiene.

Señales de alarma antes de ceder una máquina

• Sin historial, y un volumen sacado de un plan de negocio, sin fianza ni aval.
• La máquina sale antes que el café. Un café que te elige por el equipo elegirá al siguiente tostador por el suyo.
• Rechaza un filtro de agua, o una instalación que cumpla los requisitos del fabricante.
• Quiere la cesión sin exclusividad o sin un mínimo.
• Un alquiler del local corto, más corto que tu vigencia.
• Paga tarde en la cuenta que ya tiene. El equipo hace más grande una factura impagada, no más pequeña. Mira el saldo antes de firmar; los límites de crédito están en la plantilla de condiciones de venta mayorista.
• Vas a sustituir la máquina cedida por otro tostador y nadie ha mirado qué dice ese contrato sobre terminar antes de tiempo.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Es de verdad gratis una cafetera cedida con un contrato de suministro de café?

No. La tostadora paga la máquina, el molino, la instalación y el mantenimiento, y recupera ese coste con el margen bruto de cada kilo que el café le compra durante la vigencia. Un café que compra poco está subvencionado por los que compran mucho, y por eso una cesión debe llevar un volumen mínimo.

¿Cuánto café tiene que comprar un local para justificar una cafetera cedida?

Divide el coste anual de la cesión entre el margen bruto por kilo, y luego entre 52. Por ejemplo: 9.400 € de equipo instalado, con cinco años de vigencia y un valor de 1.500 € al final, 600 € al año de mantenimiento, un 5 % por el dinero y 7,28 € de margen bruto por kilo necesitan unos 6,5 kg a la semana solo para cubrir gastos. Fija el mínimo bastante por encima de esa cifra.

¿Cuánto debe durar un contrato de cesión de cafetera?

Lo suficiente para recuperar el coste del equipo a un volumen realista, y no más de lo necesario. De dos a cinco años es lo típico. En la UE, una obligación de compra en exclusiva que dure más de cinco años, o indefinidamente, queda fuera de la exención por categorías de la normativa de competencia para los acuerdos de suministro, así que mantén la exclusividad dentro de los cinco años y asesórate.

¿Quién paga las reparaciones de una cafetera cedida?

La tostadora suele pagar el mantenimiento, las piezas de desgaste y las averías de uso normal, porque la máquina es suya. El café paga los daños por mal uso, la limpieza que no se hizo y las averías provocadas por funcionar sin el filtro de agua acordado. Deja por escrito qué costes caen de cada lado, incluidas la descalcificación y los cartuchos de filtro.

¿Qué pasa si un café termina antes de tiempo una cesión de máquina?

El contrato debería dar al café dos opciones: devolver el equipo en buen estado y pagar la retirada, o comprarlo al precio que fije una tabla incluida en el contrato, normalmente el valor contable restante. Una tabla pactada al principio evita la discusión sobre cuánto vale una máquina usada.

¿Debería una tostadora pedir una fianza por los equipos cedidos?

Rara vez con un café consolidado y con historial, donde un contrato firmado y una tabla de compra hacen el mismo trabajo. Una fianza, o un aval personal, tiene sentido con un negocio que aún no ha abierto, porque el riesgo de que cierre en su primer año es el mayor riesgo de toda la cesión.

Dónde encaja Order Book

Order Book lleva un registro de los equipos que has colocado en los cafés: la máquina o el molino, la marca y el número de serie, cuándo se cedió, el último y el próximo mantenimiento, cuándo termina el contrato y si es en exclusiva. Cada elemento tiene su propia página de aviso de avería, que pones en la máquina como código QR. Un barista lo escanea, describe la avería sin registrarse, y te avisamos; la avería se ve en la página de ese café hasta que la visita técnica la cierra.

La detección de deriva mide cada cuenta contra su propio ritmo de pedidos y su cesta habitual, así que un café con tu máquina que empieza a pedir más tarde o menos cantidad aparece en la lista de llamadas en las primeras semanas, y no en la revisión trimestral de volumen. Cada café puede llevar su precio de verde y su merma, que es lo que te da el margen bruto por kilo que necesita esta calculadora.

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