La factura electrónica B2B, país por país

Respuesta corta. Busca tu país en la tabla de abajo y hazle una sola pregunta a quien te hace las facturas: ¿envía y recibe facturas electrónicas estructuradas conforme a la norma europea, por la red que usa mi país, y desde cuándo? En Bélgica, Croacia, Italia y Rumanía la respuesta ya tiene que ser que sí. En Francia, toda empresa registrada a efectos de IVA debe poder recibir una desde el 1 de septiembre de 2026, tenga o no que enviarlas todavía. Nada cambia en tus precios, tu hora límite o tus albaranes, y el café sigue recibiendo un PDF que leer. Simplemente ya no es la factura.

Comprobado el 16 de septiembre de 2026 contra las administraciones tributarias de Bélgica, Croacia, Francia, España y Alemania, las páginas de facturación electrónica de la Comisión Europea y las del IVA en la era digital, y publicaciones del Gobierno británico. Las fechas se mueven. Confirma la tuya con tu gestoría o tu administración tributaria antes de actuar. Esta página no es asesoramiento fiscal ni jurídico.

Qué países exigen factura electrónica estructurada, y desde cuándo

Esta tabla recoge los países con fechas confirmadas. Donde un país ha anunciado una intención pero no ha fijado una fecha de inicio, no aparece.

Italia eliminó su última exención por volumen de facturación en enero de 2024, así que los regímenes de tipo fijo que antes quedaban fuera del SdI ahora están dentro. La Hacienda federal belga no sancionó los incumplimientos de buena fe en los tres primeros meses de 2026, un periodo que ya ha pasado. La segunda fase griega tiene un periodo transitorio que llega hasta finales de 2026. La obligación española aparte de factura electrónica B2B, la de la ley Crea y Crece, se espera después de Verifactu pero no tiene fecha fija: la orden ministerial que pone el reloj en marcha no se ha publicado. Según el calendario de la UE, los Estados miembros que tienen sus propios sistemas tienen hasta el 1 de enero de 2035 para alinearlos con el modelo europeo.

Dos cosas sobre la forma de esa lista. Primero, hasta 2025 un Estado miembro necesitaba el permiso del Consejo para obligar a sus propias empresas a la factura electrónica, y por eso las obligaciones fueron llegando de una en una y despacio. La Directiva (UE) 2025/516, el paquete del IVA en la era digital, se adoptó el 11 de marzo de 2025 y entró en vigor el 14 de abril de 2025, y permite a un Estado miembro imponer una obligación nacional sin pedir permiso. La cola que ves formarse es el resultado.

Segundo, no estar en la tabla no es una promesa. Países Bajos no tiene obligación B2B y, según la propia ficha de país de la Comisión Europea, tampoco planes inmediatos de tenerla. Irlanda, Austria, Suecia, Dinamarca y otros tienen consultas o anteproyectos, pero ninguna fecha nacional cerrada. Eslovenia tiene un proyecto de ley cuya fecha de inicio ya se ha movido más de una vez. Si tuestas en uno de esos países tienes tiempo, no exención.

Qué es en realidad una factura electrónica estructurada

Una factura electrónica estructurada es un archivo de datos, no un documento. La ley alemana del IVA lo dice sin rodeos: una factura electrónica es la que se «emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado que permite su tratamiento electrónico», y todo lo enviado en otro formato electrónico o en papel es simplemente «otra factura». La administración tributaria croata es aún más directa en su guía del nuevo sistema: un eRačun «no es un PDF y no se puede enviar por correo electrónico».

Tiene tres piezas.

• EN 16931, la norma europea sobre qué debe contener una factura y qué significa cada campo. Es el modelo semántico al que la Directiva 2014/55/UE apuntó a los organismos públicos en 2014, y es ahora el modelo sobre el que se construyen las obligaciones nacionales B2B. La ley alemana la nombra por referencia; el formato rumano RO_CIUS está construido a partir de ella.
• Una sintaxis, casi siempre XML, de una de dos familias: UBL o CII. Tu programa escribe una de ellas. Nunca la vas a mirar, y no está pensada para mirarse.
• Una red que la transporte. El servicio federal belga de facturación electrónica describe Peppol como una red descentralizada que «se puede comparar con una red de telecomunicaciones»: tu programa se conecta a un punto de acceso, el del café se conecta a otro, y el archivo pasa entre ellos. Otros países lo centralizan: cada factura italiana pasa por el SdI, cada polaca por KSeF, cada rumana por e-Factura, y cada griega se valida por myDATA y vuelve con un identificador único, el MARK, y un código QR.

Un PDF falla en el primer paso. Una persona lo puede leer; un programa no puede sacar de él de forma fiable la base imponible, el tipo de IVA y las líneas, que es justamente el objetivo de todo el ejercicio para la administración tributaria y para quien lleva la contabilidad del café. La guía belga lo dice en una línea: enviar una factura en PDF por correo o por una plataforma ya no basta.

Nada de esto significa que el PDF desaparezca. Alguien en el café sigue teniendo que mirar qué está pagando, y una factura estructurada se presenta normalmente como una versión legible en pantalla o como una copia en PDF adjunta. Algunos formatos son híbridos: el XML va dentro del PDF, así que un solo archivo sirve a la máquina y a la persona. Sigue enviándole al café algo que pueda leer. Solo deja de tratar ese archivo como la factura.

Qué significa esto para vender a un café de otro país

Las obligaciones nacionales cubren las ventas nacionales, y por ahora esa es la regla de la que partir. La ley alemana del IVA exige la factura estructurada solo cuando el proveedor y el cliente están ambos establecidos en Alemania. La administración tributaria croata dice lo mismo desde el otro lado: la obligación de intercambiar eRačun cubre todas las operaciones nacionales entre sujetos pasivos croatas, mientras que en el mercado de la UE y fuera de él se pueden seguir intercambiando facturas en papel u otra forma aceptable.

Así que una tostadora belga que entrega a un café de Países Bajos no está sujeta a la norma belga en esa factura. Una tostadora croata que envía palés a Austria no está sujeta a la croata. La obligación nacional sigue a la operación nacional.

Hay dos cosas que vigilar.

• Lo que te atrapa es el registro, no el establecimiento. La obligación rumana alcanza a las empresas no establecidas que estén registradas a efectos de IVA en Rumanía. Si has superado un umbral de venta a distancia o te has registrado en algún sitio por otro motivo, lee la norma de ese país como si fueras local.
• 1 de julio de 2030. Desde esa fecha, la directiva del IVA en la era digital lleva la factura electrónica y la comunicación digital a las entregas B2B intracomunitarias, y los Estados miembros con sistemas propios tienen hasta el 1 de enero de 2035 para alinearlos con el modelo europeo. El propio servicio belga lo dice sin matices: a partir de 2030 la obligación se aplica también a la facturación entre Estados miembros de la UE. Está lo bastante lejos como para ignorarlo y lo bastante cerca como para tenerlo en cuenta al elegir programa de facturación.

Qué pasa si sigues enviando un PDF por correo

Las multas son reales pero modestas, y no son la razón para actuar. Francia fija 50 € por cada factura que debería haberse emitido electrónicamente y no se emitió así, con un tope de 15.000 € al año. Por no recibir a través de una plataforma autorizada, la administración tributaria francesa emite un requerimiento que da tres meses, después 500 €, y después 1.000 € por cada periodo adicional de tres meses que continúe el incumplimiento. La Hacienda federal belga dijo en diciembre de 2025 que sería tolerante durante los tres primeros meses de 2026 y que no sancionaría las infracciones propias de la nueva obligación siempre que la empresa pudiera demostrar que había dado pasos razonables y a tiempo, y que no habría ningún aplazamiento general. El despliegue polaco funciona como periodo de gracia durante 2026, con sanciones a partir del 1 de enero de 2027.

El riesgo práctico es más pequeño y más inmediato que todo eso. Es un café cuya gestoría no puede contabilizar tu factura, y un pago que espera mientras alguien averigua por qué. En un país que ya ha cambiado, la contabilidad del café está buscando un archivo estructurado con tu número de IVA. Si no llega nada, tu pago a 30 días se convierte en silencio en un pago a 50.

Una lista de comprobación para este mes

Media hora, casi toda esperando la respuesta de un proveedor de software.

1. Encuentra tu fecha. Una fila de la tabla de arriba. Escríbela en la pared. Si tu país no está en la tabla, pon un recordatorio para volver a mirar dentro de seis meses.
2. Hazle cuatro preguntas a tu programa de facturación o contabilidad. ¿Emite facturas conforme a EN 16931? ¿Envía y recibe por la red que usa mi país: Peppol, KSeF, SdI, e-Factura, myDATA, una plataforma francesa autorizada? ¿Está incluido en lo que ya pago o es un extra? ¿Desde qué versión? Consigue la respuesta por escrito, en un correo que puedas encontrar después.
3. Comprueba si te aplica alguna exención para empresas pequeñas. La regla alemana de los 250 €, el aplazamiento croata para los sujetos pasivos fuera del sistema de IVA, la fecha polaca para las microempresas. Ninguna de ellas es una exención del sistema, solo de la primera fecha.
4. Reúne el número de IVA de cada café. Lo necesitas en la factura de todos modos. Donde tu país use Peppol, pide también el identificador Peppol del café, o el nombre del proveedor de servicios que utiliza. Hazlo una vez, a lo largo de un mes, según vayas hablando con las cuentas, y no con prisas la semana antes de tu fecha.
5. Pregunta a cada café cómo quiere recibir la copia legible. Casi todos dirán que por correo, como ahora. Di que no cambia nada más de los pedidos ni de las entregas, porque lo primero que oye el dueño de un café en «nuevo sistema de facturación» es «precios nuevos».
6. Resuelve el archivo. Las normas de conservación no cambian cuando cambia el formato: guardas las facturas el mismo tiempo de siempre, en una forma que puedas presentar si te la piden. La guía belga señala que la obligación es una buena ocasión para pensar dónde están guardadas de verdad. Si tus facturas han vivido en una carpeta del correo, eso no es un plan.

Lo que no cambia

Casi todo, y vale la pena decirlo porque la palabra «obligación» hace que los tostadores esperen un terremoto.

• Tu tarifa, tus escalones por volumen y tus cambios de precio programados. Mira la plantilla de tarifa mayorista si la tuya necesita un repaso.
• Tu hora límite, tu plazo de entrega y tu calendario de tueste. Una factura electrónica se emite después de que salga el café, exactamente igual que la de papel.
• Tu albarán. Un albarán no es una factura y no se ve afectado.
• Tus plazos de pago y cómo llega el dinero. El pago a 30 días por transferencia sigue siendo pago a 30 días por transferencia; mira lo que cuestan las comisiones de tarjeta en mayorista si estás sopesando tarjeta frente a transferencia o adeudo domiciliado.
• Lo que le envías al café para leer. Sigue recibiendo un documento con tu nombre, los cafés, los kilos y el total.
• Tus condiciones de venta, salvo que, si dicen cómo se entregan las facturas, esa cláusula merece una lectura.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Sigue siendo válida una factura en PDF en la UE?

En las ventas nacionales entre empresas depende del país. En Bélgica, Croacia, Italia y Rumanía un PDF enviado por correo ya no es la factura legal, y Francia, Grecia, Polonia, Alemania, Eslovaquia, España y Letonia tienen cada uno su fecha. En todos los demás sitios, y en las ventas a consumidores, un PDF sigue valiendo si el cliente lo acepta. Enviar un PDF como copia junto a la factura estructurada sigue siendo normal y útil, porque alguien tiene que leer el documento.

¿Necesito Peppol para enviar facturas electrónicas a mis cafés?

Solo donde tu país lo use. Bélgica y Croacia intercambian facturas por la red Peppol. Italia usa el sistema de intercambio de su propia administración tributaria, el SdI; Polonia usa KSeF; Rumanía usa RO e-Factura; Grecia valida a través de myDATA; Francia lo hace pasar todo por plataformas autorizadas por el Estado. En la práctica no eliges una red: eliges un programa de facturación que ya esté conectado a la que funcione en tu país.

¿El café tiene que hacer algo, o es solo problema mío?

El café tiene que poder recibir. Bélgica exigió a toda empresa registrada a efectos de IVA poder recibir una factura estructurada desde el 1 de enero de 2026, incluso a una que solo vende a consumidores. Croacia fue más allá y exigió desde esa misma fecha que también pudieran recibir las empresas no registradas a efectos de IVA. Pídele a cada café su número de IVA y, donde tu país use Peppol, su identificador Peppol.

Soy una tostadora pequeña por debajo del umbral del IVA. ¿Estoy exenta?

A veces, y solo en los términos de tu propio país. Croacia dejó a los sujetos pasivos fuera del sistema de IVA solo recibir durante 2026 y empezar a emitir el 1 de enero de 2027, y les da una aplicación gratuita llamada MIKROeRAČUN. Alemania no exige nunca factura estructurada para una factura de 250 € o menos. Bélgica liga la obligación a tener un número de IVA válido. Comprueba tu propia norma en lugar de dar por hecho que pequeño significa exento.

¿Puede Order Book emitir la factura electrónica por mí?

No. Order Book no emite facturas y no es un prestador de servicios de factura electrónica. La factura legal la emite tu propio programa de facturación o contabilidad, que es donde vive la conexión con Peppol, KSeF, SdI, e-Factura o myDATA. Tú adjuntas el PDF al pedido en Order Book, de modo que al café le llega por correo y puede leerlo en la página de su pedido.

¿Cuándo empieza esto a afectar a la venta a un café de otro país de la UE?

El 1 de julio de 2030, con la directiva del IVA en la era digital, la Directiva (UE) 2025/516, que entró en vigor el 14 de abril de 2025. Hasta entonces las obligaciones nacionales cubren las ventas nacionales entre empresas, así que una factura a un café de otro Estado miembro queda por lo general fuera. La excepción es estar registrado a efectos de IVA en el país del comprador: la obligación rumana, por ejemplo, alcanza a empresas no establecidas allí pero sí registradas allí a efectos de IVA.

Dónde encaja Order Book

Order Book no emite facturas y no es un prestador de servicios de factura electrónica. No se conecta a Peppol, al SdI, a KSeF, a e-Factura ni a myDATA, y nunca se convierte en aquello que mira tu administración tributaria. La factura legal la emite la tostadora, en su propio programa de facturación o contabilidad, exactamente igual que hoy; y donde un país exige factura electrónica estructurada, ese es el programa que tiene que producirla.

Lo que guarda Order Book es el registro comercial de alrededor. El PDF que adjuntas a un pedido se le envía por correo al café y queda en la página de ese pedido, que es la copia que abre la persona: una factura estructurada satisface a la administración tributaria y no responde a la pregunta de nadie sobre qué bolsas llegaron el martes. Cada pedido lleva su albarán, y los pedidos se exportan en CSV para tu gestoría, así que el mes cuadra con lo que haya emitido tu programa de facturación. Los pagos se registran por cliente con un saldo corriente, así que puedes ver lo que queda por cobrar sin abrir el programa de contabilidad.

Las dos cosas que conviene revisar ya que estás son las que un cambio de formato suele dejar al descubierto: si tus condiciones de venta mayorista dicen algo sobre cómo se entregan las facturas, y si la forma en que cobras sigue teniendo sentido, que es el cálculo de lo que cuestan las comisiones de tarjeta en mayorista.

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