Plantilla de condiciones de venta mayorista

Respuesta corta. Unas condiciones de venta mayorista de café deberían cubrir a quién se aplican, cómo y cuándo se pide, los días de tueste, el pedido mínimo, los días y gastos de entrega, los pedidos fijos, los precios sin IVA con un preaviso para los cambios, el plazo de pago y la morosidad, un límite de crédito, las reclamaciones de calidad y las devoluciones, los equipos, el uso de tu nombre y cómo cualquiera de las dos partes termina la relación. Descarga la plantilla en PDF (en inglés).

Esto es un punto de partida escrito por una empresa de software, no asesoramiento jurídico. El derecho de contratos, la reserva de dominio, los límites a la responsabilidad y las normas de morosidad cambian de un país de la UE a otro. Adapta la plantilla y después dásela a leer a un abogado de tu país antes de que los cafés la firmen.

¿Qué va en unas condiciones de venta mayorista de café?

Todo aquello sobre lo que un café y una tostadora podrían discutir razonablemente en el primer año, escrito con las palabras que usarías por teléfono. Salen unas veinte cláusulas cortas, que caben en dos páginas:

• Pedidos: a dónde van, la hora límite, los días de tueste, el plazo de entrega y el pedido mínimo.
• Entrega: días, coste, umbral de entrega gratuita, entregas fallidas y pedidos fijos.
• Dinero: precios sin IVA, cuánto se mantienen, preaviso de los cambios, plazo de pago, morosidad y límite de crédito.
• Café: reclamaciones de calidad, devoluciones, conservación y frescura, bolsas de venta al público.
• La relación: equipos, tu nombre y tu logotipo, responsabilidad, fin de la cuenta, datos y ley aplicable.

Ten la tarifa aparte. Los precios cambian varias veces al año; las condiciones deberían durar varios años. La plantilla de tarifa mayorista cubre la lista en sí y la versión corta de las condiciones que va debajo.

La plantilla de condiciones

Sustituye todo lo que va entre corchetes. Los números que hay dentro son ejemplos, no recomendaciones: una tostadora que reparte en bici por una ciudad y otra que envía palés al otro lado de una frontera necesitan mínimos y gastos muy distintos. Descárgala en PDF (en inglés), con líneas de firma al final. El texto completo está también en esta página, para que puedas copiarlo a Word o a Google Docs y editarlo allí.

Por qué está ahí cada cláusula

Una cláusula que no sabes explicarle a un café es una cláusula que no vas a hacer valer. Aquí está el motivo de cada una, en el mismo orden:

1. A quién se aplican estas condiciones

La normativa de consumo da al comprador derechos a los que no puede renunciar, así que deja claro que las condiciones son para empresas. La última frase impide que un mensaje de WhatsApp reescriba el acuerdo sin que nadie se dé cuenta.

2. Alta de la cuenta

Pagar por adelantado los primeros pedidos no le cuesta nada a un café solvente y te protege del que abre, pide dos veces y cierra.

3. Pedidos y hora límite

Nombrar un solo canal de pedidos acaba con los pedidos que llegan por mensaje, por buzón de voz y por una nota al repartidor. La hora límite es la línea a partir de la cual el café ya existe, y por eso la anulación cambia ahí.

4. Días de tueste y plazos de entrega

Un café que conoce los días de tueste pide para ellos. Prometer una llamada antes de sustituir evita que un espresso invitado aparezca sin avisar un sábado lleno.

5. Pedido mínimo

Una entrega de 1 kg al otro lado de la ciudad puede costar más que el margen bruto de ese kilo. Fijar el mínimo por entrega, y no por mes, es lo que protege la furgoneta.

6. Entrega

Un umbral de entrega gratuita empuja a los cafés hacia pedidos menos frecuentes y más grandes, que te salen más baratos. El plazo de dos días evita que «nos faltaba una bolsa» llegue tres semanas después.

7. Pedidos fijos

Los pedidos fijos son los ingresos más estables que tiene una tostadora, y los que más probablemente tuestan café para un local cerrado en agosto. La regla del preaviso pone esa responsabilidad donde corresponde.

8. Precios

Los compradores profesionales comparan precios sin IVA. El preaviso es lo que convierte una subida en una condición que el café aceptó al firmar. La carta está en la guía para subir los precios mayoristas.

9. Coste del café verde (opcional)

Opcional, y vale la pena planteársela después de 2025. El verde pasó de un récord de 440,85 ¢/lb en febrero de 2025 a unos 283 ¢ en septiembre de 2026, y una cláusula que solo sube suena unilateral a un café que ha visto caer el mercado. Nombrar el verde como motivo, en los dos sentidos, hace más fácil escribir la carta siguiente, sea una subida o una bajada. Déjala fuera si prefieres repreciar con tu propio criterio y tu propio calendario.

10. Pago

Contar desde la fecha de factura es más claro que decir «30 días» a secas. La transferencia no cuesta nada; si aceptas tarjeta, calcula lo que te cuesta antes de ofrecerla.

11. Morosidad

Rara vez tendrás que cobrarlo. Tenerlo por escrito cambia qué factura paga primero un café cuando va justo de caja.

12. Límite de crédito

Un límite pone techo a lo que un solo café puede deberte antes de que alguien tenga que mantener una conversación incómoda. Fíjalo en torno a seis semanas de los pedidos que esperas de esa cuenta.

13. Propiedad y riesgo

Una cláusula de reserva de dominio importa sobre todo cuando un café quiebra debiéndote dinero. La Directiva europea de morosidad obliga a los Estados miembros a reconocer la que se haya pactado expresamente antes de la entrega, conforme a sus normas nacionales.

14. Problemas de calidad y devoluciones

Reponer en lugar de reembolsar mantiene la cuenta pidiendo. El segundo párrafo invita a la llamada que convierte una queja en una visita de calibración, antes de que el café pruebe otra tostadora sin decir nada.

15. Conservación y frescura

Pon aquí tus propias ventanas de reposo y de consumo, las que defenderías si te preguntaran. Es también la cláusula que señalas cuando el café rancio de un almacenamiento excesivo se convierte en una reclamación de calidad.

16. Equipos en cesión

Las máquinas necesitan su propio contrato: números de serie, mantenimiento, volumen mínimo, opción de compra. Mira la guía del contrato de cesión de cafetera.

17. Nuestro nombre y nuestro logotipo

Tu nombre en la puerta es publicidad que quieres. Tu nombre en la puerta de un café que cambió de tostador hace un año, no.

18. Bolsas de venta al público

Que el PVP siga siendo una recomendación. Según las normas de competencia de la UE, imponer un precio de reventa fijo o mínimo, o presionar a un café para que siga el PVP, es una restricción especialmente grave, y no compensa el riesgo por una estantería de bolsas de 250 g.

19. Nuestra responsabilidad

Sin ella, una entrega tardía se puede convertir en una reclamación por un fin de semana de ventas perdidas. Hasta dónde aguanta un límite varía por país, que es una razón más para hacer revisar las condiciones.

20. Fin de la relación

Una salida justa para el café hace que las condiciones se firmen más fácil. La salida inmediata para ti es para la cuenta que ha dejado de pagar.

21. Cambios en estas condiciones

Unas condiciones firmadas en 2026 estarán desfasadas en 2028. Esto te permite actualizarlas sin pedir a cada café que vuelva a firmar.

22. Tus datos

Los nombres de contacto y los teléfonos son datos personales según el RGPD, incluso en una cuenta de empresa. Una frase y un enlace a tu política de privacidad lo cubren.

23. Ley aplicable

Importa sobre todo cuando entregas al otro lado de una frontera, y cuesta una línea.

Lo que la legislación europea ya dice sobre la morosidad

Entre empresas de la UE, un proveedor tiene derecho a intereses y a 40 € fijos por una factura pagada tarde, mencionen o no sus condiciones, según la Directiva de morosidad (2011/7/UE). Escribirlo en tus condiciones sencillamente asegura que el café lo sepa. Lo que fija la Directiva:

• Intereses sin necesidad de recordatorio, desde el día siguiente al vencimiento acordado. Si no se acordó fecha, desde 30 días después de que la cafetería recibiera la factura o el café.
• El interés legal de demora es interés simple al tipo de referencia (el tipo de las operaciones principales de financiación del Banco Central Europeo en la zona euro) más al menos ocho puntos porcentuales. Tu Europa publica los tipos por país para el periodo de julio a diciembre de 2026, del 10,00 % al 14,50 %. En la zona euro el tipo base de julio a diciembre de 2026 es del 10,40 %: el 2,40 % del BCE a 1 de julio más ocho puntos. Algunos países añaden más (Francia está en el 12,40 %), y algunas entradas de Tu Europa siguen mostrando el 10,15 % del semestre anterior, así que consulta tu fuente nacional. El BCE volvió a subir su tipo al 2,65 % desde el 16 de septiembre de 2026, lo que fijará el tipo de enero a junio de 2027.
• 40 € fijos por cada factura pagada tarde, como compensación por tus costes de cobro, exigibles sin recordatorio, más los costes razonables por encima de esa cantidad, como un cobrador o un abogado.
• 60 días como máximo de plazo de pago contractual entre empresas, salvo que ambas partes pacten expresamente uno más largo y no sea manifiestamente abusivo para el proveedor.
• Los países pueden ir más allá. Los Estados miembros pueden mantener normas más favorables al proveedor, así que comprueba los límites y el tipo de tu propio país.

Una propuesta para sustituir la Directiva por un reglamento que limitara los plazos de pago a 30 días no ha avanzado en el Consejo; el tren legislativo del Parlamento Europeo la daba por bloqueada en agosto de 2026. Hoy la norma es la Directiva.

Cuánto vale la morosidad en la factura de un café

Ejemplo resuelto: la factura de Café Aurora por 30 kg de espresso de la casa a 18,20 € el kilo son 546,00 € sin IVA, y con un IVA de ejemplo del 6 %, 578,76 €. Se paga 45 días después de su vencimiento, en un país donde el tipo legal es del 10,40 %.

En una factura mayorista pequeña, los 40 € valen más de cinco veces los intereses. Casi ninguna tostadora reclama ninguno de los dos a un café que por lo demás va bien. La gracia de la cláusula es que el café sabe que podrías, y te paga antes que al proveedor cuyas condiciones no dicen nada.

El formulario de alta de cliente mayorista

El formulario de alta recoge lo que necesitas antes de la primera entrega, y su última línea es la aceptación de tus condiciones por parte del café. Descarga el formulario de alta en PDF (en inglés). Los campos, y por qué está cada uno:

Pídelo antes del primer pedido, no después. Una vez que el café está en la barra, la firma es un favor que te hace el café, y el número de IVA llega tres facturas tarde. Para lo que viene después, mira el alta de un nuevo café.

Errores que cometen las tostadoras con las condiciones

• Condiciones que nadie firmó. Un PDF en la web que el café nunca vio es difícil de invocar. Haz que aceptar las condiciones forme parte del alta de la cuenta.
• Sin hora límite. Sin ella, todo pedido es urgente y el plan de tueste lo escribe quien haya mandado el último mensaje.
• Sin preaviso para los precios. Una subida de la que el café se entera por una factura es la forma más habitual de que una buena cuenta empiece a mirar a otro lado. Así es como se apagan las cuentas.
• Un mínimo mensual en vez de por entrega. Un café puede cumplir un mínimo de 20 kg al mes con veinte entregas de 1 kg.
• Reembolsar café que no es defectuoso. El café tostado que vuelve es desperdicio. Repón los defectos; no recojas los errores.
• Un precio fijo de venta al público. Recomienda un precio; no lo impongas.
• Condiciones escritas una vez y nunca releídas. Revísalas cada año contra lo que haces de verdad. Si tus condiciones dicen 30 días y la mitad de tus cafés pagan a 60, una de las dos cosas tiene que cambiar.
• Copiar las condiciones de otra tostadora. Su zona de reparto, sus mínimos y su país no son los tuyos, y su abogado las revisó contra otra ley.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Necesito condiciones de venta por escrito para mis cuentas mayoristas?

Sí, en cuanto un café pide a crédito. Sin condiciones escritas no hay hora límite acordada, ni pedido mínimo, ni plazo de pago, ni preaviso para los cambios de precio, y cada desacuerdo se convierte en una cuestión de memoria. Una página de condiciones en lenguaje claro, firmada junto con la solicitud de alta, resuelve la mayoría antes de que empiecen.

¿Qué plazos de pago son normales en el café mayorista?

Pago a 15 o a 30 días por transferencia es lo habitual con las cafeterías, a menudo con los primeros uno o dos pedidos pagados antes de la entrega. Según la Directiva europea de morosidad, un plazo de pago contractual entre empresas no debería superar los 60 días salvo que ambas partes lo pacten expresamente y no sea manifiestamente abusivo para el proveedor, y algunos países fijan límites más cortos.

¿Puedo cobrar intereses cuando un café paga tarde?

En la UE, sí. La Directiva de morosidad (2011/7/UE) permite a una empresa proveedora cobrar el interés legal de demora desde el día siguiente al vencimiento sin enviar ningún recordatorio, a un tipo de referencia más al menos ocho puntos porcentuales, y reclamar 40 € fijos por cada factura pagada tarde más los costes de cobro razonables. Dilo en tus condiciones para que no sea una sorpresa.

¿Con cuánta antelación debe avisar una tostadora antes de cambiar los precios mayoristas?

Treinta días de preaviso por escrito es lo habitual y lo justo, y los pedidos tostados antes de la fecha del cambio se cobran al precio anterior. Escribe el preaviso en las condiciones, para que una subida sea algo que el café aceptó de antemano y no algo que descubre en una factura.

¿Debería un café poder devolver café tostado?

Solo el café defectuoso, comunicado dentro de un plazo corto, por ejemplo siete días, con la fecha de tueste de la bolsa, y repuesto o abonado en cuenta en lugar de reembolsado. El café tostado no se puede revender a otro, así que el café pedido por error, o que sencillamente no se ha vendido, no debería volver.

¿Esta plantilla es vinculante en todos los países de la UE?

Ninguna plantilla lo es. El derecho de contratos, los límites a la responsabilidad, la reserva de dominio y las normas de morosidad se fijan a nivel nacional dentro del marco de la UE, y algunos países van más allá del mínimo europeo. Usa la plantilla para decidir lo que quieres y después deja que un abogado de tu país revise la redacción antes de que los cafés firmen.

Dónde encaja Order Book

Order Book no escribe tus condiciones, pero sí aplica varias por ti. Los días de entrega, la hora límite, el pedido mínimo y la regla de gastos de entrega, incluida la entrega gratuita por encima de un umbral, se definen una vez y se aplican a todos los pedidos, tanto si el café lo hace desde su cuenta como si lo tecleas tú desde una llamada. Los cafés cambian o añaden a un pedido hasta la hora límite, y no después.

Un café nuevo entra por invitación: lo das de alta con el correo que ya tienes, y entra en su cuenta sin contraseña. Tu formulario de alta firmado sigue siendo el papel que acompaña a estas condiciones. Los cambios de precio se escriben una vez con una fecha de inicio, y a cada café se le anuncian sus propios precios nuevos como mucho con una semana de antelación, así que un preaviso más largo en tus condiciones sigue necesitando una carta tuya. Las facturas se quedan en tu propio programa de facturación: adjuntas el PDF al pedido y se avisa al café. Los pagos que recibes se registran en la cuenta, o marcas un pedido como pagado, y la cuenta muestra un saldo corriente de entregado menos abonado menos pagado. Order Book no cobra pagos ni reclama los que se retrasan.

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