Plantilla de tarifa de café mayorista

Respuesta corta. Una buena tarifa de café mayorista tiene una línea por café y formato, precios sin IVA, un precio por kilo para que los cafés puedan comparar formatos, como mucho un escalón por volumen, una fecha hasta la que los precios se mantienen, y debajo las condiciones: pedido mínimo, días de entrega, hora límite, gastos de reparto y forma de pago. Descarga la plantilla en CSV.

La plantilla

Copia esto en una hoja de cálculo, o descarga el CSV, que se abre en Excel, Numbers y Google Sheets. El archivo es el original inglés: las cabeceras de columna están en inglés, y el orden es el mismo que el de la tabla de aquí abajo. Los precios son un ejemplo calculado con la calculadora que viene después. Sustitúyelos por los tuyos.

Para qué sirve cada columna

Café, origen y proceso

Ponle el nombre con el que el café te lo va a pedir por teléfono. El origen y el proceso van en una columna aparte para que un barista pueda buscar lo que quiere sin leerse las notas de cata.

Precio sin IVA

Siempre sin IVA, y dilo arriba del todo. Los compradores profesionales se deducen el IVA y comparan precios netos; una tarifa que mezcla los dos te trae una llamada preguntando cuál es cuál.

Por kg

El número que un café compara de verdad, entre tus formatos y contra el tostador de la calle de al lado. Enseñarlo tú evita que una bolsa de 250 g parezca barata al lado de un kilo.

Desde 10 kg

Un escalón por volumen, en los cafés donde el volumen existe de verdad. Con más de dos escalones nadie sabe qué va a pagar; un escalón en el descafeinado no premia a nadie.

PVP recomendado

Solo en las bolsas de venta que el café revende. Protege el precio de tu propia tienda online y le dice al café qué margen le queda en la estantería.

Disponible hasta

Los cafés de temporada se acaban. Escribir la fecha en la tarifa te ahorra el correo en el que un café se entera el día que pide.

Las condiciones que van debajo de la tarifa

Casi todas las discusiones con una cuenta mayorista van de algo que nunca se puso por escrito. Pon esto debajo de los precios, en la misma página:

• Precios válidos hasta una fecha, y con cuánta antelación avisas antes de un cambio. Treinta días es lo habitual y es justo cuando el verde se mueve.
• Pedido mínimo, en kilos o en euros, y si se aplica por entrega.
• Días de entrega y hora límite. «Pide antes del lunes a las 12:00 para entrega el miércoles» es una frase que evita el WhatsApp del martes por la noche.
• Gastos de reparto, y a partir de qué importe el reparto es gratis.
• Forma de pago. A 15 o a 30 días por transferencia es lo normal en el mayorista de cafeterías. Si aceptas tarjeta, ten claro lo que te cuesta.
• Equipos, si prestas molinos o cafeteras: el volumen mínimo mensual que va con la cesión.
• A quién llamar para pedidos, y a quién para problemas de calidad.

Cómo poner precio a un kilo

Empieza por lo que te cuesta el café dentro de la bolsa, no por lo que cobra el tostador de la calle de al lado. Cuatro datos:

1. Precio del café verde por kilo, puesto en tu almacén: incluidos transporte y gastos de importación.
2. Merma de tueste. El grano suelta agua, así que un kilo de verde no da un kilo de tostado. El 15 % está en la mitad del rango habitual; pesa unos cuantos lotes y usa el tuyo.
3. Envasado por bolsa: bolsa, válvula, etiqueta y la parte que le toca de la caja.
4. Mano de obra por bolsa: tostar, envasar y el tiempo que se va en la cuenta.

Verde en la bolsa = precio del verde ÷ (1 − merma de tueste) × peso de la bolsa. Coste = verde en la bolsa + envasado + mano de obra. Precio = coste ÷ (1 − margen objetivo).

Ejemplo hecho: verde a 8,00 € el kilo con un 15 % de merma de tueste son 9,41 € de verde en cada kilo tostado. Añade 0,60 € de envasado y 0,90 € de mano de obra y una bolsa de 1 kg cuesta 10,91 €. Con un margen bruto objetivo del 40 % el precio es 10,91 € ÷ 0,60 = 18,19 €, que es de donde sale el espresso de la casa de arriba.

¿Una sola tarifa, o una por tipo de cliente?

Casi todos los tostadores acaban con dos a cuatro: cafeterías, restaurantes, oficinas que piden menos y con menos frecuencia, y tiendas que revenden bolsas de venta. Más tarifas que esas y nadie recuerda qué café está en cuál. Los precios especiales para tus cuentas más grandes van como excepción en esa cuenta, no como otra tarifa más.

Errores que cuestan margen

• Poner precio una vez y no volver a hacerlo. Los precios del verde se mueven. Un precio puesto sobre el verde del año pasado puede estar por debajo del coste este año mientras la tarifa sigue con buen aspecto.
• Códigos de descuento en lugar de precios. Un código en la tienda online es un precio que cualquiera puede encontrar y compartir.
• Un PDF enviado una vez. Seis meses después la mitad de tus cafés piden de uno viejo. Manda la tarifa vigente con cada cambio, y ponle fecha.
• Escalones que nadie alcanza. Un precio a partir de 50 kg por pedido que ningún café pide es una línea que solo hace la tarifa más difícil de leer.
• No avisar de un cambio de precio. Un café que se entera por la factura empieza a mirar otros tostadores. Así es como se apagan las cuentas.

Dónde encaja Order Book

Una tarifa en una hoja de cálculo funciona hasta que los cafés piden de versiones distintas de ella. En Order Book la tarifa es el catálogo del que pide cada café: una plantilla por tipo de cliente, un precio distinto para cualquier cuenta concreta, y escalones por volumen que se aplican mientras el café llena el pedido. Cuando el verde se mueve, escribes el cambio de precio una vez con la fecha en la que entra, y todos los cafés afectados conocen sus propios precios nuevos antes de esa fecha. Cada café puede llevar su precio de verde y su merma de tueste, de modo que el coste por bolsa sigue al verde, y la página de análisis enseña el margen que estás haciendo de verdad.

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