Vender equipos a tus cafeterías

Respuesta corta. Vende molinos, equipos de filtro, tratamiento de agua y todo lo consumible. Deriva las cafeteras espresso salvo que tengas técnico. Cede solo donde los kilos paguen la máquina. Presupuesta todo aparte del café. Y hazlo por control, no por beneficio: el margen es real pero pequeño, mientras que una cafetería moliendo tu café con las muelas equivocadas te cuesta una cuenta.

Cuatro formas de abordarlo

La mayoría de las tostadoras debería estar haciendo tres de estas a la vez: vender lo pequeño, derivar lo grande, y ceder en los pocos casos en que la aritmética sale. La cuarta fila es lo que pasa por defecto y es la cara, porque la cafetería compra igualmente un molino: solo que el equivocado, en un marketplace, con prisa.

Lo que deja de verdad una línea de equipos

Antes de montar catálogo, averigua qué deja. Los valores por defecto son una tostadora de dieciséis cuentas donde una cuarta parte compra algo al año.

Con los valores por defecto, toda la línea de equipos vale alrededor de media cuenta mayorista, por sesenta horas de trabajo. Es el resultado que la mayoría de los tostadores necesita ver antes de pedir un palé de molinos. No es un argumento para no hacer nada —media cuenta por un trabajo que ya hacías en parte está bien, y el efecto de retención ni siquiera está en la calculadora— pero sí es un argumento contra tratar los equipos como plan de crecimiento.

Mueve los valores y el cuadro cambia en una dirección concreta. Subir el margen de equipos del 25% al 35% suma 360 €. Subir la parte de cuentas que compra del 25% al 50% suma 900 €. Subir los consumibles de 120 € a 300 € por cuenta suma 1008 €, y salen de la línea más barata y menos glamurosa de la lista. Esa es la forma real de este negocio: la compra repetida gana a la caja.

Qué vender

Molinos — sí

El equipo que más cambia cómo sabe tu café y el que más veces eligen mal las cafeterías. Aquí tienes una opinión por la que merece la pena pagar, la instalación es una calibración y no una obra de fontanería, y una cafetería con muelas elegidas por ti es una cafetería cuyas quejas tienen solución.

Equipos de filtro — sí

El volumen de filtro suele ser algo que ya estás intentando vender. Vender la máquina y la receta juntas es cómo cuaja de verdad una propuesta de filtro. Mira el programa de café invitado para qué poner dentro.

Tratamiento de agua — sí, y antes de lo que crees

Barato, consumible y causa de buena parte de las llamadas en las que una cafetería dice que tu café ha cambiado. Vender cartuchos con calendario previene más problemas que cualquier otra cosa de esta lista.

Consumibles y piezas pequeñas — sí, ten stock

Limpiador en polvo y pastillas, cepillos, cestas en los dos tamaños de tus cuentas, duchas, juntas, alfombrillas, filtros de papel. Baratos de mantener, buen margen, se vuelven a comprar, y llevar uno en la furgoneta convierte una queja en un arreglo mientras estás allí.

Cafeteras espresso — normalmente no

Salvo que tengas técnico o un distribuidor que coja el teléfono a las siete de la mañana en tu nombre. Una máquina que vendiste y no puedes arreglar es un pasivo disfrazado de ingreso, y el día que falla es el día en que la cafetería decide quién es su proveedor de verdad.

Básculas, tampers, jarras, cajones — como kit

Poco valor por separado, muy útiles en un kit de apertura para una cuenta nueva. Bueno para la primera entrega, y cuesta menos que un mes de descuento.

Dónde está de verdad el margen

Tres cosas, en orden creciente de importancia y decreciente de emoción.

1. La máquina. Un porcentaje modesto tras el precio de distribuidor, el transporte y las horas de alrededor. Trátala como un empate con una relación pegada.
2. Instalación y puesta a punto, si la cobras. Muchas tostadoras la regalan, lo cual es defendible cuando gana la cuenta y es un hábito caro cuando es el cuarto molino del año. Media jornada de instalación tiene un coste real: o la facturas o la cuentas como descuento.
3. Consumibles. Mejor margen, se compran cada mes, se entregan en una furgoneta que ya va. Si solo haces una cosa de esta guía, añade seis líneas de consumibles a tu hoja de pedido para que una cafetería pueda sumarlos al café sin pensar.

Ese último punto merece su propia frase: lo que impide a una cafetería comprarte limpiador no es el precio, es la fricción. Si es una línea en el mismo pedido que ya hace cada lunes, lo comprará. Si hace falta un correo aparte, lo comprará en el mismo marketplace donde compró el molino equivocado.

Quién lo arregla

La trampa de toda esta zona es convertirse en empresa de servicio técnico por accidente. Pasa en un orden previsible: vendes un molino, cambias las muelas como favor, empiezas a llevar recambios, y dieciocho meses después alguien pasa los jueves en cafeterías ajenas con una caja de herramientas.

Decide el límite por adelantado y escríbelo en el presupuesto:

• Lo que haces tú: calibrar, cambiar muelas, limpiar, cartuchos de agua, cambiar cestas y duchas, y decirles qué falla.
• Lo que hace un técnico: todo lo que lleve fontanería, todo lo eléctrico, todo lo que esté en garantía.
• Plazos de respuesta que puedas cumplir: siguiente día laborable para las piezas que tienes, y el número de un distribuidor para lo demás. Un "ya lo solucionamos" dicho en una conversación de venta se convierte en un reproche a las siete de la mañana.
• Un molino de sustitución, si puedes permitírtelo. Un molino de repuesto en la estantería vale más que una disculpa, y es el seguro más barato contra el sábado en que una cafetería sirve el café de otro.

Los papeles

Las ventas necesitan menos de lo que temen los tostadores y las cesiones necesitan más. Para una venta: un presupuesto con el modelo, el precio sin IVA, qué incluye la instalación, el plazo de garantía del fabricante y a quién llamar con ella, y las condiciones de pago. Cabe en una página.

Para lo que cedas, el contrato importa mucho más, porque propiedad, averías, seguro, obligaciones de limpieza y qué pasa si la cafetería cierra necesitan respuesta antes de ser urgentes. Las cláusulas, y la aritmética de si una cesión se paga siquiera, están en contratos de cesión de cafetera. La versión corta: una máquina de 6000 € cedida a una cafetería de 3 kg a la semana a 7,29 € el kilo deja 1137 € de margen bruto al año, así que tarda más de cinco años en pagarse, antes del mantenimiento.

Una línea más que conviene tener en ambos casos: qué pasa con el equipo si se van. En una venta, nada: es suyo, y decirlo en voz alta te hace más fácil de comprar. En una cesión, un preaviso y un acuerdo de recogida, pactados mientras todos siguen siendo amigos.

Presupuéstalo aparte

Nunca metas el equipo en el precio por kilo. Tres razones, todas ellas llegan más tarde.

• Un precio que lo incluye todo esconde la máquina, así que la cafetería nunca sabe qué costó ni siente que se pagó.
• Cada subida futura se lee como una cuota de máquina que sube, lo que convierte un ajuste rutinario en una renegociación: mira subir precios mayoristas.
• Pierdes la capacidad de decir que no. La siguiente cafetería quiere el mismo trato y no hay forma limpia de explicar por qué el número es distinto, porque el número nunca se explicó. La misma lógica recorre competir con un tostador más barato: una concesión con nombre y precio es una decisión; una concesión diluida en el precio por kilo es una fuga.

Cuándo derivarlo

Deriva todo lo que requiera técnico, todo lo que cueste alrededor del precio de un coche pequeño, y todo aquello cuyo plazo de entrega te vaya a convertir en el malo. Encuentra un distribuidor de confianza, acuerda cómo tratará a tus cuentas, y pasa la consulta con un nombre y no con un enlace.

Pregunta por una comisión y quédate tranquilo en cualquier caso. El retorno real es que la cafetería consiguió la máquina correcta, llegó cuando se prometió, y fuiste tú quien hizo que pasara, que es la misma moneda que todo lo demás en esta guía.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Debe una tostadora vender equipos a sus cafeterías?

Vende lo que decide cómo sabe tu café y lo que se gasta: molinos, equipos de filtro, tratamiento de agua, cestas, filtros, productos de limpieza. Deriva las cafeteras espresso a un distribuidor salvo que tengas de verdad un técnico. El objetivo no es el margen de la caja; es que una cafetería con el molino adecuado y agua limpia deja de ser una cafetería que le echa la culpa a tu café.

¿Cuánto margen hay en equipos de café?

Menos del que esperan los tostadores en las máquinas y más del que esperan en consumibles. Un molino comprado a distribuidor deja un porcentaje modesto una vez contada la instalación y tu tiempo, mientras que limpiadores, filtros y cestas dejan bastante mejor margen y se compran otra vez cada mes. Haz los números antes de montar un catálogo alrededor del hardware.

¿Es mejor ceder una cafetera o venderla?

Normalmente ninguna de las dos. Ceder inmoviliza capital y te hace responsable de una máquina que no fabricaste; vender te hace responsable de una garantía que no puedes honrar solo. Ambas funcionan si tienes un técnico o un distribuidor aliado y un contrato escrito. Si no tienes ninguno, deriva la venta y quédate con el café.

¿Quién responde cuando se rompe una cafetera cedida?

Quien diga el contrato escrito, y por eso debe haberlo. Lo habitual es que la tostadora sea dueña de la máquina y cubra el fallo mecánico, la cafetería cubra limpieza, filtración de agua y daños por mal uso, y haya un plazo de respuesta definido. Sin eso por escrito, cada avería es una negociación un sábado por la mañana.

¿Qué equipos debe tener una tostadora en stock?

Consumibles y piezas pequeñas: limpiador en polvo y pastillas, cepillos de grupo, cestas en los dos tamaños que usan tus cuentas, duchas, juntas, cartuchos de filtro de agua, alfombrillas, filtros de papel. Son baratos de tener, dejan buen margen, y llevar uno en la furgoneta convierte una queja en un arreglo.

¿Debe ir el equipo dentro del precio del café?

No. Presupuesta el equipo aparte y mantén limpio el precio por kilo. Un precio que lo incluye todo esconde lo que cuesta la máquina, hace que cada subida futura parezca una cuota, y te deja sin manera de decir que no a la siguiente cafetería que quiere el mismo trato sin explicar el montaje entero.

Dónde encaja Order Book

El equipo que has cedido vive en la ficha del cliente: qué es, su número de serie, cuándo salió y qué dice el acuerdo. La propia máquina lleva una pegatina QR, así que un barista que apunta el móvil registra una incidencia contra la cuenta correcta y la máquina correcta en lugar de mandar una foto al WhatsApp personal de alguien.

Los consumibles son líneas de catálogo normales, así que el limpiador, los filtros y las cestas van en el mismo pedido que la cafetería ya hace el lunes y llegan en la misma furgoneta. Ese es el truco entero del margen de esta guía: no es un negocio aparte, son seis filas más en una hoja de pedido.

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