Hora límite de pedido y plazos de entrega

Respuesta corta. La hora límite es el momento a partir del cual un pedido entra en el siguiente tueste en vez de en este. El plazo de entrega es cuánto tarda el café en llegar desde esa hora límite. Fija la hora límite un día laborable completo antes de cada día de tueste, por la tarde, y el plazo en dos días laborables desde la hora límite hasta la entrega. Escribe las dos cosas en la tarifa, en las condiciones y en cada confirmación de pedido, y luego dale a cada cafetería un stock mínimo lo bastante grande como para que saltarse la hora límite sea una molestia y no una tolva vacía.

Qué son de verdad una hora límite y un plazo de entrega

Son tres cosas distintas, y las tostadoras pierden discusiones por meterlas en un solo número.

La hora límite

Una hora, en un día concreto, a partir de la cual un pedido se suma al siguiente tueste. Existe para cerrar el plan de tueste cuando todavía queda un día laborable para no comprar nada dos veces, revisar el verde y repartir los lotes.

El plazo de entrega

El hueco entre la hora límite y la llegada del café. Cubre el tueste, el envasado, la preparación y el reparto. Dos días laborables es la forma habitual en una tostadora con días de tueste fijos: tuestas a la mañana siguiente, repartes la mañana de después.

El resto

Cuánto reposa el café antes de que la cafetería deba abrirlo. Esto no te toca a ti gestionarlo, pero sí explicarlo, porque una cafetería que abre el miércoles por la mañana el tueste del martes te dirá que el café está mal.

La cafetería solo experimenta el total. De «necesito café» a «puedo sacar un espresso con esto» hay la hora límite que le hiciste esperar, más el plazo de entrega, más el reposo. Ese total es el número que hay que decir en voz alta al fijar expectativas, y el número del que una cafetería se está quejando de verdad cuando dice que tu plazo es largo.

La distancia entre lo que supone una tostadora y lo que supone una cafetería es grande. Un tostador en r/roasting describía cafeterías que mandan pedidos «después de que cerremos, pidiendo recogerlo dos horas después de abrir al día siguiente». Nadie está siendo irrazonable. Un lado mira una estantería y el otro un calendario de tueste, y no hay nada escrito que los conecte.

Saca tu hora límite de tus días de tueste

Empieza por el día de tueste y camina hacia atrás. Todo lo demás se deduce de ahí.

1. Fija primero los días de tueste. El día en que tuestas el mayorista es el único punto fijo de la semana. No lo pongas alrededor de los pedidos; pon los pedidos alrededor de él.
2. Pon la hora límite un día laborable completo antes. Un día basta para planificar lotes, detectar un café del que vas corto y llamar a las dos cafeterías a las que tienes que llamar. Dos días son más cómodos para ti y notablemente peores para la cafetería.
3. Elige una hora de la tarde. Las 16:00 o las 17:00. El encargado de barra ya ha visto el consumo del día y puede contar la estantería con honestidad. Una hora límite por la mañana obliga a la cafetería a adivinar un día antes de lo necesario.
4. Reparte un día fijo, no «en 48 horas». Un día con nombre es algo alrededor de lo cual una cafetería puede planificar su inventario del día de entrega. Una ventana es algo dentro de lo cual tiene que quedarse.

Ejemplo resuelto. Tuestas el mayorista el martes y el jueves. La hora límite es el lunes a las 17:00 para el tueste del martes y el miércoles a las 17:00 para el del jueves. Los dos tuestes se reparten al día siguiente, así que la cafetería recibe entregas el miércoles y el viernes. El café tostado el martes llega a la cafetería el miércoles y, con 24 a 48 horas en la estantería, está listo para calibrar el jueves o el viernes.

Lee esa cadena desde el lado de la cafetería y la frase honesta es: pide el lunes por la tarde, sírvelo a partir del jueves. Ese es el número que hay que poner en la política de pedidos, porque es el que impide que una cafetería pida el lunes para un martes en el que ya se ha quedado seca.

Dos días de tueste a la semana es el punto dulce para casi cualquier tostadora con furgoneta. Reduce a la mitad el café que una cafetería tiene que guardar, da a cada cuenta dos oportunidades por semana de arreglar un error, y aún te deja dos días limpios de producción en vez de cinco rotos.

El reposo y la desgasificación ponen el suelo

El café tostado desprende dióxido de carbono durante días después de salir del bombo. Recién salido del tostador se filtra y se extrae de manera desigual, así que las tostadoras de especialidad lo dejan reposar antes de que salga, y dejan reposar el espresso más que el filtro. Lo habitual son unos días para el espresso, muchas veces entre tres y siete, y menos para el filtro. No hay una cifra acordada: se mueve con el perfil de tueste, el grado, el envase y si la bolsa lleva válvula. Toma cualquier número que leas, incluido ese, como la práctica de otros y no como una regla, y fija el tuyo catando tu propio café en días consecutivos.

Sea cual sea tu número, es el suelo de todo el calendario, y es la razón por la que un pedido urgente no es solo una molestia. Un tostador en la encuesta de agosto de 2026 de Fresh Cup a 30 tostadores lo dijo claro: «Si llamas con un pedido grande y lo quieres el mismo día, puede ser difícil para los dos lados». El mismo tostador explicó por qué el daño dura más que ese pedido, y dijo que un pedido de emergencia «descoloca la desgasificación, porque tendremos que volver a tostar para reponer».

Esa es la parte que las cafeterías nunca ven. Tostar un lote no previsto el miércoles no solo cuesta el miércoles. Se lleva el café que estaba reposando para las entregas del viernes, así que el lote del viernes es más joven de lo que debería, y la corrección se arrastra toda la semana siguiente.

Dos consecuencias prácticas. Escribe la fecha de tueste en cada bolsa, para que la cafetería vea lo que está abriendo. Y cuando fijes el stock mínimo de una cafetería, dimensiónalo para que la bolsa más reciente pueda quedarse sin tocar durante tu tiempo de reposo. La entrega no es la meta; la meta es el día en que la cafetería tiene permiso para abrir la bolsa.

Tres calendarios que funcionan

Elige la fila que se parezca a cómo tuestas de verdad. Las horas son ejemplos: lo que merece la pena copiar es la forma.

Una hora límite el viernes para un tueste el lunes es una trampa en un puente. Publica las horas límite cambiadas por festivos y por tus propios cierres con dos semanas de antelación, y repítelas esa misma semana.

Pedidos urgentes, y si cobrarlos

Antes de ponerle precio a una urgencia, sepárala. Tres cosas distintas llegan en la misma llamada:

• La cafetería se ha quedado sin café hoy. Una emergencia de verdad, normalmente una vez al año por cuenta. Arréglalo si puedes y luego arregla el stock mínimo que lo permitió.
• La cafetería se olvidó y se quedará seca el jueves. No es una emergencia. Hay un tueste de aquí a entonces.
• La cafetería tiene un evento el sábado. Tampoco es una emergencia, y lo sabía desde hace quince días.

La mayoría de las del primer tipo se resuelven sin tostar nada. Manda lo que ya está envasado y reposado, cámbialos a un café que tengas, o envía un pedido parcial que haga puente hasta el siguiente día de tueste. Eso te cuesta una bolsa y un viaje, no un lote y un calendario. Di que no a tostar y repartir el mismo día, por escrito y por adelantado: el café llegaría mal.

Cobra cuando la urgencia te cueste algo que puedas nombrar. Solo hay dos costes reales: una salida de reparto fuera de tu ruta y un lote tostado fuera de plan con la reposición que viene detrás. Ponle a la salida lo que cuesta de verdad, que es la hora del repartidor, la furgoneta y el trabajo que no se hizo mientras tanto. Si prefieres no tener recargo, la alternativa no es reparto gratis a demanda; es una respuesta firme y amable que nombre el siguiente día de tueste.

Unas reglas que evitan que un recargo de urgencia se convierta en una discusión:

• Publícalo antes de necesitarlo. Va en la política de pedidos y en las condiciones, no en una línea sorpresa de la factura.
• Un número fijo, aplicado siempre. Un recargo que cobras cuando estás harto y perdonas cuando no, no es un precio, y las cafeterías se cuentan las cosas.
• Perdónalo en voz alta. «Normalmente hay un cargo de 15 € por una salida extra, esta vez no te lo cobro» enseña la política. Perdonarlo en silencio enseña que no es real.
• Vigila a quien lo paga siempre. Una cuenta que paga tan contenta un recargo dos veces al mes tiene un stock mínimo equivocado o una costumbre de pedir que no tiene dueño. Arregla eso en vez de cobrar.

Stock mínimo, para que la cafetería pida lo bastante para cubrir el hueco

Una hora límite solo se sostiene si saltársela es sobrevivible. Para eso está el stock mínimo: la cantidad de café que tiene que haber en la estantería para que un pedido saltado no apague la máquina de espresso.

La cuenta es corta. Kilos semanales ÷ entregas por semana = el tamaño de cada pedido. Añade un ciclo de entrega completo de colchón, y ese colchón es el número que hace segura la hora límite.

Ejemplo resuelto. Una cafetería gasta 14 kg a la semana y recibe dos entregas. 14 ÷ 2 = 7 kg por pedido. Un ciclo de colchón son otros 7 kg. Así que pide 7 kg dos veces por semana, debería tener unos 14 kg en el momento en que aterriza una entrega, y no debería bajar nunca de 7 kg. Si se salta una hora límite tira del colchón dos días en vez de llamarte presa del pánico.

Esa misma cafetería con una entrega a la semana pide 14 kg y necesita 14 kg de colchón, o sea 28 kg en la estantería el día de la entrega. Eso son muchas bolsas para una cafetería con un armario, y es el argumento más fuerte que existe para repartir dos veces por semana en lugar de cruzar los dedos.

Tres cosas que merece la pena decir cuando fijas uno:

• Dilo en bolsas, no en kilos. «Guarda siete kilos de reserva» es una fórmula. «No abras nunca tus últimas siete bolsas» es algo que un barista puede comprobar al cerrar.
• Un colchón también es café envejeciendo. Un ciclo completo es la versión segura. Una cuenta que nunca se ha saltado una hora límite puede ir con medio ciclo y beber café más fresco. Una cuenta floja debería llevar menos colchón, no más.
• Fíjalo la primera semana. El stock mínimo va en el alta de una cafetería nueva, junto con la hora límite, cuando la cafetería todavía espera que le expliques cómo funciona esto.

El pedido fijo es el arreglo de verdad

Algunas cuentas nunca se harán cargo de pedir, y ninguna hora límite va a cambiarlo. Otro tostador en r/roasting describía la rutina: «Tengo que escribirles todas las semanas para ver si necesitan algo, y normalmente recibo el "ay sí, gracias, se me olvidó pedir"». Eso no es una cafetería difícil. Es un trabajo que nadie de su lado ha asumido y que cae cada semana sobre alguien del tuyo.

Un pedido fijo le da la vuelta al valor por defecto. En vez de existir solo si alguien se acuerda, existe salvo que alguien lo cambie. Las cantidades habituales de la cafetería entran en cada día de tueste automáticamente; la cafetería puede editarlo, añadirle cosas o saltárselo hasta la hora límite; tú planificas el tueste a partir de algo real y no a partir de la semana pasada más un deseo. Order Book no hace esto solo: la cafetería pide cada vez desde su cuenta, con su pedido habitual arriba de la hoja, o tú le preparas un borrador que confirma de un toque.

Funciona porque encaja con lo que ya es casi todo el pedido mayorista. La mayor parte del pedido de una cafetería es igual cada semana, y la variación son una o dos líneas. Pedirle a un encargado de barra que reescriba todo para cambiar una línea es justo la forma de que se olvide entero.

Dos avisos. Un pedido fijo que nadie edita seguirá entregando a una cafetería cuyo volumen se ha reducido a la mitad en silencio, así que vigila las cuentas cuyo pedido fijo no cambia desde hace meses frente a su propio ritmo de pedido. Y haz que saltárselo sea fácil y evidente. Una cafetería que no puede pausar una entrega antes de cerrar dos semanas cancelará el pedido fijo entero.

Implantar una hora límite en cuentas que nunca la tuvieron

Si tus cafeterías llevan pidiendo cuando les apetece, la hora límite es un cambio en su semana, y merece la misma cortesía que un cambio de precios.

1. Pregunta a tus tres cuentas más grandes antes de publicarla. No para pedir permiso, sino para conocer su semana. Si tu hora límite cae la mañana en que el encargado de barra hace inventario, la estarás rompiendo tú mismo en la segunda semana.
2. Avisa con 30 días, por escrito, una vez. Un mensaje corto con los días, las horas y una frase de motivo: tuestas bajo pedido para que el café llegue reposado, y el plan tiene que estar cerrado el día antes.
3. Ponla en todos los sitios donde la cafetería se la va a encontrar. Debajo de la tarifa, en las condiciones, en cada confirmación de pedido y en el albarán. Una política que solo vive en el correo del anuncio desaparece en quince días.
4. Empieza la semana en que empieza. Una hora límite con lanzamiento suave no es una hora límite.

La primera vez que alguien se la salta

Coge el pedido y dile en qué fecha cae ahora. Esa es toda la intervención. No se trata de castigar un pedido tardío, sino de hacer la consecuencia visible y normal: «Apuntado. Se pasó la hora límite del lunes, así que lo tendrás el viernes en vez del miércoles. ¿Te llega con lo que tienes?». Sin sermón, sin excepción, sin favor que haya que recordar.

Si el retraso los dejaría de verdad cerrados, haz puente con lo que tengas en la estantería y reparte igualmente el resto el día normal. El puente es la excepción, no el calendario.

La cuenta que se la salta siempre

A la tercera vez, el problema ya no es la hora límite, así que deja de repetirla. Trabaja el mecanismo:

• Ponlos en un pedido fijo que puedan editar. Esto resuelve la mayoría de estas cuentas de golpe.
• Mueve su hora límite. Si el dueño hace la parte administrativa el domingo por la noche, una hora límite el lunes por la mañana encaja y una el viernes no encajará nunca. Una hora límite distinta para una cuenta es un coste pequeño; reescribir el plan de tueste cada semana no lo es.
• Manda un recordatorio el día antes de la hora límite, con lo que suelen pedir dentro, para que responder sea más rápido que acordarse.
• Averigua quién tiene que pedir. Muchas veces no es nadie. Conseguir una persona con nombre y una hora fija vale más que cualquier política.

Guarda exactamente una excepción que harás siempre: a una cafetería que se ha quedado del todo sin café se la ayuda, cada vez. Todo lo demás espera al siguiente tueste. Decidirlo por adelantado es lo que te permite decir que no al resto sin que suene personal.

Una política de pedidos de una página para copiar

Envíasela a todas tus cuentas, y a cada cuenta nueva en su primera semana. Sustituye todo lo que va entre corchetes por tus propios días, horas y números. Que no pase de una página: una política de dos páginas es una que nadie lee y con la que todo el mundo discute.

Las mismas líneas van en tus condiciones de venta mayorista, donde son exigibles, y en versión corta debajo de tu tarifa, que es donde las cafeterías miran de verdad. Esta página es la versión que le das en mano a un encargado de barra.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Cuál es una buena hora límite de pedido para una tostadora?

Un día laborable completo antes de cada día de tueste, a una hora en la que la cafetería siga despierta y trabajando. La tarde funciona para casi todos, las 16:00 o las 17:00: el encargado de barra ya ha visto el consumo del día y el dueño aún no se ha ido a casa. Una hora límite a las 09:00 obliga a la cafetería a adivinar la noche anterior, y una a medianoche significa que planificas el tueste al mismo tiempo que se tuesta tu café.

¿Cuánto debería ser el plazo entre el pedido de una cafetería y la entrega?

Dos días laborables desde la hora límite hasta la entrega es lo normal en una tostadora con días de tueste fijos: uno para tostar, otro para preparar y repartir. Tostando a diario se puede hacer en uno. El número importa menos que decirlo en voz alta y cumplirlo todas las semanas, porque una cafetería planifica su propio stock alrededor de la fecha que prometiste, no de la que conseguiste.

¿Debe un tostador cobrar un recargo por un pedido mayorista de última hora?

Cobra cuando la urgencia te cuesta algo real, que es una salida de reparto extra o un lote tostado fuera de plan, y dilo en tu política de pedidos antes de que pase. Un recargo publicado y fijo que se aplica siempre es un precio; uno que te inventas cuando estás harto es una pelea. Si una cuenta lo paga dos veces al mes, el problema es su nivel de stock mínimo o su costumbre de pedir, no su cartera.

¿Cuánto café debería tener una cafetería en la estantería entre entregas?

Los kilos semanales divididos entre las entregas por semana, más un ciclo de entrega de colchón. Una cafetería que gasta 14 kg a la semana con dos entregas pide 7 kg cada vez y guarda 7 kg de reserva, así que saltarse la hora límite no le cuesta nada. Dile el colchón en bolsas y no en kilos, porque es lo que cuenta en la estantería.

¿Puede una cafetería usar el café la misma semana en que se tostó?

Normalmente sí, pero no el día que llega, y el espresso necesita más tiempo que el filtro. El café tostado desprende dióxido de carbono durante días después del tueste, y una bolsa abierta demasiado pronto extrae distinto de la que el barista dejó calibrada. Decide tu propio número catando tu propio café, escríbelo en la bolsa, y dimensiona el stock mínimo de la cafetería para que la bolsa más reciente pueda quedarse quieta ese tiempo.

¿Qué haces con una cafetería que siempre pide después de la hora límite?

Deja de tratarlo como disciplina y cambia el mecanismo. Pon la cuenta en un pedido fijo que pueda editar, mueve su hora límite a una que encaje en su semana, o mándale un recordatorio el día antes. Una cuenta que se la salta todas las semanas te está diciendo que pedir no tiene dueño al otro lado del mostrador.

Dónde encaja Order Book

En Order Book la hora límite es parte de la cuenta de la cafetería y no una línea en un correo. Cada cafetería entra en su propia cuenta con el correo que ya tienes en su ficha, sin contraseña, ve su pedido habitual arriba, a sus propios precios, y puede cambiarlo o añadirle cosas hasta la hora límite, tras la cual el pedido queda cerrado y entra en el plan de tueste. Las cafeterías a las que les toca y no han pedido reciben un correo antes de la hora límite, así que las cuentas que se olvidan dejan de ser un mensaje semanal.

Una vez pasa la hora límite, los pedidos confirmados se convierten en el plan de tueste de la mañana, la hoja de ruta, la lista de preparación y los albaranes, de modo que el calendario que prometiste es el que se tuesta. La detección de deriva vigila cada cuenta contra su propio ritmo, que es como encuentras la cafetería cuyos pedidos ya no se parecen a lo que vende.

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