Bestellschluss und Vorlaufzeit

Kurz gesagt. Der Bestellschluss ist die Uhrzeit, nach der eine Bestellung auf die nächste Röstung statt auf diese geht. Die Vorlaufzeit ist die Spanne vom Bestellschluss bis zur Ankunft des Kaffees. Setz den Bestellschluss auf einen klaren Werktag vor jedem Rösttag, später Nachmittag, und die Vorlaufzeit auf zwei Werktage vom Bestellschluss bis zur Lieferung. Schreib beides auf die Preisliste, in die Bedingungen und auf jede Auftragsbestätigung, und gib dann jedem Café einen Mindestbestand, der groß genug ist, dass ein verpasster Bestellschluss eine Unannehmlichkeit ist und kein leerer Bohnenbehälter.

Was Bestellschluss und Vorlaufzeit wirklich sind

Es sind drei verschiedene Dinge, und Röstereien verlieren Diskussionen, weil sie sie zu einer Zahl zusammenziehen.

Der Bestellschluss

Eine Uhrzeit an einem benannten Tag, nach der eine Bestellung auf die nächste Röstung rutscht. Er ist dazu da, den Röstplan festzumachen, solange noch ein Werktag bleibt, um nichts doppelt zu kaufen, den Rohkaffee zu prüfen und die Chargen aufzuteilen.

Die Vorlaufzeit

Die Spanne vom Bestellschluss bis zur Ankunft des Kaffees. Sie deckt das Rösten, das Verpacken, das Kommissionieren und die Fahrt ab. Zwei Werktage sind die übliche Form für eine Rösterei mit festen Rösttagen: am nächsten Morgen rösten, am Morgen darauf liefern.

Der Rest

Wie lange der Kaffee liegen sollte, bevor das Café ihn öffnet. Diesen Teil steuerst du nicht, aber du musst ihn erklären, denn ein Café, das die Röstung vom Dienstag am Mittwochmorgen öffnet, wird dir sagen, der Kaffee sei falsch.

Das Café erlebt nur die Summe. Von „ich brauche Kaffee“ bis „ich kann damit einen Shot ziehen“ ist es der Bestellschluss, auf den du es warten lässt, plus die Vorlaufzeit, plus die Ruhezeit. Diese Summe ist die Zahl, die du aussprechen solltest, wenn du Erwartungen setzt, und die Zahl, über die sich ein Café in Wirklichkeit beschwert, wenn es sagt, deine Vorlaufzeit sei lang.

Der Abstand zwischen dem, was eine Rösterei annimmt, und dem, was ein Café annimmt, ist groß. Ein Röster auf r/roasting beschrieb Cafés, die Bestellungen schicken, „nachdem wir geschlossen haben, und zwei Stunden nach unserer Öffnung am nächsten Tag abholen wollen“. Niemand von beiden ist unvernünftig. Die eine Seite sieht auf ein Regal, die andere auf einen Röstplan, und nichts Schriftliches verbindet die beiden.

Leite deinen Bestellschluss aus deinen Rösttagen ab

Fang beim Rösttag an und geh rückwärts. Alles andere folgt daraus.

1. Leg zuerst die Rösttage fest. Der Tag, an dem du für den Großhandel röstest, ist der eine feste Punkt der Woche. Setz ihn nicht um die Bestellungen herum; setz die Bestellungen um ihn herum.
2. Leg den Bestellschluss einen klaren Werktag davor. Ein Tag reicht, um Chargen zu planen, einen Kaffee zu entdecken, von dem zu wenig da ist, und die zwei Cafés anzurufen, die du anrufen musst. Zwei Tage sind für dich bequemer und für das Café spürbar schlechter.
3. Wähl eine Stunde am späten Nachmittag. 16 oder 17 Uhr. Der Barista hat den Verbrauch des Tages gesehen und kann das Regal ehrlich zählen. Ein Bestellschluss am Morgen zwingt das Café, einen Tag früher zu raten als nötig.
4. Liefere an einem festen Tag, nicht „innerhalb von 48 Stunden“. Ein benannter Tag ist etwas, um das ein Café eine Inventur am Liefertag planen kann. Ein Zeitfenster ist etwas, in dem es ausharren muss.

Ein Rechenbeispiel. Du röstest für den Großhandel am Dienstag und am Donnerstag. Bestellschluss ist Montag 17 Uhr für die Dienstagsröstung und Mittwoch 17 Uhr für die Donnerstagsröstung. Beide Röstungen werden am nächsten Tag geliefert, das Café bekommt also mittwochs und freitags. Am Dienstag gerösteter Kaffee erreicht das Café am Mittwoch und ist nach 24 bis 48 Stunden im Regal am Donnerstag oder Freitag bereit zum Einstellen.

Lies diese Kette von der Seite des Cafés, und der ehrliche Satz lautet: Montagnachmittag bestellen, ab Donnerstag ausschenken. Diese Zahl gehört in die Bestellregel, denn sie hält ein Café davon ab, am Montag für einen Dienstag zu bestellen, an dem es schon leer war.

Zwei Rösttage pro Woche sind für die meisten Röstereien mit einem Transporter der beste Punkt. Sie halbieren die Menge, die ein Café vorhalten muss, geben jedem Kunden zweimal pro Woche die Chance, einen Fehler zu korrigieren, und lassen dir immer noch zwei saubere Produktionstage statt fünf zerstückelter.

Ruhezeit und Entgasung setzen die Untergrenze

Röstkaffee gibt nach dem Ablassen tagelang Kohlendioxid ab. Frisch aus dem Röster brüht und läuft er ungleichmäßig, darum lassen Spezialitätenröstereien ihn ruhen, bevor er rausgeht, und Espresso länger als Filter. Üblich sind ein paar Tage für Espresso, oft irgendwo zwischen drei und sieben, und weniger für Filter. Eine anerkannte Zahl gibt es nicht: Sie bewegt sich mit dem Röstprofil, dem Röstgrad, der Verpackung und der Frage, ob die Tüte ein Ventil hat. Nimm jede Zahl, die du liest, auch diese, als die Praxis anderer Leute und nicht als Regel, und entscheide deine eigene, indem du deinen eigenen Kaffee an aufeinanderfolgenden Tagen verkostest.

Wie deine Zahl auch aussieht: Sie ist die Untergrenze unter dem ganzen Plan, und sie ist der Grund, warum eine Eilbestellung nicht nur lästig ist. Ein Röster in der Umfrage von Fresh Cup unter 30 Röstereien im August 2026 hat es deutlich gesagt: „Wenn du eine große Bestellung anrufst und sie am selben Tag willst, kann das für beide Seiten schwierig werden.“ Derselbe Röster erklärte, warum der Schaden länger hält als die eine Bestellung: Eine Notbestellung „bringt die Entgasung durcheinander, weil wir nachrösten müssen, um die Lücke zu füllen“.

Das ist der Teil, den Cafés nie sehen. Eine ungeplante Charge am Mittwoch kostet nicht nur den Mittwoch. Sie nimmt den Kaffee, der für die Freitagslieferungen ruhen sollte, also ist die Freitagscharge jünger als sie sein sollte, und die Korrektur zieht sich durch die folgende Woche.

Zwei praktische Folgen. Schreib das Röstdatum auf jede Tüte, damit das Café sieht, was es öffnet. Und wenn du den Mindestbestand eines Cafés festlegst, bemiss ihn so, dass die neueste Tüte deine Ruhezeit lang unangetastet bleiben kann. Die Lieferung ist nicht die Ziellinie; der Tag, an dem das Café die Tüte öffnen darf, ist es.

Drei Zeitpläne, die funktionieren

Nimm die Zeile, die zu deinem tatsächlichen Rösten passt. Die Uhrzeiten sind Beispiele: Es ist die Form, die sich zu kopieren lohnt.

Ein Bestellschluss am Freitag für eine Montagsröstung ist an einem Feiertagswochenende eine Falle. Veröffentliche die geänderten Bestellschlüsse für Feiertage und deine eigene Schließzeit zwei Wochen vorher, und wiederhole sie in der Woche selbst.

Eilbestellungen, und ob du dafür etwas verlangst

Bevor du eine Eilbestellung bepreist, sortiere sie. Drei verschiedene Dinge kommen als derselbe Anruf an:

• Das Café ist heute leer. Ein echter Notfall, meist einmal im Jahr pro Kunde. Löse ihn, wenn du kannst, und löse dann den Mindestbestand, der ihn möglich gemacht hat.
• Das Café hat es vergessen und ist am Donnerstag leer. Kein Notfall. Zwischen jetzt und dann liegt eine Röstung.
• Das Café hat am Samstag eine Veranstaltung. Auch kein Notfall, und es wusste das vor zwei Wochen.

Die meisten Fälle der ersten Art lassen sich lösen, ohne etwas zu rösten. Schick, was schon verpackt und geruht hat, stell sie auf einen Kaffee um, den du hast, oder schick eine Teillieferung, die bis zum nächsten Rösttag überbrückt. Das kostet dich eine Tüte und eine Fahrt, nicht eine Charge und einen Plan. Sag schriftlich und im Voraus Nein dazu, am selben Tag zu rösten und zu liefern: Der Kaffee wäre falsch, wenn er ankäme.

Verlange etwas, wenn die Eile dich etwas kostet, das du benennen kannst. Es gibt nur zwei echte Kosten: eine zusätzliche Fahrt außerhalb deiner Tour und eine außerplanmäßig geröstete Charge mit dem Nachrösten, das darauf folgt. Bepreise die Fahrt mit dem, was sie wirklich kostet, also die Stunde des Fahrers, den Transporter und die Arbeit, die währenddessen liegen blieb. Wenn dir eine Gebühr lieber ganz fehlt, ist die Alternative nicht kostenlose Lieferung auf Zuruf; sie ist eine klare, freundliche Antwort, die den nächsten Rösttag nennt.

Ein paar Regeln, die verhindern, dass ein Eilzuschlag zum Streit wird:

• Veröffentliche ihn, bevor du ihn brauchst. Er gehört in die Bestellregel und in die AGB, nicht als Überraschungszeile auf die Rechnung.
• Eine feste Zahl, jedes Mal angewendet. Eine Gebühr, die du berechnest, wenn du genervt bist, und erlässt, wenn nicht, ist kein Preis, und Cafés tauschen sich aus.
• Erlass ihn laut. „Normalerweise kostet eine Extrafahrt 15 €, diesmal berechne ich dir nichts“ bringt die Regel bei. Ihn stillschweigend zu erlassen bringt bei, dass es sie nicht gibt.
• Achte auf den Dauerzahler. Ein Kunde, der zweimal im Monat gern einen Eilzuschlag zahlt, hat einen falschen Mindestbestand oder eine Bestellgewohnheit ohne Verantwortlichen. Behebe das, statt zu kassieren.

Mindestbestände, damit das Café genug für die Lücke bestellt

Ein Bestellschluss hält nur, wenn es überlebbar ist, ihn zu verpassen. Dafür ist ein Mindestbestand da: die Menge Kaffee, die im Regal stehen muss, damit eine ausgelassene Bestellung nicht die Espressomaschine stilllegt.

Die Rechnung ist kurz. Wochenkilos ÷ Lieferungen pro Woche = die Größe jeder Bestellung. Leg einen vollen Lieferzyklus als Puffer dazu, und dieser Puffer ist die Zahl, die den Bestellschluss sicher macht.

Ein Rechenbeispiel. Ein Café verbraucht 14 kg pro Woche und nimmt zwei Lieferungen. 14 ÷ 2 = 7 kg pro Bestellung. Ein Zyklus Puffer sind weitere 7 kg. Es bestellt also zweimal pro Woche 7 kg, sollte in dem Moment, in dem eine Lieferung ankommt, rund 14 kg haben und nie unter 7 kg fallen. Verpasst es einen Bestellschluss, läuft es zwei Tage auf dem Puffer, statt dich in Panik anzurufen.

Dasselbe Café mit einer Lieferung pro Woche bestellt 14 kg und braucht 14 kg Puffer, also 28 kg im Regal am Liefertag. Das sind viele Tüten für ein Café mit einem Schrank, und es ist das stärkste Argument dafür, zweimal pro Woche zu liefern, statt zu hoffen.

Drei Dinge lohnt es sich zu sagen, wenn du einen festlegst:

• Sag ihn in Tüten, nicht in Kilo. „Halte sieben Kilo in Reserve“ ist eine Formel. „Öffne nie deine letzten sieben Tüten“ ist etwas, das ein Barista beim Schließen prüfen kann.
• Ein Puffer ist auch Kaffee, der älter wird. Ein voller Zyklus ist die sichere Variante. Ein Kunde, der noch nie einen Bestellschluss verpasst hat, kann einen halben Zyklus fahren und frischeren Kaffee trinken. Ein stiller Kunde sollte weniger Puffer fahren, nicht mehr.
• Leg ihn in der ersten Woche fest. Mindestbestände gehören zum Einrichten eines neuen Cafés, neben den Bestellschluss, solange das Café noch erwartet, dass man ihm sagt, wie das hier läuft.

Die Dauerbestellung ist die eigentliche Lösung

Manche Kunden werden das Bestellen nie übernehmen, und kein Bestellschluss ändert das. Ein anderer Röster auf r/roasting beschrieb die Routine: „Ich muss jede Woche schreiben und fragen, ob sie etwas brauchen, und bekomme meistens ein ‚ach ja, danke, ich hab vergessen zu bestellen‘ zurück.“ Das ist kein schwieriges Café. Es ist eine Aufgabe, die auf ihrer Seite niemand bekommen hat und die deshalb jede Woche bei jemandem auf deiner landet.

Eine Dauerbestellung dreht die Voreinstellung um. Statt dass die Bestellung nur existiert, wenn sich jemand erinnert, existiert sie, solange niemand sie ändert. Die üblichen Mengen des Cafés stehen automatisch auf jedem Rösttag; das Café kann sie bis zum Bestellschluss ändern, ergänzen oder überspringen; du planst die Röstung aus etwas Echtem statt aus letzter Woche plus Hoffnung. Von selbst macht Order Book das nicht: Das Café bestellt jedes Mal aus seinem Konto, mit seiner üblichen Bestellung ganz oben, oder du bereitest einen Entwurf vor, den es mit einem Tippen bestätigt.

Es funktioniert, weil es dem entspricht, was Großhandelsbestellen ohnehin schon ist. Der größte Teil der Bestellung eines Cafés ist jede Woche derselbe, und die Abweichung sind ein oder zwei Zeilen. Einen Barista das Ganze neu tippen zu lassen, um eine Zeile zu ändern, ist der Grund, warum das Ganze vergessen wird.

Zwei Warnungen. Eine Dauerbestellung, die nie jemand ändert, liefert weiter an ein Café, dessen Volumen sich still halbiert hat — beobachte also die Kunden, deren Dauerbestellung sich seit Monaten nicht bewegt hat, gegen ihren eigenen Bestellrhythmus. Und mach das Überspringen einfach und sichtbar. Ein Café, das eine Lieferung nicht pausieren kann, bevor es zwei Wochen schließt, wird stattdessen die Dauerbestellung ganz kündigen.

Einen Bestellschluss bei Kunden einführen, die nie einen hatten

Wenn deine Cafés bisher bestellt haben, wann sie wollten, ist der Bestellschluss eine Änderung an ihrer Woche, und er verdient dieselbe Höflichkeit wie eine Preisänderung.

1. Frag deine drei größten Kunden, bevor du ihn veröffentlichst. Nicht um Erlaubnis, sondern nach ihrer Woche. Wenn dein Bestellschluss auf den Morgen fällt, an dem der Barista Inventur macht, brichst du ihn in der zweiten Woche selbst.
2. Kündige ihn 30 Tage vorher an, schriftlich, einmal. Eine kurze Nachricht mit den Tagen, den Uhrzeiten und einem Satz Begründung: Du röstest auf Bestellung, damit der Kaffee bei der Ankunft geruht hat, und der Plan muss am Vortag feststehen.
3. Schreib ihn überall hin, wo das Café ihm begegnet. Unter die Preisliste, in die AGB, auf jede Auftragsbestätigung und auf den Lieferschein. Eine Regel, die nur in der Ankündigungs-E-Mail lebt, ist nach zwei Wochen verschwunden.
4. Fang in der Woche an, in der er anfängt. Ein Bestellschluss mit sanftem Start ist kein Bestellschluss.

Wenn ihn jemand das erste Mal verpasst

Nimm die Bestellung an und sag, auf welches Datum sie jetzt fällt. Das ist die ganze Maßnahme. Es geht nicht darum, eine späte Bestellung zu bestrafen, sondern darum, die Folge sichtbar und normal zu machen: „Hab ich. Das war nach dem Bestellschluss am Montag, es kommt also am Freitag statt am Mittwoch. Reicht es bis dahin?“ Keine Belehrung, keine Ausnahme, kein Gefallen, den sich jemand merkt.

Wenn die Verzögerung sie wirklich dichtmachen würde, überbrücke mit dem, was du im Regal hast, und liefere den Rest trotzdem am normalen Tag. Die Überbrückung ist die Ausnahme, nicht der Plan.

Der Kunde, der ihn immer verpasst

Beim dritten Mal ist der Bestellschluss nicht das Problem, hör also auf, ihn zu wiederholen. Geh stattdessen den Mechanismus durch:

• Setz sie auf eine Dauerbestellung, die sie selbst ändern können. Das löst die meisten dieser Kunden vollständig.
• Verschieb ihren Bestellschluss. Wenn der Inhaber die Büroarbeit am Sonntagabend macht, passt ein Bestellschluss am Montagmorgen, und einer am Freitag wird nie passen. Ein anderer Bestellschluss für einen Kunden ist ein kleiner Preis; ein jede Woche neu geschriebener Röstplan nicht.
• Schick am Tag vor dem Bestellschluss eine Erinnerung, mit dem, was sie üblicherweise bestellen, damit Antworten schneller geht als Erinnern.
• Finde heraus, wer bestellen soll. Oft niemand. Eine namentlich benannte Person und eine feste Zeit sind mehr wert als jede Regel.

Behalte genau eine Ausnahme, die du immer machst: Einem Café, das komplett ohne Kaffee dasteht, wird jedes Mal geholfen. Alles andere wartet auf die nächste Röstung. Das vorher zu entscheiden, ist das, was dich zum Rest Nein sagen lässt, ohne dass es persönlich wirkt.

Eine einseitige Bestellregel zum Kopieren

Schick das jedem Kunden, und jedem neuen in seiner ersten Woche. Ersetze alles in eckigen Klammern durch deine eigenen Tage, Zeiten und Zahlen. Halte es auf einer Seite: Eine zweiseitige Regel liest niemand und alle diskutieren darüber.

Dieselben Zeilen gehören in deine AGB für den Großhandel, wo sie durchsetzbar sind, und in Kurzform unter deine Preisliste, wo Cafés tatsächlich hinschauen. Diese Seite ist die Fassung, die du einem Barista in die Hand gibst.

Fragen, die Röstereien stellen

Was ist ein guter Bestellschluss für eine Kaffeerösterei?

Ein klarer Werktag vor jedem Rösttag, zu einer Stunde, zu der das Café noch wach und bei der Arbeit ist. Später Nachmittag, 16 oder 17 Uhr, passt für die meisten: Der Barista hat den Verbrauch des Tages gesehen, und der Inhaber ist noch nicht nach Hause. Ein Bestellschluss um 9 Uhr zwingt das Café, am Abend vorher zu raten, und ein Bestellschluss um Mitternacht heißt, dass du den Röstplan zusammen mit deinem Kaffee machst.

Wie lang sollte die Vorlaufzeit zwischen Bestellung und Lieferung sein?

Zwei Werktage vom Bestellschluss bis zur Lieferung sind für eine Rösterei mit festen Rösttagen normal: einer zum Rösten, einer zum Kommissionieren und Fahren. Wer täglich röstet, schafft es in einem. Die Zahl zählt weniger als die Tatsache, dass du sie aussprichst und jede Woche einhältst, denn ein Café plant seinen eigenen Bestand um das Datum, das du versprochen hast, nicht um das, das du geschafft hast.

Sollte eine Rösterei für eine Last-Minute-Bestellung einen Eilzuschlag verlangen?

Verlange ihn, wenn die Eile dich wirklich etwas kostet, also eine zusätzliche Tour oder eine außerplanmäßig geröstete Charge, und schreib das in deine Bestellregel, bevor es passiert. Ein fester, veröffentlichter Zuschlag, der jedes Mal berechnet wird, ist ein Preis; einer, den du erfindest, wenn du genervt bist, ist ein Streit. Wenn ein Kunde ihn zweimal im Monat zahlt, liegt das Problem bei seinem Mindestbestand oder seiner Bestellgewohnheit, nicht bei seinem Geldbeutel.

Wie viel Kaffee sollte ein Café zwischen zwei Lieferungen im Regal haben?

Wochenkilos geteilt durch Lieferungen pro Woche, plus einen ganzen Lieferzyklus als Puffer. Ein Café mit 14 kg pro Woche und zwei Lieferungen bestellt jedes Mal 7 kg und hält 7 kg in Reserve, sodass ein verpasster Bestellschluss es nichts kostet. Nenn dem Café den Puffer in Tüten statt in Kilo, denn das ist, was es im Regal zählt.

Kann ein Café Kaffee in derselben Woche verwenden, in der er geröstet wurde?

Meistens ja, aber nicht am Tag der Lieferung, und Espresso braucht länger als Filter. Röstkaffee gibt nach der Röstung tagelang Kohlendioxid ab, und eine zu früh geöffnete Tüte läuft anders als die, auf die der Barista eingestellt hat. Entscheide deine eigene Zahl, indem du deinen eigenen Kaffee verkostest, schreib sie auf die Tüte, und bemiss den Mindestbestand des Cafés so, dass die neueste Tüte so lange in Ruhe gelassen werden kann.

Was macht man mit einem Café, das immer nach dem Bestellschluss bestellt?

Hör auf, es als Disziplinfrage zu behandeln, und ändere den Mechanismus. Setz den Kunden auf eine Dauerbestellung, die er selbst ändern kann, verschieb seinen Bestellschluss auf eine Stunde, die in seine Woche passt, oder schick am Vortag eine Erinnerung. Ein Kunde, der es jede Woche verpasst, sagt dir damit, dass das Bestellen auf seiner Seite der Theke niemandem gehört.

Wo Order Book hineinpasst

In Order Book steht der Bestellschluss oben im Konto jedes Cafés statt in einer Zeile einer E-Mail. Jedes Café meldet sich mit der Adresse an, die du schon hast, ohne Passwort, sieht seine übliche Bestellung ganz oben, zu seinen eigenen Preisen, und kann sie bis zum Bestellschluss ändern oder ergänzen; danach ist die Bestellung final und geht in den Röstplan. Cafés, die dran sind und noch nicht bestellt haben, bekommen vor dem Bestellschluss eine E-Mail, sodass die Kunden, die es vergessen, keine wöchentliche Nachricht mehr sind.

Sobald der Bestellschluss vorbei ist, werden die bestätigten Bestellungen zum Röstplan für den Morgen, zum Laufzettel, zur Packliste und zu den Lieferscheinen, sodass der Plan, den du versprochen hast, auch der ist, der geröstet wird. Die Drift-Erkennung beobachtet jeden Kunden an seinem eigenen Rhythmus, und so findest du das Café, dessen Bestellungen nicht mehr zu dem passen, was es verkauft.

30 Tage kostenlos, ohne Karte, oder sieh dir an, was es kostet.