Cafés que pagan tarde

Respuesta corta. Fija los plazos por cuenta en vez de una sola norma para todos: las cafeterías nuevas pagan por adelantado o contra entrega los primeros dos o tres meses, y luego pasan a 14 o 30 días con un historial de pago, dentro de un límite de crédito de unas seis semanas de sus pedidos. Pon una fecha de vencimiento de verdad en la factura, mándasela a quien paga, y sigue una escala fija: un recordatorio antes de la fecha, una llamada el día 3, un correo firme el día 7, un bloqueo de pedidos nuevos el día 14, una carta formal el día 30 y una decisión el día 60. Reclamar pronto no es agresivo. Es lo único que evita que seas el proveedor al que se paga el último.

Por qué la morosidad le cuesta más a una tostadora que a casi cualquier proveedor

Porque tú ya pagaste el café, hace mucho. El verde se compra y se paga de seis a doce meses antes de que una cafetería pida la bolsa tostada, así que una tostadora financia el stock de sus clientes con su propio circulante antes de emitir una sola factura. Un tostador le contó a Fresh Cup, en su encuesta a 30 tostadores de agosto de 2026, cómo se siente eso desde el otro lado: «Paga tus facturas a tiempo. No somos tu banco. La financiación es la parte más cara de esto.» Quien lo dijo mueve 150.000 libras al año.

El crédito que hay detrás de eso es cada vez más difícil de encontrar. Perfect Daily Grind informó en marzo de 2025 de que los bancos están endureciendo el crédito a los tostadores, y de que Bailies, en Belfast, usa una línea de financiación de existencias, en la que un prestamista financia el propio café verde, para cubrir el hueco entre pagar un contenedor y vender lo que lleva dentro. La mayoría de las tostadoras pequeñas no tienen nada así. Tienen un descubierto, o tienen el dinero del dueño. En agosto de 2025 la misma publicación informaba de tostadores retrasando pagos a sus propios proveedores de envases y equipos, que es lo que hace una tostadora estrangulada antes de decírselo a nadie.

Ponle un número. Una tostadora que factura 25.000 € al mes sin IVA vende unos 822 € de café al día. Lo que le deben en cualquier momento es esa cifra diaria multiplicada por lo que tardan de verdad sus cafeterías en pagar:

Ventas al día = ventas mensuales sin IVA × 12 ÷ 365. Lo que te deben = ventas al día × días medios de pago. Tu propia cifra: divide el total de tus facturas impagadas entre tus ventas al día.

Cada 15 días de deriva en ese libro son 12.300 € que estás prestando, gratis, a cafeterías. A 8 € el kilo eso son unos 1.500 kg de verde que no puedes comprar, y eso importa más que los 1.100 € de intereses, porque el verde es lo que no puedes conseguir después. Y las cafeterías no eligen al azar. Como lo decía un tostador en r/roasting en 2024, «pagarán primero a los que aprietan y a ti el último». Otro, en la misma conversación: «Al no reclamar las facturas impagadas les estás dando un préstamo sin intereses MÁS producto gratis.»

Lo que sigue es el proceso. Las cláusulas en sí — el plazo de pago, la cláusula de morosidad, la reserva de dominio, la redacción del límite de crédito — y las reglas europeas que hay detrás están en la plantilla de condiciones de venta mayorista, que cubre el límite de 60 días de la Directiva de morosidad para los plazos de pago, los intereses legales al tipo de referencia más ocho puntos, y los 40 € por factura vencida, con los tipos por país. Léelo una vez, decide tus números, y no vuelvas a pensar en ello salvo el día 30.

Decide el plazo por cuenta, no una norma para todos

Un único plazo de pago para todas las cafeterías es o demasiado flojo para las nuevas o demasiado duro para las buenas. Fija los plazos por cuenta, en tres etapas, y apunta en qué etapa está cada cafetería.

1. Meses 1 a 3: pago antes de la entrega, o contra entrega. La cafetería paga por transferencia antes de que salga la furgoneta, o con tarjeta o transferencia en la puerta. Esto no es un insulto y no le cuesta nada a una cafetería solvente. Es también el periodo en el que está casi todo el riesgo: una cafetería que abre, pide dos veces y cierra se lleva tu café con ella.
2. Tras tres meses pagando: 14 días. Suficientemente corto para que un problema aparezca dentro del mes, suficientemente largo para ser un plazo comercial normal. Los 14 días encajan además con un ritmo de entrega semanal, porque la cafetería nunca va más de dos entregas por delante de sus pagos.
3. Para cuentas asentadas que no han fallado nunca: 30 días. Dalo como algo ganado, y dilo cuando lo des. Una cuenta que sabe que los 30 días fueron una decisión es una cuenta que se entera cuando se los quitas.

Dos reglas hacen que las etapas funcionen. Primera, el paso de una etapa a otra es una conversación, no una deriva: dile a la cafetería que ha cambiado, por teléfono, y el plazo significa algo. Segunda, la etapa está escrita en la ficha del cliente, no en tu cabeza, para que quien te cubra en agosto sepa que Café Aurora paga por adelantado.

Los plazos largos existen en el oficio y puedes negarte. Un grupo hotelero o un catering de contrato te pedirá 60 días como política de empresa. Eso está dentro del límite europeo, pero significa que cargas dos meses de su café. Si aceptas, ponlo en el precio: la guía de las cuentas que no son cafeterías cubre lo que cuesta servir a esos clientes, y los 60 días son parte de ese coste.

El control de solvencia que sí puede hacer una tostadora pequeña

No vas a comprar un informe de crédito sobre una cafetería que quizá se lleve 10 kg a la semana. Cuatro comprobaciones no cuestan nada y llevan unos veinte minutos, y juntas pillan casi todo lo que te diría un informe de pago.

El registro mercantil

Todos los países de la UE tienen uno, y casi todos dejan buscar por nombre gratis. Buscas cuatro cosas: que la sociedad exista con el nombre que figura en la solicitud, quiénes son los administradores, cuántos años tiene, y si hay alguna anotación de insolvencia o de baja. Si la cafetería opera con un nombre comercial distinto del registrado, quédate con los dos: la factura necesita el legal. Comprueba el número de IVA en el servicio VIES de la UE a la vez, que en cualquier caso te hace falta para una factura B2B correcta.

Cuántos años tiene la cafetería

Los dos primeros años son donde están los cierres. Eso no es motivo para rechazar una cuenta, porque una cafetería nueva es también tu mejor oportunidad de ser su primer tostador. Es motivo para mantenerla más tiempo con pago por adelantado y para ponerle un límite de crédito bajo. Una cafetería que lleva cinco años con el mismo dueño es otra cosa que una que abrió en marzo.

Una referencia comercial

Pide un proveedor que ya les facture: una central lechera, un obrador, un mayorista de refrescos, el tostador anterior. Y luego llama de verdad, y haz una sola pregunta: «¿Os pagan a tiempo?» Los proveedores contestan esto con honestidad, porque no ganan nada cubriendo a un moroso. El campo del formulario está en la plantilla de solicitud de alta; la llamada es la parte que casi todas las tostadoras se saltan.

Lo que puedes ver tú mismo

Vas a estar de pie en el local. ¿Está lleno un martes a las diez, o solo el fin de semana? ¿Está terminada la obra, o hay media barra y una máquina alquilada? ¿Ha cambiado el personal dos veces desde tu primera visita? Nada de esto es decisivo y todo ello es información que tú tienes y una agencia de calificación no.

Y aun así, empieza pequeño diga lo que diga la comprobación. Primer pedido en el mínimo o por debajo, pagado antes de entregar, y un límite de crédito que no dolería si se perdiera. La guía del alta cubre el resto de los primeros 30 días.

El límite de crédito, y cuándo revisarlo

Un límite de crédito es el total que una cafetería puede deberte — facturas impagadas más café entregado y todavía no facturado — antes de que se retenga un pedido. Ponlo en unas seis semanas de los pedidos esperados de esa cuenta. Para una cafetería que se lleva 16 kg a la semana de espresso de la casa a 18,20 €, eso son 291 € a la semana, así que unos 1.750 €, que escribirías como 1.500 € o 2.000 €.

Seis semanas es el tamaño correcto porque cubre 30 días más un ciclo de entrega más una cantidad normal de retraso, y nada más. Un límite de tres meses deja que una cuenta se convierta en silencio en un problema que ya no te puedes permitir perder. Un límite de dos semanas corta entregas a cafeterías que están pagando bien.

• Empieza las cuentas nuevas en uno o dos pedidos, diga lo que diga la aritmética, y súbelo tras tres meses pagando.
• Súbelo cuando subas los precios. Una subida del 10 % aprieta todos los límites un 10 % sin que nadie lo haya decidido.
• Súbelo antes de un pico de temporada, no durante. Una cafetería que pasa de 16 a 25 kg a la semana en diciembre choca con un límite puesto en junio, justo el día en que menos se puede permitir un pedido retenido.
• Bájalo cuando cambie el historial. Una cuenta que ha llegado tarde tres veces seguidas no necesita un límite mayor porque esté comprando más.
• Cuenta los equipos aparte. El límite de crédito es café. Una cafetería con una máquina de 9.000 € en cesión es una exposición mayor de lo que sugiere su saldo de café.

El límite solo funciona si el pedido se para de verdad. Un límite que todo el mundo sabe que te vas a saltar es una nota en una carpeta.

Qué poner en la factura para que se pague

Una parte sorprendente de la morosidad no es una decisión. Es una factura que fue a la persona equivocada, o con la que nadie podía hacer nada sin preguntarte algo antes. Cada uno de estos puntos elimina un motivo para dejarla en un montón.

• La denominación legal y el número de IVA de la empresa, no el nombre comercial del toldo. Quien lleva los libros y no puede casar la factura con una ficha de proveedor la aparca.
• El número de pedido, o el nombre de quien pidió. Las cuentas grandes no pagan sin él. Para una cafetería pequeña, «Pedido por Marta, entregado el martes 6 de octubre» hace el mismo trabajo.
• La fecha de vencimiento como fecha. «Pagadera el 20 de octubre de 2026», no «30 días». ¿30 días desde qué: el pedido, la entrega, la factura, el fin de mes? Cada uno cuenta de forma distinta y cada uno cuenta a su favor.
• Los datos bancarios en la propia factura. IBAN y BIC, el titular de la cuenta, y el número de factura como concepto del pago. No en el cuerpo del correo, no en la firma, no en una factura anterior.
• Un contacto para dudas, con nombre, correo directo y teléfono. Una consulta que va a un buzón general se convierte en quince días.
• Los albaranes que cubre. La comprobación de la cafetería es contra lo que llegó. Haz que esa comprobación lleve un minuto.
• Enviada a quien paga. Recoge el contacto de facturación al abrir la cuenta, aparte del contacto de pedidos. Reclamar una factura a través del barista jefe no lleva a ninguna parte, y lo pone en una posición incómoda con su propio dueño.
• Enviada el día que entregas. Una factura guardada para el cierre de mes empieza su propio reloj tarde y llega en un lote de otras veinte.

Cuando vendes al otro lado de una frontera, o a un país que ha pasado a la factura electrónica B2B estructurada, la factura legal sale de tu programa de facturación en el formato exigido. El PDF que lee la cafetería es una copia de ella, y todo lo de arriba sigue valiendo para la copia.

Una escala de reclamación, día a día

El valor de una escala es que elimina la decisión. No estás juzgando cada semana si esta es la semana de llamar a Café Aurora; lo hace el calendario. Toda tostadora que reclama bien tiene algo parecido a esto, y toda tostadora que reclama mal está improvisando.

Tres cosas de la escala importan más que los días exactos. Sube el canal, no el volumen: correo, luego teléfono, luego carta, cada uno más tranquilo que el anterior. Guarda constancia escrita de cada paso, porque no vale nada para una agencia de cobro ni para un juzgado si pasó por teléfono y nadie lo escribió. Y que la reclamación no sea nunca el único contacto: si las cuatro últimas veces que llamaste fue por dinero, te has convertido en una deuda, no en un proveedor.

Los dos pasos más duros son la llamada del día 3 y el bloqueo del día 14. Los dos son más fáciles con las palabras ya decididas.

La llamada del día 3

«Hola, [nombre], soy [tú] de [tostadora]. Nada urgente: la factura [2026-418] de [546 €] vencía el [lunes] y creo que no ha entrado. ¿Ha salido?

[Escucha.]

Sin problema. ¿Cuándo crees que saldrá?

[Consigue una fecha. Repítela.]

El [jueves], bien, lo apunto. ¿Y hay algo por vuestro lado que deba arreglar: va a la dirección correcta, hay algo que no se entienda?

Gracias. Ya que te tengo: el [etíope] llega la semana que viene y te he apartado [dos] kilos.»

La forma es esta: da por hecho que es un despiste, pregunta cuándo y no si, consigue una fecha y repítela, pregunta si el problema es tuyo, y termina hablando de café. Si te dan una fecha y la incumplen, ese es el dato que de verdad necesitabas, y el día 7 es otra conversación.

El bloqueo del día 14

«Hola, [nombre]. Necesito hablar contigo de la cuenta antes del pedido del jueves.

El saldo es de [1.240 €] en [dos] facturas, la más antigua de hace [24] días. Te dije el [fecha] que tendríamos que parar los pedidos nuevos a los 14 días, así que te llamo antes de hacerlo y no después: no podemos mandar el pedido del jueves hasta que eso se aclare.

[Para. Deja que conteste.]

Prefiero mucho más mandar el café. Si se paga hoy o mañana [546 €], la más antigua, el jueves sale como siempre y el resto lo arreglamos en las condiciones de siempre.

Si es un problema de tesorería, dímelo ahora y escribimos un plan que puedas cumplir de verdad. Lo que no puedo hacer es seguir sumando.

¿Qué prefieres hacer?»

Di el bloqueo y luego cállate. La oferta de soltar el pedido del jueves con un pago parcial es la parte que funciona: le da a la cafetería una salida más pequeña que el saldo entero, y te dice enseguida si esto es desorden o algo peor. Si aceptan el plan de pago, ponlo por escrito el mismo día — los importes, las fechas y qué pasa con las entregas mientras tanto — y trata un plazo incumplido como el día 30.

Una cosa que no hay que hacer: no retengas un pedido sin avisar. Una cafetería que abre un sábado sin café porque tú lo decidiste el viernes se lo contará a todo el mundo, y será la única parte de la historia que se repita.

Cuando la morosidad es en realidad una cuenta que se va

A veces la factura no es el problema. Una cafetería que ha decidido cambiar de tostador a menudo deja de pagar antes de dejar de pedir, porque está guardando el dinero para la fianza y los primeros pedidos en otra parte. Así que lee el comportamiento de pago junto al de pedido, no por separado.

El patrón que debe preocuparte es la morosidad que llega junto a un cambio en los pedidos: un hueco algo más largo entre ellos, una cesta más pequeña, el estacional que desaparece y solo se queda el espresso de la casa, un salto de la cuenta de pedidos a los mensajes. La morosidad sola, de una cuenta que sigue pidiendo lo suyo su día de siempre, es casi siempre administración. La morosidad más un pedido que encoge es una marcha en curso, y la llamada que pide es sobre la relación, no sobre la factura.

Cómo ver la mitad de los pedidos de eso en la primera semana y no al cierre del trimestre es una guía en sí misma: detectar los cafés que se apagan tiene el método y la hoja de cálculo. Lo que hay que recordar aquí es que una cuenta que a la vez deriva y va atrasada es la que hay que llamar hoy, y aquella cuyo límite de crédito debería bajar antes que subir.

Cuando la cafetería que te debe tiene tu cafetera

Esta es la situación que convierte un problema de 1.200 € en uno de 10.000 €, y hay que tratarla como dos acuerdos separados que resuelves en una sola conversación.

Mira el contrato de cesión antes de tomar cualquier decisión sobre el café. Debería decir de quién es la máquina, qué pasa con ella cuando la cuenta termina o cuando hay una factura impagada, y cuál es el precio de compra este año. Si dice esas cosas, tienes opciones. Si la máquina entró con un apretón de manos, tienes una negociación. Las cláusulas, el calendario de compra y el registro de equipos están en la guía del contrato de cesión de cafetera.

• No retires una máquina para forzar el pago. Sacar el equipo de una cafetería que sigue abierta, sin que el contrato lo permita con claridad y sin preaviso, es la forma más rápida de convertir una deuda que quizá recuperabas en un pleito que vas a pagarle a un abogado. Sigue lo que dice el contrato, por escrito, con el preaviso que exige.
• Sí saca la máquina de una cafetería que cierra. Cuando baja la persiana, una máquina en el local puede acabar en manos del casero, de un administrador o de quien compre la instalación. En cuanto oigas la palabra «cerramos», pregunta por la máquina en esa misma llamada.
• No prestes más equipos a una cuenta atrasada. Un molino a una cafetería con un saldo de 40 días hace la exposición mayor y la conversación más difícil.
• Sí mete la máquina en el plan de pago. «El saldo se salda a 300 € al mes y la máquina se queda» es una oferta que una cafetería entiende al momento, y suele ser lo que más quiere conservar.
• Sí ten el registro al día. Números de serie, la dirección donde está instalada la máquina, las fechas de mantenimiento y el precio de compra de este año. Si la cuenta acaba mal, ese registro es todo tu caso.

Cuando una cuenta no va a pagar de ninguna manera

Un número pequeño de cuentas simplemente no paga. Tu objetivo a partir de aquí es gastar tan poco tiempo y dinero más como justifique el importe, y luego terminar con ello.

1. Manda un único requerimiento formal. Un extracto completo, los números y fechas de factura, los intereses legales y los 40 € por factura a los que tienes derecho, un plazo de siete días y el siguiente paso concreto que vas a dar. Mándalo por correo postal además de por correo electrónico. Di el importe como un total, porque una lista de seis facturas es más fácil de discutir que un solo número.
2. Ofrece una mediación antes que una demanda. Es mucho más barata que un juzgado, es rápida, y para una discusión sobre si parte del café estaba defectuoso a menudo produce un pago donde una exigencia produjo silencio. Varios países de la UE tienen sistemas de mediación mercantil de bajo coste; tu cámara de comercio conocerá el de tu zona.
3. Reclamación de menor cuantía, o un requerimiento de pago. Para una deuda nacional, el procedimiento de menor cuantía de tu país está pensado para importes de este tamaño y normalmente no necesita abogado. Para una cafetería de otro estado miembro, el proceso monitorio europeo cubre las reclamaciones que la cafetería no discute, y el proceso europeo de escasa cuantía cubre las reclamaciones transfronterizas de hasta 5.000 €. Los dos funcionan con formularios estándar. La pregunta realista no es si ganarías — con una factura de café impagada y sus albaranes, probablemente sí — sino si queda algo que cobrar.
4. O una agencia de cobro. Se lleva un porcentaje de lo que recupera y te quita el trabajo de la mesa, que a estas alturas vale mucho. Funciona mejor con una deuda claramente debida y no discutida, y con una cafetería que sigue abierta. Mira qué va a hacer en tu nombre antes de firmar, porque su forma de comportarse habla de ti en una ciudad pequeña.
5. Y luego dalo por perdido limpiamente. Anótalo como crédito incobrable, pregunta a tu gestoría por la recuperación del IVA que ya ingresaste, cierra la cuenta para que nadie les coja un pedido por error, recupera el equipo, y para. Una cláusula de reserva de dominio vale poco sobre café tostado que ya se ha bebido; vale algo sobre un pedido no entregado que sigue en tu almacén y sobre los equipos.

Guarda el expediente decidas lo que decidas: las condiciones firmadas, la solicitud, los albaranes, las facturas y el registro fechado de cada reclamación. No cuesta nada guardarlo y es la diferencia entre una demanda y una queja. Y sé honesto en el cierre sobre lo que costó de verdad: no solo los 1.240 €, sino el verde que había detrás, las rutas de reparto y las horas. Ese total es el argumento para pedir pago por adelantado a la siguiente cafetería nueva que se te parezca.

Cómo dejar de necesitar nada de esto

Casi todo lo de arriba es recuperación. Prevenir sale más barato, y casi todo ello va del tamaño y el ritmo de la exposición más que de hacer cumplir nada.

• Pago por adelantado donde corresponde. Primeros pedidos, negocios nuevos, cuentas que vuelven después de un bloqueo, y cualquiera cuya referencia comercial fue tibia. Un anticipo al empezar una relación es normal; pedirlo después de un problema es una degradación.
• Ciclos de facturación más cortos. Facturar por semana en vez de por mes hace que un problema aparezca a los siete días y no a las cinco semanas, y el saldo en riesgo es la cuarta parte. Cuesta un clic más a la semana.
• Entregas más pequeñas y más frecuentes. Dos entregas de 8 kg a la semana en vez de una de 16 kg reducen a la mitad lo que te debe una cuenta en su punto máximo, y un café más fresco es más fácil de vender que una política de pago. La contrapartida es la furgoneta, así que hazlo donde la ruta ya pase.
• Pedidos fijos en un ciclo corto. Un pedido semanal regular es también una factura semanal regular, que es el patrón más suave posible para las dos partes y en el que más fácil es ver una interrupción.
• Adeudo directo, si tu banco lo ofrece. Un mandato de adeudo SEPA para toda la cuenta significa que el dinero se mueve el día del vencimiento sin que nadie decida moverlo, lo que elimina la escala entera para las cuentas que lo acepten. Mira lo que te cuestan los medios de pago antes de elegir entre transferencia, tarjeta y adeudo.
• Premia pagar pronto en vez de castigar pagar tarde. El interés es una amenaza que no vas a usar con una cafetería que quieres conservar. La primera elección de una partida limitada, un hueco en la rotación de café invitado, una bolsa del nuevo estacional para el equipo de barra, o una visita de formación: esto te cuesta poco y va a las cuentas de las que quieres más.

Ojo en particular con los descuentos por pronto pago, porque son dinero caro. Un 2 % de descuento por pagar 23 días antes sale a un 32 % anual; incluso un 1 % es un 16 %, frente a un descubierto al 9 %. Si ofreces uno, ofrécelo donde la alternativa sea de verdad una deriva de 60 días, no a cuentas que iban a pagar a tiempo de todos modos.

Y revisa el libro entero una vez al trimestre, no solo la cuenta que te está molestando. El total impagado dividido entre las ventas al día te da tus días medios de pago. Si ese número es 52 y tus condiciones dicen 30, el problema es el proceso, no una cafetería.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Qué plazo de pago le doy a una cafetería nueva?

Pago antes de la entrega, o contra entrega, los primeros dos o tres meses, y luego 14 o 30 días una vez que la cafetería tiene un historial contigo. Una cafetería que lleva dos meses abierta no tiene historial de pago en ninguna parte, y los primeros pedidos son los que más probablemente pierdas. Pon en tus condiciones que las cuentas nuevas pagan por adelantado, para que sea una norma y no un juicio sobre ellos.

¿Cuándo dejo de servir a una cafetería que me debe dinero?

Sobre los 14 días de retraso, después de una llamada y un aviso por escrito, y nunca por primera vez sin avisar. Escribe la regla en tus condiciones para que la cafetería la aceptara antes de que pasara, díselo por teléfono antes del correo, y deja claro que el bloqueo es sobre los pedidos nuevos, no sobre la relación. Reanudar es fácil; un saldo de 3.000 € en una cafetería que ha cerrado, no.

¿Le cobro intereses a una cafetería por una factura vencida?

Tienes derecho a hacerlo en la UE, y casi nunca lo reclamarás. Los intereses legales y unos 40 € fijos por factura vencida se aplican entre empresas sin necesidad de requerimiento, según la Directiva de morosidad. El valor de la cláusula es que la cafetería sabe que existe y te paga antes que al proveedor cuyas condiciones no dicen nada, que es justo por lo que va en tus condiciones escritas.

¿Cómo le pido el dinero a una cafetería sin perder la cuenta?

Pregunta cuándo, no si, y pregúntale a quien paga, no a quien pide. Casi toda la morosidad en el café mayorista es desorden, no negativa, así que una llamada corta que acaba con una fecha con nombre lo resuelve. Mantén la reclamación separada del café: la misma semana que llamas por la factura, llama por el nuevo estacional.

¿Qué límite de crédito es razonable para una cuenta de cafetería?

Unas seis semanas de los pedidos esperados de esa cuenta. Una cafetería que se lleva 16 kg a la semana de espresso de la casa a 18,20 € compra unos 291 € a la semana, así que seis semanas son unos 1.750 €, que redondearías a 1.500 € o 2.000 €. Empieza las cuentas nuevas más abajo, sube el límite con un historial de pago, y revisa todos los límites cuando revises los precios.

¿Puedo desgravarme el café impagado?

Una deuda que puedas demostrar como realmente incobrable es normalmente un crédito incobrable a efectos fiscales, y casi todos los países de la UE te dejan además recuperar el IVA que ya ingresaste de esa factura. Las condiciones y el plazo de espera cambian según el país, y algunos exigen un paso formal, como la prueba de la insolvencia o una reclamación judicial. Pregunta a tu gestoría antes de dar nada por perdido, y guarda el expediente.

Dónde encaja Order Book

Primero, claridad sobre lo que no hace. Order Book no cobra ni procesa pagos, no emite facturas y no las reclama. No hay reclamación automática, ni recordatorio automático a una cafetería atrasada, ni tarjeta guardada, ni sincronización con la contabilidad. La factura sale de tu propio programa de facturación y la reclamación la haces tú, con la escala de arriba.

Lo que sí guarda es el cuadro desde el que reclamas. Los pagos que recibes se registran en cada cuenta, o marcas un pedido concreto como pagado, de modo que la página del cliente muestra un saldo corriente de todo lo entregado menos lo que hayas abonado y todo lo pagado, y la tarjeta Quién le debe de los análisis muestra de un vistazo qué cuentas van atrasadas y por cuánto. Cada ficha de cliente lleva su propio plazo de pago, así que la etapa en la que está una cuenta está escrita en lugar de recordada. El PDF de tu propia factura se adjunta al pedido y a la cafetería se lo mandan por correo, que es además la copia que señalas en el correo del día 7. La página del cliente lista lo que se ha entregado de verdad y cuándo, con los albaranes detrás: el registro sobre el que se construye una consulta, un plan de pago o una demanda. Y los pedidos se exportan para tu gestoría, así que el mes cuadra sin teclear nada dos veces.

La detección de deriva es la otra mitad: una cuenta que a la vez va atrasada en el pago y pide fuera de su propio ritmo aparece en la lista de llamadas en las primeras semanas, que es cuando una factura vencida todavía es un despiste.

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