Calculadora de plan de tueste

Respuesta corta. Calcula desde los kilos tostados hacia atrás, hasta el verde, nunca al revés. Verde a la semana = tostado necesario ÷ (1 − merma de tueste) × (1 + colchón). Divide por tu tamaño de lote para los lotes, por tus días de tueste para los lotes al día, y multiplica por el tiempo de ciclo para las horas de máquina. 220 kg tostados a la semana con un 15 % de merma y un 10 % de colchón son 285 kg de verde: 24 lotes de 12 kg, doce en cada uno de dos días de tueste, algo más de tres horas de tueste al día. Trece semanas de eso son 3.700 kg de verde, o 62 sacos de 60 kg.

La calculadora

Introduce los kilos tostados que piden tus cafeterías en una semana normal, no en tu mejor semana. Los valores por defecto son el ejemplo resuelto de más abajo: 220 kg tostados a la semana, 15 % de merma, lotes de 12 kg, 16 minutos por lote, dos días de tueste de ocho horas y un 10 % de colchón.

El tamaño de lote es el peso en verde que cargas, no lo que sale. En un tostador de 15 kg, 12 kg de verde es un lote lleno según el criterio de la mayoría de los tostadores: la capacidad nominal es un máximo para café denso, y casi todas las tostadoras van entre el 70 y el 85 % de ella. El tiempo de ciclo es el lote entero: tostar, enfriar, volcar y cargar el siguiente, así que de 15 a 20 minutos en una máquina de tambor, no los 11 minutos del perfil.

Las cuentas, escritas

Cada línea de la calculadora es una multiplicación o una división. Puedes llevarlo todo en una hoja de cálculo, y muchas tostadoras lo hacen.

• Tostado a la semana, con colchón = tostado necesario × (1 + colchón)
• Verde a la semana = tostado necesario ÷ (1 − merma de tueste) × (1 + colchón)
• Lotes a la semana = verde a la semana ÷ tamaño de lote, redondeado hacia arriba
• Lotes por día de tueste = lotes a la semana ÷ días de tueste, redondeado hacia arriba
• Horas de tueste por día de tueste = lotes por día de tueste × minutos de ciclo ÷ 60
• Tostado que sale cada día = lotes por día de tueste × tamaño de lote × (1 − merma de tueste)
• Verde para n semanas = verde a la semana × n, y ÷ 60 para los sacos

Dos cosas de esa lista merecen decirse en voz alta. Divides por uno menos la merma, no multiplicas por la merma: 220 kg con un 15 % de merma necesitan 258,8 kg de verde, no 253. Y los lotes se redondean hacia arriba, porque medio lote no es algo que puedas tostar. Veintitrés lotes y pico son veinticuatro lotes, y esos tres kilos de verde de más son parte de por qué existe el colchón.

Café tostado necesario a la semana

Los kilos que tus cafeterías van a llevarse de verdad, salidos de pedidos confirmados y pedidos fijos, no el total que tu programa de contabilidad da del mes pasado. Más sobre esto abajo.

Merma de tueste

El peso que pierde el café cuando el agua lo abandona. Del doce al dieciocho por ciento cubre casi todo el tueste de especialidad, con los filtros más claros abajo y los espressos más oscuros arriba. Usa tu propia cifra, medida durante unas semanas de lotes reales, y una distinta por café si tus perfiles se diferencian tanto.

Tamaño de lote

Verde que entra. La capacidad nominal del tambor es un techo fijado para café denso, así que 12 kg en un tambor de 15 kg y 25 kg en uno de 30 kg son lotes de trabajo normales. Los naturales grandes y las partidas de altura poco densas ocupan más sitio por kilo, y algunos tostadores bajan el peso de carga para ellas.

Tiempo de ciclo

De volcado a volcado. Tueste más enfriado más vaciar la bandeja de enfriamiento más devolver el tambor a la temperatura de carga. Si nunca lo has cronometrado, cronometra un día de tueste entero y divide, en vez de adivinarlo por la duración del perfil.

Días de tueste y horas disponibles

Qué días tuestas y cuánto puede estar de verdad ahí de pie la persona que está en la máquina. Ocho horas en la nave no son ocho horas de tueste; mira el ejemplo resuelto.

Colchón

Muestras para clientes potenciales, bolsas de retail, el puesto del mercado, los lotes que salen mal y la cafetería que llama después de la hora límite. Un diez por ciento es un punto de partida razonable. Si llevas un programa de café invitado o mandas muchas muestras, es más alto.

Un ejemplo resuelto: 220 kg a la semana en dos días de tueste

Una tostadora con unas veinte cuentas mayoristas se lleva 220 kg de café tostado confirmado a la semana. Tuesta en una máquina de 15 kg en lotes de 12 kg, 16 minutos por lote, los lunes y los miércoles, y añade un 10 % para muestras, retail y desperdicio.

Tres horas y doce minutos es el tueste. El día de tueste no dura tres horas y doce minutos. Suma de treinta a cuarenta y cinco minutos de calentamiento antes de la primera carga, el tiempo de pesar veinticuatro lotes de verde, los cambios de perfil entre cafés, vaciar el colector de cascarilla, envasar, etiquetar y limpiar al final. Con este plan, un día de tueste es una mañana tranquila, y de eso se trata: el plan debe caber dentro del día, con sitio para lo que salga mal.

El orden de los lotes importa tanto como el número. Agrupa los lotes del mismo café para cambiar de perfil las menos veces posible, y organiza el día de forma que la temperatura de carga suba en vez de oscilar, porque un tambor calienta más rápido de lo que enfría. Veinticuatro lotes repartidos en cuatro cafés son un día tranquilo. Veinticuatro lotes repartidos en once cafés no lo son, aunque la calculadora diga lo mismo.

Para convertir esos mismos kilos en dinero, la calculadora de precio de café mayorista lleva del precio del verde, la merma, el envasado y la mano de obra a un precio por kilo, y cuántas cuentas mayoristas necesitas va hacia atrás desde un objetivo de margen bruto hasta el número de cafeterías y los kilos que eso supone.

Planifica desde los pedidos confirmados, no desde el total del mes pasado

El total del mes pasado es un promedio de cuentas que se mueven cada una en su propia dirección, y los promedios esconden justo lo que un plan de tueste necesita saber. Un libro que hizo 950 kg el mes pasado puede ser una cafetería 40 kg arriba y otra 40 kg abajo, o puede ser una cafetería que ha dejado de pedir en silencio mientras una nueva empezaba. Si tuestas contra el promedio, te faltará la semana en que la cafetería nueva pida su pedido completo y te sobrará la semana en que la callada se salte el suyo.

Planifica en tres capas, en este orden:

1. Pedidos confirmados para esta ronda de entrega. Son seguros. Son el plan.
2. Pedidos fijos que no se han saltado. Son casi seguros, y son contra lo que además puedes comprar verde.
3. El colchón, para todo lo demás: muestras, retail, desperdicio y la cuenta que pide después de la hora límite.

Esta es la razón práctica para tener una hora límite de pedido. Una hora límite no es orden administrativo; es el momento en que el plan de tueste deja de ser una previsión y se convierte en una lista. Sin ella, cada día de tueste empieza con una suposición y acaba o con un agujero o con una estantería de café que nadie pidió.

Vigila el desgaste de la segunda capa. Un pedido fijo que nunca se salta pero que va encogiendo en silencio, o una cuenta que ha pasado de pedir cada semana a cada nueve días, te cambia la base antes de cambiarte el total. Ese es todo el argumento para medir cada cuenta contra su propio ritmo en vez de mirar la cifra mensual.

Un plan de tueste y un programa de tueste no son lo mismo

Las dos palabras se usan indistintamente y responden a preguntas distintas.

El plan de tueste

Qué tiene que existir, y para cuándo. Tantos kilos de cada café, expresados en lotes enteros, para la entrega del martes y la del jueves. Sale del libro de pedidos a la hora límite, y se contrasta con dos cosas: el verde que tienes y los días de entrega que tiene que alimentar.

El programa de tueste

El orden en que esos lotes pasan por la máquina, en qué tostador y con quién a los mandos. Se hace la mañana del tueste a partir del plan, y se contrasta con el reloj y con los cambios de perfil. Una hoja de ruta es el programa en papel, con una línea por lote para ir marcando y una columna para el peso real de volcado.

Mantenerlos separados es lo que te deja responder a la pregunta de una cafetería sin replanificar la semana. «¿Puedes añadir 6 kg para el jueves?» es una pregunta de programa si el verde ya está ahí y el día tiene hueco: medio lote, ya dentro del colchón. Es una pregunta de plan si significa un lote extra de un café del que te quedan dos kilos de verde. Quien coge el teléfono debería poder distinguirlo, y eso suele querer decir que el plan tiene que estar escrito en algún sitio que no sea la cabeza del tostador.

Anota el peso real de volcado de cada lote en la hoja de ruta. En unas pocas semanas eso te da tu merma de tueste real por café, que es el dato al que esta calculadora es más sensible y el que la mayoría de las tostadoras están adivinando.

Qué rompe el plan, y cuánta holgura dejar

Un plan de tueste que solo funciona si no cambia nada no es un plan. Cuatro cosas lo rompen con regularidad:

• Una cuenta grande cambia su día de pedido. Una cuenta de 30 kg que pasa de la ronda del martes a la del jueves mueve el 12 % de la semana del ejemplo entre dos días de tueste: unos tres lotes que salen de un día y entran en el otro. No cambia en nada el total semanal, y por eso es invisible en un informe mensual y doloroso un miércoles.
• Un café invitado. Una partida pequeña, un perfil desconocido, un cambio más y, normalmente, unos cuantos lotes de prueba hasta que sale bien. Presupuéstalo en el colchón y en el día, no solo en el verde. La guía del café invitado tiene las cuentas del verde para una rotación.
• Una revisión de la máquina. Un mantenimiento anual, una avería del quemador o un motor se llevan un día de tueste entero. Con dos días de tueste a la semana eso es la mitad de tu capacidad de esa semana, y el café tiene que salir igualmente.
• Un tostador enfermo. En casi todas las tostadoras pequeñas tuesta una persona. Si no hay nadie más que sepa llevar la máquina, una llamada a las siete de la mañana es lo mismo que una avería.

La holgura que absorbe las cuatro no es un número, son dos. Guarda alrededor de un 10 % de los kilos de la semana en el colchón, que es para lo que está el campo de colchón de la calculadora, y deja alrededor de un tercio de cada día de tueste sin reservar. En el ejemplo eso significa planificar doce lotes en un día que podría con dieciocho o veinte. Entonces el día que tiene hueco absorbe el día de pedido que se mueve, y un día de tueste perdido se recupera al siguiente en vez de convertirse en un correo a veinte cafeterías.

El pedido grande de última hora es el que hay que pensar antes de que pase. Un tostador de la encuesta de Fresh Cup a treinta tostadores de agosto de 2026 pedía a las cafeterías que entendieran que «si llamas con un pedido grande y lo quieres el mismo día, eso puede ser difícil para las dos partes». Decidir de antemano qué vas a decir ante esa llamada, y lo que te cuesta, es más fácil que decidirlo a las cuatro y media.

Cuánto verde tener, y lo que cuesta tenerlo

El café verde es lo más grande que posee una tostadora pequeña y lo más lento en volver a convertirse en dinero. Se compra en contratos cerrados meses antes del embarque y se paga mucho antes de que una cafetería pida un saco; un tostador le contó a Fresh Cup que el dinero se gasta «entre seis meses y un año antes de que llegue siquiera tu pedido». Cada semana de cobertura en el almacén es dinero que no está en el banco y que no se puede gastar en nada más.

Aquí están los 284,7 kg semanales del ejemplo, a cuatro niveles de cobertura, con el dinero a 9,00 € el kilo de verde:

Verde a la semana = 220 × 1,10 ÷ 0,85 = 284,7 kg. Sacos redondeados hacia arriba. Los 9,00 € el kilo son una ilustración, no un precio de mercado; usa tu propio coste puesto en almacén.

Seis meses de cobertura para esta tostadora son unos 67.000 € parados en el almacén. Por eso muchas tostadoras han acortado sus contratos de verde, de seis meses de cobertura a tres o cuatro. Una cobertura más corta no es obviamente mejor: significa comprar más a menudo a lo que esté haciendo el mercado, y significa que la partida que te gustaba puede haber volado. Lo que hace es poner menos dinero en riesgo contra un libro que puede cambiar, que es el miedo que los tostadores dicen sin rodeos: que una cafetería se eche atrás o deje de comprar y te quedes con verde que no puedes vender.

Otras dos cosas empujan en la misma dirección. El verde sí envejece: una partida comprada un año antes de usarla sabrá a cosecha pasada al final del contrato, así que una cobertura larga en un lavado delicado te cuesta en la taza además de en caja. Y el café que has comprado ya es una apuesta a que tu libro mantenga la forma que tiene. Si una cuenta es el 30 % de tu mayorista, trece semanas de verde compradas contra ella son trece semanas de riesgo de concentración; la página sobre la concentración de clientes repasa qué aspecto tiene un reparto sano.

El stock de tostado es el problema contrario y no debería usarse para resolver este. El espresso quiere unos días de reposo y suele estar en su mejor momento en tres o cuatro semanas, así que una estantería de café tostado envejece mientras la miras. Guarda verde y tuesta según el plan.

Cómo cambia las cuentas un pedido fijo

Un pedido fijo es la parte de la semana contra la que puedes comprar verde, y es la mayor mejora que puedes hacerle a este cálculo. Convierte una previsión en una base.

Coge otra vez el ejemplo y di que 150 de los 220 kg vienen de pedidos fijos que las cafeterías se configuran solas y pueden saltar o pausar. Eso es el 68 % de la semana conocido de antemano. El verde que hay detrás es 150 × 1,10 ÷ 0,85 = 194,1 kg a la semana, o 2.524 kg en trece semanas: 43 sacos que puedes poner en un contrato de tres meses sin pestañear. Los 70 kg restantes de cada semana se compran más corto, en partidas más pequeñas, o del stock disponible de un importador, donde pagas un poco más por la flexibilidad.

Un pedido fijo que la cafetería puede saltar sigue siendo una previsión mucho mejor que una suposición, porque un salto se ve antes de la hora límite y no como un agujero en la semana. El instinto del tostador es pedir en su lugar un compromiso de volumen. Un compromiso escrito en las condiciones es un camino; un pedido fijo que controla la cafetería, con una hora límite, suele darte la misma previsibilidad sin nada del resentimiento, y las cafeterías lo aceptan porque les ahorra el pedido semanal.

En Order Book ningún pedido fijo se hace solo: la cafetería pide cada vez desde su cuenta, con su pedido habitual arriba de la hoja, o tú le preparas un borrador que confirma de un toque.

Divide el plan como divides el verde: contrata contra la base y compra corto la capa de arriba. Así, que una cafetería se vaya te cuesta una cuenta, no un contenedor.

Cuándo añadir un día de tueste en lugar de alargarlo

Un día más largo sale más barato que otro día, justo hasta que deja de salirlo. El calentamiento, el pesaje, la limpieza final y el colector de cascarilla son un coste fijo por día de tueste, quizá una hora que no produce café, así que añadir un tercer día por dos lotes de más pierde dinero y buen humor. Añade horas primero.

Añade un día cuando se cumpla una de estas:

• El plan pide más de unas seis horas de tueste real en un solo día. Eso es un día de nueve horas una vez que cuentas todo lo demás, y los últimos lotes de un día largo son los que se le escapan a un tostador cansado.
• Un día de entrega lleva más de la mitad de los kilos de la semana. Repartir el tueste para que encaje con las entregas es lo que mete café más fresco en la caja, no más capacidad total.
• Una sola avería se llevaría la semana. Tres días de tueste quiere decir que un día perdido cuesta un tercio de la semana, no la mitad.
• La frescura es un argumento de venta que usas. Tostar el lunes para una entrega del jueves es un producto distinto de tostar el lunes para el martes siguiente.

Las cuentas son fáciles de comprobar en los dos sentidos. En el ejemplo, 24 lotes en dos días son doce al día y 3,2 horas de máquina; en tres días son ocho al día y 2,1 horas, con cada entrega más cerca de su tueste. En un solo día son 24 lotes y 6,4 horas de tueste, es decir, un día lleno e inflexible sin ningún sitio donde meter una avería. Pon tus propios números en la calculadora y lee la línea de si cabe: es el único resultado que te dice a las claras que la semana no sale.

Cuando añadas un día, ponlo en el calendario antes de necesitarlo y avisa a las cafeterías de esa ronda. Un día de entrega que se mueve dos veces en un mes te cuesta más confianza de lo que un pedido tarde te cuesta dinero.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Cuánto café verde necesito para 100 kg de café tostado?

Unos 118 kg con un 15 % de merma, porque verde = tostado ÷ (1 − merma). Con un 12 % de merma son 114 kg y con un 18 %, 122 kg. Añade un colchón para muestras, bolsas de retail, desperdicio y el café que pide tarde: con un 10 % encima, 100 kg tostados necesitan unos 129 kg de verde.

¿Cuántos lotes por hora hace un tostador de tambor?

Tres o cuatro seguidos, una vez que la máquina está caliente. Un lote son grosso modo de 10 a 14 minutos de tueste más el enfriado, el volcado y la carga del siguiente, así que de 15 a 20 minutos por ciclo. El calentamiento, pesar el verde, cambiar de perfil entre cafés y limpiar el colector de cascarilla no están en ese número, y por eso un día de tueste siempre dura más que el tueste.

¿Qué tamaño de lote uso en un tostador de 15 kg?

Entre unos 10,5 y 12,75 kg de verde, es decir, del 70 al 85 % de la capacidad nominal del tambor. La capacidad nominal es un máximo para café denso, no un objetivo. Si bajas mucho de la mitad, el tambor retiene demasiado calor para la cantidad de café que lleva dentro, y el tueste se vuelve difícil de controlar y difícil de repetir.

¿Con cuánta antelación debe comprar el verde un tostador?

Compra el volumen que puedas ver, durante el tiempo que lo veas. Muchos tostadores han acortado sus contratos de verde de seis meses de cobertura a tres o cuatro, porque el dinero y el riesgo de que un café se vaya recaen los dos en la tostadora. Contrata contra los pedidos confirmados y los pedidos fijos, y compra el resto en partidas más cortas o del stock disponible de un importador.

¿Un tostador debe tostar bajo pedido o para stock?

Tuesta el mayorista bajo pedido, contra el plan de tueste que produce la hora límite, y guarda stock solo de la mezcla de la casa y solo de unos días. El café tostado envejece de una manera en que el verde no: el espresso quiere unos días de reposo y suele estar en su mejor momento en tres o cuatro semanas. El stock que envejece en tu propia estantería es dinero gastado dos veces.

¿Cuándo conviene añadir un día de tueste en lugar de alargar el que hay?

Cuando el plan pide más de unas seis horas de tueste real en un solo día, cuando un día de entrega lleva más de la mitad de los kilos de la semana, o cuando una sola avería se llevaría por delante la semana entera. Un día de tueste tiene un coste fijo en calentamiento y limpieza, así que no añadas uno por dos lotes de más.

Dónde encaja Order Book

Order Book no compra ni cuenta tu verde; esta página hace las cuentas y tu importador guarda el stock. Lo que sí hace es producir el lado izquierdo de ellas. Los pedidos confirmados se cierran a la hora límite y se convierten en el plan de tueste de esa ronda, agrupado por café y expresado en los kilos que tienes que tostar; de ahí salen la hoja de ruta del día de tueste, la lista de preparación de las cajas y un albarán por cafetería. Cada café puede llevar su precio de verde y su merma, de modo que los análisis muestran el margen bruto que estás haciendo de verdad por café y por cuenta, y un cambio en lo que te cuesta el verde aparece donde puedes verlo.

Cuenta el stock tostado en la estantería, pero no lleva inventario de verde, y no sigue contratos de verde ni sacos en el almacén. Si eso es lo que necesitas, es otra herramienta.

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