Démarrer un nouveau café en gros

Réponse courte. Démarrez un nouveau café en six étapes : avant la première commande, faites signer les conditions, recueillez les coordonnées et vérifiez l’eau, le moulin et la machine ; à la première livraison, faites le réglage sur place, laissez une fiche recette et formez le barista qui ouvre ; appelez en semaine 1 ; goûtez ensemble en semaine 2 ; fixez le rythme de commande à la première recommande ; et comparez le volume aux attentes au jour 30.

Que recouvre le démarrage d’un nouveau client ?

Le démarrage, c’est le travail entre le oui d’un café et le moment où il commande sans qu’on le lui rappelle, et cela prend en général un mois. Il a trois missions : s’assurer que le café a le goût que vous lui avez donné sur le matériel du client, s’assurer que le café sait comment et quand commander, et en apprendre assez sur le compte pour remarquer tôt si quelque chose se gâte.

Les torréfactions traitent déjà cela comme faisant partie de ce qu’elles vendent. Le guide de Fresh Cup pour choisir un partenaire torréfacteur (février 2025) décrit des torréfacteurs qui proposent de la formation barista et de l’aide pour monter le programme café d’un établissement, et qui interrogent le café sur son concept, ses attentes et son matériel avant que quoi que ce soit ne soit convenu. Ce qui suit est un calendrier pour le faire à chaque fois de la même manière, pour que le dixième client démarre aussi bien que le premier.

Avant la première livraison

Avant qu’un seul sachet ne quitte la torréfaction, réglez les formalités, convenez du fonctionnement des commandes et vérifiez le matériel sur lequel le café sera préparé.

Formalités et circuit de commande

• Conditions signées et demande complète. Raison sociale, numéro de TVA, adresse de livraison, horaires d’ouverture, un contact pour les commandes et un pour les factures. Le modèle de conditions et de formulaire d’ouverture contient les deux.
• Le créneau de livraison. Les jours où vous livrez, l’heure d’ouverture du café, et où va le café quand la porte est fermée.
• Qui commande, et comment. Une personne, un canal, une heure limite. Si trois baristas peuvent chacun envoyer un WhatsApp, vous recevrez trois commandes ou aucune.
• Le tarif. Daté, hors taxes, avec seulement les cafés qu’ils utiliseront. Voyez le modèle de tarif café en gros.
• Les recettes convenues pour l’espresso, les boissons lactées et le filtre éventuel, avant le réglage, pour que la visite serve à ajuster plutôt qu’à discuter des ratios.

Le contrôle du matériel

Beaucoup d’appels du premier mois disant « le nouveau café n’a pas le bon goût » se révèlent être du matériel. Vérifiez-le avant que votre café ne porte le chapeau :

• L’eau. Testez la dureté avec une bandelette ou un appareil et demandez quand la cartouche du filtre a été changée. Une eau dure entartre la machine ; une eau très douce donne un goût plat. La SCA publie un Water Quality Handbook construit autour de la dureté totale et de l’alcalinité si vous voulez des cibles.
• Les meules du moulin. Demandez quand elles ont été changées et comparez les kilos moulus depuis aux préconisations du fabricant. Des meules usées produisent plus de fines et un espresso qui ne se stabilise pas, quoi que vous fassiez de la mouture.
• La machine. Température d’extraction et pression de pompe vérifiées par un technicien ou avec un porte-filtre manométrique ; joints de groupe et douchettes propres et non fendus ; buses vapeur dégagées.
• La taille de la première commande. Environ une semaine et demie de consommation prévue. Un café qui attend 12 kg par semaine commence par 18 kg, pas par 50 kg qui seront encore sur l’étagère en semaine 4.

La première livraison : soyez là

Livrez vous-même la première commande, à une heure creuse, et restez assez longtemps pour régler, former et installer l’étagère. C’est l’heure la plus utile de toute la vie du compte.

• Réglez sur leur moulin et leur machine. Votre recette de la torréfaction est un point de départ ; c’est l’eau et les meules du café qui décident de la mouture.
• Laissez une fiche recette à la machine, plastifiée ou scotchée à l’intérieur d’une porte de placard, avec la date. Le modèle est ci-dessous.
• Formez le barista qui ouvre, pas seulement le gérant. Le gérant ne sera pas au comptoir à 7 h 30 un lundi quand les premières extractions passeront trop vite.
• Montrez au chef barista comment ajuster à mesure que le café s’éloigne de la torréfaction : quoi changer en premier, et quand vous appeler.
• Installez l’étagère de vente, s’ils vendent des sachets : de face, dates de torréfaction visibles, les plus anciens devant. Le café fixe son propre prix de vente ; donnez un prix conseillé s’ils en veulent un.
• Vérifiez le stockage : sachets fermés, au frais, pas sur la machine, les plus anciens utilisés d’abord.

Un modèle de fiche recette

Une fiche recette, c’est ce qui garde le même goût à votre café une fois que le barista que vous avez formé est parti. Une ligne par café, datée, avec le nom de la dernière personne qui l’a modifiée :

Les chiffres sont un exemple de remplissage, pas une recommandation. Utilisez les recettes et les fenêtres de repos pour lesquelles vous torréfiez chaque café, et ajoutez une ligne pour les boissons lactées si le café en a besoin. Sous le tableau : « Modifié par … le … » et votre numéro de téléphone pour les questions de réglage.

Semaine 1 : l’appel

Appelez le café trois à cinq jours après la première livraison et demandez comment le café tourne avant qu’ils n’aient décidé quoi que ce soit. Parlez à la personne au comptoir, pas seulement au gérant. Questions utiles :

• « Les extractions passent-elles toujours là où on les avait laissées, ou avez-vous dû beaucoup changer la mouture ? »
• « Est-ce que quelqu’un a dit quelque chose sur le café, en bien ou en mal ? »
• « À quelle vitesse il part ? La première commande tiendra-t-elle jusqu’à votre prochaine livraison ? »
• « Est-ce que tous ceux qui ouvrent sont formés, ou quelqu’un a-t-il manqué la session ? »

La troisième question est la plus importante. Un café qui va se retrouver à court avant votre prochain jour de livraison achètera un sachet au supermarché, et un café qui le fait deux fois commence à comparer.

Semaine 2 : goûter ensemble

Repassez la deuxième semaine pour goûter le café avec le chef barista, maintenant qu’il s’est éloigné de la torréfaction, et ajustez la recette sur la fiche. Le café change en reposant, et la mouture qui allait au jour 7 va rarement au jour 20. Regardez quelqu’un d’autre le préparer, pas la personne que vous avez formée. Reformez ceux qui ont manqué la première session, et regardez l’étagère : le nombre de sachets restants vous dit si la première commande avait la bonne taille.

La première recommande

La première recommande vous donne le vrai rythme du café : notez combien de jours a tenu la première commande et convenez du schéma de commande à partir de là. Si 18 kg ont tenu dix jours, le café consomme environ 12,6 kg par semaine, et commander 13 kg chaque semaine pour une livraison le même jour est un rythme sur lequel les deux côtés peuvent s’organiser.

Une fois le rythme stable, convenez avec le café d’une quantité hebdomadaire habituelle, et faites qu’il soit aussi simple de la changer ou de sauter une semaine que de la garder. Elle supprime la décision hebdomadaire, là où les comptes dérivent, et vous donne un plan de torréfaction sur lequel compter. Ne l’imposez pas à un café dont le volume n’est pas encore stabilisé.

Dans Order Book, rien ne se répète tout seul. Chaque semaine, vous préparez la commande habituelle du café en brouillon, qui lui arrive remplie et qu’il confirme en une touche, ou le café commande depuis son compte, où ses cafés habituels sont en tête de la feuille et où il saisit les quantités.

Jour 30 : le bilan

Au trentième jour, asseyez-vous avec le gérant et comparez ce que le café a réellement commandé à ce qu’il attendait, puis demandez ce dont il a besoin. Apportez les chiffres.

Exemple chiffré : Little Fox Espresso avait écrit 12 kg par semaine sur sa demande. Sur ses quatre premières semaines, il a commandé 6, 8, 9 et 9 kg, soit 32 kg contre les 48 kg attendus, ou 67 %.

Un café aux deux tiers de son estimation et qui grimpe, c’est normal : les estimations sont optimistes. Ce que le bilan change : l’encours autorisé se fixe sur 9 kg par semaine, pas 12 ; si vous avez prêté du matériel, le minimum du contrat de prêt se vérifie contre le chiffre réel ; et vous demandez si quelque chose freine le volume, un moulin qui a besoin d’attention ou une boisson lactée qui ne prend pas.

Convenez ensuite d’un plan de renouvellement d’équipe. Les baristas partent. Décidez maintenant qui forme une nouvelle recrue (en général le chef barista, à partir de la fiche recette), avec quoi, et dans quel cas le café vous appelle plutôt.

La check-list des 30 jours

Imprimez-la pour chaque nouveau client, ou recopiez-la dans les notes du compte. Cochez la dernière colonne au fil de l’eau.

Une torréfaction doit-elle former les cafés gratuitement ?

Incluez la formation dont un nouveau client a besoin pour bien servir votre café, et méfiez-vous des promesses qui vont plus loin sans être payées. La critique la plus dure de la formation gratuite vient du côté des cafés. Your Coffee Shop Success, un site américain pour gérants de cafés, soutient (octobre 2025) qu’elle porte des coûts cachés : des recrues qui attendent des semaines une session, des sessions de deux à trois heures qui compriment trop de choses, un contenu calibré pour tous les types de cafés, et un système qui ne tient que parce que la plupart des clients ne l’utilisent pas. Le site chiffre le coût caché à 396 $ par recrue, environ 343 € au taux de change de mi-septembre 2026, et soutient que les cafés devraient porter leur formation eux-mêmes.

Une bonne part est juste, et la réponse n’est pas d’arrêter de former mais de changer la forme :

• La formation de démarrage fait partie du compte : la visite de réglage et de formation à la première livraison, la visite de la deuxième semaine, et la fiche recette.
• Les nouvelles recrues sont formées par le café, à partir de la fiche recette et de tout ce que vous pouvez leur laisser : un guide d’une page, ou de courtes vidéos de votre routine de réglage sur un moulin courant.
• Les sessions supplémentaires sont programmées ou payantes : une session collective mensuelle à la torréfaction pour tous vos cafés, ou un tarif pour les visites individuelles au-delà du démarrage.
• La profondeur vient d’ailleurs. Le Coffee Skills Program de la SCA comprend le module Barista Skills aux niveaux Foundation, Intermediate et Professional, enseigné par des formateurs agréés SCA. Un chef barista avec un niveau Foundation forme mieux les nouvelles recrues qu’un après-midi avec vous.

Pourquoi les nouveaux clients échouent dans les 90 premiers jours

Les nouveaux clients échouent rarement à cause du café lui-même. Ils échouent sur ce qui l’entoure, et qu’un mois d’attention aurait attrapé :

1. Jamais correctement réglé. Le café a été calé sur le matériel de la torréfaction, pas sur celui du client, et le client a décidé qu’il était acide.
2. Le barista formé est parti. Personne d’autre ne connaissait la recette, et il n’y avait pas de fiche.
3. La première commande était trop grosse. En semaine 4, le café était rassis et le client a accusé la torréfaction.
4. Pas de rythme. Le café s’est retrouvé à court, a acheté ailleurs pendant une semaine, et n’est jamais tout à fait revenu au même volume.
5. Un problème de matériel que personne n’a pris en charge : meules usées, tartre, machine qui chauffe trop.
6. L’écart d’attente. Le café attendait 12 kg par semaine et en vendait 6, s’en est senti gêné, et a arrêté de répondre au téléphone.
7. Aucune visite après la première semaine. Le torréfacteur précédent passait. Vous non.

La difficulté, c’est qu’un nouveau compte n’a pas d’historique auquel se comparer. Repérer les cafés qui s’éteignent part des intervalles entre commandes, ce qui demande au moins trois commandes pour vouloir dire quelque chose. En attendant, le calendrier de démarrage est votre système d’alerte.

Questions que posent les torréfacteurs

Comment démarrer un nouveau café en gros ?

Faites signer les conditions et recueillez les coordonnées avant la première commande, vérifiez l’eau, le moulin et la machine du café, puis soyez présent à la première livraison pour faire le réglage, laissez une fiche recette et formez le barista qui ouvre. Appelez la première semaine, goûtez ensemble la deuxième, fixez le rythme de commande à la première recommande et faites le bilan des volumes au trentième jour.

Quelle taille doit avoir la première commande d’un nouveau café ?

Environ une semaine et demie de ce qu’il pense consommer, pas un mois. Un café qui attend 12 kg par semaine devrait commencer par 18 kg environ. Une grosse première commande reste sur l’étagère, passe sa fenêtre, et le café décide que le café a un goût plat au moment précis où il décide s’il reste avec vous.

Faut-il facturer la formation barista aux cafés ?

Incluez ce dont un nouveau client a besoin pour bien servir votre café : une visite de réglage et de formation à la première livraison, une visite de retour la deuxième semaine, et une fiche recette écrite. Facturez, ou regroupez en sessions programmées, ce qui va au-delà, comme former chaque nouvelle recrue individuellement, et orientez ceux qui veulent aller plus loin vers les formations Barista Skills de la SCA.

Quand sait-on si un nouveau client en gros va tenir ?

Pas avant trois commandes, qui donnent deux intervalles et le premier signe d’un rythme. En attendant, servez-vous d’un calendrier : un appel la première semaine, une visite de dégustation la deuxième, et un bilan au trentième jour comparant les kilos réellement commandés à ce que le café annonçait sur sa demande d’ouverture.

Pourquoi les nouveaux cafés partent-ils dans les trois premiers mois ?

En général pour des raisons qu’on aurait pu attraper : le café n’a jamais été correctement réglé sur le matériel du client, le seul barista formé est parti, une première commande trop grosse a rassi, ou le café s’est retrouvé à court entre deux livraisons et a acheté ailleurs. La plupart se voient dans un appel en semaine 1 ou une visite en semaine 2.

Où Order Book intervient

Vous invitez un nouveau café à l’adresse que vous avez déjà pour lui, et il se connecte à son propre compte, sans mot de passe, dans sa langue (anglais, portugais, espagnol, français, allemand ou néerlandais), avec votre logo et votre couleur. Le compte montre ses commandes passées, avec sa commande habituelle en tête de la feuille, et permet de modifier ou compléter une commande jusqu’à l’heure limite que vous fixez.

Une fois son rythme établi, un café attendu qui n’a pas commandé reçoit un e-mail avant l’heure limite de votre jour de torréfaction ; à l’arrivée d’une livraison, il la marque Reçu, ou vous dit ce qui n’allait pas. À partir de la troisième commande, la détection de dérive mesure le compte à son propre rythme et à sa propre taille de panier : un client qui ralentit après le démarrage apparaît sur la liste d’appels plutôt qu’à la fin du trimestre. Les visites et les appels se consignent dans l’Activité du client, avec la personne qui décide et un rappel de suivi ; le café peut aussi demander une visite depuis son compte, pour une formation ou une machine à regarder. La fiche recette reste à votre charge.

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