Faut-il des conditions générales écrites pour ses clients en gros ?

Oui, dès qu’un café commande à crédit. Sans conditions écrites, il n’y a ni heure limite convenue, ni minimum de commande, ni délai de paiement, ni préavis pour les changements de prix, et chaque désaccord devient une affaire de mémoire. Une page de conditions claires, signée avec la demande d’ouverture de compte, en règle la plupart avant qu’ils ne commencent.

Quels délais de paiement sont habituels dans le café en gros ?

Le paiement à 15 ou 30 jours nets par virement est courant avec les cafés, souvent avec les une ou deux premières commandes payées avant livraison. Selon la directive européenne sur les retards de paiement, un délai de paiement contractuel entre entreprises ne devrait pas dépasser 60 jours, sauf accord exprès des deux parties et à condition qu’il ne soit pas manifestement abusif à l’égard du fournisseur ; certains pays fixent des limites plus courtes.

Puis-je facturer des intérêts quand un café paie en retard ?

Dans l’Union européenne, oui. La directive sur les retards de paiement (2011/7/UE) permet à un fournisseur professionnel d’appliquer des intérêts légaux dès le lendemain de l’échéance et sans rappel, à un taux de référence majoré d’au moins huit points de pourcentage, et de réclamer une indemnité forfaitaire de 40 € par facture en retard, plus les frais de recouvrement raisonnables. Écrivez-le dans vos conditions pour que ce ne soit pas une surprise.

Combien de temps à l’avance une torréfaction doit-elle annoncer un changement de tarif ?

Un préavis écrit de trente jours est courant et équitable, les commandes torréfiées avant la date du changement restant facturées à l’ancien prix. Inscrivez le préavis dans les conditions : une hausse de prix devient alors une chose que le café a acceptée à l’avance, et non une chose qu’il découvre sur une facture.

Un café doit-il pouvoir retourner du café torréfié ?

Uniquement du café défectueux, signalé dans un délai court, par exemple sept jours, avec la date de torréfaction du sachet, et remplacé ou crédité plutôt que remboursé. Le café torréfié ne peut pas être revendu à quelqu’un d’autre : un café commandé par erreur, ou qui ne s’est simplement pas vendu, ne doit pas revenir.

Ce modèle est-il juridiquement valable dans tous les pays de l’UE ?

Aucun modèle ne l’est. Le droit des contrats, les limitations de responsabilité, la réserve de propriété et les règles sur les retards de paiement sont fixés au niveau national dans le cadre des règles européennes, et certains pays vont plus loin que le minimum européen. Servez-vous du modèle pour décider ce que vous voulez, puis faites vérifier la rédaction par un avocat de votre pays avant de le faire signer.

Modèle de CGV pour la vente de café en gros

En bref. Des conditions générales de vente de café en gros doivent couvrir à qui elles s’appliquent, comment et quand commander, les jours de torréfaction, le minimum de commande, les jours et frais de livraison, les commandes permanentes, les prix hors TVA avec un préavis en cas de changement, les délais de paiement et le retard de paiement, un encours autorisé, les réclamations qualité et les retours, le matériel, l’usage de votre nom, et la façon dont chaque partie met fin à la relation. Télécharger le modèle en PDF (en anglais).

Ceci est un point de départ écrit par un éditeur de logiciels, et non un conseil juridique. Le droit des contrats, la réserve de propriété, les limitations de responsabilité et les règles sur les retards de paiement diffèrent d’un pays de l’UE à l’autre. Adaptez le modèle, puis faites-le lire par un avocat de votre pays avant de le faire signer par vos cafés.

Que met-on dans des conditions générales de vente en gros ?

Tout ce sur quoi un café et une torréfaction pourraient raisonnablement être en désaccord la première année, écrit avec les mots que vous emploieriez au téléphone. Cela fait une vingtaine de clauses courtes, qui tiennent sur deux pages :

Les commandes : où elles arrivent, l’heure limite, les jours de torréfaction, le délai et le minimum de commande.
La livraison : les jours, les frais, le seuil de franco de port, les livraisons échouées et les commandes permanentes.
L’argent : les prix hors TVA, leur durée de validité, le préavis en cas de changement, les délais de paiement, le retard de paiement et un encours autorisé.
Le café : les réclamations qualité, les retours, la conservation et la fraîcheur, les sachets destinés à la revente.
La relation : le matériel, votre nom et votre logo, la responsabilité, la clôture du compte, les données et le droit applicable.

Gardez le tarif à part. Les prix changent plusieurs fois par an ; des conditions doivent tenir plusieurs années. Le modèle de tarif en gros couvre le tarif lui-même et la version courte des conditions qui se place en dessous.

Le modèle de conditions

Remplacez tout ce qui figure entre crochets. Les chiffres qui s’y trouvent sont des exemples, pas des recommandations : une torréfaction qui livre à vélo dans une seule ville et une autre qui expédie des palettes au-delà d’une frontière ont besoin de minimums et de frais très différents. Téléchargez-le en PDF (en anglais), avec les lignes de signature à la fin. Le texte complet est aussi sur cette page, pour que vous puissiez le copier dans Word ou Google Docs et l’y modifier.

Conditions générales de vente en gros
[Dénomination sociale de la torréfaction], [adresse], numéro de TVA [numéro de TVA]. Version du [date].

1. À qui s’appliquent les présentes conditions

Les présentes conditions s’appliquent à toute commande en gros passée auprès de [dénomination sociale de la torréfaction] (« nous ») par un client professionnel (« vous »). Elles ne visent que les clients professionnels, à l’exclusion des consommateurs. Votre demande d’ouverture de compte signée et les présentes conditions forment ensemble notre contrat. Si une commande, un e-mail ou un message dit autre chose, ce sont les présentes conditions qui s’appliquent, sauf si nous avons tous les deux convenu du changement par écrit.

2. Ouverture du compte

Votre compte est ouvert lorsque nous acceptons votre demande. Nous pouvons demander votre numéro de TVA, votre immatriculation et une référence commerciale. Nous pouvons exiger le paiement avant livraison pour vos [deux] premières commandes.

3. Commandes et heure limite

Passez vos commandes par [votre lien de commande / e-mail / téléphone]. Les commandes reçues avant [12 h 00 le jour ouvré précédant un jour de torréfaction] sont torréfiées ce jour-là. Les commandes reçues après l’heure limite partent à la torréfaction suivante. Vous pouvez modifier ou annuler une commande jusqu’à l’heure limite. Passé l’heure limite, le café peut déjà être torréfié, et une commande annulée peut être facturée.

4. Jours de torréfaction et délais

Nous torréfions le [lundi et le jeudi]. Le café est livré [un à deux] jours ouvrés après sa torréfaction. Les cafés saisonniers et en série limitée sont disponibles jusqu’à épuisement. Si un café que vous avez commandé vient à manquer, nous vous contactons avant d’envoyer un autre café.

5. Minimum de commande

Le minimum de commande est de [5 kg / 90 € HT] par livraison. Nous ne livrons pas les commandes inférieures à ce minimum, sauf accord contraire ; vous pouvez venir les chercher à la torréfaction.

6. Livraison

Nous livrons le [mardi et le vendredi] sur [zone]. La livraison coûte [6,00 € HT] par livraison et est offerte au-delà de [120 € HT] de commande. Nous livrons pendant les horaires d’ouverture indiqués sur votre demande. Dites-nous où déposer le café lorsque personne n’est là pour le recevoir.

Si une livraison échoue parce que personne n’a pu la recevoir, que l’établissement était fermé ou que l’adresse était erronée, nous pouvons facturer la seconde tentative. Vérifiez chaque livraison à son arrivée et signalez-nous sous [deux] jours ouvrés tout manquant ou toute avarie.

7. Commandes permanentes

Une commande permanente se répète au rythme convenu jusqu’à ce que vous la modifiiez, la sautiez ou la suspendiez. Les modifications faites avant l’heure limite s’appliquent à la livraison suivante. Prévenez-nous de vos fermetures au moins [une semaine] à l’avance, pour que nous ne torréfiions pas pour rien. Une commande permanente est facturée aux prix en vigueur le jour de sa torréfaction.

8. Prix

Les prix sont en euros et s’entendent hors TVA, celle-ci étant ajoutée au taux applicable. Les prix de votre tarif sont garantis jusqu’au [date]. Nous donnons un préavis écrit d’au moins [30] jours avant toute modification d’un prix, du minimum de commande ou des frais de livraison. Les commandes torréfiées avant la date du changement sont facturées à l’ancien prix.

9. Coût du café vert (facultatif)

Nos prix reposent sur le coût du café vert que nous avons contracté. Si ce coût varie de plus de [10] % entre deux contrats, nous pouvons modifier les prix concernés, à la hausse comme à la baisse, moyennant un préavis écrit de [30] jours, en vous indiquant quels cafés sont concernés et pourquoi.

10. Paiement

Les factures sont payables sous [30] jours à compter de la date de facture, par virement bancaire sur le compte indiqué sur la facture, en rappelant le numéro de facture. [Les nouveaux comptes paient leurs deux premières commandes avant livraison.]

11. Retard de paiement

Si une facture n’est pas payée à son échéance, nous pouvons appliquer des intérêts à compter du jour suivant l’échéance, au taux légal applicable aux retards de paiement dans les transactions commerciales, une indemnité forfaitaire de 40 € par facture payée en retard, et les frais de recouvrement raisonnables au-delà de ce montant, dans la mesure où la loi le permet. Nous pouvons suspendre les livraisons suivantes tant qu’une facture accuse plus de [14] jours de retard, et nous vous en informerons avant de le faire.

12. Encours autorisé

Votre compte dispose d’un encours autorisé de [1 000 €] : le total des factures impayées et des commandes livrées non encore facturées. Une commande qui ferait dépasser ce plafond est mise en attente jusqu’à réception d’un paiement. Nous pouvons réviser ce plafond à tout moment et vous informerons si nous le modifions.

13. Propriété et transfert des risques

Le café reste notre propriété jusqu’à son complet paiement. Les risques sur le café vous sont transférés à la livraison.

14. Problèmes de qualité et retours

Le café torréfié est une denrée qui se consomme fraîche. Si un café est défectueux, signalez-le-nous sous [7] jours après la livraison, avec la date de torréfaction imprimée sur le sachet et une description du problème (une photo aide). Si nous reconnaissons le défaut, nous remplaçons le café à votre livraison suivante ou le créditons sur votre compte. Nous ne reprenons pas un café ouvert et non défectueux, ni un café commandé par erreur une fois qu’il a été torréfié.

Si un café ne donne rien de bon sur votre machine, appelez-nous avant toute autre chose. La plupart des problèmes viennent de la mouture, de la recette ou du matériel, et nous préférons les régler avec vous plutôt que remplacer du bon café.

15. Conservation et fraîcheur

Gardez les sachets fermés, au frais, au sec et à l’abri du soleil, et jamais au réfrigérateur. Nous recommandons d’utiliser l’espresso entre [7] et [30] jours après la date de torréfaction imprimée sur le sachet, et les sachets ouverts sous [une semaine]. Commandez en fonction de ce que vous consommez plutôt que de constituer un stock important.

16. Matériel prêté

Si nous vous prêtons du matériel, celui-ci est régi par un contrat de prêt de matériel distinct, qui s’applique en plus des présentes conditions.

17. Notre nom et notre logo

Tant que vous achetez chez nous, vous pouvez utiliser notre nom, notre logo et les noms de nos cafés pour montrer que vous les servez : sur vos menus, votre signalétique, votre site et vos réseaux sociaux. Ne les utilisez pas pour un café qui n’est pas le nôtre. Les supports que nous fournissons restent notre propriété. À la fin du compte, cessez d’utiliser notre nom et notre logo sous [30] jours.

18. Sachets destinés à la revente

Les sachets destinés à la revente vous sont vendus pour être revendus. Lorsque nous indiquons un prix de vente conseillé, il ne s’agit que d’une recommandation : vous fixez librement votre prix de vente. Ne vendez pas de sachets au-delà de la date de durabilité minimale imprimée dessus.

19. Notre responsabilité

Si nous livrons un café défectueux ou en retard, notre responsabilité est limitée au remplacement du café ou au crédit de son prix, sauf lorsque la loi ne permet pas de limiter la responsabilité.

20. Fin de la relation

Chacun de nous peut clôturer le compte moyennant un préavis écrit de [30] jours. Nous pouvons le clôturer immédiatement si une facture accuse plus de [60] jours de retard ou si votre entreprise cesse son activité. Les factures déjà émises restent dues. Les commandes permanentes s’arrêtent à la fin du préavis. Le matériel prêté est restitué selon les termes de son propre contrat.

21. Modification des présentes conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions moyennant un préavis écrit d’au moins [30] jours. Si vous continuez à commander après l’entrée en vigueur du changement, les nouvelles conditions s’appliquent.

22. Vos données

Nous utilisons les coordonnées figurant sur votre compte pour prendre et livrer vos commandes, vous facturer et vous informer des changements sur votre compte, comme décrit dans notre politique de confidentialité à l’adresse [lien].

23. Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit de [pays], et les tribunaux de [ville] sont seuls compétents.

Pourquoi chaque clause est là

Une clause que vous ne savez pas expliquer à un café est une clause que vous n’appliquerez pas. Voici la raison de chacune, dans le même ordre :

1. À qui s’appliquent les présentes conditions: Le droit de la consommation donne à l’acheteur des droits auxquels il ne peut pas renoncer : dites donc que les conditions visent des professionnels. La dernière phrase empêche un message WhatsApp de réécrire discrètement le contrat.
2. Ouverture du compte: Payer d’avance les premières commandes ne coûte rien à un café sérieux et vous protège de celui qui ouvre, commande deux fois et ferme.
3. Commandes et heure limite: Nommer un seul canal de commande met fin aux commandes qui arrivent par SMS, sur le répondeur et sur un mot laissé au chauffeur. L’heure limite est la ligne après laquelle le café existe, et c’est pour cela que l’annulation change à ce moment-là.
4. Jours de torréfaction et délais: Un café qui connaît les jours de torréfaction commande en fonction. Promettre un appel avant toute substitution évite qu’un espresso invité arrive sans prévenir un samedi chargé.
5. Minimum de commande: Une livraison d’un kilo à l’autre bout de la ville peut coûter plus cher que la marge brute sur ce kilo. Fixer le minimum par livraison, et non par mois, c’est ce qui protège la camionnette.
6. Livraison: Un seuil de franco de port pousse les cafés vers des commandes moins nombreuses et plus grosses, ce qui vous coûte moins cher. Le délai de deux jours évite qu’un « il manquait un sachet » n’arrive trois semaines plus tard.
7. Commandes permanentes: Les commandes permanentes sont le chiffre d’affaires le plus régulier d’une torréfaction, et celles qui risquent le plus de faire torréfier du café pour un établissement fermé en août. La règle du préavis met cette responsabilité là où elle doit être.
8. Prix: Les acheteurs professionnels comparent des prix nets. Le préavis est ce qui transforme une hausse en une clause que le café a acceptée en signant. Voir le guide sur l’augmentation des tarifs en gros pour la lettre.
9. Coût du café vert (facultatif): Facultative, et à envisager après 2025. Le vert est passé d’un record de 440,85 ¢/lb en février 2025 à environ 283 ¢ en septembre 2026, et une clause qui ne joue qu’à la hausse paraît déséquilibrée à un café qui a vu le marché baisser. Nommer le vert comme motif, dans les deux sens, rend la lettre suivante plus facile à écrire, qu’il s’agisse d’une hausse ou d’une baisse. Laissez-la de côté si vous préférez revoir vos prix selon votre propre jugement et votre propre calendrier.
10. Paiement: Compter à partir de la date de facture est plus clair que « 30 jours » tout court. Le virement ne coûte rien ; si vous acceptez la carte, sachez ce qu’elle vous coûte avant de la proposer.
11. Retard de paiement: Vous n’aurez que rarement besoin de les appliquer. Le fait que ce soit écrit change l’ordre dans lequel un café paie ses factures quand la trésorerie est tendue.
12. Encours autorisé: Un plafond limite ce qu’un seul café peut vous devoir avant que quelqu’un ait à mener une conversation difficile. Fixez-le à environ six semaines des commandes attendues du compte.
13. Propriété et transfert des risques: Une clause de réserve de propriété compte surtout quand un café fait faillite en vous devant de l’argent. La directive européenne sur les retards de paiement impose aux États membres de reconnaître une telle clause expressément convenue avant la livraison, selon leurs règles nationales.
14. Problèmes de qualité et retours: Le remplacement plutôt que le remboursement garde le compte en commande. Le second paragraphe invite à l’appel qui transforme une réclamation en visite de réglage, avant que le café n’essaie discrètement un autre torréfacteur.
15. Conservation et fraîcheur: Mettez ici vos propres fenêtres de repos et d’utilisation, celles que vous défendriez si on vous le demandait. C’est aussi la clause que vous montrerez quand du café éventé sorti d’un stock devient une réclamation qualité.
16. Matériel prêté: Les machines ont besoin de leur propre contrat : numéros de série, entretien, volume minimum, rachat. Voir le guide du contrat de prêt d’une machine espresso.
17. Notre nom et notre logo: Votre nom sur la porte, c’est de la publicité que vous voulez. Votre nom sur la porte d’un café qui a changé de torréfacteur il y a un an, non.
18. Sachets destinés à la revente: Gardez le prix conseillé au rang de recommandation. Au regard des règles européennes de concurrence, imposer un prix de revente fixe ou minimum, ou faire pression sur un café pour qu’il suive le prix conseillé, est une restriction caractérisée, et le risque n’en vaut pas la peine pour une étagère de sachets de 250 g.
19. Notre responsabilité: Sans elle, une livraison en retard peut se transformer en réclamation pour un week-end de ventes perdu. La portée d’une limitation varie selon les pays, ce qui est une raison de plus de faire relire les conditions.
20. Fin de la relation: Une sortie équitable pour le café rend les conditions plus faciles à signer. La sortie immédiate, pour vous, vise le compte qui a cessé de payer.
21. Modification des présentes conditions: Des conditions signées en 2026 seront dépassées en 2028. Ceci vous permet de les mettre à jour sans faire resigner chaque café.
22. Vos données: Les noms des contacts et les numéros de téléphone sont des données personnelles au sens du RGPD, même sur un compte professionnel. Une phrase et un lien vers votre politique de confidentialité suffisent.
23. Droit applicable: Cela compte surtout quand vous livrez au-delà d’une frontière, et cela tient en une ligne.

Ce que le droit européen dit déjà des retards de paiement

Entre entreprises de l’UE, un fournisseur a droit à des intérêts et à une indemnité forfaitaire de 40 € pour une facture en retard, que les conditions le mentionnent ou non, en vertu de la directive sur les retards de paiement (2011/7/UE). L’écrire dans vos conditions sert simplement à ce que le café le sache. Ce que la directive fixe :

Des intérêts sans rappel, dès le lendemain de l’échéance convenue. À défaut de date convenue, 30 jours après la réception de la facture ou du café par l’établissement.
Les intérêts légaux sont des intérêts simples, au taux de référence (le taux des opérations principales de refinancement de la Banque centrale européenne dans la zone euro) majoré d’au moins huit points de pourcentage. L’Europe est à vous publie les taux par pays pour juillet à décembre 2026, de 10,00 % à 14,50 %. Dans la zone euro, le taux de base pour juillet à décembre 2026 est de 10,40 % : le taux de 2,40 % de la BCE au 1er juillet, majoré de huit points. Certains pays ajoutent davantage (la France est à 12,40 %), et quelques entrées de L’Europe est à vous affichent encore les 10,15 % du semestre précédent : vérifiez donc votre source nationale. La BCE a de nouveau relevé son taux à 2,65 % à compter du 16 septembre 2026, ce qui fixera le taux de janvier à juin 2027.
Une indemnité forfaitaire de 40 € par facture en retard au titre de vos frais de recouvrement, exigible sans rappel, plus les frais raisonnables au-delà de ce montant, comme un cabinet de recouvrement ou un avocat.
60 jours au maximum pour un délai de paiement contractuel entre entreprises, sauf accord exprès des deux parties sur un délai plus long et à condition qu’il ne soit pas manifestement abusif à l’égard du fournisseur.
Les pays peuvent aller plus loin. Les États membres peuvent maintenir des règles plus favorables au fournisseur : vérifiez donc les limites et le taux de votre propre pays.

Une proposition visant à remplacer la directive par un règlement plafonnant les délais de paiement à 30 jours n’a pas avancé au Conseil ; le train législatif du Parlement européen la donnait comme bloquée en août 2026. C’est la directive qui fait règle aujourd’hui.

Ce que vaut un retard de paiement sur la facture d’un café

Exemple chiffré : la facture du Café Aurora pour 30 kg d’espresso maison à 18,20 € le kilo s’élève à 546,00 € HT, soit 578,76 € avec une TVA à 6 % pour l’exemple. Elle est payée 45 jours après son échéance, dans un pays où le taux légal est de 10,40 %.

Poste	Calcul	Montant
Intérêts	578,76 € × 10,40 % × 45 ÷ 365	7,42 €
Indemnité forfaitaire	par facture en retard	40,00 €
Total que vous pouvez réclamer		47,42 €

Sur une petite facture en gros, les 40 € valent plus de cinq fois les intérêts. La plupart des torréfactions ne réclament jamais ni l’un ni l’autre à un café par ailleurs correct. L’intérêt de la clause, c’est que le café sait que vous le pourriez, et vous paie avant le fournisseur dont les conditions ne disent rien.

Le formulaire d’ouverture de compte en gros

Le formulaire d’ouverture de compte recueille ce dont vous avez besoin avant la première livraison, et sa dernière ligne est l’acceptation de vos conditions par le café. Télécharger le formulaire en PDF (en anglais). Les champs, et la raison de chacun :

Champ	Pourquoi il vous le faut
Dénomination sociale et nom commercial	La dénomination sociale figure sur la facture. Le nom commercial est ce que le chauffeur cherche.
Numéro de TVA	Nécessaire pour une facture B2B correcte, et pour une livraison transfrontalière sans TVA en autoliquidation. Vérifiez-le dans le service européen VIES.
Adresse du siège et adresse de livraison	Elles sont souvent différentes, et la facture a besoin de la première.
Contact pour les commandes	La personne qui décide de ce qui est commandé, en général le ou la propriétaire, ou le chef barista.
Contact pour les factures et les paiements	Souvent un comptable. Relancer une facture auprès du barista ne mène nulle part.
Horaires d’ouverture les jours de livraison	Pour que la première livraison n’arrive pas devant une porte fermée.
Kilos attendus par semaine	Détermine l’encours autorisé, le rythme de livraison et l’intérêt d’un prêt de matériel. Considérez le chiffre comme optimiste.
Machine, moulin et traitement de l’eau	Vous dit ce dont la première visite a besoin : des pièces, un test d’eau, un changement de meules.
Date de démarrage	Vous permet de planifier la première torréfaction et la visite de formation.
Références (facultatif)	Un fournisseur actuel qui confirmera que le café paie.
Acceptation des conditions, signée	Sans cette ligne, les conditions sont un document que vous avez envoyé, et non un document auquel ils ont adhéré.

Demandez-le avant la première commande, pas après. Une fois le café sur le comptoir, la signature devient un service que l’établissement vous rend, et le numéro de TVA arrive avec trois factures de retard. Pour la suite, voir le démarrage d’un nouveau café.

Les erreurs que les torréfactions font avec leurs conditions

Des conditions que personne n’a signées. Un PDF sur le site que le café n’a jamais vu est difficile à opposer. Faites de l’acceptation des conditions une étape de l’ouverture du compte.
Pas d’heure limite. Sans elle, toute commande est urgente et le plan de torréfaction est écrit par celui qui a envoyé le dernier message.
Pas de préavis sur les prix. Une hausse que le café découvre sur une facture est la façon la plus courante de voir un bon client commencer à regarder ailleurs. C’est ainsi que les comptes s’éteignent.
Un minimum mensuel au lieu d’un minimum par livraison. Un café peut atteindre un minimum de 20 kg par mois avec vingt livraisons d’un kilo.
Des remboursements pour du café non défectueux. Le café torréfié qui revient est perdu. Remplacez les défauts ; ne reprenez pas les erreurs.
Un prix de détail imposé sur les sachets. Conseillez un prix ; ne l’imposez pas.
Des conditions écrites une fois et jamais relues. Confrontez-les chaque année à ce que vous faites vraiment. Si vos conditions disent 30 jours nets et que la moitié de vos cafés paient à 60 jours, l’un des deux doit changer.
Copier les conditions d’une autre torréfaction. Leur zone de livraison, leurs minimums et leur pays ne sont pas les vôtres, et leur avocat les a vérifiées au regard d’un autre droit.

Les questions que posent les torréfacteurs

Faut-il des conditions générales écrites pour ses clients en gros ?: Oui, dès qu’un café commande à crédit. Sans conditions écrites, il n’y a ni heure limite convenue, ni minimum de commande, ni délai de paiement, ni préavis pour les changements de prix, et chaque désaccord devient une affaire de mémoire. Une page de conditions claires, signée avec la demande d’ouverture de compte, en règle la plupart avant qu’ils ne commencent.
Quels délais de paiement sont habituels dans le café en gros ?: Le paiement à 15 ou 30 jours nets par virement est courant avec les cafés, souvent avec les une ou deux premières commandes payées avant livraison. Selon la directive européenne sur les retards de paiement, un délai de paiement contractuel entre entreprises ne devrait pas dépasser 60 jours, sauf accord exprès des deux parties et à condition qu’il ne soit pas manifestement abusif à l’égard du fournisseur ; certains pays fixent des limites plus courtes.
Puis-je facturer des intérêts quand un café paie en retard ?: Dans l’Union européenne, oui. La directive sur les retards de paiement (2011/7/UE) permet à un fournisseur professionnel d’appliquer des intérêts légaux dès le lendemain de l’échéance et sans rappel, à un taux de référence majoré d’au moins huit points de pourcentage, et de réclamer une indemnité forfaitaire de 40 € par facture en retard, plus les frais de recouvrement raisonnables. Écrivez-le dans vos conditions pour que ce ne soit pas une surprise.
Combien de temps à l’avance une torréfaction doit-elle annoncer un changement de tarif ?: Un préavis écrit de trente jours est courant et équitable, les commandes torréfiées avant la date du changement restant facturées à l’ancien prix. Inscrivez le préavis dans les conditions : une hausse de prix devient alors une chose que le café a acceptée à l’avance, et non une chose qu’il découvre sur une facture.
Un café doit-il pouvoir retourner du café torréfié ?: Uniquement du café défectueux, signalé dans un délai court, par exemple sept jours, avec la date de torréfaction du sachet, et remplacé ou crédité plutôt que remboursé. Le café torréfié ne peut pas être revendu à quelqu’un d’autre : un café commandé par erreur, ou qui ne s’est simplement pas vendu, ne doit pas revenir.
Ce modèle est-il juridiquement valable dans tous les pays de l’UE ?: Aucun modèle ne l’est. Le droit des contrats, les limitations de responsabilité, la réserve de propriété et les règles sur les retards de paiement sont fixés au niveau national dans le cadre des règles européennes, et certains pays vont plus loin que le minimum européen. Servez-vous du modèle pour décider ce que vous voulez, puis faites vérifier la rédaction par un avocat de votre pays avant de le faire signer.

Ce qu’Order Book fait là-dedans

Order Book n’écrit pas vos conditions, mais il en applique plusieurs pour vous. Les jours de livraison, l’heure limite, le minimum de commande et la règle des frais de livraison, franco de port au-delà d’un seuil compris, se règlent une fois et s’appliquent à chaque commande, que le café la passe depuis son compte ou que vous la saisissiez après un appel téléphonique. Les cafés modifient ou complètent une commande jusqu’à l’heure limite, et pas après.

Un café arrive sur Order Book sur votre invitation, à l’adresse que vous avez déjà pour lui. Les changements de prix s’écrivent une fois avec une date d’effet, et chaque café est informé de ses propres nouveaux prix au plus une semaine à l’avance : un préavis plus long dans vos conditions demande donc toujours une lettre de votre part. Les factures restent dans votre propre logiciel de facturation : vous joignez le PDF à la commande et le café en est informé. Les paiements que vous recevez sont enregistrés sur le compte, ou une commande est marquée payée, et le compte affiche un solde courant : le livré, moins les avoirs, moins le payé. Order Book n’encaisse pas les paiements et ne relance pas les retards.

Commencez gratuitement pendant 30 jours, sans carte, ou voyez ce que cela coûte.

Modèle de conditions générales de vente en gros