Modèle de tarif café en gros

En bref. Un bon tarif café en gros a une ligne par café et par format, des prix hors taxes, un prix au kilo pour que les cafés puissent comparer les formats, un palier de volume au maximum, une date jusqu’à laquelle les prix tiennent, et les conditions en dessous : commande minimum, jours de livraison, heure limite, frais de livraison et délai de paiement. Télécharger le modèle CSV.

Le modèle

Copiez ceci dans un tableur, ou téléchargez le CSV, qui s’ouvre dans Excel, Numbers et Google Sheets. Le fichier est l’original anglais : ses en-têtes de colonnes sont en anglais, dans le même ordre que le tableau ci-dessous. Les prix sont un exemple, calculé avec le calculateur plus bas. Remplacez-les par les vôtres.

À quoi sert chaque colonne

Café, origine et traitement

Nommez-le comme le café le demandera au téléphone. L’origine et le traitement vont dans une colonne à part, pour qu’un chef barista trouve ce qu’il cherche d’un coup d’œil sans lire les notes de dégustation.

Prix HT

Toujours hors taxes, et écrivez-le en haut. Les acheteurs professionnels récupèrent la TVA et comparent des prix nets ; un tarif qui mélange les deux vous vaut un appel pour savoir lequel c’est.

Au kg

Le chiffre qu’un café compare vraiment, entre vos formats et face à la torréfaction d’à côté. L’afficher vous-même évite qu’un sachet de 250 g paraisse bon marché à côté d’un kilo.

Dès 10 kg

Un seul palier de volume, sur les cafés où le volume existe vraiment. Au-delà de deux paliers, plus personne ne sait ce qu’il va payer ; un palier sur le décaféiné ne récompense personne.

Prix conseillé

Uniquement sur les sachets de détail que le café revend. Il protège le prix de votre propre boutique en ligne et indique au café sa marge sur l’étagère.

Disponible jusqu’au

Les cafés de saison se terminent. Écrire la date sur le tarif vous épargne l’e-mail où un café l’apprend le jour où il commande.

Les conditions qui vont sous le tarif

La plupart des désaccords avec un client en gros portent sur quelque chose qui n’a jamais été écrit. Mettez ceci sous les prix, sur la même page :

• Prix valables jusqu’au tel jour, et le préavis que vous donnez avant un changement. Trente jours, c’est courant et honnête quand les prix du café vert bougent.
• Commande minimum, en kilos ou en euros, et si elle s’applique par livraison.
• Jours de livraison et heure limite. « Commande avant lundi 12h00 pour une livraison mercredi » est une phrase qui évite le WhatsApp du mardi soir.
• Frais de livraison, et le montant de commande au-delà duquel la livraison est offerte.
• Délai de paiement. 15 ou 30 jours net par virement est la norme dans le gros aux cafés. Si vous acceptez la carte, sachez ce qu’elle vous coûte.
• Matériel, si vous prêtez des moulins ou des machines espresso : le volume mensuel minimum qui accompagne le prêt.
• Qui appeler pour les commandes, et qui pour les problèmes de qualité.

Comment fixer le prix d’un kilo

Partez de ce que le café coûte dans le sachet, pas de ce que demande la torréfaction d’à côté. Quatre données :

1. Prix du café vert au kilo, rendu : transport et frais d’importation compris.
2. Perte à la torréfaction. L’eau quitte le grain, donc un kilo de vert ne fait pas un kilo de torréfié. 15 % est le milieu de la fourchette habituelle ; pesez quelques lots et prenez votre propre chiffre.
3. Emballage par sachet : sachet, valve, étiquette, et sa part du carton.
4. Main-d’œuvre par sachet : torréfier, conditionner et le temps passé sur le client.

Vert dans le sachet = prix du vert ÷ (1 − perte à la torréfaction) × poids du sachet. Coût = vert dans le sachet + emballage + main-d’œuvre. Prix = coût ÷ (1 − marge visée).

Exemple chiffré : du vert à 8,00 € le kilo avec 15 % de perte à la torréfaction, cela fait 9,41 € de vert dans chaque kilo torréfié. Ajoutez 0,60 € d’emballage et 0,90 € de main-d’œuvre et un sachet de 1 kg coûte 10,91 €. À une marge brute visée de 40 %, le prix est 10,91 € ÷ 0,60 = 18,19 €, et c’est de là que vient l’espresso maison ci-dessus.

Un seul tarif, ou un par type de client ?

La plupart des torréfactions finissent avec deux à quatre : les cafés, les restaurants, les bureaux qui commandent moins et moins souvent, et les boutiques qui revendent des sachets de détail. Au-delà, plus personne ne se souvient quel café est sur lequel. Les prix spéciaux de vos plus gros clients sont des exceptions posées sur ce client, pas un tarif de plus.

Les erreurs qui coûtent de la marge

• Fixer les prix une fois et plus jamais. Les prix du café vert bougent. Un prix construit sur le vert de l’an dernier peut être sous le coût cette année alors que le tarif a encore l’air en bonne santé.
• Des codes promo au lieu de prix. Un code sur la boutique de détail est un prix que tout le monde peut trouver et faire circuler.
• Un PDF envoyé une fois. Six mois plus tard, la moitié de vos cafés commandent sur une vieille version. Envoyez le tarif en vigueur à chaque changement, et datez-le.
• Des paliers que personne n’atteint. Un prix à partir de 50 kg par commande qu’aucun café ne commande est une ligne qui rend le tarif plus difficile à lire.
• Aucun préavis sur un changement de prix. Un café qui l’apprend par la facture commence à regarder d’autres torréfactions. C’est comme ça qu’un compte s’éteint.

Là où Order Book s’insère

Un tarif dans un tableur fonctionne jusqu’au jour où les cafés commandent sur des versions différentes. Dans Order Book, le tarif est le catalogue sur lequel chaque café commande : un modèle par type de client, un prix à part pour n’importe quel client, et des paliers de volume qui s’appliquent pendant que le café remplit sa commande. Quand le vert bouge, vous écrivez le changement de prix une fois avec la date de départ, et chaque café concerné reçoit ses propres nouveaux prix avant cette date. Chaque café peut porter son prix de vert et sa perte à la torréfaction, pour que le coût par sachet suive le vert, et la page d’analyses montre la marge que vous faites vraiment.

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