Ein neues Café einrichten

Kurze Antwort. Richte ein neues Großhandelscafé in sechs Schritten ein: vor der ersten Bestellung Bedingungen unterschreiben, Kontodaten erheben und Wasser, Mühle und Maschine prüfen; bei der ersten Lieferung vor Ort einstellen, eine Rezeptkarte dalassen und den Barista schulen, der aufschließt; in Woche eins anrufen; in Woche zwei gemeinsam probieren; bei der ersten Nachbestellung den Bestellrhythmus vereinbaren; und an Tag 30 die Menge gegen die Erwartung auswerten.

Was gehört zum Einrichten eines neuen Kunden?

Einrichten ist die Arbeit zwischen dem Ja eines Cafés und dem Punkt, an dem es bestellt, ohne erinnert zu werden, und sie dauert meist etwa einen Monat. Sie hat drei Aufgaben: dafür sorgen, dass der Kaffee an den eigenen Geräten des Cafés so schmeckt, wie du ihn geröstet hast; dafür sorgen, dass das Café weiß, wie und wann es bestellt; und genug über den Kunden zu lernen, um früh zu merken, wenn es schiefgeht.

Röstereien behandeln das längst als Teil dessen, was sie verkaufen. Fresh Cups Ratgeber zur Suche nach einer Rösterei (Februar 2025) beschreibt Röstereien, die Baristaschulungen und Hilfe beim Aufbau des Kaffeeprogramms eines Cafés anbieten und nach Konzept, Erwartungen und Ausstattung fragen, bevor irgendetwas vereinbart wird. Was folgt, ist ein Kalender, um das immer gleich zu tun, damit der zehnte Kunde denselben Start bekommt wie der erste.

Vor der ersten Lieferung

Bevor Kaffee die Rösterei verlässt, erledige die Formalitäten, vereinbar, wie das Bestellen läuft, und prüf die Geräte, an denen der Kaffee gemacht wird.

Formalitäten und Bestellweg

• Bedingungen unterschrieben und Antrag vollständig. Firmenname, USt-IdNr., Lieferadresse, Öffnungszeiten, eine Ansprechperson für Bestellungen und eine für Rechnungen. Die Vorlage für AGB und Kundenantrag hat beides.
• Lieferfenster. Die Tage, an denen du lieferst, die Zeit, zu der das Café öffnet, und wohin der Kaffee kommt, wenn zu ist.
• Wer bestellt, und wie. Eine Person, ein Kanal, ein Bestellschluss. Wenn drei Baristas je eine WhatsApp schicken können, bekommst du drei Bestellungen oder keine.
• Die Preisliste. Datiert, netto, nur mit den Kaffees, die sie nutzen werden. Siehe die Preislisten-Vorlage.
• Rezepte vereinbart für Espresso, Milchgetränke und einen möglichen Filter, vor dem Einstellen, damit der Besuch fürs Feintuning draufgeht und nicht für Diskussionen über Verhältnisse.

Die Gerätekontrolle

Viele Anrufe der Sorte „der neue Kaffee schmeckt nicht“ im ersten Monat sind am Ende ein Gerätethema. Prüf es, bevor dein Kaffee dafür geradestehen muss:

• Wasser. Miss die Härte mit einem Streifen oder einem Messgerät und frag, wann die Filterkartusche zuletzt getauscht wurde. Hartes Wasser verkalkt die Maschine; sehr weiches schmeckt flach. Die SCA veröffentlicht ein Water Quality Handbook rund um Gesamthärte und Alkalität, wenn du Zielwerte brauchst.
• Mahlscheiben. Frag, wann sie zuletzt getauscht wurden, und vergleich die seither gemahlenen Kilos mit der Angabe des Mühlenherstellers. Abgenutzte Mahlscheiben erzeugen mehr Feinanteil und einen Espresso, der nicht ruhig läuft, egal was du am Mahlgrad machst.
• Maschine. Brühtemperatur und Pumpendruck von einem Techniker oder mit einem Manometer-Siebträger geprüft; Brühgruppendichtungen und Duschsiebe sauber und rissfrei; Dampflanzen frei.
• Größe der Erstbestellung. Etwa anderthalb Wochen erwarteter Verbrauch. Ein Café, das 12 kg die Woche erwartet, startet mit 18 kg, nicht mit 50 kg, die in Woche vier noch im Regal stehen.

Die erste Lieferung: sei dabei

Liefer die erste Bestellung selbst, zu einer ruhigen Stunde, und bleib lange genug, um einzustellen, zu schulen und das Regal einzurichten. Es ist die nützlichste Stunde im ganzen Leben dieses Kunden.

• Stell an ihrer Mühle und ihrer Maschine ein. Dein Rezept aus der Rösterei ist ein Startpunkt; über den Mahlgrad entscheiden das Wasser und die Mahlscheiben des Cafés.
• Lass eine Rezeptkarte an der Maschine, laminiert oder innen an eine Schranktür geklebt, mit Datum. Die Vorlage steht weiter unten.
• Schul den Barista, der aufschließt, nicht nur die Inhaberin. Die Inhaberin steht montags um 07:30 nicht an der Bar, wenn die ersten Bezüge zu schnell laufen.
• Zeig dem Chefbarista, wie man nachjustiert, wenn der Kaffee vom Röstdatum weg altert: was zuerst zu ändern ist und wann er dich anruft.
• Richte das Verkaufsregal ein, wenn sie Tüten verkaufen: nach vorn gestellt, Röstdaten sichtbar, ältere Tüten vorn. Den Regalpreis setzt das Café selbst; nenn eine Preisempfehlung, wenn sie eine wollen.
• Prüf die Lagerung: verschlossene Tüten, kühl, nicht auf der Maschine, die älteste zuerst.

Vorlage für eine Rezeptkarte

Eine Rezeptkarte sorgt dafür, dass dein Kaffee gleich schmeckt, nachdem der Barista, den du geschult hast, gegangen ist. Eine Zeile pro Kaffee, datiert, mit dem Namen der Person, die zuletzt etwas geändert hat:

Die Zahlen sind ein Beispiel, wie man die Karte ausfüllt, keine Empfehlung. Nimm die Rezepte und Ruhezeiten, für die du jeden Kaffee röstest, und ergänz eine Zeile für Milchgetränke, wenn das Café eine braucht. Unter die Tabelle: „Geändert von … am …“ und deine Telefonnummer für Fragen zur Einstellung.

Woche 1: der Anruf

Ruf drei bis fünf Tage nach der ersten Lieferung an und frag, wie der Kaffee läuft, bevor sie irgendetwas entschieden haben. Sprich mit der Person an der Bar, nicht nur mit der Inhaberin. Nützliche Fragen:

• „Laufen die Bezüge noch da, wo wir sie eingestellt haben, oder musstet ihr den Mahlgrad stark ändern?“
• „Hat jemand etwas zum Kaffee gesagt, gut oder schlecht?“
• „Wie schnell geht er weg? Reicht die erste Bestellung bis zur nächsten Lieferung?“
• „Sind alle geschult, die aufschließen, oder hat jemand den Termin verpasst?“

Die dritte Frage ist die wichtigste. Ein Café, dem vor deinem nächsten Liefertag der Kaffee ausgeht, kauft eine Tüte im Supermarkt, und ein Café, das das zweimal tut, fängt an zu vergleichen.

Woche 2: gemeinsam probieren

Komm in der zweiten Woche wieder, um den Kaffee mit dem Chefbarista zu probieren, jetzt wo er weiter vom Röstdatum weg ist, und justier das Rezept auf der Karte nach. Kaffee verändert sich beim Ruhen, der Mahlgrad, der an Tag 7 richtig war, ist an Tag 20 selten noch richtig. Sieh jemand anderem beim Machen zu, nicht der Person, die du geschult hast. Schul alle nach, die beim ersten Mal fehlten, und schau aufs Regal: Wie viele Tüten noch da sind, sagt dir, ob die Erstbestellung die richtige Größe hatte.

Die erste Nachbestellung

Die erste Nachbestellung verrät dir den echten Rhythmus des Cafés. Notier also, wie viele Tage die Erstbestellung gereicht hat, und leite daraus das Bestellmuster ab. Haben 18 kg zehn Tage gereicht, braucht das Café rund 12,6 kg die Woche, und 13 kg jede Woche mit Lieferung am selben Tag sind ein Rhythmus, mit dem beide Seiten planen können.

Ist der Rhythmus stabil, vereinbare mit dem Café eine übliche Wochenmenge, und mach es so leicht, sie zu ändern oder eine Woche auszulassen, wie sie beizubehalten. Sie nimmt die wöchentliche Entscheidung weg — genau dort driften Kunden ab — und gibt dir einen Röstplan, auf den du dich verlassen kannst. Dräng sie keinem Café auf, dessen Menge sich noch nicht eingependelt hat.

In Order Book wiederholt sich nichts von selbst. Jede Woche stellst du das Übliche des Cafés als Entwurf zusammen, der ausgefüllt ankommt und den es mit einem Tippen bestätigt, oder das Café bestellt aus seinem Konto, wo seine üblichen Kaffees oben auf dem Bestellblatt stehen und es die Mengen einträgt.

Tag 30: die Auswertung

Setz dich an Tag 30 mit der Inhaberin zusammen und vergleich, was das Café tatsächlich bestellt hat, mit dem, was es erwartet hatte, und frag dann, was es braucht. Bring die Zahlen mit.

Durchgerechnetes Beispiel: Little Fox Espresso hat 12 kg die Woche in den Antrag geschrieben. In den ersten vier Wochen hat es 6, 8, 9 und 9 kg bestellt, also 32 kg statt der erwarteten 48 kg, das sind 67 %.

Ein Café bei zwei Dritteln seiner Schätzung und mit steigender Tendenz ist normal; Schätzungen sind optimistisch. Was die Auswertung ändert: Das Kreditlimit wird auf 9 kg die Woche gesetzt, nicht auf 12; hast du Geräte verliehen, wird die Mindestmenge im Leihvertrag an der echten Zahl geprüft; und du fragst, ob etwas die Menge bremst, etwa eine Mühle, die Aufmerksamkeit braucht, oder ein Milchgetränk, das nicht funktioniert.

Vereinbart dann einen Plan für Personalwechsel. Baristas gehen. Entscheidet jetzt, wer eine neue Kraft schult (meist der Chefbarista, anhand der Rezeptkarte), womit geschult wird, und wann das Café stattdessen dich anruft.

Die 30-Tage-Checkliste

Druck sie für jeden neuen Kunden aus oder kopier sie in die Notizen des Kontos. Hak die letzte Spalte ab, während du durchgehst.

Sollte eine Rösterei Cafés kostenlos schulen?

Enthalten sein sollte die Schulung, die ein neuer Kunde braucht, um deinen Kaffee gut auszuschenken — und sei vorsichtig damit, mehr kostenlos zu versprechen. Die stärkste Kritik an kostenlosen Röstereischulungen kommt von der Café-Seite. Your Coffee Shop Success, eine US-Seite für Café-Inhaber, argumentiert (Oktober 2025), dass sie verdeckte Kosten trägt: neue Kräfte, die wochenlang auf einen Termin warten, Zwei- bis Drei-Stunden-Termine, die zu viel zusammenpressen, Inhalte für jede Art von Café, und ein System, das nur funktioniert, weil die meisten Kunden es gar nicht nutzen. Die Seite schätzt die verdeckten Kosten auf 396 $ pro Einstellung, rund 343 € zum Wechselkurs Mitte September 2026, und meint, Cafés sollten ihre Schulung selbst in die Hand nehmen.

Vieles daran stimmt, und die Antwort ist nicht, mit dem Schulen aufzuhören, sondern seine Form zu ändern:

• Die Einrichtungsschulung gehört zum Kunden: der Einstell- und Schulungsbesuch bei der ersten Lieferung, der Besuch in Woche zwei und die Rezeptkarte.
• Neue Kräfte schult das Café selbst, anhand der Rezeptkarte und allem, was du ihnen zum Behalten geben kannst: eine einseitige Anleitung oder kurze Videos deiner Einstellroutine an einer verbreiteten Mühle.
• Zusätzliche Termine sind fest geplant oder kostenpflichtig: ein monatlicher Gruppentermin in der Rösterei für all deine Cafés, oder ein Honorar für Einzelbesuche über die Einrichtung hinaus.
• Tiefe kommt von außen. Der Coffee Skills Course der SCA enthält Barista Skills auf den Stufen Foundation, Intermediate und Professional, unterrichtet von autorisierten SCA-Trainern. Ein Chefbarista mit einem Foundation-Kurs schult neue Kräfte besser als ein Nachmittag mit dir.

Warum neue Großhandelskunden in den ersten 90 Tagen scheitern

Neue Kunden scheitern selten am Kaffee selbst. Sie scheitern an dem, was drumherum liegt und was ein Monat Aufmerksamkeit abgefangen hätte:

1. Nie richtig eingestellt. Der Kaffee wurde an den Geräten der Rösterei eingerichtet, nicht an denen des Cafés, und das Café entschied, er sei sauer.
2. Der geschulte Barista ist gegangen. Sonst kannte niemand das Rezept, und eine Karte gab es nicht.
3. Die Erstbestellung war zu groß. In Woche vier war der Kaffee alt und das Café gab der Röstung die Schuld.
4. Kein Rhythmus. Dem Café ging der Kaffee aus, es kaufte eine Woche lang woanders und kam nie ganz auf dieselbe Menge zurück.
5. Ein Geräteproblem, für das sich niemand zuständig fühlte: abgenutzte Mahlscheiben, Kalk, eine zu heiß laufende Maschine.
6. Die Erwartungslücke. Das Café erwartete 12 kg die Woche und verkaufte 6, fand das peinlich und ging nicht mehr ans Telefon.
7. Kein Besuch nach der ersten Woche. Die vorige Rösterei kam immer vorbei. Du nicht.

Die Schwierigkeit ist, dass ein neuer Kunde keine Historie hat, an der man messen könnte. Kunden erkennen, die still werden arbeitet mit den Abständen zwischen Bestellungen, und dafür braucht es mindestens drei Bestellungen. Bis dahin ist der Einrichtungskalender die Frühwarnung.

Fragen, die Röstereien stellen

Wie richtet eine Rösterei ein neues Großhandelscafé ein?

Lass die Bedingungen unterschreiben und hol die Kontodaten vor der ersten Bestellung, prüf Wasser, Mühle und Maschine des Cafés, und sei dann bei der ersten Lieferung dabei, um einzustellen, eine Rezeptkarte dazulassen und den Barista zu schulen, der aufschließt. Ruf in Woche eins an, probiert in Woche zwei gemeinsam, vereinbart bei der ersten Nachbestellung den Bestellrhythmus und wertet an Tag 30 die Menge aus.

Wie groß sollte die erste Bestellung eines neuen Cafés sein?

Etwa anderthalb Wochen von dem Kaffee, den es zu brauchen erwartet, nicht ein Monat. Ein Café, das 12 kg die Woche erwartet, sollte mit rund 18 kg anfangen. Eine große Erstbestellung bleibt im Regal liegen, wird alt und das Café entscheidet, dass der Kaffee flach schmeckt — genau dann, wenn es entscheidet, ob es bei dir bleibt.

Sollte eine Rösterei Cafés Baristaschulungen berechnen?

Enthalten sein sollte, was ein neuer Kunde braucht, um deinen Kaffee gut auszuschenken: ein Einstell- und Schulungsbesuch bei der ersten Lieferung, ein zweiter Besuch in der zweiten Woche und eine schriftliche Rezeptkarte. Was darüber hinausgeht, etwa jede neue Kraft einzeln zu schulen, berechnest du oder bündelst es in feste Termine — und wer mehr Tiefe will, geht in die SCA-Kurse Barista Skills.

Wann weiß ich, ob ein neuer Kunde funktioniert?

Nicht vor drei Bestellungen, denn erst die geben zwei Abstände und das erste Anzeichen eines Rhythmus. Bis dahin hilft der Kalender: ein Anruf in Woche eins, ein Verkostungsbesuch in Woche zwei und eine Auswertung an Tag 30, die die tatsächlich bestellten Kilos mit der Erwartung aus dem Antrag vergleicht.

Warum gehen neue Café-Kunden in den ersten drei Monaten wieder?

Meist aus Gründen, die man hätte abfangen können: Der Kaffee wurde nie richtig an den eigenen Geräten des Cafés eingestellt, der eine geschulte Barista ist gegangen, eine große Erstbestellung wurde alt, oder dem Café ging zwischen den Bestellungen der Kaffee aus und es kaufte woanders. Das meiste davon zeigt sich im Anruf in Woche eins oder beim Besuch in Woche zwei.

Wo Order Book hineinpasst

Du lädst ein neues Café mit der Adresse ein, die du schon hast, und es meldet sich mit einer einmaligen Anmeldung per E-Mail an, ohne Passwort. Sein Konto ist in seiner eigenen Sprache (Englisch, Portugiesisch, Spanisch, Französisch, Deutsch oder Niederländisch) und trägt dein Logo und deine Farbe. Es zeigt die früheren Bestellungen, mit der üblichen Bestellung ganz oben, und lässt eine Bestellung bis zu dem Bestellschluss ändern oder ergänzen, den du setzt.

Hat es einen Rhythmus, bekommt ein Café, das dran ist und noch nicht bestellt hat, vor deinem Bestellschluss eine E-Mail; kommt eine Lieferung an, markiert es sie mit „Erhalten“ oder sagt dir, was nicht stimmte. Ab der dritten Bestellung misst die Drift-Erkennung den Kunden an seinem eigenen Rhythmus und seiner Bestellgröße, sodass ein Kunde, der nach der Einrichtung langsamer wird, auf der Anrufliste auftaucht und nicht erst am Quartalsende. Die Besuche, die Anrufe und die Rezeptkarte bleiben deine Aufgabe; jeden Besuch trägst du in der Aktivität des Kunden ein, auch vom Handy, mit einem Foto.

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