Comment trouver des clients en gros

Réponse courte. Choisissez vingt cafés qui correspondent à votre café, à vos volumes et à votre tournée. Passez dans chacun à une heure creuse et demandez le gérant ou le chef barista par son nom. Laissez deux cafés datés, une fiche recette, un tarif d’une page et le jour où vous appellerez. Appelez au deuxième jour, invitez-les à un cupping avant le septième, et relancez par téléphone jusqu’à obtenir une réponse claire.

Quels cafés démarcher en premier ?

Démarchez les cafés où votre café, leur volume et votre tournée s’alignent déjà, pas l’établissement le plus connu de la ville. Un bon premier client est un client que vous pouvez gagner, bien servir et garder. Notez chaque prospect sur quatre points avant d’entrer :

Pour estimer le volume, comptez plutôt que de deviner. Restez vingt minutes dans le café au pic du matin et comptez les boissons. Disons qu’un café vend 150 boissons espresso par jour avec une double de 18 g et ouvre six jours sur sept : 150 × 18 g × 6 = 16,2 kg de café par semaine. C’est un vrai client. Un café qui vend 40 boissons par jour à la même dose consomme environ 4,3 kg par semaine, ce qui ne vaut la peine que s’il se trouve sur une tournée existante. Comme repère grossier, le guide de Cropster pour lancer un programme de vente en gros situe un café ou une boulangerie entre 23 et 91 kg par semaine, un restaurant autour de 9 kg et un hôtel de charme entre 9 et 45 kg. Ces fourchettes sont larges et souvent généreuses pour un petit bar à espresso : c’est bien pour cela que vingt minutes de comptage valent le détour.

La distance pèse plus lourd qu’elle n’en a l’air sur une carte. Si une livraison vous coûte, disons, 12 € de carburant et de temps, cela fait 0,74 € le kilo sur une commande hebdomadaire de 16,2 kg et 2,78 € le kilo sur une de 4,3 kg. Commencez par les cafés proches des tournées que vous roulez déjà. Pour ce qui se vend au-delà des cafés, voyez vendre du café en gros au CHR et aux bureaux.

Comment construire une liste de prospects ?

Construisez-la à partir de ce que vous voyez : marchez dans les quartiers que vous livrez, puis comblez les trous avec les cartes et les annuaires de cafés. Vingt cafés bien choisis valent mieux que deux cents noms achetés dans un fichier.

• Arpentez votre zone de livraison. Notez chaque café doté d’un vrai moulin au comptoir, et regardez les sachets sur l’étagère. Ils vous disent qui torréfie pour eux aujourd’hui.
• Google Maps. Cherchez « café de spécialité » et « café » le long de vos tournées. Les photos des clients montrent souvent la machine, les moulins et le sachet du torréfacteur.
• Annuaires et applications. European Coffee Trip publie des guides de villes consacrés aux cafés de spécialité dans toute l’Europe. L’application Roasters de roasters.app recense les cafés de spécialité, et la fiche d’un café peut y indiquer quels torréfacteurs il sert : un moyen rapide de voir qui est déjà installé sur votre secteur.
• Les ouvertures. Les panneaux « bientôt », les autorisations d’urbanisme, la presse locale. Un café qui n’a pas encore ouvert n’a pas encore choisi son torréfacteur.
• Vos propres clients. Les particuliers qui vous demandent où boire votre café près de chez eux vous disent où aller.

Gardez la liste au même endroit, avec les mêmes colonnes pour chaque café, pour qu’un collègue puisse la reprendre :

Comment qualifier un café avant de le démarcher ?

Qualifier un café, c’est savoir avant de vendre quoi que ce soit s’il peut changer de fournisseur, s’il peut se payer votre café et qui décide. L’essentiel s’apprend en une visite et une conversation honnête :

• Est-il lié ? Un café qui utilise la machine espresso prêtée par un torréfacteur a en général un engagement d’achat qui va avec. Demandez quand il se termine. Voyez comment fonctionne un contrat de prêt de machine espresso.
• Qui décide ? Dans un café indépendant, le gérant. Dans un petit groupe, souvent le responsable café ou l’exploitation. Le barista en poste peut vous défendre, mais signe rarement.
• Combien paient-ils aujourd’hui ? On ne vous le dira pas toujours, mais le prix de détail des sachets de leur torréfacteur sur l’étagère vous donne une fourchette.
• Que manque-t-il ? Pas de décaféiné buvable, pas de filtre, un torréfacteur qui ne passe jamais. Le manque est votre porte d’entrée.

Comment aborder un café la première fois ?

Entrez à une heure creuse, prenez un café, et demandez le gérant ou le chef barista par son nom. Pas à neuf heures, quand la file déborde sur le trottoir et que personne n’a une minute pour un inconnu avec un sachet de grains. Plutôt en fin de matinée après la rush, ou en milieu d’après-midi. Regardez d’abord le café : la bonne question est celle que Cropster pose aux torréfacteurs, à savoir si l’on a affaire à un café calme avec le gérant derrière le comptoir ou à un café avec une file et une équipe de six.

Tenez-vous-en à deux minutes. Dites qui vous êtes et où vous torréfiez, citez une chose précise que vous avez remarquée chez eux, et demandez si vous pouvez laisser deux cafés et repasser en parler. Si la personne qui décide n’est pas là, demandez quand elle y est d’habitude et revenez à ce moment-là plutôt que de laisser les échantillons à qui se trouve en poste.

Que met-on dans un dépôt d’échantillons ?

Un dépôt d’échantillons doit contenir tout ce qu’il faut à un chef barista pour régler votre café et tout ce qu’il faut à un gérant pour juger le prix, sans avoir à vous appeler d’abord. Servez-vous de cette check-list :

• Deux cafés, pas plus. Votre espresso maison et un autre : un filtre, un décaféiné ou le café qui comble le manque que vous avez repéré. Cinq échantillons disent que vous n’avez pas réfléchi à leur carte.
• La date de torréfaction sur chaque sachet, et une torréfaction calée pour que le café soit au mieux le jour où ils l’essaieront.
• De quoi régler la machine. Un sachet de 250 g part en quelques extractions d’essai. Un kilo de l’espresso est un test honnête.
• Une fiche recette par café : dose, poids en tasse, temps, température d’eau et un point de départ pour la mouture. Par exemple : 18 g dedans, 40 g dehors, 28 à 32 secondes, 93 °C.
• Une fiche de vente d’une page avec les prix hors taxes (modèle ci-dessous).
• Un contact nommé à la torréfaction, avec un numéro de portable.
• Le jour où vous appellerez, écrit sur la fiche : « Je vous appelle jeudi après-midi. »

Cropster va plus loin et suggère de remplacer le dépôt par une démonstration : faire le café ensemble sur leur machine. Les deux se complètent bien. Servez-vous du dépôt pour obtenir la démonstration.

Un modèle de fiche de vente d’une page

Une fiche de vente, c’est une page qui dit à un café ce que vous vendez, ce que cela coûte et comment on commande. Reprenez cette structure et remplacez les chiffres d’exemple, qui viennent du modèle de tarif café en gros :

Laissez de côté l’histoire de la naissance de la torréfaction. Le café la lira sur votre site ; la fiche sert à décider.

À quelle fréquence relancer après un dépôt ?

Relancez par téléphone deux jours après le dépôt et gardez ensuite un rythme fixe jusqu’à obtenir une réponse claire. C’est un calendrier conseillé, pas une statistique :

Arrêtez quand le café dit non franchement. Le silence n’est pas un non : le plus souvent, cela veut dire qu’ils sont débordés.

Appeler vaut-il mieux qu’écrire ?

Oui. Le téléphone gagne des clients en gros que l’e-mail ne gagne pas. Dans le bilan par Fresh Cup de la première année de RoasterLink, son programme de mise en relation entre torréfacteurs et acheteurs en gros, les torréfacteurs qui misaient sur l’e-mail ont fait bien moins bien que ceux qui appelaient systématiquement leurs contacts. Les torréfacteurs ont vu un taux de réponse de 55 à 65 % chez les acheteurs potentiels, et ceux qui relançaient activement, avec plusieurs contacts, sont montés jusqu’à 75 %. L’un d’eux, Brian Gumm de Ross Street Roasting, raconte que les mises en relation préqualifiées ont fait passer l’effort d’environ vingt appels à froid pour une bonne conversation à cinq ou six conversations par contact prometteur.

Deux réserves. RoasterLink est un programme américain, et ses acheteurs s’y étaient inscrits parce qu’ils cherchaient un torréfacteur : une liste froide de cafés européens répondra moins souvent. La leçon tient quand même : un appel est plus difficile à ignorer qu’un e-mail, et il vous donne l’objection dans les mots du café.

Que dire au téléphone ?

Dites qui vous êtes, rappelez les échantillons, posez une question sur le comportement du café et proposez une étape concrète. En moins de deux minutes :

« Bonjour Marta, c’est Sam de Votre Torréfaction. Je vous ai déposé deux cafés mardi. Je vous appelle comme promis. Vous avez eu le temps de passer l’espresso au moulin ? »

Si oui : « Comment s’est passé le réglage ? Quelque chose que vous voudriez différent, en lait ou seul ? »

Si non : « Pas de souci, c’est normal. Quelle matinée est calme cette semaine ? Je passe le régler avec vous, ça prend vingt minutes. »

Puis : « Vous viendriez déguster quelques cafés à la torréfaction la semaine prochaine ? Mercredi ou jeudi après-midi ? »

Notez ensuite ce qu’ils ont dit en face du café sur votre liste, avec la date de la prochaine étape.

Faut-il proposer un cupping ou un essai gratuit ?

Proposez d’abord un cupping, l’essai ensuite, court et cadré. Un cupping à la torréfaction vous coûte une heure et montre au café comment vous travaillez. Un essai met votre café devant leurs clients, et c’est le test qui compte pour un gérant.

Donnez des bords à l’essai : quel café, combien de kilos, combien de semaines, à quel prix et la date à laquelle vous ferez le point ensemble. Par exemple, deux semaines sur l’espresso maison à 8 kg par semaine font 16 kg. Aux 10,91 € le kilo qu’il coûte à produire dans l’exemple chiffré du modèle de tarif, l’offrir vous coûte 174,56 €. Le facturer au prix normal de 18,20 € le kilo, avec la première livraison offerte, revient à donner 87,28 € de café à prix de revient, environ 29 € une fois comptée la marge de la deuxième semaine payée, et vous obtenez un café qui a déjà décidé de payer. Un filtre ou un créneau de café invité est un essai plus facile à accepter que l’espresso maison. Voyez comment fonctionne un programme de café invité.

Que dire à un café satisfait de son torréfacteur ?

Donnez-lui raison, ne critiquez pas son torréfacteur, et demandez à rester en contact. Un café satisfait aujourd’hui change quand quelque chose bouge : un nouveau propriétaire, un torréfacteur qui ne passe plus, une hausse de prix arrivée sans prévenir. Dans un texte de Fresh Cup sur le changement de torréfacteur, une gérante américaine raconte avoir quitté son premier torréfacteur parce qu’elle voulait mieux qu’une visite par trimestre et de l’aide à la formation, puis avoir quitté un bon deuxième torréfacteur après qu’un commercial de Stumptown lui a écrit, est passé plusieurs fois et a toujours laissé quelque chose. Soyez le torréfacteur de la deuxième histoire.

• « C’est bien, un bon torréfacteur ça se garde. Si vous pouviez changer une chose à votre café, ce serait quoi ? »
• « On n’a pas besoin de remplacer votre espresso. Un décaféiné ou un filtre vous seraient utiles ? »
• « Je peux passer quand notre prochain café de saison arrive, juste pour goûter ? »

Quel prix et quel volume attendre d’un nouveau client ?

Attendez-vous à ce qu’un nouveau café commande moins qu’il ne le dit et pousse sur le prix plus fort que votre qualité ne le permet. RoasterLink a constaté que les acheteurs ne comprennent pas toujours le lien entre le prix d’un café et sa qualité, et cite un acheteur qui voulait du café en marque blanche à 9 $ la livre (environ 20 $ le kilo) chez un torréfacteur connu pour des cafés notés au-dessus de 90 points, et un établissement qui venait d’ouvrir dans une rue calme et comptait vendre 300 livres (136 kg) de café par semaine.

Faites le calcul avec eux plutôt que d’argumenter. Un café qui annonce 20 kg par semaine et vend 100 boissons par jour à 18 g, six jours sur sept, en consomme 10,8. Établissez votre tarif sur le volume que vous pouvez voir, et laissez le palier de volume les récompenser quand les kilos arriveront. Sur le prix, montrez le coût par boisson : à 18,20 € le kilo, une double de 18 g contient 0,33 € de café. Pour le calcul complet, voyez le calculateur du coût du café par tasse.

Quand renoncer à un prospect ?

Renoncez quand gagner le client coûterait plus qu’il ne rapporte, ou quand vous n’arrivez pas à la personne qui décide. Les cas courants :

• Un prix sous le coût plus une marge raisonnable. Si votre coût est de 10,91 € le kilo et qu’ils veulent 12 €, vous payez pour les fournir.
• Une machine en prêt pour un petit volume. Une machine espresso de 6 000 € prêtée à un café qui prend 3 kg par semaine, à une marge de 7,29 € le kilo, rapporte 1 137 € par an. Cela fait plus de cinq ans avant que la machine soit remboursée, entretien non compris.
• Trop loin pour le volume. Un aller-retour d’une heure dédié pour 3 kg par semaine.
• Aucun accès à la décision. Trois contacts et vous n’avez toujours rencontré que le barista du samedi.
• Déjà en retard avec son torréfacteur actuel. Le milieu parle, et vos factures suivront le même chemin.

Fermez le dossier poliment et notez pourquoi. Le café sera peut-être une autre maison dans un an, et le nombre de clients dont vous avez réellement besoin est en général plus petit que la liste ne le laisse croire.

Questions que posent les torréfacteurs

Comment une torréfaction trouve-t-elle des clients en gros ?

Surtout en personne et au téléphone. Dressez une liste courte de cafés qui correspondent à votre café, à vos volumes et à votre tournée, passez dans chacun à une heure creuse, laissez un dépôt d’échantillons avec une fiche recette, un tarif et la date à laquelle vous rappellerez, puis relancez selon un calendrier fixe. Le téléphone gagne bien plus de clients que l’e-mail, et un cupping à la torréfaction donne à un café une raison de dire oui.

Que mettre dans un dépôt d’échantillons pour un café ?

Deux cafés au maximum, clairement étiquetés avec la date de torréfaction. Une fiche recette pour chacun, avec dose, poids en tasse, temps et un point de départ pour la mouture. Une fiche de vente d’une page avec les prix au kilo hors taxes, la commande minimum, les jours de livraison et les conditions de paiement. Le nom et le portable d’une personne à la torréfaction, et le jour où vous appellerez.

À quelle fréquence relancer un café après un dépôt d’échantillons ?

Un rythme tenable : un appel deux jours après le dépôt, une visite ou une invitation à un cupping au septième jour, un appel court avec une question précise au quatorzième, et un contact avec une nouveauté au trentième. Ensuite une fois par trimestre. Arrêtez quand le café dit non clairement, pas quand il se tait.

Faut-il appeler ou écrire aux cafés pour prospecter en gros ?

Appelez. Le bilan d’une année de RoasterLink, le programme de mise en relation de Fresh Cup, montre que les torréfacteurs qui misaient sur l’e-mail faisaient bien moins bien que ceux qui appelaient systématiquement, et qu’une relance active portait le taux de réponse jusqu’à 75 %. Réservez l’e-mail à l’envoi du tarif après une conversation.

Que répondre à un café satisfait de son torréfacteur actuel ?

Donnez-lui raison : un bon torréfacteur se garde, et ne le critiquez pas. Demandez ce que le café changerait s’il le pouvait, proposez quelque chose qui ne remplace pas l’espresso maison — un décaféiné, un filtre ou un créneau de café invité — et demandez si vous pouvez revenir le trimestre prochain. Les cafés changent quand quelque chose se passe mal, et vous voulez être le torréfacteur dont ils se souviennent.

Quand faut-il renoncer à un prospect ?

Quand le prix demandé passe sous votre coût plus une marge raisonnable, quand le café veut une machine en prêt pour un volume qui ne la remboursera jamais, quand il est trop loin pour ce qu’il commande, ou quand trois contacts n’ont pas suffi à atteindre la personne qui décide. Fermer le dossier poliment libère du temps pour les cafés qui vous vont.

Où Order Book intervient

Order Book ne trouve pas les cafés à votre place et ne passe pas les appels. Il tient le suivi. Chaque café que vous courtisez entre comme prospect dans le même carnet que vos clients, avec son étape — contact, échantillon envoyé, en dégustation, en négociation — et un rappel de suivi qui le remet sur la liste d’appels le jour voulu. Les échantillons partent comme des commandes gratuites, sur la liste de préparation, hors de tous les chiffres, et le café peut les noter une fois connecté. Les visites et les appels se consignent dans son Activité, depuis le téléphone, photo comprise. Puis vous l’invitez à l’adresse que vous avez déjà : il se connecte à son propre compte, sans mot de passe, avec votre logo et ses prix, dans sa langue, et sa première vraie commande en fait un client d’elle-même — la première commande est aussi simple que l’essai le promettait.

Une fois qu’il commande, Order Book apprend son rythme et la taille de son panier, et le met sur votre liste d’appels s’il se met à commander plus tard ou plus petit — c’est ainsi que s’éteignent les clients gagnés à la sueur. Voyez les 30 premiers jours d’un nouveau client pour ce qu’il faut faire entre-temps.

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