Wie viele Großhandelskunden eine Rösterei braucht

Kurz gesagt. Teile den monatlichen Rohertrag, den du aus dem Großhandel brauchst, durch das, was ein durchschnittlicher Kunde einbringt. Bei 8 kg pro Woche und 7,29 € Rohertrag pro Kilo bringt ein Kunde rund 253 € im Monat, für 4.000 € im Monat braucht es also 16 Kunden. Gewinn genug neue, um die zu ersetzen, die du verlierst, und halte jeden einzelnen Kunden unter rund 20 % des Volumens.

Der Rechner

Nimm deine echten Zahlen: die Kilo pro Kunde aus deiner Bestellhistorie der letzten drei Monate, und die Kosten pro Kilo aus dem Rechner für den Kilopreis, einschließlich Rohkaffee, Röstverlust, Verpackung und Arbeit. Die Vorgaben sind das gerechnete Beispiel unten.

Wie du ausrechnest, wie viele Großhandelskunden du brauchst

Du brauchst so viele Kunden, wie es braucht, damit ihr gemeinsamer monatlicher Rohertrag den Teil deiner Kosten und deines Einkommens deckt, den der Großhandel tragen soll. Vier Schritte:

1. Rohertrag pro Kilo = Großhandelspreis pro kg − Kosten pro kg.
2. Rohertrag pro Kunde und Monat = kg pro Woche × Rohertrag pro kg × 52 ÷ 12.
3. Benötigte Kunden = Monatsziel ÷ Rohertrag pro Kunde, aufgerundet.
4. Kunden, die du jeden Monat gewinnen musst = benötigte Kunden × monatliche Fluktuation, vor jedem Wachstum.

Gerechnetes Beispiel: Dein Hausespresso verkauft sich für 18,20 € pro Kilo und kostet 10,91 €, bis er im Beutel ist, jedes Kilo bringt also 7,29 €. Dein durchschnittliches Café nimmt 8 kg pro Woche: 8 × 7,29 € × 52 ÷ 12 = 252,72 € im Monat von jedem Kunden. Du willst, dass der Großhandel 4.000 € Rohertrag im Monat einbringt. 4.000 € ÷ 252,72 € = 15,8, also 16 Kunden, mit 128 kg Röstung pro Woche. Bei 15 % Röstverlust sind das rund 151 kg Rohkaffee, oder 13 Chargen in einem 12-kg-Röster.

Und jetzt der Teil, den die meisten Pläne weglassen. Nimm an, du verlierst 2 % der Kunden im Monat — ein Beispielwert, kein Richtwert. Sechzehn Kunden × 2 % sind rund ein Drittel Kunde im Monat, also vier im Jahr. Du musst vier neue Kunden im Jahr gewinnen, nur um bei 4.000 € zu bleiben. Um dich bei dieser Fluktuation in zwölf Monaten auf 32 Kunden zu verdoppeln, musst du rund 22 gewinnen.

Wie viel ist ein Großhandelskunde wert?

Ein Großhandelskunde ist seine Wochenkilos mal deinem Rohertrag pro Kilo wert, und die Kilo schwanken stärker als alles andere in der Rechnung. Die Tabelle zeigt, wie viele Kunden verschiedene Ziele bei 7,29 € pro Kilo brauchen.

Das Wochenvolumen pro Kunde hängt davon ab, was der Kunde ist. Cropsters Großhandels-Leitfaden Launching and boosting your wholesale program nennt Spannen von 23 bis 91 kg pro Woche für ein Café oder eine Bäckerei, rund 9 kg für ein Restaurant und 9 bis 45 kg für ein Boutiquehotel. Sie sind zuerst in Pfund angegeben und sind die Spannen eines einzelnen Softwareanbieters, kein gemessener europäischer Durchschnitt. Eine nützliche Gegenprobe bei jedem Kunden: 1 kg ergibt bei 18 g Dosis rund 55 doppelte Espressi, 8 kg pro Woche sind also grob 440 Doppelte, oder rund 75 am Tag über sechs Tage.

Plane nach dem, was ein Kunde bestellt, nicht nach dem, was er zu bestellen erwartet. Fresh Cups Rückblick auf ein Jahr Großhandels-Matchmaking bei RoasterLink (Februar 2025) beschreibt Käufer, die unterschätzen, wie viel Kaffee sie durchbringen, und andere, die erwarten, aus einem neuen Café in einer ruhigen Straße 300 Pfund pro Woche zu verkaufen, also rund 136 kg. Nimm drei Monate echte Bestellungen, bevor du einen Kunden mit vollem Gewicht zählst.

Die Marge zählt so viel wie die Kilo. Der Leitfaden von Pure Earth Coffee zum Aufbau eines skalierbaren Großhandelsprogramms schlägt für Specialty-Großhandel eine Bruttomarge von 40 bis 60 % vor, mit Mengenrabatten erst oberhalb festgelegter Wochenschwellen. Ein Café mit 10 % Rabatt bei 8 kg pro Woche bringt dir 5,47 € pro Kilo statt 7,29 €, und du bräuchtest 22 davon statt 16, um dieselben 4.000 € zu erreichen.

Warum kein einzelner Kunde mehr als rund 20 % deines Großhandels sein sollte

Kein einzelner Großhandelskunde sollte mehr als rund 20 % deines Volumens sein, denn darüber nimmt sein Weggang mehr von deinem Gewinn mit, als die meisten kleinen Röstereien verkraften. Zwanzig Prozent sind eine Faustregel, kein Gesetz. Zwei Bezugspunkte dahinter:

• Die Rechnungslegung behandelt 10 % als Großkunden. Nach IFRS 8, nach dem börsennotierte Unternehmen in der EU berichten, muss offengelegt werden, wenn ein einzelner Kunde 10 % oder mehr des Umsatzes stellt, samt dem Umsatz daraus, wenn auch nicht dem Namen des Kunden — so legt es der Leitfaden von Grant Thornton zu den unternehmensweiten Angaben nach IFRS 8 dar. Investoren wollen das wissen, weil es ein Risiko ist.
• Röstereibetreiber warnen vor demselben. Der Leitfaden zum Geschäftsmodell einer Rösterei von Authority.Coffee sagt, eine Rösterei, die 70 % ihres Umsatzes mit einer Hotelkette oder einem Einzelhandelskunden macht, sei „eine nicht verlängerte Vereinbarung von der Krise entfernt“, und empfiehlt, keinen einzelnen Kanal — etwa Gastronomie oder Einzelhandel — über 45 % des Umsatzes wachsen zu lassen.

Konzentration tut deshalb mehr weh, als sie aussieht, weil deine Fixkosten nicht mit dem Kunden gehen. Miete, die Finanzierungsraten für den Röster, Versicherungen und dein eigenes Gehalt bleiben gleich. Der verlorene Rohertrag geht direkt von dem ab, was nach ihnen übrig ist.

Was passiert, wenn dein größter Kunde geht

Nimm das Buch aus dem gerechneten Beispiel, 128 kg pro Woche mit 4.044 € Rohertrag im Monat, und setz die Fixkosten auf 2.500 € im Monat, sodass 1.544 € bleiben. Dasselbe Buch mit seinem größten Kunden in drei verschiedenen Größen:

Bei 10 % des Volumens ist der Verlust des Kunden ein schlechtes Quartal. Bei 20 % halbiert er den Gewinn der Rösterei. Bei 40 % macht die Rösterei in dem Monat, in dem der Kunde geht, Verlust und braucht dreizehn neue kleine Cafés, um zurückzukommen — bei einem neuen Kunden im Monat also über ein Jahr.

Große Kunden bringen außerdem Verhandlungsmacht mit. Ein Café, das ein Drittel deiner Röstung ist, weiß das, und das Gespräch über die nächste Preiserhöhung läuft anders. In Fresh Cups Umfrage vom März 2026 unter 13 US-Röstereien, die steigenden Rohkaffeepreisen gegenüberstehen, hatte eine Rösterei die Preise für einige Kunden gesenkt, um sie zu halten.

Eine gesunde Mischung aus Ankerkunden, mittleren und kleinen

Ein widerstandsfähiges Großhandelsbuch hat ein paar Ankerkunden, die das Volumen tragen, eine mittlere Gruppe, die den meisten Gewinn trägt, und einen langen Schwanz kleiner Kunden, bei denen kein einzelner Verlust wehtut. Hier ein Beispielbuch mit 16 Kunden und 128 kg pro Woche, mit erfundenen Cafés:

Dieses Buch liegt genau auf der Grenze. Sein größter Kunde ist 20 % des Volumens und seine Top fünf sind 63 %. Es ist nicht in Schwierigkeiten, aber der nächste Kunde, den es gewinnt, sollte nicht noch ein Hotel von der Größe des Harbour sein; es sollten drei oder vier Cafés im Bereich von 4 bis 8 kg sein, was den Top-1-Anteil auf rund 18 % senken würde, ohne jemanden zu verlieren.

Wie du die Kundenkonzentration misst

Miss die Konzentration als den Anteil deines Großhandels, den dein größter Kunde und deine fünf größten ausmachen, über die letzten 90 Tage oder 12 Monate. Zwei Zahlen, jedes Quartal geprüft:

Top-1-Anteil

Größter Kunde ÷ Summe. Faustregel: unter rund 20 %.

Top-5-Anteil

Die fünf größten Kunden zusammen ÷ Summe. Faustregel: unter rund 60 %. Ein Buch mit weniger als zehn Kunden wird eine Weile darüber liegen; es geht darum, dass der Wert fällt.

Nimm den Rohertrag statt der Kilo, wenn du kannst. Ein Ankerkunde mit Sonderpreisen kann 20 % deiner Kilo und 12 % deines Gewinns sein, und ein kleines Café, das nur deinen teuersten Single Origin kauft, kann mehr einbringen, als sein Volumen vermuten lässt. Der Umsatzwert ist die zweitbeste Größe, und für einen ersten Blick reichen die Kilo.

Eine Tabelle macht das mit einem SUMMEWENN pro Kunde über deinen Bestellexport, absteigend sortiert. Achte auf die Richtung und nicht nur auf die Höhe. Ein Top-1-Anteil, der in zwei Quartalen von 14 % auf 19 % klettert, ist meist nicht dein größter Kunde, der wächst; es ist der Rest des Buchs, der schrumpft, und das sind die Kunden, die still werden, bevor sie gehen.

Wie viele Kunden dein Markt hergibt

Der Rechner beantwortet, wie viele Kunden du brauchst. Der Markt beantwortet, wie viele du bekommen kannst. Perfect Daily Grind stellte die Frage im September 2026 deutlich: Bei über 700 Röstereien allein in Großbritannien ist die Obergrenze für eine Rösterei nicht, wie viel Kaffee die Leute trinken, sondern wie viele Großhandelskunden es in vernünftiger Fahrweite gibt und wie viele davon schon mit jemand anderem zufrieden sind.

Zähl deine, bevor du um eine Zahl herum planst. Nimm die Cafés, Restaurants, Hotels, Bäckereien und Büros auf deiner Liefertour, zieh die Ketten mit Konzernvertrag und die ab, die selbst rösten, und du hast den echten Pool. Wenn du dreißig Kunden brauchst und der Pool achtzig ist, heißt der Plan ganz gewöhnlicher Vertrieb. Wenn der Pool vierzig ist, muss sich der Plan ändern: eine weitere Tour, eine zweite Tour, größere Kunden pro Halt, oder mehr Umsatz aus den Kunden, die du schon hast, statt aus neuen.

Ein enger Markt zeigt sich auch in den Bedingungen. Wo jedes Café schon eine Rösterei hat, sind die, die schnell wechseln, meist die, die mit Preis oder Service unzufrieden sind, und die zwei Fenster, die sich verlässlich öffnen, sind eine Neueröffnung und ein Café, das gerade im Stich gelassen wurde. Das ist mehr ein Akquise- als ein Preisproblem — siehe wie du Großhandelskunden gewinnst.

Die Kunden halten, die du hast

Der günstigste Weg, weniger neue Kunden zu brauchen, ist, weniger bestehende zu verlieren. Im Rechner halbiert eine Senkung der Fluktuation von 2 % auf 1 % im Monat die neuen Kunden, die du brauchst, um zu halten. Kunden kündigen selten; sie bestellen erst später und in kleineren Mengen, und das siehst du Wochen vorher, wenn du jedes Café an seinem eigenen Bestellrhythmus misst. Und wenn du neue brauchst, such nach der Kundengröße, die deine Mischung verbessert, nicht einfach nach dem größten Café, das ja sagt.

Fragen, die Röster stellen

Wie viele Großhandelskunden braucht eine Kaffeerösterei?

Teile den monatlichen Rohertrag, den du aus dem Großhandel brauchst, durch den Rohertrag, den ein durchschnittlicher Kunde im Monat bringt. Ein Café mit 8 kg pro Woche bei 7,29 € Rohertrag pro Kilo bringt rund 253 € im Monat, für 4.000 € im Monat braucht es also 16 solcher Kunden. Rechne dann die Kunden dazu, die du jedes Jahr verlierst, damit das Buch nicht schrumpft.

Wie viel Rohertrag bringt ein Großhandelskunde einer Rösterei?

Kilo pro Woche mal Rohertrag pro Kilo mal 52, geteilt durch 12. Ein Kunde mit 8 kg pro Woche, bei Kaffee zu 18,20 € pro Kilo, der 10,91 € in der Herstellung kostet, bringt 7,29 € pro Kilo, also rund 253 € im Monat oder 3.030 € im Jahr. Ein Kunde mit 4 kg bringt die Hälfte. Nimm deine eigenen Kilo aus der Bestellhistorie, nicht das Volumen, das ein Café versprochen hat.

Welchen Anteil am Großhandelsvolumen sollte ein einzelner Kunde haben?

Als Faustregel: Halte jeden einzelnen Kunden unter rund 20 % des Großhandelsvolumens und deine fünf größten unter rund 60 %. Die Rechnungslegungsstandards behandeln einen Kunden mit 10 % oder mehr des Umsatzes schon als Großkunden, dessen Anteil offengelegt werden muss. Über 20 % kann der Verlust dieses einen Kunden die Hälfte des Gewinns einer kleinen Rösterei mitnehmen.

Wie messe ich die Kundenkonzentration in einem Großhandelsbuch?

Addiere die Kilo jedes Kunden, oder besser seinen Rohertrag, über die letzten 90 Tage oder 12 Monate. Teile den größten Kunden durch die Summe für den Top-1-Anteil, und die fünf größten zusammen durch die Summe für den Top-5-Anteil. Prüf beides jedes Quartal und achte auf die Richtung, nicht nur auf die Höhe.

Mit welcher Kundenfluktuation sollte eine Rösterei planen?

Miss deine eigene: die Kunden, die in den letzten 12 Monaten aufgehört haben zu bestellen, geteilt durch die Kunden, die du am Anfang hattest. Wenn du keine Historie hast, plane mit einem vorsichtigen Beispielwert wie 2 % im Monat, was über ein Jahr rund einen von fünf Kunden kostet, und ersetz ihn, bevor es passiert.

Sollte eine kleine Rösterei einen sehr großen Großhandelskunden annehmen?

Ja, wenn er so bepreist ist, dass er bei seinem Volumen Geld bringt, und wenn du vom ersten Tag an planst, genug kleinere Kunden zu gewinnen, um ihn wieder unter rund 20 % des Volumens zu drücken. Halte Preis, Zahlungsziel und Kündigungsfrist schriftlich fest, und kauf keine Geräte und stell niemanden allein für ihn ein.

Wo Order Book hineinpasst

Die Auswertungsseite von Order Book zeigt, von wem das Buch abhängt: der Wert jedes Kunden über die letzten neunzig Tage, größter zuerst, mit seinem Anteil an der Summe und seiner Bruttomarge, wo jeder Kaffee einen Rohkaffeepreis und einen Röstverlust trägt. Die Buchbewegung teilt die Veränderung jedes Monats in neue Kunden, zurückgewonnene Kunden, Wachstum, Rückgang und Abwanderung auf, sodass du siehst, ob Wachstum echt ist oder nur ein Kunde größer wird.

Damit die Fluktuation niedrig bleibt, misst die Drift-Erkennung jedes Café an seinem eigenen Bestellrhythmus und seiner Warenkorbgröße und setzt die, die langsamer werden, auf eine Anrufliste, mit derselben Liste in einer E-Mail am Montag. Wer gegangen ist, bekommt beim Archivieren einen Grund — Preis, Qualität, geschlossen, Lieferant gewechselt —, und die Auswertungen zeigen, warum sie gegangen sind.

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