WooCommerce für den Kaffee-Großhandel

Brauche ich ein Großhandels-Plugin für WooCommerce, um Kaffee an Cafés zu verkaufen?

Kurz gesagt. Nein: Behalte WooCommerce für den Retail und gib jedem Café ein eigenes Konto in Order Book, zu seinen eigenen Preisen, ohne etwas in WordPress zu installieren. Die Cafés und ihre bisherigen Bestellungen kommen über einen CSV-Export aus WooCommerce, und Umsatzsteuer und Rechnungen bleiben in der Buchhaltungssoftware, die du schon nutzt.

Was ein Stapel Großhandels-Plugins kostet

WooCommerce hat von Haus aus keine Großhandels- oder B2B-Funktionen, und auf der Roadmap steht auch keine. Alles, was ein Café-Konto braucht, kommt aus Plugins, und im Oktober 2026 haben wir die Ein- und Zwei-Sterne-Bewertungen von einem Dutzend davon gelesen. Dieselben Beschwerden kehren bei verschiedenen Anbietern und über Jahre wieder.

Mehrere Plugins, nicht eines. Preise nach Rolle, ein Schnellbestellformular, Mindestmengen, versteckte Kategorien, Zahlungsziel und eine Versandkostentabelle sind meist jeweils ein eigenes Produkt. Ein typischer Großhandelsshop läuft mit 4 bis 7 kostenpflichtigen Plugins.
Die Lizenzen. Die gängigen Großhandels-Pakete kosten etwa 200 bis 600 Dollar im Jahr, vor jedem Zusatz für Umsatzsteuer, Rechnungen oder Cache. Bei sechs Plugins klagen Händler, dass ein Einführungspreis zum vollen Preis verlängert wurde oder eine abgelaufene Lizenz sie ausgesperrt hat oder schwer zu kündigen war.
Die Updates. Bei sieben Plugins klagen Händler, dass ein Update oder ein Konflikt mit einem anderen Plugin den Shop zerlegt hat, in einem Fall zweimal mitten in der Hauptsaison. Sechs sollen den Warenkorb oder das Bestellformular verlangsamen, eines schon ab 20 bis 30 Produkten im Warenkorb.
Der Support. Zu acht Plugins gibt es Bewertungen über Tickets, die wochenlang unbeantwortet blieben.
Das Vertrauen. Ein Großhandels-Plugin, Wholesale Market, wurde am 3. August 2026 auf wordpress.org wegen eines Sicherheitsproblems geschlossen. Ein Shop, der es noch nutzt, bekommt von dort keine Updates mehr.

Die Lizenzen sind günstiger als Order Book, das bei 49 € im Monat beginnt. Die Kosten liegen woanders: die Stunden fürs Testen von Updates, die Bestellung, die hängen blieb, und das Café, das den falschen Preis gesehen hat. Die Plugins einzeln verglichen.

Vier Dinge, die sich ändern, wenn der Großhandel aus dem Shop zieht

Ein Konto je Café statt 4 bis 7 Plugins. Jedes Café meldet sich mit der Adresse an, die du schon hast, ohne Passwort, und sieht seine eigenen Preise mit der üblichen Bestellung ganz oben. Es ist ein einziges Produkt, mit allen Funktionen in jedem Tarif, und nichts in WordPress, das installiert, aktualisiert oder deinstalliert werden muss.
Keine Verlängerung, die dich aussperrt. Order Book ist ein Monatstarif ohne Jahreslizenz. Die 30 Tage Test brauchen keine Karte, im Buch hört nichts auf zu funktionieren, wenn sie enden, und ein Admin kann jederzeit alles, was deine Rösterei in Order Book hat, als eine Datei herunterladen.
Kein Cache, der den falschen Preis zeigt. Ein Plugin setzt Preise nach der Kundenrolle in einem Shop, und ein Seiten-Cache kann die Preise des einen Kunden einem anderen ausliefern; drei Anbieter haben genau dazu Hilfeartikel. In Order Book liegen die Preise des Cafés auf seinem eigenen Konto, also gibt es keine gemeinsame Seite, die gecacht werden könnte.
Die Umsatzsteuer bleibt bei deiner Buchhaltung. Order Book stellt keine Rechnungen aus und übernimmt keine umsatzsteuerliche Rolle. USt-IdNr., Steuersätze und Rechnungen bleiben in dem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das du heute nutzt, und die Rechnung, die du dort ausstellst, hängt an der Bestellung, wo das Café sie sieht. So funktioniert das.

Was in WooCommerce bleibt

Dein Retail-Shop, das Theme, die Domain und der Checkout.
Retail-Bestellungen, Abos und Zahlungen von Endkunden.
Deine Retail-Produktseiten. Der Großhandelskatalog wird einmal in Order Book angelegt, mit Preislisten je Kundenart darüber.

Was zu Order Book zieht

Aufgabe	WooCommerce mit Plugins	In Order Book
Großhandelspreise	Eine Rolle je Preisstufe oder eine Rolle je Kunde	Eine Katalogvorlage je Kundenart, Abweichungen je Café, Mengenstaffeln
Wer welchen Preis sieht	Die Rolle, solange der Cache so eingestellt ist, dass er sie beachtet	Das eigene Konto des Cafés, und kein anderes
Nachbestellungen	Retail-Warenkorb oder das Formular eines Plugins, oder eine WhatsApp-Nachricht	Die übliche Bestellung des Cafés ganz oben, zu seinen Preisen; es setzt die Mengen und bestätigt
Lieferung	Bestellstatus, von dir gesetzt	Das Café markiert die Bestellung mit „Erhalten“; ein gemeldetes Problem wird auf der Bestellung gutgeschrieben
Preisänderungen	Rollenpreise ändern und den Cache leeren	Geplant, wobei jedem Café sein eigener neuer Preis vor dem Start gesagt wird
Rechnungen und Umsatzsteuer	Noch ein Plugin oder dein Buchhaltungsprogramm	Dein Buchhaltungsprogramm, wie heute; die Rechnung hängt an der Bestellung
Zahlung	Karte im Checkout oder ein Plugin für Zahlungsziele	Überweisung zu den Bedingungen, die du je Café festlegst, beim Kunden erfasst, mit laufendem Saldo, oder die Bestellung als bezahlt markiert
Wer wegrutscht	Nichts	Jeder Kunde an seinem eigenen Rhythmus gemessen, eine Anrufliste, eine Montagsübersicht
Der Morgen	Bestellungen exportieren und den Röstplan in einer Tabelle bauen	Röstplan, Packliste, Tourenliste und Lieferscheine aus bestätigten Bestellungen
Updates	Deine Sache, auf deinem Server zu testen	Nichts auf deinem Server installiert, das aktualisiert werden müsste

Eine Karte im Checkout nimmt einen Prozentsatz jeder Großhandelsbestellung; eine Überweisung mit Zahlungsziel nicht. Rechne mit deinen eigenen Zahlen.

So kommen deine WooCommerce-Cafés mit

Order Book hat keine Verbindung zu WooCommerce. Es hat einen CSV-Import auf der Seite Kunden, und ein WooCommerce-Export geht dort durch, sobald ein paar Spalten umbenannt sind.

Exportiere deine Bestellungen aus WooCommerce als CSV. Der Bestellbericht im Analysebereich hat einen Download-Knopf, und jedes Plugin zum Bestellexport, das du schon hast, geht auch.
Behalte nur die Großhandelszeilen. Jeder Name in der Datei wird zu einem Kunden, und Kunden zählen für deinen Tarif, also lösche vorher die Endkunden.
Benenne die Spalten so um, dass sie zur Vorlage in der App passen (Vorlage herunterladen, unter „Eine CSV mit dem Bestellverlauf importieren“). Zwei sind Pflicht: date und client. Der Rest ist optional: total, email, item, quantity und unit_price. Die Namen bleiben englisch, Groß- und Kleinschreibung ist egal, und Spalten mit anderen Namen werden ignoriert.
- client enthält den Namen des Cafés, in jeder Zeile gleich geschrieben. Eine andere Schreibweise wird ein zweiter Kunde.
- email ist die Adresse, mit der sich das Café anmelden wird, wenn du sie hast.
- Mit einer Zeile je Bestellung reicht total. Mit einer Zeile je Position nimm item, quantity und unit_price; Zeilen mit gleichem Datum und gleichem Kunden werden zu einer Bestellung.
- Datumsangaben gehen als ISO (2026-09-02) oder mit dem Tag zuerst (02.09.2026). Negative Summen sind Erstattungen und bleiben draußen.
Speichere sie als kommagetrennte CSV in UTF-8, unter 25 MB, und importiere sie. Schon importierte Bestellungen werden übersprungen, ein zweiter Import schadet also nicht. Deutsches Excel trennt beim Speichern oft mit Semikolon; das liest der Import nicht.
Leg deine Kaffees unter Produkte an. Der Import bringt Kunden und ihren Bestellverlauf, keine Produkte.
Lade jedes Café ein. Es meldet sich mit der Adresse an, die du für es hast, und seine nächste Bestellung läuft über Order Book. Der Retail läuft in WooCommerce unverändert weiter.

Aus den bisherigen Bestellungen ermittelt Order Book den Rhythmus jedes Cafés, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich, und wer ihn gebrochen hat, steht vom ersten Tag an auf der Anrufliste. Wie du einen Kunden erkennst, der still wird. Wenn dein Großhandel in einer Tabelle lebt statt in WooCommerce, sind die Schritte dieselben: weg von der Tabelle.

Und das Plugin, das ich schon bezahle?

Manche Röstereien behalten es für die wenigen Kunden, die unbedingt im Shop mit Karte kaufen wollen, und holen alle anderen auf ein eigenes Konto. Wenn das letzte Café umgezogen ist, kann das Plugin weg, samt dem, was es im Theme hinterlassen hat. Die Großhandels-App wechseln, Schritt für Schritt. Du bist auf Shopify? Shopify für den Kaffee-Großhandel.

Kostenlos starten und deine WooCommerce-Cafés importieren, oder lies, was es kostet.

Plugin-Preise, die Zahl der Bewertungen und die Schließung auf wordpress.org stammen von öffentlichen Seiten, gelesen im Oktober 2026, die Menünamen von WooCommerce aus dessen eigener Dokumentation; alles davon kann sich geändert haben. Wenn hier etwas veraltet ist, schreib an [email protected], und es wird korrigiert.