Großhandelspreis-Rechner für Kaffee

Kurz gesagt. Großhandelspreis pro Kilo = Kosten pro Röstkilo ÷ (1 − Zielmarge), und die Kosten pro Röstkilo sind Rohkaffee ÷ (1 − Röstverlust), plus Verpackung, Arbeit und Energie, Lieferung und Gemeinkosten. Rohkaffee zu 8,00 € pro Kilo bei 15 % Röstverlust sind 9,41 € Rohkaffee in jedem Röstkilo; dazu 0,60 € Verpackung, 1,20 € Arbeit, 1,50 € Lieferung und 0,80 € Gemeinkosten, und der Kaffee kostet 13,51 €, bis er im Caféregal steht. Bei 40 % Bruttomarge sind das 22,52 € pro Kilo ohne MwSt., oder 41 Cent Kaffee in einem doppelten Espresso mit 18 g.

Der Rechner

Alles gilt pro Kilo Röstkaffee und ohne MwSt. Fang bei dem an, was der Rohkaffee dich wirklich frei Haus gekostet hat, einschließlich Fracht, Einfuhrabgaben und der Marge des Importeurs, nicht beim FOB-Preis, den du auf den Beutel druckst. Die Vorgaben sind das gerechnete Beispiel weiter unten; ändere jede einzelne auf deine eigene.

Wenn du nur die Fassung mit Rohkaffee, Verlust, Verpackung und Arbeit willst: die Vorlage für die Preisliste hat einen kürzeren Rechner und das Listenformat, in das die Antwort gehört. Dieser hier nimmt die Kosten dazu, die erst auftauchen, wenn du jede Woche an Cafés lieferst.

Die Formel, ausgeschrieben

Sechs Zeilen, in der Reihenfolge, in der sie passieren. Jede gilt pro Kilo Röstkaffee.

• Rohkaffee pro Röstkilo = Rohkaffeepreis frei Haus pro kg ÷ (1 − Röstverlust)
• Verpackung pro kg = Beutel, Ventil und Etikett pro Beutel ÷ Beutelgröße in kg
• Lieferung pro kg = Kosten einer Anfahrt ÷ durchschnittliche kg pro Anfahrt
• Kosten pro kg = Rohkaffee pro Röstkilo + Verpackung + Arbeit und Energie + Lieferung + Gemeinkosten
• Preis pro kg = Kosten pro kg ÷ (1 − Ziel-Bruttomarge)
• Marge pro kg = Preis pro kg − Kosten pro kg

Zwei Dinge zur fünften Zeile. Es wird geteilt, nicht multipliziert: 40 % Marge sind Kosten ÷ 0,60, also Kosten × 1,667, nicht Kosten × 1,40. Ein Aufschlag von 40 % auf die Kosten ergibt eine Marge von 28,6 %, und Röstereien verlieren ganze Jahre an diesen einen Tastendruck.

Das andere ist, dass der Margenprozentsatz die letzte Entscheidung ist, nicht die erste. Rechne zuerst die Kosten ehrlich aus. Wenn dabei ein Preis herauskommt, den kein Café zahlen wird, ist die Antwort ein anderer Kaffee, eine höhere Mindestbestellung oder eine billigere Anfahrt — nicht eine kleinere Zahl im Margenfeld.

Ein gerechnetes Beispiel: der Hausespresso

Eine Rösterei kauft eine Blendkomponente aus Brasilien und Kolumbien frei Haus zu 8,00 € pro Kilo Rohkaffee. Sie röstet auf 15 % Verlust, packt in 1-kg-Beutel zu 0,60 € für Beutel, Ventil und Etikett und rechnet 1,20 € pro Kilo für die Zeit am Röster, das Packen und das Gas. Sie liefert auf einer Transporter-Tour, auf der eine typische Anfahrt 12 € an Sprit, Fahrzeug und Fahrerzeit kostet und 8 kg trägt. Sie legt 0,80 € pro Kilo Gemeinkosten um: Miete für die Rösterei, Versicherung, Steuerberatung, Telefon.

Sieh dir an, was die Lieferzeile getan hat. Derselbe Kaffee, nur auf Rohkaffee, Verlust, Verpackung und Arbeit bepreist, kostet 11,21 € und käme bei denselben 40 % Marge auf 18,69 €. Anfahrt und Gemeinkosten haben den Preis um 3,83 € pro Kilo bewegt, also gut 20 %. In dieser Lücke steckt die Rösterei, die viel zu tun hat, gut bewertet ist und nichts verdient.

Bei 22,52 € pro Kilo zahlt das Café 41 Cent für den Kaffee in einem doppelten Espresso mit 18 g, vor seinem eigenen Verlust. Bei einem Flat White für 3,50 € sind das rund 14 % von dem, was nach MwSt. bei ihm bleibt. Der Rechner für die Kaffeekosten pro Tasse ist dieselbe Rechnung von der Seite des Cafés aus, und das ist die Fassung, die du einem Inhaber vorlegst, der in Getränken denkt.

Röstverlust, und warum das Bepreisen auf Rohgewicht falsch ist

Im Röster verlässt Wasser die Bohne, ein Kilo Rohkaffee ergibt also kein Kilo Röstkaffee. Irgendwo zwischen 12 und 18 % des Gewichts gehen weg, je nachdem, wie weit du röstest: eine helle Filterröstung verliert weniger, eine dunkle Espressoröstung mehr. Fünfzehn Prozent sind eine faire Mitte, und es lohnt sich, zehn Chargen ein- und auszuwiegen und den eigenen Wert pro Profil zu nehmen statt einer Zahl für die ganze Rösterei.

Der Fehler ist, den Rohkaffeepreis direkt in die Preisliste zu übernehmen. Ein Kilo Röstkaffee brauchte bei 15 % Verlust 1 ÷ 0,85 = 1,176 kg Rohkaffee, der Rohkaffee darin hat also 17,6 % mehr gekostet, als die Rechnungszeile vermuten lässt. Bepreise einen Rohkaffee zu 8,00 €, als wären es 8,00 €, und dir fehlen 1,41 € pro Kilo, bevor du einen einzigen Beutel gekauft hast.

Benötigter Rohkaffee = 1 ÷ (1 − Verlust). Der Aufschlag ist dieselbe Zahl als Prozentsatz.

Zwei Prozentpunkte Röstverlust sind bei diesem Rohkaffee 20 bis 25 Cent pro Kilo, was klein klingt, bis du es mit einem Jahr Rösten multiplizierst. Es ist außerdem das Billigste auf dieser Seite, das sich messen lässt: eine Waage und ein Notizbuch neben dem Kühlsieb.

Die Rohkaffeepreise selbst bewegen sich schneller als die meisten Preislisten. Der ICE-Arabica-Kontrakt stellte im Februar 2025 mit 440,85 US-Cent pro Pfund einen Rekord auf — rund 9,72 $ pro Kilo bei 1 lb = 0,4536 kg — und wurde Mitte September 2026 um 283 Cent gehandelt, also etwa 6,24 $ pro Kilo. Das sind Dollar, und der Eurokurs bewegt sich ebenfalls; genau darum bleibt diese Seite in Euro pro Kilo und fragt dich nach dem Preis frei Haus, den du wirklich bezahlt hast.

Die Kosten, die Röster weglassen

Frag einen Röster, was ein Kilo kostet, und du bekommst meist Rohkaffee, Verlust, Verpackung und Arbeit. Hier ist, was sonst noch in dieser Woche aus der Rösterei gegangen ist und auf keiner Rechnung ans Café steht:

Die Anfahrt

Sprit, der Transporter, die Versicherung und eine Stunde vom Vormittag von jemandem. Eine Anfahrt für 12 € auf 8 kg sind 1,50 € pro Kilo; dieselbe Anfahrt für ein Café, das 3 kg bestellt, sind 4,00 € pro Kilo, und dieses Café steht wahrscheinlich auf demselben Preis wie alle anderen. Entweder setzt du eine Mindestbestellung, oder du bepreist die kleinen Kunden auf einer anderen Liste, oder du akzeptierst, dass die großen sie bezahlen.

Muster

Jeder Interessent bekommt einen oder zwei Beutel, und aus den meisten Interessenten werden keine Kunden. Zehn Musterkilos im Monat gegen hundert verkaufte Kilo sind 10 % deines Volumens, das zum Selbstkostenpreis rausgeht. Das gehört in die Gemeinkosten, als echte Zeile, nicht als etwas, das du vergisst, weil es ja „nur ein Muster“ war.

Das Einstellen bei einem neuen Kunden

Der erste Vormittag an einer neuen Mühle frisst ein bis zwei Kilo, bevor ein einziges Getränk verkauft ist, und eine gute Rösterei schickt jemanden, der dabeisteht. Das sind ein Tagessatz und ein paar Kilo, ausgegeben, bevor der Kunde irgendetwas gekauft hat. Der Ratgeber zum Einrichten hat den Rest dieser ersten Woche.

Das kostenlose Kilo

Das am Anfang, das nach einem schlechten Beutel, das zu Weihnachten. Jedes für sich ist in Ordnung, die Summe nicht. Zähl sie ein Quartal lang und teile durch die verkauften Kilo: die meisten Röstereien stellen fest, dass 2 bis 5 % ihrer Produktion unbezahlt das Haus verlassen haben, und das geht direkt von der Marge ab, die der Rechner oben ausweist.

Beutel für einen neuen Blend

Bedruckte Beutel kommen in Mindestmengen von einigen Tausend. Wenn ein Saisonblend vier Monate läuft und du Beutel für ein Jahr bestellt hast, sind die ungenutzten Kosten dieses Kaffees und keine Schrankdekoration. Bepreise kleine Auflagen mit den echten Beutelkosten, also der Bestellung geteilt durch das, was du wirklich verkaufen wirst.

Bezahlt werden, und nicht bezahlt werden

30 Tage netto heißt, dass du das Café einen Monat lang finanzierst; eine Kartenzahlung kostet dich einen Prozentsatz der ganzen Rechnung, Kaffee wie Lieferung, was die Seite zu Kartengebühren in Euro ausrechnet. Und schreib etwas ab für das, was überhaupt nie ankommt.

Verliehene Geräte

Eine Mühle als Leihgerät ist Kapital, das im Café eines anderen steht, plus die Servicebesuche. Wenn du verleihst, gehört das monatliche Mindestvolumen, das sie bezahlt, in den Preis, und die Abmachung gehört in einen Leihvertrag für Geräte.

Sorgfaltspflichten beim Import

Die Sorgfaltsprüfung bei Rohkaffee von außerhalb der EU ist inzwischen Arbeit, die jemand pro Partie erledigen und dokumentieren muss. Sie ist klein pro Kilo und nicht null; der EUDR-Ratgeber zeigt, was dazugehört.

Du brauchst für jedes davon keine eigene Zeile im Rechner. Zähl sie für ein Quartal zusammen, teile durch die gerösteten Kilo und schreib das Ergebnis ins Feld für die Gemeinkosten. Die meisten Röstereien, die das zum ersten Mal machen, stellen fest, dass ihre Gemeinkosten pro Kilo doppelt so hoch sind wie geschätzt.

Kostenaufschlag oder Marktpreis?

Der Rechner oben rechnet mit Kostenaufschlag: rechne aus, was der Kaffee kostet, und schlag eine Marge drauf. Die Alternative ist, sich an dem zu orientieren, was andere Röstereien in deiner Stadt verlangen, und die Marge sein zu lassen, was übrig bleibt. Fast jede Rösterei macht von beidem etwas, und die nützliche Frage ist, womit du anfängst.

Kostenaufschlag mit einer prozentualen Marge heißt, dass dein Gewinn pro Kilo mit dem Rohkaffee steigt und fällt. Kostenaufschlag mit einer festen Marge in Euro pro Kilo heißt, dass du die Kosten weitergibst und sonst nichts, was deine günstigen Kaffees gegenüber dem Wettbewerb relativ teurer und deine teuren relativ günstiger macht. Das ist eine bewusste Entscheidung, und Coffee Collective in Kopenhagen sagte Perfect Daily Grind im April 2026, dass es genau aus diesem Grund eine feste nominale Marge auf seine Kaffeekosten schlägt und daneben veröffentlicht, was es FOB zahlt. Sein eigener veröffentlichter Durchschnitt stieg von 5,20 $ pro Pfund im Jahr 2024 auf 6,03 $ im Jahr 2025 — rund 11,46 $ auf 13,29 $ pro Kilo — und eine feste Marge in Euro gibt das weiter, ohne obendrauf noch mitzuwachsen.

Torque Coffees geht in der Fresh-Cup-Umfrage vom März 2026 unter 13 Röstereien, die sich an die Rohkaffeekosten anpassen, noch weiter und bepreist neu, sobald sich der FOB-Preis eines Kaffees ändert, nach oben wie nach unten, und sagt es den Kunden sofort. Der berichtete Preis dafür ist, dass die Kunden jede Bewegung sehen, und einige kleinere Kunden gingen. Das Versprechen, das es trägt, ist die Hälfte nach unten: Wenn du Preise mit dem Markt hebst, musst du sie auch senken, sonst wird die nächste Erhöhung nicht geglaubt.

Nimm die Zeile mit der festen Marge im Rechner, um den Unterschied an deinen eigenen Zahlen zu sehen. Bei den Vorgaben ergeben 40 % Marge 22,52 € pro Kilo und 9,01 € Marge; eine feste Marge von 9,00 € pro Kilo ergibt 22,51 €, fast dasselbe. Zieh den Rohkaffee auf 12 € hoch, und die prozentuale Marge verlangt 30,36 €, während die festen 9,00 € auf 27,22 € kommen. Diese 3,14 € sind die Frage: Ist das Marge, die du dir an teurerem Kaffee verdient hast, oder eine Erhöhung, die das Café als Trittbrettfahren liest? Es gibt keine allgemein richtige Antwort, aber die, die du erklären kannst, ist meistens die, die du verschicken solltest.

Großhandelspreis pro Kilo bei verschiedenen Rohkaffeekosten

Jede Zeile nutzt die vorgegebenen übrigen Kosten: 15 % Röstverlust, 0,60 € Verpackung im 1-kg-Beutel, 1,20 € Arbeit und Energie, 1,50 € Lieferung und 0,80 € Gemeinkosten, also 4,10 € pro Kilo neben dem Rohkaffee. Lies deine Rohkaffeespalte hinunter und dann quer bis zu der Marge, die du willst.

Alle Preise ohne MwSt., pro Kilo Röstkaffee im 1-kg-Beutel. Deine eigene Lieferung und deine Gemeinkosten werden anders aussehen; ändere sie im Rechner, und die Form der Tabelle bleibt dieselbe.

Die Tabelle sagt etwas, bei dem man kurz sitzen bleiben sollte. Eine Bewegung von 2 € pro Kilo beim Rohkaffee — in den letzten zwei Jahren ganz gewöhnlich — sind 2,35 € auf die Kosten pro Röstkilo und 3,92 € auf den Preis bei 40 % Marge. Eine Preisliste ohne Datum ist eine Wette darauf, dass der Rohkaffee sich nicht bewegt, und der Rohkaffee hat sich seit 2024 jedes Jahr bewegt.

Wann du neu bepreisen solltest

Bepreise neu, wenn der Kaffee, den du jetzt röstest, mehr gekostet hat, als die Preisliste annimmt — nicht, wenn der Kontostand es dir sagt. Der Rohkaffee in der Lieferung dieser Woche wurde vor Monaten gekauft; auf den Schmerz zu warten heißt, dass du schon eine Saison zu spät bist.

• Schreib ein Datum auf die Liste. „Diese Preise gelten bis zum 30. April“ ist ein Versprechen, das Cafés schätzen, und eine Erinnerung, die dir sagt, wann du wieder rechnen musst. Sechs Monate kann die Mehrheit der Röstereien halten; zwölf, wenn der Rohkaffee sich bewegt, meistens nicht.
• Bepreise auf den Kontrakt, nicht auf den Kalender, wenn du am Spotmarkt kaufst. Wenn du die nächste Partie zu einem anderen Preis unterschreibst, schick sie am selben Tag durch den Rechner und sieh, was der Kaffee kosten muss.
• Prüfe die Lieferzeile zweimal im Jahr. Sie ändert sich, ohne dass es jemand merkt: ein neues Café am anderen Ende der Stadt, ein Kunde, der von 10 kg auf 4 kg gefallen ist, aber seinen Mittwoch behalten hat, der Sprit.
• Prüfe die durchschnittlichen kg pro Anfahrt pro Kunde nach, nicht nur insgesamt. Ein Kunde, dessen Bestellungen kleiner werden, ist zugleich ein Margenproblem und eine Warnung, dass er auf dem Weg nach draußen ist.
• Kündige 30 Tage vorher an und sag jedem Café seine eigenen neuen Preise. Der Brief, das Telefonskript und die Reihenfolge der Gespräche stehen im Ratgeber zum Erhöhen der Großhandelspreise.

Wenn die Zahl steht, muss sie irgendwohin, wo ein Café sie lesen kann. Die Vorlage für die Preisliste hat die Spalten, die Bedingungen, die darunter gehören, und eine CSV zum Herunterladen, und die Seite mit den Bedingungen behandelt die Mindestbestellung und die Ankündigungsfrist, die den Preis halten.

Fragen, die Röster stellen

Wie berechnet man einen Großhandelspreis für Kaffee pro Kilo?

Teile den Rohkaffeepreis frei Haus durch eins minus deinen Röstverlust, um den Rohkaffee in einem Röstkilo zu bekommen, addiere Verpackung, Arbeit und Energie, Lieferung und einen Anteil an den Gemeinkosten, und teile diese Kosten dann durch eins minus deine Zielmarge. Rohkaffee zu 8,00 € pro Kilo bei 15 % Verlust sind 9,41 € Rohkaffee pro Röstkilo; mit 0,60 € Verpackung, 1,20 € Arbeit, 1,50 € Lieferung und 0,80 € Gemeinkosten liegen die Kosten bei 13,51 €, und bei 40 % Bruttomarge ist der Preis 22,52 € pro Kilo ohne MwSt.

Wie viel schlägt der Röstverlust auf die Kosten eines Kilos Kaffee?

Bei 15 % Röstverlust braucht ein Kilo Röstkaffee rund 1,18 kg Rohkaffee, die Rohkaffeekosten pro Röstkilo liegen also 17,6 % über dem Preis auf der Rohkaffee-Rechnung. Bei 12 % Verlust sind es 13,6 % mehr und bei 18 % sind es 22 % mehr. Wer auf das Rohgewicht statt auf das Röstgewicht bepreist, setzt die Kosten jedes verkauften Beutels zu niedrig an.

Gehört die Lieferung in den Kilopreis oder wird sie getrennt berechnet?

Rechne sie in den Kilopreis ein und stelle sie nur unterhalb einer Mindestbestellung getrennt in Rechnung. Eine Anfahrt für 12 €, verteilt auf 8 kg, sind 1,50 € pro Kilo — mehr als Verpackung und Arbeit bei den meisten Röstereien zusammen, und genau die Kosten, die verschwinden, wenn ein Café seine Bestellung halbiert, seinen Liefertag aber behält.

Welche Bruttomarge sollte eine Rösterei im Großhandel machen?

Es gibt keine Standardzahl, und ein Prozentsatz allein sagt gar nichts, solange Lieferung und Gemeinkosten nicht in den Kosten stecken. Entscheide, wie viel Marge in Euro pro Kilo jeder Kunde beitragen soll, prüfe, welcher Prozentsatz das beim heutigen Rohkaffeepreis ist, und sieh nach, ob es noch trägt, wenn der Rohkaffee sich um 2 € pro Kilo bewegt. Ein Preis, der nur bei einem einzigen Rohkaffeepreis überlebt, ist kein Preis, sondern ein Zufall.

Wie oft sollte eine Rösterei ihre Großhandelsliste neu bepreisen?

Schreib ein Datum auf die Liste und prüfe an diesem Datum, statt neu zu bepreisen, wenn die Marge schon weg ist. Arabica wurde im Februar 2025 zu 440,85 US-Cent pro Pfund gehandelt und im September 2026 bei rund 283 Cent; eine Liste, die gegen den Rohkaffee eines Jahres geschrieben wurde, kann vom nächsten weit entfernt sein. Sechs Monate sind eine vernünftige Bindung, die man Cafés versprechen kann, solange der Markt sich bewegt; zwölf sind ein Versprechen, das du vielleicht nicht halten kannst.

Warum kostet ein 250-g-Beutel mehr als ein Viertel des Kilopreises?

Weil Beutel, Ventil und Etikett ungefähr gleich viel kosten, egal was hineinkommt; ein 250-g-Beutel trägt also die vierfache Verpackung pro Kilo. Bei 0,60 € Verpackung kommt ein Kaffee, der im 1-kg-Beutel 22,52 € pro Kilo kostet, für 250 g auf 6,38 €, also 25,52 € pro Kilo. Röstereien, die kleine Beutel schlicht als Viertel des Kilopreises bepreisen, verlieren bei jedem einzelnen die Differenz.

Wo Order Book hineinpasst

Diese Seite bepreist einen Kaffee einmal. Was sie nicht kann, ist dir zu sagen, was du wirklich verdient hast, denn das hängt davon ab, welches Café was gekauft hat, zu welchem Preis, auf welcher Anfahrt. In Order Book kann jeder Kaffee seinen Rohkaffeepreis und seinen Röstverlust tragen, sodass die Kosten dem Rohkaffee folgen, und die Auswertungsseite zeigt die Bruttomarge pro Kaffee und pro Kunde gegen die Preise, die diese Cafés wirklich gezahlt haben. Die durchschnittlichen kg pro Anfahrt stehen auch dort, pro Kunde — die Eingabe auf dieser Seite, bei der Röster am meisten raten.

Wenn sich der Preis ändert, schreibst du ihn einmal mit dem Startdatum, und jedes Café erfährt vorher seine eigenen neuen Preise, in seiner eigenen Sprache. Schon aufgegebene Bestellungen werden nicht neu bepreist. Rechnungen kommen weiter aus deinem eigenen Rechnungsprogramm; Order Book trägt die Bestellung, die Preise und den Lieferschein.

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