Vorlage für eine Großhandels-Preisliste

Kurz gesagt. Eine gute Großhandels-Preisliste hat eine Zeile pro Kaffee und Beutelgröße, Preise ohne MwSt., einen Kilopreis, damit Cafés Größen vergleichen können, höchstens eine Mengenstaffel, ein Datum, bis zu dem die Preise gelten, und darunter die Bedingungen: Mindestbestellung, Liefertage, Bestellschluss, Lieferkosten und Zahlungsziel. CSV-Vorlage herunterladen.

Die Vorlage

Kopiere das in eine Tabelle, oder lade die CSV herunter, die sich in Excel, Numbers und Google Sheets öffnet. Die Datei ist das englische Original: die Spaltenüberschriften darin stehen auf Englisch, die Reihenfolge ist dieselbe wie in der Tabelle unten. Die Preise sind ein Beispiel, gerechnet mit dem Rechner weiter unten. Ersetze sie durch deine eigenen.

Wofür jede Spalte da ist

Kaffee, Herkunft und Aufbereitung

Nenne ihn so, wie das Café am Telefon danach fragen wird. Herkunft und Aufbereitung stehen in einer eigenen Spalte, damit ein Barista überfliegen kann, was er sucht, ohne Tasting-Notizen zu lesen.

Preis ohne MwSt.

Immer ohne MwSt., und schreib es oben hin. Gewerbliche Käufer holen sich die MwSt. zurück und vergleichen Nettopreise; eine Liste, die beides mischt, bringt dir einen Anruf mit der Frage, was denn nun gilt.

Pro kg

Die Zahl, die ein Café wirklich vergleicht, zwischen deinen Größen und gegen die Rösterei in der nächsten Straße. Wenn du sie selbst zeigst, sieht ein 250-g-Beutel neben einem Kilo nicht mehr billig aus.

Ab 10 kg

Eine Mengenstaffel, bei den Kaffees, wo Menge wirklich vorkommt. Mehr als zwei Staffeln und niemand weiß mehr, was er zahlen wird; eine Staffel auf den Entkoffeinierten belohnt niemanden.

UVP

Nur auf Endkunden-Beuteln, die das Café weiterverkauft. Sie schützt deinen eigenen Webshop-Preis und sagt dem Café, welche Marge im Regal für es drin ist.

Verfügbar bis

Saisonkaffees gehen zu Ende. Das Datum auf der Liste spart dir die E-Mail, in der ein Café es an dem Tag erfährt, an dem es bestellt.

Die Bedingungen unter der Liste

Der meiste Streit mit einem Großhandelskunden dreht sich um etwas, das nie aufgeschrieben wurde. Schreib das hier unter die Preise, auf dieselbe Seite:

• Preise gültig bis zu einem Datum, und wie viel Vorlauf du vor einer Änderung gibst. Dreißig Tage sind üblich und fair, wenn die Rohkaffeepreise sich bewegen.
• Mindestbestellung, in Kilo oder Euro, und ob sie pro Lieferung gilt.
• Liefertage und Bestellschluss. „Bestellung bis Montag 12:00 Uhr, Lieferung am Mittwoch“ ist ein Satz, der die WhatsApp-Nachricht am Dienstagabend verhindert.
• Lieferkosten, und ab welchem Bestellwert die Lieferung frei ist.
• Zahlungsziel. 15 oder 30 Tage netto per Überweisung ist im Café-Großhandel normal. Wenn du Karten annimmst, wisse, was sie dich kosten.
• Geräte, wenn du Mühlen oder Espressomaschinen verleihst: das monatliche Mindestvolumen, das zur Leihmaschine gehört.
• Wen man anruft für Bestellungen, und wen bei Qualitätsproblemen.

Wie du ein Kilo bepreist

Fang bei dem an, was der Kaffee im Beutel kostet, nicht bei dem, was die Rösterei in der nächsten Straße verlangt. Vier Eingaben:

1. Rohkaffeepreis pro Kilo, frei Haus: einschließlich Fracht und Importkosten.
2. Röstverlust. Wasser verlässt die Bohne, ein Kilo Rohkaffee ergibt also kein Kilo Röstkaffee. 15 % liegt in der Mitte der üblichen Spanne; wiege ein paar Chargen und nimm deinen eigenen Wert.
3. Verpackung pro Beutel: Beutel, Ventil, Etikett und der Anteil am Karton.
4. Arbeit pro Beutel: rösten, packen und die Zeit, die auf den Kunden geht.

Rohkaffee im Beutel = Rohkaffeepreis ÷ (1 − Röstverlust) × Beutelgewicht. Kosten = Rohkaffee im Beutel + Verpackung + Arbeit. Preis = Kosten ÷ (1 − Zielmarge).

Gerechnetes Beispiel: Rohkaffee zu 8,00 € pro Kilo bei 15 % Röstverlust sind 9,41 € Rohkaffee in jedem Röstkilo. Dazu 0,60 € Verpackung und 0,90 € Arbeit, und ein 1-kg-Beutel kostet 10,91 €. Bei einer Ziel-Bruttomarge von 40 % ist der Preis 10,91 € ÷ 0,60 = 18,19 €, und daher kommt der Hausespresso oben.

Eine Liste, oder eine pro Kundenart?

Die meisten Röstereien landen bei zwei bis vier: Cafés, Restaurants, Büros, die weniger und seltener bestellen, und Läden, die Endkunden-Beutel weiterverkaufen. Mehr Listen als das, und niemand weiß mehr, welches Café auf welcher steht. Sonderpreise für deine größten Kunden gehören als Ausnahme auf diesen Kunden, nicht in eine weitere Liste.

Fehler, die Marge kosten

• Einmal bepreisen und nie wieder. Rohkaffeepreise bewegen sich. Ein Preis, der auf dem Rohkaffee des letzten Jahres beruht, kann dieses Jahr unter den Kosten liegen, während die Preisliste noch gesund aussieht.
• Rabattcodes statt Preisen. Ein Code im Endkundenshop ist ein Preis, den jeder finden und weitergeben kann.
• Ein PDF, einmal verschickt. Ein halbes Jahr später bestellt die Hälfte deiner Cafés aus einer alten Fassung. Schick bei jeder Änderung die aktuelle Liste, mit Datum.
• Staffeln, die niemand erreicht. Ein Preis ab 50 kg pro Bestellung, den kein Café bestellt, ist eine Zeile, die die Liste nur schwerer lesbar macht.
• Keine Ankündigung bei einer Preisänderung. Ein Café, das es von der Rechnung erfährt, schaut sich nach anderen Röstereien um. So werden Kunden still.

Wo Order Book hineinpasst

Eine Preisliste in einer Tabelle funktioniert, bis die Cafés aus verschiedenen Fassungen davon bestellen. In Order Book ist die Liste der Katalog, aus dem jedes Café bestellt: eine Vorlage pro Kundenart, ein eigener Preis für jeden einzelnen Kunden, und Mengenstaffeln, die greifen, während das Café die Bestellung füllt. Wenn sich der Rohkaffee bewegt, schreibst du die Preisänderung einmal mit dem Startdatum, und jedes betroffene Café erfährt seine eigenen neuen Preise vor diesem Datum. Jeder Kaffee kann seinen Rohkaffeepreis und seinen Röstverlust tragen, sodass die Kosten pro Beutel dem Rohkaffee folgen, und die Auswertungsseite zeigt die Marge, die du wirklich machst.

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