Großhandelspreise erhöhen: wann und wie

Kurz gesagt. Rechne die Erhöhung aus deinen Kosten pro Röstkilo aus, nicht aus einem runden Prozentsatz. Gib mindestens 30 Tage Vorlauf. Ruf deine größten Kunden zuerst an, und schick dann jedem Café einen kurzen Brief mit seinen eigenen neuen Preisen, dem Grund und dem, was die Erhöhung pro Getränk bedeutet: 1 € pro Kilo sind rund 2 Cent oder weniger pro doppeltem Espresso. Sag dazu, wie lange die neuen Preise halten.

Wann sollte eine Rösterei die Großhandelspreise erhöhen?

Erhöhe die Preise, wenn der Kaffee, den du jetzt röstest, mehr gekostet hat, als die Preisliste annimmt — nicht, wenn dir endgültig die Marge ausgeht. Der Beitrag von Daily Coffee News aus dem Februar 2025 darüber, wie Röstereien ihre Preise erhöhen sollten, nannte es die Strategie „price it as you buy it“ — bepreise es so, wie du es einkaufst. Die dort zitierten Rohkaffee-Importeure sagten den Röstereien, sie sollten jetzt erhöhen: Bob Fulmer von Royal Coffee sagte „sofort, wenn nicht früher“, und Carl Walker von Walker Coffee Trading sagte den Röstern, sie sollten „bepreisen, sobald sie es übernehmen“.

Der Grund ist das Timing. Wie ein Röster Fresh Cup in 10 Things Your Wholesale Roaster Wants You To Know (August 2026) sagte: Der Rohkaffee in der Bestellung eines Cafés wurde sechs Monate bis ein Jahr bezahlt, bevor das Café seine Bestellung überhaupt bekommt. Eine Rösterei, die darauf wartet, dass der Preis auf dem Bankkonto auftaucht, ist schon eine Saison zu spät. Dieselbe Umfrage ergab, dass gut die Hälfte der befragten Röstereien 2027 erneut erhöhen wollte.

Warten kostet auf eine Weise, die leicht zu übersehen ist. In der Fresh-Cup-Umfrage vom März 2026 unter 13 US-Röstereien, die sich an die Rohkaffeepreise anpassen, sagte ein Inhaber, er müsste die Großhandelspreise um 75 bis 100 % erhöhen, um die Margen von vor 18 Monaten zu halten. Diesen Brief kann niemand verschicken. Mehrere kleine Erhöhungen zur rechten Zeit sind das, was ihn verhindert.

Rohkaffee fällt auch. Wenn du auf dem Weg nach oben bepreist, wie du einkaufst, dann sag, dass du es auf dem Weg nach unten genauso machst — und mach es. Dieses Versprechen ist das, was die nächste Erhöhung glaubwürdig macht.

Um wie viel solltest du die Großhandelspreise erhöhen?

Erhöhe um den Anstieg deiner Kosten pro Röstkilo, plus die Marge, die diese Kosten deiner Entscheidung nach tragen sollen. Fang bei denselben vier Eingaben an wie im Rechner für den Kilopreis: Rohkaffeepreis, Röstverlust, Verpackung und Arbeit.

Gerechnetes Beispiel: Dein Hausespresso war auf Rohkaffee zu 8,00 € pro Kilo bepreist. Die neue Partie kostet 9,50 €. Bei 15 % Röstverlust geht der Rohkaffee in jedem Röstkilo von 9,41 € auf 11,18 €, also 1,77 € mehr. Verpackung (0,60 €) und Arbeit (0,90 €) haben sich nicht bewegt, die Kosten eines 1-kg-Beutels gehen also von 10,91 € auf 12,68 €.

Die beiden Spalten sind eine echte Entscheidung. Dieselbe prozentuale Marge zu halten heißt, dass dein Gewinn pro Kilo mit dem Rohkaffee steigt, und das Café zahlt auch dafür. Dieselbe Marge in Euro pro Kilo zu halten gibt genau die Kosten weiter und nicht mehr, was leichter zu erklären und leichter zu akzeptieren ist. Wenn die Erhöhung hart ausfällt, ist die rechte Spalte die, die sich leichter verteidigen lässt. Sieh dir die Marge getrennt und offen an, wenn sich die Lage beruhigt hat.

Manche Röstereien machen eine feste Marge in Euro pro Kilo zu ihrem ganzen Preismodell. Coffee Collective in Kopenhagen sagte Perfect Daily Grind im April 2026, dass es eine feste nominale Marge auf seine Kaffeekosten schlägt, was seine günstigeren Kaffees gegenüber dem Wettbewerb relativ teurer und seine teuren relativ günstiger macht. Torque Coffees in San Diego bewegt in der Fresh-Cup-Umfrage seine Preise mit dem FOB-Preis des Rohkaffees, nach oben wie nach unten, auf einer festen Marge, und sagt es den Kunden sofort. Der Preis dafür ist, dass das Café jede Bewegung sieht.

In einem Schritt oder schrittweise erhöhen?

Schrittweise, wenn du früh genug anfängst, um die Wahl zu haben. Der Beitrag von Perfect Daily Grind aus dem Mai 2025 darüber, wie Röstereien Preise erhöhen, ohne Marktanteile zu verlieren, argumentiert, dass Röster, die alles in einer großen Anpassung zurückholen wollen, die Beziehungen im Großhandel beschädigen, und dass kleinere Erhöhungen über einen längeren Zeitraum besser funktionieren.

Schrittweise funktioniert nur, wenn du ehrlich sagst, dass noch mehr kommen kann. David Jameson von Danelaw Coffee in Großbritannien sagte demselben Artikel, er habe erklärt, dass eine Komponente seiner Blends zwischen zwei Bestellungen um 38 % gestiegen sei, und seine Kunden gewarnt, dass eine zweite Erhöhung folgen könne, wenn der Markt bis zur mittelamerikanischen Ernte nicht falle. Alle bis auf einen Kunden haben es akzeptiert.

In der Fresh-Cup-Umfrage reichten die Erhöhungen von keiner bis 40 %, mit einem Median um 15 %. Neun der dreizehn sagten, sie hätten über die Erhöhungen keine Kunden verloren; die anderen vier hatten welche verloren. Torque, das jede Bewegung sofort weitergibt, war eines derer, die einige kleinere Kunden verloren, und der Inhaber merkte an, dass seine Preise in seinem Markt ohnehin schon am oberen Ende lagen.

Bestehende Kunden, neue Kunden und Preisbindungen

Neue Kunden sollten zu den heutigen Preisen starten, bestehende können sich langsamer bewegen. Half Mile Coffee erhöhte in der Fresh-Cup-Umfrage die Preise für seine bestehenden Partner langsamer und setzte neue Kunden auf die aktuellen Marktpreise. Das ist beiden gegenüber fair: Das Café, das seit drei Jahren bei dir kauft, bekommt Zeit, und dem neuen Café wird ein Preis genannt, mit dem du leben kannst.

Eine Preisbindung ist ein Versprechen, das du im Tausch gegen die Erhöhung anbieten kannst. De Fer Coffee & Tea in Pittsburgh erhöhte Anfang 2025 und verpflichtete sich, die Preise 12 Monate zu halten, gab gegenüber Fresh Cup aber zu, dass die Bindung die Marge unangenehm zusammendrücke. Wenn du eine Bindung anbietest, mach sie so, dass du sie dir leisten kannst — meist heißt das sechs Monate statt zwölf, solange der Rohkaffee sich schnell bewegt.

Schreib pro Kunde auf, auf welcher Stufe jedes Café steht und wann die nächste beginnt. Ein Café, das merkt, dass es für denselben Beutel mehr zahlt als das Café die Straße runter, ohne zu wissen warum, ist ein Café, das anfängt, später und kleiner zu bestellen.

Was bedeutet 1 € pro Kilo pro Tasse?

Eine Erhöhung um 1 € pro Kilo schlägt mit rund 1,8 Cent auf einen doppelten Espresso bei 18 g Dosis durch, denn ein Kilo ergibt etwa 55 Doppelte. Das ist die Zahl, die aus einer Preiserhöhung statt eines Streits ein Achselzucken macht, und sie gehört in den Brief.

Kosten pro Getränk = Erhöhung pro kg × Dosis in Gramm ÷ 1.000. Monatlich = wöchentlich × 52 ÷ 12. Ohne Zuschlag für Verluste: Ein Café, das 5 % seines Kaffees wegwirft, zahlt pro Getränk rund 5 % mehr als angegeben.

Der Fresh-Cup-Artikel vom August 2026 zitiert einen Röster mit der Aussage, 1 $ pro Pfund seien „nur 5 Cent mehr pro Tasse“. Das sind rund 2,20 $ pro Kilo, also etwa 4 bis 4,4 Cent bei 18 bis 20 g Dosis; der Röster rundet also auf. Die europäische Rechnung ist derselbe Gedanke bei 18 g Dosis: Selbst die 2,93 € pro Kilo aus der Spalte mit der prozentualen Marge sind 5,3 Cent pro Doppeltem.

Behalte auch die Wochenzahl im Blick. 16 kg pro Woche bei 18 g Dosis sind rund 890 Doppelte, ein gut besuchtes einzelnes Café. Für dieses Café sind 1,50 € Erhöhung 24 € pro Woche oder 104 € im Monat. Klein pro Getränk, für den Inhaber aber nicht nichts, und im Telefonat so zu tun, als wäre es das, hilft nicht. Für das vollständige Bild pro Getränk, mit Milch und Menüpreis, nimm den Rechner für die Kaffeekosten pro Tasse.

Wie viel Vorlauf solltest du den Cafés geben?

Gib mindestens 30 Tage Vorlauf, bevor die neuen Preise gelten. Dreißig Tage lassen einem Café Zeit, den zum alten Preis gekauften Bestand aufzubrauchen, die eigene Karte anzupassen, wenn es will, und dir Fragen zu stellen — vor der Rechnung statt danach. Wenn in deinen Bedingungen unter der Preisliste eine Ankündigungsfrist steht, ist das die Zahl, die du ihnen schuldest.

Sag klar, für welche Bestellungen der neue Preis gilt: für Bestellungen ab dem Datum, oder für Lieferungen ab dem Datum. Bestellungen, die vor dem Datum aufgegeben wurden, sollten zum alten Preis berechnet werden, auch wenn du danach lieferst.

Wie du Cafés von einer Preiserhöhung erzählst

Sag es deinen größten Kunden zuerst am Telefon oder persönlich, und schick dann jedem Café eine kurze schriftliche Ankündigung mit seinen eigenen neuen Preisen, am selben Tag oder am Tag darauf. Die Reihenfolge zählt. Ein Barista bei deinem größten Kunden sollte nicht aus einer Rundmail erfahren, die der Inhaber weitergeleitet hat.

1. Sortier die Kunden nach Volumen. Die obersten fünf oder so, und jeder Kunde mit Sonderpreisen, bekommen einen Anruf. De Fer sagte Fresh Cup, es kontaktiere seine größten Kunden direkt, zusätzlich zu einem monatlichen Newsletter an die Kundschaft.
2. Ruf an. Zwei Minuten, mit dem Skript unten. Sag, dass der Brief kommt, damit er keine Überraschung ist.
3. Schick den Brief in derselben Woche an jeden Kunden, jeweils mit seinen eigenen Preisen. Ein allgemeines „die Preise steigen um 10 %“ zwingt jedes Café zum Rechnen, und einige rechnen sich in die Richtung, die ihnen Sorgen macht.
4. Erklär den Markt einmal, irgendwo zum Nachlesen. Desert Sun Coffee Roasters nahm ein Video zur Marktlage auf, berichtete Fresh Cup. Square Mile und Tim Wendelboe schrieben ihren Kunden direkt, laut Perfect Daily Grind. Die dort verlinkte Forschung fand, dass Käufer eine Preiserhöhung fairer bewerten, wenn ihnen erklärt wird, warum sie kommt.
5. Erinnere eine Woche vorher an den Start der neuen Preise, mit den Preisen noch einmal.
6. Aktualisiere die Preisliste überall dort, wo ein Café bestellen könnte, am Stichtag. Ein altes PDF, das in einem Postfach liegt, ist ein Streit, der nur darauf wartet.

Briefvorlage für eine Preiserhöhung

Kopieren, die Klammern ersetzen, und einen Brief pro Café mit den Preisen dieses Cafés schicken. Halt ihn so kurz.

Betreff: Unsere Großhandelspreise ab dem [1. November]

Hallo [Vorname],

ich wollte, dass du das von uns hörst und nicht auf einer Bestellung siehst. Ab dem [1. November] steigen unsere Großhandelspreise. Deine neuen Preise:

[Hausespresso], 1 kg: 18,20 € → 19,97 €
[Saisonfilter], 1 kg: 24,50 € → 26,60 €
[Entkoffeiniert], 1 kg: 21,00 € → 22,75 €

Warum: Der Rohkaffee, den wir jetzt für dich rösten, hat uns [19] % mehr gekostet als die Partien davor. Wir haben unsere Preise seit [März] gehalten und aufgefangen, was ging. Der Kaffee, die Röstung und deine Liefertage bleiben gleich.

Was das pro Getränk bedeutet: bei deiner Dosis von [18 g] sind [1,77 €] pro Kilo rund [3] Cent pro Doppeltem.

Bestellungen, die vor dem [1. November] aufgegeben werden, laufen zu den heutigen Preisen. Die neuen Preise halten mindestens bis zum [30. April]. Wenn die Rohkaffeepreise fallen, sehen wir sie uns dann noch einmal an und sagen dir so oder so Bescheid.

Wenn du darüber sprechen möchtest, ruf mich an unter [Nummer].

Danke, dass du unseren Kaffee ausschenkst,
[Name]
[Rösterei]

Telefonskript für deine größten Kunden

„Hallo [Name], hier ist [du] von [Rösterei]. Hast du zwei Minuten?

Ich wollte es dir selbst sagen, bevor du diese Woche unseren Brief bekommst. Ab dem [1. November] steigen unsere Preise. Auf deinem Hausespresso sind das [1,77 €] pro Kilo, was bei deiner Dosis rund [3] Cent pro Doppeltem ausmacht.

Es liegt am Rohkaffee: Was wir jetzt rösten, hat uns [19] % mehr gekostet als die Partien vom letzten Jahr. Wir haben es so lange hinausgezögert, wie wir konnten.

Die neuen Preise halten mindestens bis [April]. Gibt es daran etwas, das dir Probleme macht und das ich wissen sollte?“

Und dann hör auf zu reden und hör zu. Die meisten Inhaber wissen längst, dass die Rohkaffeepreise gestiegen sind. Was sie wissen wollen, ist, ob du ehrlich mit ihnen bist und ob sich sonst noch etwas ändert.

Wie du mit Widerspruch gegen eine Preiserhöhung umgehst

Der meiste Widerspruch ist eine Bitte um Informationen, keine Drohung — beantworte also die Frage dahinter. Die häufigsten:

„Die Rösterei die Straße runter hat ihre Preise nicht erhöht.“

„Vielleicht kaufen sie auf älteren Kontrakten oder rösten anderen Kaffee. Ich kann dir genau sagen, was unserer kostet und warum. Wenn du vergleichen willst, vergleich den Kilopreis und das, was im Beutel ist.“

„Könnt ihr das nicht einfach auffangen?“

„Haben wir, [sechs] Monate lang. Was übrig bleibt, ist der Anstieg des Rohkaffees selbst, ohne zusätzliche Marge obendrauf.“

„Wir können unsere Preise auf der Karte nicht erhöhen.“

„Bei [3] Cent pro Doppeltem musst du das vielleicht gar nicht. Und wenn du dir die Karte ansiehst: Der Rechner für die Kosten pro Tasse zeigt, wohin der Rest des Preises geht.“

„Könnt ihr uns mehr Zeit geben?“

Oft ja, und es ist billig. Die Hälfte einer Erhöhung um 1,77 €, drei Monate hinausgeschoben, kostet dich bei einem Café mit 16 kg pro Woche rund 180 € und hält die Beziehung heil.

Was tun, wenn ein Kunde mit dem Wechsel droht

Bevor du antwortest, rechne aus, was dieser Kunde zu dem Preis wert ist, den er verlangt. Im Beispiel oben bringt dir ein Café mit 16 kg Hausespresso pro Woche zu 19,97 € pro Kilo 7,29 € pro Kilo ein, also rund 505 € Rohertrag im Monat. Zu den alten 18,20 € bei den neuen Kosten bringt es 5,52 € pro Kilo, also 383 € im Monat. Zu einem Wettbewerbspreis unter deinen Kosten bringt es nichts, und du würdest dafür bezahlen, für sie zu rösten.

Wähl dann aus Möglichkeiten, die deine Marge heil lassen:

• In Etappen. Die Hälfte der Erhöhung jetzt, den Rest zu einem genannten Datum.
• Eine Bindung gegen eine Zusage. Der heutige neue Preis, sechs Monate gehalten, im Tausch gegen ein wöchentliches Mindestvolumen.
• Den Kaffee ändern, nicht den Preis. Eine Blendkomponente aus einer anderen Herkunft, die ihren Preispunkt trifft. Der Inhaber von Danelaw schlug gegenüber Perfect Daily Grind vor, Alternativen zu cuppen, etwa einen Burundi oder Uganda statt eines Kenia oder Tansania im Blend.
• Lass ihn ziehen. Wenn sie nur über den Preis kaufen, holt sie nächstes Jahr ohnehin eine günstigere Rösterei. Fresh Cup zitiert den Inhaber von Half Mile: Kunden, die Qualität nicht über den Preis stellten, passten nicht gut.

Wenn dir der Verlust eines einzigen Kunden wirklich wehtäte, ist das ein Zeichen, dass dein Buch zu sehr von ihm abhängt. Siehe wie viele Großhandelskunden eine Rösterei braucht und wie konzentriert sie sein dürfen.

Fragen, die Röster stellen

Wie viel Vorlauf sollte eine Rösterei den Cafés vor einer Preiserhöhung geben?

Dreißig Tage sind das Mindeste, was ein Café bei einer Erhöhung der Großhandelspreise bekommen sollte, und für die meisten Kunden reicht das, um die Karte anzupassen oder Fragen zu stellen. Ruf deine größten Kunden an, bevor die schriftliche Ankündigung rausgeht, schick allen anderen den Brief in derselben Woche, und erinnere eine Woche vor dem Start der neuen Preise noch einmal.

Um wie viel sollte ich meine Großhandelspreise erhöhen?

Erhöhe um das, was deine Kosten wirklich gestiegen sind, gerechnet pro Röstkilo, nicht um einen runden Prozentsatz. Teile den neuen Rohkaffeepreis durch eins minus deinen Röstverlust, addiere Verpackung und Arbeit, und entscheide, ob du dieselbe Marge in Euro pro Kilo behältst oder dieselbe in Prozent. Die Marge in Euro zu halten ergibt die kleinere, leichtere Erhöhung.

Ist es besser, Großhandelspreise in einem Schritt oder schrittweise zu erhöhen?

Kleinere Schritte mit Vorwarnung sind für Cafés leichter zu akzeptieren, solange jeder Schritt echt ist und du gleich zu Beginn sagst, dass ein weiterer folgen kann. Zu lange zu warten und dann einen großen Sprung zu machen, ist das, was Kunden kostet, denn das Café hört eine plötzliche Erhöhung um 20 % ohne Erklärung.

Was kostet eine Preiserhöhung von 1 € pro Kilo ein Café pro Getränk?

Etwa 1,8 Cent pro doppeltem Espresso bei 18 g Dosis, denn ein Kilo Kaffee ergibt rund 55 Doppelte. Bei 16 g sind es 1,6 Cent und bei 20 g 2 Cent. Ein Café mit 16 kg pro Woche zahlt bei 1 € pro Kilo 16 € mehr pro Woche, also rund 69 € im Monat.

Sollten bestehende Großhandelskunden dieselbe Preiserhöhung bekommen wie neue?

Neue Kunden sollten zu deinen aktuellen Preisen starten. Bestehende Kunden können sich vernünftigerweise langsamer bewegen, zum Beispiel die Hälfte der Erhöhung jetzt und den Rest in drei Monaten, denn sie tragen bereits die Kosten des Wechsels zu dir, und ihre Treue ist es wert, geschützt zu werden. Schreib das zweite Datum auf, wenn du das erste ankündigst.

Was tue ich, wenn ein Café wegen einer Preiserhöhung mit dem Wechsel droht?

Frag, zu welchem Preis sie bleiben würden, und rechne den Rohertrag dieses Kunden zu diesem Preis aus, bevor du antwortest. Du kannst die Erhöhung in Etappen machen, sie für einen genannten Zeitraum gegen eine Mengenzusage halten, oder einen Kaffee anbieten, der zu ihrem Preis passt. Verkauf nicht unter den Kosten, um einen Kunden zu halten.

Wo Order Book hineinpasst

In Order Book wird eine Preisänderung einmal geschrieben: die Produkte, die neuen Preise oder ein Prozentsatz, das Startdatum, und ob sie für jedes Café gilt oder nur für die, die du auswählst — bestehende Kunden können sich also zu einem späteren Datum bewegen als neue. Jedes Café erfährt seine eigenen neuen Preise, in seiner eigenen Sprache, bei der Ankündigung oder automatisch, sobald das Datum weniger als eine Woche entfernt ist, und die Änderung greift am Stichtag von selbst. Schon aufgegebene Bestellungen werden nicht neu bepreist.

Jeder Kaffee kann seinen Rohkaffeepreis und seinen Röstverlust tragen, sodass die Auswertungsseite die Bruttomarge zeigt, die du wirklich pro Kaffee und pro Kunde machst — die Zahl, die du vor und nach einer Preiserhöhung prüfen solltest. Rechnungen kommen weiter aus deinem eigenen Rechnungsprogramm.

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