Sjabloon groothandelsprijslijst koffie
Een groothandelsprijslijst is een klein document dat over het grootste deel van de marge van een branderij beslist. Deze pagina geeft je een sjabloon om over te nemen, de voorwaarden die eronder horen, en de rekensom voor een kiloprijs op basis van wat de groene koffie echt heeft gekost.
Gepubliceerd 15 september 2026
Kort antwoord. Een goede groothandelsprijslijst voor koffie heeft één regel per koffie en zakformaat, prijzen zonder btw, een kiloprijs zodat cafés formaten kunnen vergelijken, hoogstens één staffel, een datum tot wanneer de prijzen gelden, en daaronder de voorwaarden: minimumbestelling, leverdagen, besteldeadline, bezorgkosten en betaaltermijn. Download het CSV-sjabloon.
Het sjabloon
Neem dit over in een spreadsheet, of download de CSV, die opent in Excel, Numbers en Google Sheets. Het bestand is het Engelse origineel: de kolomkoppen erin staan in het Engels, in dezelfde volgorde als de tabel hieronder. De prijzen zijn een voorbeeld, uitgerekend met de calculator verderop. Vervang ze door die van jezelf.
| Koffie | Herkomst, bereiding | Formaat | Prijs excl. btw | Per kg | Vanaf 10 kg | Adviesprijs |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Huisespresso | Brazilië en Colombia, natural en gewassen | 1 kg | € 18,20 | € 18,20 | € 17,30 | |
| Seizoens-single origin | Ethiopië, gewassen. Tot 31 december | 1 kg | € 24,50 | € 24,50 | € 22,90 | |
| Decaf | Colombia, cafeïnevrij met suikerriet | 1 kg | € 21,00 | € 21,00 | ||
| Huisespresso | Winkelzak voor de schap van het café | 250 g | € 5,40 | € 21,60 | € 8,50 | |
| Seizoens-single origin | Winkelzak voor de schap van het café | 250 g | € 6,90 | € 27,60 | € 11,00 |
Waar elke kolom voor is
- Koffie, herkomst en bereiding
- Noem hem zoals het café er aan de telefoon om zal vragen. Herkomst en bereiding staan in een eigen kolom, zodat een hoofdbarista kan scannen op wat hij zoekt zonder smaaknotities te lezen.
- Prijs excl. btw
- Altijd zonder btw, en zet dat er bovenaan bij. Zakelijke kopers vorderen de btw terug en vergelijken nettoprijzen; een lijst die de twee door elkaar haalt levert je een telefoontje op met de vraag wat het nu is.
- Per kg
- Het getal dat een café echt vergelijkt, tussen jouw formaten en met de branderij verderop. Door het zelf te tonen lijkt een zak van 250 g niet langer goedkoop naast een kilo.
- Vanaf 10 kg
- Eén staffel, op de koffies waar volume echt voorkomt. Meer dan twee staffels en niemand weet meer wat hij gaat betalen; een staffel op de decaf beloont niemand.
- Adviesprijs
- Alleen op winkelzakken die het café doorverkoopt. Hij beschermt de prijs in je eigen webshop en vertelt het café wat zijn marge in het schap is.
- Beschikbaar tot
- Seizoenskoffies raken op. De datum op de lijst scheelt je de mail waarin een café het ontdekt op de dag dat het bestelt.
De voorwaarden die onder de lijst horen
De meeste ruzies met een groothandelsklant gaan over iets dat nooit is opgeschreven. Zet dit onder de prijzen, op dezelfde pagina:
- Prijzen geldig tot een datum, en hoeveel vooraankondiging je geeft bij een wijziging. Dertig dagen is gebruikelijk en eerlijk als de prijzen van groene koffie bewegen.
- Minimumbestelling, in kilo's of euro's, en of die per levering geldt.
- Leverdagen en besteldeadline. "Bestellen vóór maandag 12:00 uur, levering woensdag" is een zin die de WhatsApp op dinsdagavond voorkomt.
- Bezorgkosten, en vanaf welk orderbedrag de levering gratis is.
- Betaaltermijn. Netto 15 of netto 30 dagen per overschrijving is normaal in de koffiegroothandel. Als je kaarten aanneemt, weet dan wat die je kosten.
- Apparatuur, als je molens of espressomachines uitleent: het minimale maandvolume dat bij de bruikleen hoort.
- Wie te bellen voor bestellingen, en wie bij kwaliteitsproblemen.
Hoe je een kilo prijst
Begin bij wat de koffie in de zak kost, niet bij wat de branderij verderop rekent. Vier invoerwaarden:
- Prijs van groene koffie per kilo, franco huis: inclusief vracht en invoerkosten.
- Brandverlies. Water verlaat de boon, dus een kilo groene koffie levert geen kilo gebrande koffie op. 15% zit midden in de gebruikelijke marge; weeg een paar batches en gebruik je eigen cijfer.
- Verpakking per zak: zak, ventiel, etiket en het aandeel in de doos.
- Arbeid per zak: branden, inpakken en de tijd die in de klant gaat zitten.
Groene koffie in de zak = prijs groene koffie ÷ (1 − brandverlies) × zakgewicht. Kostprijs = groene koffie in de zak + verpakking + arbeid. Prijs = kostprijs ÷ (1 − beoogde marge).
Uitgewerkt voorbeeld: groene koffie van € 8,00 per kilo bij 15% brandverlies is € 9,41 aan groene koffie in elke gebrande kilo. Tel er € 0,60 verpakking en € 0,90 arbeid bij op en een zak van 1 kg kost € 10,91. Bij een beoogde brutomarge van 40% is de prijs € 10,91 ÷ 0,60 = € 18,19, en daar komt de huisespresso hierboven vandaan.
Rond het resultaat af op een prijs die je hardop wilt uitspreken. Elk veld is aan te passen.
Eén lijst, of één per soort klant?
De meeste branderijen komen uit op twee tot vier: cafés, restaurants, kantoren die minder en minder vaak bestellen, en winkels die winkelzakken doorverkopen. Meer lijsten dan dat en niemand onthoudt nog welk café op welke staat. Bijzondere prijzen voor je grootste klanten horen als uitzondering op die klant, niet als weer een lijst.
Fouten die marge kosten
- Eén keer prijzen en nooit meer. Prijzen van groene koffie bewegen. Een prijs die op de groene koffie van vorig jaar is gezet, kan dit jaar onder de kostprijs liggen terwijl de prijslijst er nog gezond uitziet.
- Kortingscodes in plaats van prijzen. Een code in de retailwinkel is een prijs die iedereen kan vinden en doorsturen.
- Eén keer een PDF gestuurd. Een half jaar later bestelt de helft van je cafés uit een oude versie. Stuur bij elke wijziging de actuele lijst, met een datum erop.
- Staffels die niemand haalt. Een prijs vanaf 50 kg per bestelling die geen enkel café bestelt, is een regel die de lijst alleen maar moeilijker leesbaar maakt.
- Geen aankondiging bij een prijswijziging. Een café dat het van de factuur hoort, gaat naar andere branderijen kijken. Zo vallen klanten stil.
Waar Order Book past
Een prijslijst in een spreadsheet werkt tot de cafés uit verschillende versies ervan bestellen. In Order Book is de lijst de catalogus waaruit elk café bestelt: één sjabloon per soort klant, een eigen prijs voor elke afzonderlijke klant, en staffelkortingen die meelopen terwijl het café de bestelling vult. Als de groene koffie beweegt, schrijf je de prijswijziging één keer met de ingangsdatum, en elk café dat het raakt hoort zijn eigen nieuwe prijzen vóór die datum. Elke koffie kan zijn eigen inkoopprijs en brandverlies dragen, zodat de kostprijs per zak de groene koffie volgt, en de inzichtenpagina laat de marge zien die je echt maakt.
Begin 30 dagen gratis, zonder kaart, of lees wat het kost.