Cómo subir los precios mayoristas

Respuesta corta. Calcula la subida desde tu coste por kilo tostado, no con un porcentaje redondo. Avisa con 30 días como mínimo. Llama primero a tus cuentas más grandes, y luego manda a cada café una carta corta con sus propios precios nuevos, el motivo y lo que supone la subida por bebida: 1 € el kilo son unos 2 céntimos o menos por espresso doble. Di cuánto tiempo se van a mantener los precios nuevos.

¿Cuándo debe un tostador subir los precios mayoristas?

Sube los precios cuando el café que estás tostando ahora costó más de lo que supone la tarifa, no cuando por fin te quedes sin margen. El artículo de Daily Coffee News de febrero de 2025 sobre cómo deberían subir los precios los tostadores lo llamó la estrategia de «pon el precio según lo compras». Los importadores de verde citados allí decían a los tostadores que subieran ya: Bob Fulmer, de Royal Coffee, dijo «inmediatamente, si no antes», y Carl Walker, de Walker Coffee Trading, les dijo que «pusieran el precio según lo recibieran».

La razón es el calendario. Como le contó un tostador a Fresh Cup en 10 cosas que tu tostador quiere que sepas (agosto de 2026), el verde del pedido de un café se pagó entre seis meses y un año antes de que el café recibiera ese pedido. Un tostador que espera a que el precio aparezca en su cuenta bancaria ya va una temporada tarde. Esa misma encuesta encontró que algo más de la mitad de los tostadores preguntados esperaban volver a subir precios en 2027.

Esperar tiene un coste que se pasa por alto fácilmente. En la encuesta de Fresh Cup de marzo de 2026 a 13 tostadores estadounidenses que se adaptan a los precios del verde, un propietario dijo que para recuperar los márgenes que tenía 18 meses antes tendría que subir los precios mayoristas entre un 75 y un 100 %. Esa carta no la puede enviar nadie. Lo que lo evita son varias subidas pequeñas a tiempo.

El verde también baja. Si pones el precio según compras cuando sube, di que harás lo mismo cuando baje, y hazlo. Esa promesa es lo que hace creíble la siguiente subida.

¿Cuánto deberías subir los precios mayoristas del café?

Sube lo que ha subido tu coste por kilo tostado, más el margen que decidas que debe llevar ese coste. Empieza por los mismos cuatro datos que la calculadora del precio por kilo: precio del verde, merma de tueste, envasado y mano de obra.

Ejemplo hecho: tu espresso de la casa tenía precio puesto sobre un verde de 8,00 € el kilo. El lote nuevo cuesta 9,50 €. Con un 15 % de merma de tueste, el verde de cada kilo tostado pasa de 9,41 € a 11,18 €, una subida de 1,77 €. El envasado (0,60 €) y la mano de obra (0,90 €) no se han movido, así que el coste de una bolsa de 1 kg pasa de 10,91 € a 12,68 €.

Las dos columnas son una decisión de verdad. Mantener el mismo porcentaje de margen quiere decir que tu beneficio por kilo sube con el verde, y eso también lo paga el café. Mantener el mismo margen en euros por kilo traslada exactamente el coste y nada más, lo que es más fácil de explicar y más fácil de aceptar. Cuando la subida es fuerte, la columna de la derecha es la más fácil de defender. Revisa el margen aparte, y abiertamente, cuando las cosas se calmen.

Hay tostadores que hacen de un margen fijo en euros por kilo todo su modelo de precios. Coffee Collective, en Copenhague, le contó a Perfect Daily Grind en abril de 2026 que añade un margen nominal fijo a sus costes de café, lo que deja sus cafés baratos relativamente más caros y los caros relativamente más baratos frente a la competencia. Torque Coffees, en San Diego, en la encuesta de Fresh Cup, mueve sus precios con el precio FOB del verde, arriba y abajo, sobre un margen fijo, y se lo dice a los clientes al momento. A cambio, el café ve cada movimiento.

¿Subir de golpe o poco a poco?

Poco a poco, si empiezas lo bastante pronto como para poder elegir. El artículo de Perfect Daily Grind de mayo de 2025 sobre cómo subir precios sin perder cuota de mercado sostiene que los tostadores que intentan recuperarlo todo en un solo ajuste grande dañan las relaciones mayoristas, y que las subidas más pequeñas repartidas en más tiempo funcionan mejor.

Lo gradual solo funciona si eres honesto con que puede venir más. David Jameson, de Danelaw Coffee en el Reino Unido, contó en ese mismo artículo que explicó que un componente de sus mezclas había subido un 38 % entre pedidos, y avisó a los clientes de que podía haber una segunda subida si el mercado no bajaba para cuando llegara la cosecha centroamericana. Todos los clientes menos uno lo aceptaron.

En la encuesta de Fresh Cup, las subidas iban de ninguna al 40 %, con una mediana en torno al 15 %. Nueve de los trece dijeron que no habían perdido ninguna cuenta por las subidas; los otros cuatro habían perdido alguna. Torque, que traslada cada movimiento al momento, fue uno de los que perdió cuentas pequeñas, y su propietario señaló que sus precios ya estaban en la parte alta de su mercado.

Cuentas de siempre, cuentas nuevas y precios congelados

Las cuentas nuevas deben empezar con los precios de hoy, y las de siempre pueden moverse más despacio. Half Mile Coffee, en la encuesta de Fresh Cup, subió los precios más despacio a sus socios de siempre y puso las cuentas nuevas a precio de mercado actual. Es justo para ambos: el café que te compra desde hace tres años tiene tiempo, y al café nuevo se le da un precio con el que puedes vivir.

Congelar el precio un tiempo es una promesa que puedes ofrecer a cambio de la subida. De Fer Coffee & Tea, en Pittsburgh, subió precios a principios de 2025 y se comprometió a mantenerlos 12 meses, aunque admitió a Fresh Cup que ese compromiso le estaba apretando el margen de forma incómoda. Si ofreces un plazo, que sea uno que puedas permitirte, lo que normalmente significa seis meses en lugar de doce cuando el verde se mueve deprisa.

Apunta, cuenta por cuenta, en qué paso está cada café y cuándo empieza el siguiente. Un café que descubre que paga más que el de la calle de al lado por la misma bolsa, sin saber por qué, es un café que empieza a pedir más tarde y menos.

¿Qué supone 1 € el kilo por taza?

Una subida de 1 € por kilo añade unos 1,8 céntimos a un espresso doble con una dosis de 18 g, porque un kilo da unos 55 dobles. Este es el número que convierte una subida de precios de una discusión en un encogimiento de hombros, y le toca ir en la carta.

Coste por bebida = subida por kg × dosis en gramos ÷ 1000. Al mes = semanal × 52 ÷ 12. Sin contar mermas: un café que tira el 5 % de su café paga alrededor de un 5 % más por bebida de lo que aquí aparece.

El artículo de Fresh Cup de agosto de 2026 cita a un tostador diciendo que 1 $ la libra sale a «solo 5 céntimos más por taza». Eso son unos 2,20 $ el kilo, o entre 4 y 4,4 céntimos con una dosis de 18 a 20 g, así que el tostador redondea al alza. La cuenta europea es la misma idea con una dosis de 18 g: incluso los 2,93 € el kilo de la columna del margen porcentual son 5,3 céntimos por doble.

No pierdas de vista la cifra semanal. 16 kg a la semana con una dosis de 18 g son unos 890 dobles, un solo café con buen movimiento. Para ese café una subida de 1,50 € son 24 € a la semana, o 104 € al mes. Poco por bebida, pero no es nada para el dueño, y hacer como si lo fuera en la llamada no ayuda. Para el cuadro completo por bebida, con la leche y el precio de carta, usa la calculadora del coste del café por taza.

¿Con cuánta antelación hay que avisar a los cafés?

Avisa al menos con 30 días antes de que se apliquen los precios nuevos. Treinta días le dan a un café tiempo para gastar el stock comprado al precio viejo, cambiar su carta si quiere y preguntarte antes de la factura y no después. Si pones un plazo de aviso en las condiciones de tu tarifa, ese es el número que les debes.

Di con claridad a qué pedidos se aplica el precio nuevo: a los hechos a partir de esa fecha, o a las entregas a partir de ella. Los pedidos hechos antes de la fecha deben cobrarse al precio viejo aunque los entregues después.

Cómo contarle a un café una subida de precios

Cuéntaselo primero por teléfono o en persona a tus cuentas más grandes, y luego manda a cada café un aviso corto por escrito con sus propios precios nuevos, el mismo día o al día siguiente. El orden importa. El barista jefe de tu cuenta más grande no debería enterarse por un correo genérico que le reenvía el dueño.

1. Ordena las cuentas por volumen. Las cinco primeras más o menos, y cualquier cuenta con precios especiales, se llevan una llamada. De Fer le contó a Fresh Cup que contacta directamente con sus cuentas mayores, además de un boletín mensual a los clientes.
2. Llama. Dos minutos, con el guion de aquí abajo. Diles que la carta va de camino para que no sea una sorpresa.
3. Manda la carta esa misma semana a todas las cuentas, cada una con sus precios. Un «los precios suben un 10 %» genérico obliga a cada café a echar la cuenta, y alguno se equivocará en la dirección que le preocupa.
4. Explica el mercado una vez, en algún sitio donde puedan leerlo. Desert Sun Coffee Roasters grabó un vídeo sobre la situación del mercado, contó Fresh Cup. Square Mile y Tim Wendelboe escribieron directamente a sus clientes, según Perfect Daily Grind. La investigación que enlaza ese artículo encontró que explicar por qué ha subido un precio hace que los compradores lo juzguen más justo.
5. Recuérdaselo una semana antes de que entren los precios nuevos, con los precios otra vez.
6. Actualiza la tarifa en todos los sitios de los que un café pueda pedir, ese día. Un PDF viejo olvidado en la bandeja de entrada de alguien es una discusión esperando a pasar.

Plantilla de carta de subida de precios

Cópiala, cambia lo que va entre corchetes y manda una por café con los precios de ese café. Que sea así de corta.

Asunto: Nuestros precios mayoristas desde el [1 de noviembre]

Hola [nombre]:

Quería que lo supieras por nosotros antes de que aparezca en un pedido. Desde el [1 de noviembre] suben nuestros precios mayoristas. Tus precios nuevos:

[Espresso de la casa], 1 kg: 18,20 € → 19,97 €
[Filtro de temporada], 1 kg: 24,50 € → 26,60 €
[Descafeinado], 1 kg: 21,00 € → 22,75 €

Por qué: el café verde que estamos tostando ahora para ti nos costó un [19] % más que los lotes a los que sustituye. Hemos mantenido los precios desde [marzo] y hemos absorbido lo que hemos podido. El café, el tueste y tus días de entrega no cambian.

Lo que supone por bebida: con tu dosis de [18 g], [1,77 €] el kilo son unos [3] céntimos por doble.

Los pedidos hechos antes del [1 de noviembre] se cobran a los precios de hoy. Los precios nuevos se mantendrán al menos hasta el [30 de abril]. Si baja el precio del verde, los revisaremos entonces y te lo diremos en cualquiera de los dos casos.

Si quieres que lo hablemos, llámame al [número].

Gracias por servir nuestro café,
[Nombre]
[Tostador]

Guion de llamada para tus cuentas más grandes

«Hola [nombre], soy [tú] de [tostador]. ¿Tienes dos minutos?

Quería decírtelo yo antes de que te llegue nuestra carta esta semana. Desde el [1 de noviembre] suben nuestros precios. En tu espresso de la casa son [1,77 €] el kilo, que con tu dosis son unos [3] céntimos por doble.

Es el verde: lo que estamos tostando ahora nos costó un [19] % más que los lotes del año pasado. Lo aguantamos todo lo que pudimos.

Los precios nuevos se mantienen al menos hasta [abril]. ¿Hay algo de esto que te cause un problema que deba saber?»

Y entonces cállate y escucha. Casi todos los dueños ya saben que el verde ha subido. Lo que quieren saber es si estás siendo claro con ellos y si va a cambiar algo más.

Cómo llevar las objeciones a una subida de precios

Casi toda objeción es una petición de información, no una amenaza, así que responde a la pregunta que hay detrás. Las habituales:

«El tostador de la calle de al lado no ha subido los precios.»

«Puede que estén comprando con contratos más antiguos, o tostando otro café. Yo puedo decirte exactamente lo que cuesta el nuestro y por qué. Si quieres comparar, compara el precio por kilo y lo que va dentro de la bolsa.»

«¿No podéis asumirlo vosotros?»

«Lo hicimos, durante [seis] meses. Lo que queda es la subida del verde en sí, sin margen extra encima.»

«No podemos subir el precio de la carta.»

«Con [3] céntimos por doble, puede que no te haga falta. Si aun así miras la carta, la calculadora del coste por taza te enseña adónde va el resto del precio.»

«¿Nos podéis dar más tiempo?»

Muchas veces sí, y sale barato. La mitad de una subida de 1,77 € retrasada tres meses te cuesta unos 180 € en un café que se lleva 16 kg a la semana, y deja la relación intacta.

Qué hacer si una cuenta amenaza con irse

Antes de responder, calcula lo que vale esa cuenta al precio que te está pidiendo. En el ejemplo de arriba, un café que se lleva 16 kg a la semana de espresso de la casa a 19,97 € te deja 7,29 € el kilo, unos 505 € al mes de beneficio bruto. A los 18,20 € viejos sobre el coste nuevo te deja 5,52 € el kilo, 383 € al mes. Al precio de un competidor por debajo de tu coste no te deja nada, y estarías pagando por tostar para ellos.

Después elige entre opciones que dejen tu margen intacto:

• Escalónala. La mitad de la subida ahora, el resto en una fecha concreta.
• Cambia un compromiso por otro. El precio nuevo de hoy mantenido seis meses a cambio de un volumen mínimo semanal.
• Cambia el café, no el precio. Un componente de mezcla de otro origen que dé con su precio. El dueño de Danelaw sugirió a Perfect Daily Grind catar alternativas, como un Burundi o un Uganda en lugar de un Kenia o un Tanzania en una mezcla.
• Déjala ir. Si solo compran por precio, un tostador más barato se los llevará el año que viene de todos modos. Fresh Cup cita al dueño de Half Mile: las cuentas que no querían calidad por encima de precio no encajaban.

Si perder una sola cuenta te doliera de verdad, eso es señal de que el libro depende demasiado de ella. Mira cuántas cuentas mayoristas necesita un tostador, y cuánto pueden concentrarse.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Con cuánta antelación debe avisar un tostador a sus cafés de una subida de precios?

Treinta días es lo mínimo que merece un café ante una subida de precios mayorista, y es suficiente para que casi todas las cuentas ajusten su carta o pregunten. Llama a tus cuentas más grandes antes de que salga el aviso por escrito, manda la carta a los demás esa misma semana y recuérdaselo una semana antes de que entren los precios nuevos.

¿Cuánto debería subir mis precios mayoristas de café?

Sube lo que han subido de verdad tus costes, calculado por kilo tostado, no un porcentaje redondo. Divide el nuevo precio del verde entre uno menos tu merma de tueste, suma envasado y mano de obra, y decide si mantienes el mismo margen en euros por kilo o el mismo porcentaje. Mantener el margen en euros da la subida más pequeña y más fácil de explicar.

¿Es mejor subir los precios mayoristas de golpe o poco a poco?

Los pasos pequeños avisando son más fáciles de aceptar para un café, siempre que cada paso sea real y digas desde el principio que puede venir otro. Lo que pierde cuentas es retrasarlo demasiado y luego dar un salto grande, porque el café lo oye como un 20 % de subida repentina y sin explicación.

¿Cuánto le cuesta a un café una subida de 1 euro por kilo en cada bebida?

Unos 1,8 céntimos por espresso doble con una dosis de 18 g, porque un kilo de café da unos 55 dobles. Con una dosis de 16 g son 1,6 céntimos y con 20 g, 2 céntimos. Un café que gasta 16 kg a la semana paga 16 € más a la semana por una subida de 1 € el kilo, unos 69 € al mes.

¿Las cuentas de siempre deben llevar la misma subida que las nuevas?

Las cuentas nuevas deben empezar con tus precios actuales. Las de siempre pueden moverse más despacio, por ejemplo la mitad de la subida ahora y el resto dentro de tres meses, porque ya cargaron con el coste de cambiarse a ti y su fidelidad merece protección. Apunta la segunda fecha cuando anuncies la primera.

¿Qué hago si un café dice que se va por una subida de precios?

Pregunta a qué precio se quedaría y calcula el beneficio bruto de esa cuenta a ese precio antes de responder. Puedes escalonar la subida, mantenerla un plazo concreto a cambio de un compromiso de volumen, u ofrecer un café que encaje en su precio. No vendas por debajo de coste para conservar una cuenta.

Dónde encaja Order Book

En Order Book un cambio de precio se escribe una vez: los productos, los precios nuevos o un porcentaje, la fecha en que entra, y si se aplica a todos los cafés o solo a los que elijas, de modo que las cuentas de siempre pueden moverse en una fecha posterior a las nuevas. A cada café se le dicen sus propios precios nuevos, en su idioma, cuando lo anuncias o de forma automática una semana antes de la fecha, y el cambio se aplica solo ese día. Los pedidos ya hechos no se recalculan.

Cada café puede llevar su precio de verde y su merma de tueste, así que la página de análisis enseña el margen bruto que estás haciendo de verdad por café y por cuenta, que es el número que hay que mirar antes y después de subir los precios. Las facturas siguen saliendo de tu propio programa de facturación.

Empieza gratis 30 días, sin tarjeta, o mira lo que cuesta.