Calculadora de precio de café mayorista

Respuesta corta. Precio mayorista por kilo = coste por kilo tostado ÷ (1 − margen objetivo), y el coste por kilo tostado es verde ÷ (1 − merma de tueste), más envasado, mano de obra y energía, reparto y gastos fijos. Verde a 8,00 € el kilo con un 15 % de merma de tueste son 9,41 € de verde en cada kilo tostado; súmale 0,60 € de envasado, 1,20 € de mano de obra, 1,50 € de reparto y 0,80 € de gastos fijos y el café cuesta 13,51 € hasta llegar a la estantería del café. Con un margen bruto del 40 % son 22,52 € el kilo sin IVA, o 41 céntimos de café en un doble de 18 g.

La calculadora

Todo es por kilo de café tostado y sin IVA. Empieza por lo que te costó de verdad el verde puesto en tu almacén, incluidos transporte, aranceles y el margen del importador, no por el precio FOB que imprimes en la bolsa. Los valores por defecto son el ejemplo que viene más abajo; cámbialos todos por los tuyos.

Si solo quieres la versión de verde, merma, envasado y mano de obra, la plantilla de tarifa tiene una calculadora más corta y el formato de tarifa donde meter la respuesta. Esta añade los costes que solo aparecen cuando ya estás repartiendo a cafeterías todas las semanas.

La fórmula, escrita entera

Seis líneas, en el orden en que pasan. Todas son por kilo de café tostado.

• Verde por kg tostado = precio del verde puesto en almacén por kg ÷ (1 − merma de tueste)
• Envasado por kg = bolsa, válvula y etiqueta por bolsa ÷ formato de la bolsa en kg
• Reparto por kg = coste de una parada ÷ kilos medios por parada
• Coste por kg = verde por kg tostado + envasado + mano de obra y energía + reparto + gastos fijos
• Precio por kg = coste por kg ÷ (1 − margen bruto objetivo)
• Margen por kg = precio por kg − coste por kg

Dos cosas sobre la quinta línea. Es una división, no una multiplicación: un margen del 40 % es coste ÷ 0,60, que es coste × 1,667, no coste × 1,40. Aplicar un recargo del 40 % sobre el coste te deja un margen del 28,6 %, y hay tostadores que pierden años enteros por esa sola tecla.

La otra es que el porcentaje de margen es la última decisión, no la primera. Calcula el coste con honestidad primero. Si el precio que sale es uno que ningún café va a pagar, la respuesta es otro café, un pedido mínimo más alto o una parada más barata, no un número más pequeño en la casilla del margen.

Un ejemplo hecho: el espresso de la casa

Un tostador compra un componente de mezcla de Brasil y Colombia puesto en almacén a 8,00 € el kilo de verde. Tuesta con un 15 % de merma, envasa en bolsas de 1 kg a 0,60 € entre bolsa, válvula y etiqueta, y cuenta 1,20 € el kilo por el tiempo de la tostadora, el envasado y el gas. Reparte en una ruta de furgoneta donde una parada típica cuesta 12 € entre combustible, vehículo y tiempo del conductor, y lleva 8 kg. Imputa 0,80 € el kilo de gastos fijos: el alquiler del obrador, el seguro, la gestoría, el teléfono.

Fíjate en lo que hizo la línea del reparto. El mismo café, con precio sacado solo del verde, la merma, el envasado y la mano de obra, cuesta 11,21 € y sale a 18,69 € con ese mismo margen del 40 %. Meter la parada y los gastos fijos movió el precio 3,83 € el kilo, algo más de un 20 %. Ese hueco es donde un tostador puede estar hasta arriba de trabajo, con buenas reseñas, y sin ganar nada.

A 22,52 € el kilo, la cafetería paga 41 céntimos por el café de un doble de 18 g, antes de su propia merma. Sobre un flat white de 3,50 € eso es alrededor del 14 % de lo que se queda después del IVA. La calculadora del coste del café por taza es esta misma cuenta desde el lado de la cafetería, y es la versión que hay que poner delante de un dueño que piensa en bebidas.

La merma de tueste, y por qué poner precio sobre el peso del verde está mal

El grano suelta agua en la tostadora, así que un kilo de verde no da un kilo de café tostado. Entre el 12 y el 18 % del peso se va, según lo lejos que lleves el tueste: un tueste claro de filtro pierde menos, uno oscuro de espresso más. Un 15 % es un punto medio razonable, y merece la pena pesar diez lotes a la entrada y a la salida y usar tu propio dato por perfil en lugar de un número para todo el obrador.

El error es llevar el precio del verde tal cual a la tarifa. Un kilo de café tostado con un 15 % de merma necesitó 1 ÷ 0,85 = 1,176 kg de verde, así que el verde que lleva dentro costó un 17,6 % más de lo que sugiere la línea de la factura. Pon precio a un verde de 8,00 € como si fuera 8,00 € y ya vas 1,41 € corto por kilo antes de haber comprado una sola bolsa.

Verde necesario = 1 ÷ (1 − merma). La subida es ese mismo número expresado en porcentaje.

Dos puntos porcentuales de merma de tueste son 20 o 25 céntimos el kilo con este verde, que suena a poco hasta que lo multiplicas por un año de tueste. Además es lo más barato de medir de toda esta página: una báscula y un cuaderno junto a la bandeja de enfriado.

Los precios del verde se mueven más deprisa que casi cualquier tarifa. El contrato de arábica de ICE marcó un récord de 440,85 centavos de dólar la libra en febrero de 2025 — unos 9,72 $ el kilo a 1 libra = 0,4536 kg — y cotizaba alrededor de 283 centavos, unos 6,24 $ el kilo, a mediados de septiembre de 2026. Eso son dólares, y el cambio del euro también se mueve, que es justo por lo que esta página se queda en euros por kilo y te pide el precio puesto en almacén que pagaste de verdad.

Los costes que los tostadores se dejan fuera

Pregunta a un tostador qué cuesta un kilo y normalmente te da verde, merma, envasado y mano de obra. Esto es lo demás que salió del obrador esa semana, y nada de ello está en la factura al café:

La parada de reparto

Combustible, la furgoneta, el seguro y una hora de la mañana de alguien. Una parada de 12 € entre 8 kg son 1,50 € el kilo; esa misma parada en un café que pide 3 kg son 4,00 € el kilo, y ese café está seguramente al mismo precio que los demás. O fijas un pedido mínimo, o pones las cuentas pequeñas en otra tarifa, o asumes que las pagan las grandes.

Las muestras

Cada posible cliente se lleva una bolsa o dos, y la mayoría no llega a ser cuenta. Diez kilos de muestra al mes contra cien kilos vendidos es un 10 % de tu volumen saliendo a precio de coste. Eso va en los gastos fijos, como una línea de verdad, no como algo que se te olvida porque «era solo una muestra».

Calibrar una cuenta nueva

La primera mañana con un molino nuevo se come un kilo o dos antes de vender una sola bebida, y un buen tostador manda a alguien a estar ahí mientras pasa. Eso es una jornada y un par de kilos, gastados antes de que la cuenta haya comprado nada. La guía del alta tiene el resto de esa primera semana.

El kilo regalado

El del principio, el de después de una bolsa mala, el de Navidad. Cada uno está bien y el total no. Cuéntalos durante un trimestre y divide entre los kilos que vendiste: casi todos los tostadores descubren que entre un 2 y un 5 % de su producción salió del obrador sin cobrar, y eso sale directo del margen que la calculadora de arriba dice que estás haciendo.

Bolsas para una mezcla nueva

Las bolsas impresas vienen en mínimos de unos cuantos miles. Si una mezcla de temporada dura cuatro meses y pediste bolsas para un año, las que sobran son un coste de ese café, no un adorno del almacén. Ponle precio a los cafés de tirada corta con el coste real de bolsa, que es el pedido dividido entre lo que vas a vender de verdad.

Cobrar, y no cobrar

A 30 días le estás financiando el mes al café; un pago con tarjeta te cuesta un porcentaje de la factura entera, café y reparto por igual, que la página de comisiones de tarjeta calcula en euros. Y provisiona algo para lo que no llega nunca.

Los equipos cedidos

Un molino en cesión es capital parado en el local de otro, más las visitas de mantenimiento. Si lo cedes, el volumen mínimo mensual que lo paga va dentro del precio, y el acuerdo va en un contrato de cesión de equipo.

El cumplimiento en la importación

La diligencia debida sobre el verde de fuera de la UE es ya trabajo que alguien tiene que hacer, por lote, y documentar. Es poco por kilo y no es cero; mira la guía del EUDR para ver qué implica.

No hace falta una casilla en la calculadora para cada uno de estos. Súmalos durante un trimestre, divide entre los kilos que tostaste y mete el resultado en la casilla de gastos fijos. Casi todos los tostadores que lo hacen por primera vez descubren que sus gastos fijos por kilo son el doble de lo que se imaginaban.

¿Coste más margen, o precio de mercado?

La calculadora de arriba es coste más margen: calcula lo que cuesta el café y añade un margen. La alternativa es fijar el precio contra lo que cobran otros tostadores de tu ciudad y dejar que el margen sea lo que salga. Casi todos los tostadores hacen un poco de las dos cosas, y la pregunta útil es por cuál empiezas.

Coste más margen con un porcentaje quiere decir que tu beneficio por kilo sube y baja con el verde. Coste más margen con una cantidad fija en euros por kilo quiere decir que trasladas el coste y nada más, lo que deja tus cafés baratos relativamente más caros que la competencia y los caros relativamente más baratos. Es una decisión deliberada, y Coffee Collective, en Copenhague, le contó a Perfect Daily Grind en abril de 2026 que añade un margen nominal fijo a sus costes de café exactamente por eso, además de publicar lo que paga FOB. Su propia media publicada pasó de 5,20 $ la libra en 2024 a 6,03 $ en 2025 — unos 11,46 $ a 13,29 $ el kilo — y un margen fijo en euros traslada eso sin inflarse encima.

Torque Coffees, en la encuesta de Fresh Cup de marzo de 2026 a 13 tostadores que se adaptan a los costes del café verde, va más lejos y revisa el precio cada vez que cambia el FOB de un café, hacia arriba o hacia abajo, y se lo dice a los clientes al momento. El precio que pagan, según cuentan, es que los clientes ven cada movimiento, y algunas cuentas pequeñas se fueron. La promesa que lo sostiene es la mitad de bajada: si mueves los precios hacia arriba con el mercado, tienes que moverlos también hacia abajo, o la siguiente subida no se la cree nadie.

Usa la línea del margen fijo de la calculadora para ver la diferencia con tus propios números. Con los valores por defecto, un margen del 40 % da 22,52 € el kilo y 9,01 € de margen; un fijo de 9,00 € el kilo da 22,51 €, casi lo mismo. Sube el verde a 12 € y el margen porcentual pide 30,36 € mientras que los 9,00 € fijos piden 27,22 €. Esos 3,14 € son la pregunta: ¿es margen que te has ganado con un café más caro, o una subida que el café va a leer como oportunismo? No hay una respuesta universalmente correcta, pero la que puedas explicar suele ser la que hay que mandar.

El precio mayorista por kilo con distintos costes de verde

Cada fila usa los demás costes por defecto: 15 % de merma de tueste, 0,60 € de envasado en bolsa de 1 kg, 1,20 € de mano de obra y energía, 1,50 € de reparto y 0,80 € de gastos fijos, que son 4,10 € el kilo además del verde. Baja por tu columna de verde y cruza hasta el margen que quieras.

Todos los precios sin IVA, por kilo de café tostado en bolsa de 1 kg. Tu reparto y tus gastos fijos serán otros; cámbialos en la calculadora y la forma de la tabla se mantiene.

La tabla dice algo con lo que conviene quedarse un rato. Un movimiento de 2 € el kilo en el verde — de lo más normal en los dos últimos años — son 2,35 € en el coste por kilo tostado y 3,92 € en el precio con un margen del 40 %. Una tarifa sin fecha es una apuesta a que el verde no se va a mover, y el verde se ha movido todos los años desde 2024.

Cuándo revisar los precios

Revisa los precios cuando el café que estás tostando ahora costó más de lo que supone la tarifa, no cuando te lo diga el saldo del banco. El verde de la entrega de esta semana se compró hace meses; esperar a que llegue el dolor significa que ya vas una temporada tarde.

• Ponle una fecha a la tarifa. «Estos precios se mantienen hasta el 30 de abril» es una promesa que los cafés valoran y un recordatorio que te dice cuándo volver a echar las cuentas. Seis meses es un plazo que casi todos los tostadores pueden cumplir; doce, con el verde en movimiento, normalmente no.
• Revisa sobre el contrato, no sobre el calendario, si compras al contado. Cuando firmes el siguiente lote a otro precio, pásalo por la calculadora ese mismo día y mira a cuánto tiene que venderse ese café.
• Repasa la línea del reparto dos veces al año. Cambia sin que nadie se dé cuenta: un café nuevo en la otra punta de la ciudad, una cuenta que bajó de 10 kg a 4 kg pero conservó su miércoles, el combustible.
• Vuelve a mirar los kilos medios por parada cuenta por cuenta, no solo en global. Una cuenta cuyos pedidos van encogiendo es a la vez un problema de margen y un aviso de que se está yendo.
• Avisa con 30 días y dile a cada café sus propios precios nuevos. La carta, el guion de la llamada y el orden de las conversaciones están en la guía para subir los precios mayoristas.

Una vez fijado el número, tiene que ir a algún sitio donde un café pueda leerlo. La plantilla de tarifa tiene las columnas, las condiciones que van debajo y un CSV para descargar, y la página de condiciones cubre el pedido mínimo y el plazo de aviso que hacen que el precio se sostenga.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Cómo se calcula el precio mayorista del café por kilo?

Divide el precio del verde puesto en tu almacén entre uno menos tu merma de tueste para sacar el verde que hay en un kilo tostado, suma envasado, mano de obra y energía, reparto y una parte de los gastos fijos, y divide ese coste entre uno menos tu margen objetivo. Verde a 8,00 € el kilo con un 15 % de merma son 9,41 € de verde por kilo tostado; con 0,60 € de envasado, 1,20 € de mano de obra, 1,50 € de reparto y 0,80 € de gastos fijos el coste es 13,51 €, y con un margen bruto del 40 % el precio es 22,52 € el kilo sin IVA.

¿Cuánto añade la merma de tueste al coste de un kilo de café?

Con un 15 % de merma de tueste, un kilo de café tostado necesita unos 1,18 kg de verde, así que el coste del verde por kilo tostado es un 17,6 % más alto que el precio de la factura del verde. Con un 12 % de merma es un 13,6 % más alto y con un 18 %, un 22 % más alto. Poner precio sobre el peso del verde en lugar del peso tostado deja corto el coste de cada bolsa que vendes.

¿El reparto se mete en el precio por kilo o se cobra aparte?

Métela en el precio por kilo y cóbrala aparte solo por debajo de un pedido mínimo. Una parada de 12 € repartida entre 8 kg son 1,50 € el kilo, que es más que el envasado y la mano de obra juntos en casi todos los tostadores, y es el coste que desaparece cuando un café reduce el pedido a la mitad pero conserva su día de reparto.

¿Qué margen bruto debería hacer un tostador en el café mayorista?

No hay un número estándar, y un porcentaje por sí solo no te dice nada hasta que el reparto y los gastos fijos están dentro del coste. Decide el margen en euros por kilo que necesitas que aporte cada cuenta, mira qué porcentaje es eso al precio del verde de hoy, y comprueba si sigue funcionando cuando el verde se mueve 2 € el kilo. Un precio que solo sobrevive a un precio del verde no es un precio, es una casualidad.

¿Cada cuánto debería un tostador revisar su tarifa mayorista?

Ponle una fecha a la tarifa y revísala ese día, en lugar de cambiar los precios cuando el margen ya se ha ido. El arábica cotizó a 440,85 centavos de dólar la libra en febrero de 2025 y a unos 283 centavos en septiembre de 2026, así que una tarifa escrita contra el verde de un año puede quedar muy lejos del siguiente. Seis meses es un compromiso razonable que prometer a los cafés cuando el mercado se mueve; doce es una promesa que quizá no puedas cumplir.

¿Por qué una bolsa de 250 g cuesta más de la cuarta parte del precio del kilo?

Porque la bolsa, la válvula y la etiqueta cuestan más o menos lo mismo vaya lo que vaya dentro, así que una bolsa de 250 g lleva cuatro veces el envasado por kilo. Con 0,60 € de envasado, un café que sale a 22,52 € el kilo en bolsa de 1 kg queda en 6,38 € los 250 g, que son 25,52 € el kilo. Los tostadores que ponen precio a las bolsas pequeñas como la cuarta parte justa del kilo pierden la diferencia en cada una.

Dónde encaja Order Book

Esta página pone precio a un café una vez. Lo que no puede hacer es decirte lo que ganaste de verdad, porque eso depende de qué café compró qué, a qué precio, en qué parada. En Order Book cada café puede llevar su precio de verde y su merma de tueste, así que el coste sigue al verde, y la página de análisis enseña el margen bruto por café y por cuenta contra los precios que esos cafés pagaron realmente. Los kilos medios por parada también están ahí, cuenta por cuenta, que es el dato de esta página que más a ojo se calcula.

Cuando el precio cambia, lo escribes una vez con la fecha en que entra y a cada café se le dicen antes sus propios precios nuevos, en su idioma. Los pedidos ya hechos no se recalculan. Las facturas siguen saliendo de tu propio programa de facturación; Order Book lleva el pedido, los precios y el albarán.

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