Modelo de tabela de preços para café grossista

Resposta curta. Uma boa tabela de preços de café grossista tem uma linha por café e por formato, preços sem IVA, um preço por quilo para os cafés poderem comparar formatos, no máximo um escalão de quantidade, uma data até à qual os preços se mantêm, e por baixo as condições: encomenda mínima, dias de entrega, hora limite, portes de entrega e condições de pagamento. Descarregue o modelo em CSV.

O modelo

Copie isto para uma folha de cálculo, ou descarregue o CSV, que abre no Excel, no Numbers e no Google Sheets. O ficheiro é o original inglês: os cabeçalhos das colunas estão em inglês, e a ordem é a mesma da tabela aqui em baixo. Os preços são um exemplo calculado com a calculadora mais abaixo. Substitua-os pelos seus.

Para que serve cada coluna

Café, origem e processo

Dê-lhe o nome com que a cafetaria lho vai pedir ao telefone. A origem e o processo vão numa coluna à parte, para que um barista possa procurar o que quer sem ler as notas de prova.

Preço sem IVA

Sempre sem IVA, e diga-o logo no topo. Os compradores profissionais deduzem o IVA e comparam preços líquidos; uma tabela que mistura os dois traz-lhe um telefonema a perguntar qual é qual.

Por kg

O número que uma cafetaria compara de facto, entre os seus formatos e contra a torrefação da rua ao lado. Mostrá-lo o próprio evita que um saco de 250 g pareça barato ao lado de um quilo.

A partir de 10 kg

Um escalão de quantidade, nos cafés onde o volume existe mesmo. Com mais de dois escalões ninguém sabe o que vai pagar; um escalão no descafeinado não premeia ninguém.

PVP recomendado

Só nos sacos de venda ao público que a cafetaria revende. Protege o preço da sua própria loja online e diz à cafetaria qual é a margem dela na prateleira.

Disponível até

Os cafés de época acabam. Escrever a data na tabela poupa-lhe o email em que uma cafetaria fica a saber no dia em que encomenda.

As condições que vão por baixo da tabela

Quase todas as discussões com um cliente grossista são sobre alguma coisa que nunca foi escrita. Ponha isto por baixo dos preços, na mesma página:

• Preços válidos até uma data, e com quanta antecedência avisa antes de uma alteração. Trinta dias é o habitual e é justo quando os preços do verde se mexem.
• Encomenda mínima, em quilos ou em euros, e se se aplica por entrega.
• Dias de entrega e hora limite. «Encomende até segunda-feira às 12:00 para entrega na quarta-feira» é uma frase que evita o WhatsApp de terça à noite.
• Portes de entrega, e a partir de que valor a entrega é gratuita.
• Condições de pagamento. A 15 ou a 30 dias por transferência bancária é o normal no grossista de cafetarias. Se aceita cartão, saiba o que lhe custa.
• Equipamento, se empresta moinhos ou máquinas de espresso: o volume mínimo mensal que vai com o comodato.
• A quem ligar para encomendas, e a quem para problemas de qualidade.

Como fazer o preço de um quilo

Comece pelo que o café lhe custa dentro do saco, não pelo que cobra a torrefação da rua ao lado. Quatro dados:

1. Preço do café verde por quilo, posto no seu armazém: incluindo transporte e custos de importação.
2. Quebra de torra. O grão larga água, por isso um quilo de verde não dá um quilo de torrado. 15% está a meio do intervalo habitual; pese alguns lotes e use o seu.
3. Embalagem por saco: saco, válvula, rótulo e a parte que lhe toca da caixa.
4. Mão de obra por saco: torrar, embalar e o tempo que se gasta com o cliente.

Verde no saco = preço do verde ÷ (1 − quebra de torra) × peso do saco. Custo = verde no saco + embalagem + mão de obra. Preço = custo ÷ (1 − margem alvo).

Exemplo feito: verde a 8,00 € o quilo com 15% de quebra de torra são 9,41 € de verde em cada quilo torrado. Some 0,60 € de embalagem e 0,90 € de mão de obra e um saco de 1 kg custa 10,91 €. Com uma margem bruta alvo de 40% o preço é 10,91 € ÷ 0,60 = 18,19 €, que é de onde vem o espresso da casa aqui em cima.

Uma tabela só, ou uma por tipo de cliente?

A maioria das torrefações acaba com duas a quatro: cafetarias, restaurantes, escritórios que encomendam menos e com menos frequência, e lojas que revendem sacos de venda ao público. Mais tabelas do que isso e ninguém se lembra de qual é a de cada cafetaria. Os preços especiais para os seus maiores clientes vão como exceção nesse cliente, não como mais uma tabela.

Erros que custam margem

• Fazer o preço uma vez e nunca mais. Os preços do verde mexem-se. Um preço feito sobre o verde do ano passado pode estar abaixo do custo este ano, com a tabela ainda com bom aspeto.
• Códigos de desconto em vez de preços. Um código na loja de retalho é um preço que qualquer pessoa pode encontrar e partilhar.
• Um PDF enviado uma vez. Seis meses depois metade das suas cafetarias encomenda por um antigo. Envie a tabela em vigor a cada alteração, e date-a.
• Escalões que ninguém atinge. Um preço a partir de 50 kg por encomenda que nenhuma cafetaria faz é uma linha que só torna a tabela mais difícil de ler.
• Não avisar de uma alteração de preço. Uma cafetaria que fica a saber pela fatura começa a olhar para outras torrefações. É assim que as contas ficam caladas.

Onde entra o Order Book

Uma tabela de preços numa folha de cálculo funciona até as cafetarias estarem a encomendar por versões diferentes dela. No Order Book a tabela é o catálogo por onde cada café encomenda: um modelo por tipo de cliente, um preço diferente para qualquer cliente em concreto, e escalões de quantidade aplicados à medida que o café enche a encomenda. Quando o verde se mexe, escreve a alteração de preço uma vez com a data em que começa, e cada café afetado fica a saber os seus próprios preços novos antes dessa data. Cada café pode levar o seu preço de verde e a sua quebra de torra, para que o custo por saco siga o verde, e a página de insights mostra a margem que está mesmo a fazer.

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