Vendre du café en gros au CHR et aux bureaux

Réponse courte. Restaurants, hôtels et bureaux achètent le café comme une activité annexe : il leur faut donc de la régularité plus que de la nouveauté. Un mélange indulgent, des recettes qu’une équipe non formée peut suivre, du matériel qui marche, et une livraison fiable. Ils commandent plus petit ou moins souvent que les cafés, paient plus tard et suivent les saisons. Donnez à chacun son tarif, ses conditions de paiement et sa règle de livraison, et chiffrez le coût de les servir.

En quoi vendre au-delà des cafés est-il différent ?

Au-delà des cafés, la personne qui achète votre café n’est pas barista et le café n’est pas ce pour quoi ses clients sont venus. Cela change ce que vous vendez. Un gérant de café cuppe votre Éthiopie de saison ; un restaurateur veut que l’espresso après le dessert soit bon tous les soirs, quelle que soit l’équipe en service. Dans le guide de Fresh Cup destiné aux acheteurs qui choisissent un partenaire torréfacteur, les torréfacteurs décrivent des attentes qui ont largement dépassé les grains : conseil sur la carte, matériel, formation et communication. En dehors des cafés, l’essentiel de ce soutien sert à rendre le café infaillible.

Trois constantes traversent tous les segments de cette page :

• Le renouvellement des équipes. La personne que vous avez formée en mars sera peut-être partie en juin. Des recettes simples et écrites valent mieux qu’une session de formation.
• C’est quelqu’un d’autre qui décide. Un chef, un directeur, un office manager, un service achats. Sachez qui avant de démarcher.
• Des commandes plus petites et irrégulières. Le coût de les livrer pèse plus lourd dans chaque kilo.

Restaurants, hôtels, bureaux et commerces comparés

Chaque type de client achète le café selon son propre schéma. Cette comparaison est un conseil pratique tiré du fonctionnement habituel de ces établissements, pas un relevé d’enquête ; les volumes sont des exemples à vérifier sur le client que vous avez en face.

Comme repère publié, le guide de Cropster pour lancer un programme de vente en gros donne des volumes hebdomadaires approximatifs d’environ 9 kg pour un restaurant et de 9 à 45 kg pour un hôtel de charme, contre 23 à 91 kg pour un café ou une boulangerie.

Comment vendre du café en gros aux restaurants ?

Vendez aux restaurants un espresso indulgent, un décaféiné aussi bon que le café normal, et un service qui fasse du café la seule partie de la soirée à laquelle le chef n’a jamais à penser.

Qui décide et qui achète

Le propriétaire dans un restaurant indépendant, parfois le chef. Dans un groupe, un responsable d’exploitation ou boissons. La personne qui commande chaque semaine est souvent un second de cuisine ou le responsable de salle : donnez-lui les informations de commande, pas seulement au propriétaire.

Ce dont ils ont besoin

Un mélange qui a bon goût en petit espresso et qui tient si le moulin n’est pas réglé pendant deux jours. Du décaféiné, parce que les dîneurs en demandent. Une fiche recette scotchée à la machine : dose, poids en tasse, temps, et quoi faire quand les extractions passent trop vite.

Volume et rythme

Disons qu’un restaurant sert 30 cafés par soir, six soirs par semaine, à 18 g la double : 30 × 18 g × 6 = 3,24 kg par semaine. Petit, régulier, et plus calme les semaines où le restaurant ferme.

Prix et paiement

Les restaurants comparent au prix du kilo et ont l’habitude des longs délais chez leurs fournisseurs alimentaires. Dans l’UE, la directive sur les retards de paiement, telle que la Commission européenne la résume, attend des entreprises qu’elles paient sous 60 jours sauf accord exprès contraire, et 30 jours s’appliquent si rien n’est convenu : écrivez donc vos conditions avant la première livraison.

Livraison

Aux heures de réception marchandises de la cuisine, en général en fin de matinée. Pas pendant le service du midi.

Comment démarcher

Amenez le café à table : faites un espresso sur leur machine après une dégustation de leur carte des desserts. Parlez de la dernière impression du repas, pas de l’origine.

Les habitudes de paiement longues coûtent plus cher qu’il n’y paraît. Un restaurant qui prend 3,24 kg par semaine à 19,50 € le kilo dépense 63,18 € par semaine. En payant à 60 jours, il vous doit environ 540 € à tout instant. Un café qui prend 16 kg par semaine à 18,20 € avec un délai de 15 jours vous doit environ 624 €. Le petit restaurant immobilise presque autant de votre trésorerie qu’un client cinq fois plus gros.

Que veut un hôtel de son fournisseur de café ?

Un hôtel a besoin que le même café fonctionne au buffet du petit-déjeuner, au bar et dans les chambres, livré de façon fiable au fil d’une saison qui peut multiplier le nombre de ses clients.

Qui décide et qui achète

Dans un hôtel indépendant ou de charme, le propriétaire ou le directeur, avec le responsable food and beverage ou le chef juste derrière. Dans un groupe hôtelier, une centrale d’achat qui peut lancer un appel d’offres ou valider une liste courte de fournisseurs pour tous les établissements. Demandez tôt à quel cas vous avez affaire ; un appel d’offres décale le calendrier de plusieurs mois.

Ce dont ils ont besoin

Du filtre en batch ou une automatique à grains au petit-déjeuner, où les clients ou une équipe non formée se servent. De l’espresso au bar. Quelque chose pour les chambres, et c’est là que beaucoup de petites torréfactions passent leur tour : les portions individuelles comme les sachets à infuser demandent du matériel de conditionnement et du travail sur la DLUO. Proposez-les si vous en faites déjà ; sinon dites-le et fournissez le bar et le petit-déjeuner.

Volume, avec un exemple chiffré

Disons qu’un hôtel sert 120 petits-déjeuners par jour à pleine occupation et que chaque client boit une tasse de 200 ml de filtre préparé à 60 g au litre : cela fait 12 g par tasse, 1,44 kg par jour et environ 10 kg par semaine. À 40 % d’occupation en janvier, le même hôtel consomme environ 4 kg par semaine.

Saisonnalité

Anticipez-la. Eurostat rapporte que 31,1 % de toutes les nuitées en hébergement touristique dans l’UE en 2025 sont tombées en juillet et août, avec 3,6 fois plus de nuitées en août qu’en janvier. En Croatie, juillet et août ont porté 54,5 % des nuitées de l’année ; en Allemagne, 24,0 %. La commande d’un hôtel de bord de mer en août peut valoir plusieurs fois celle de février : convenez du préavis dont vous avez besoin avant le pic.

Paiement et paperasse

Attendez-vous à des formulaires de référencement fournisseur, à des numéros de bon de commande qui doivent figurer sur votre bon de livraison et votre facture, et à des campagnes de règlement à dates fixes. Une facture sans numéro de commande peut rester impayée jusqu’à la campagne suivante, voire celle d’après.

Comment démarcher

Parlez du premier café de la journée du client et des avis qui mentionnent le petit-déjeuner. Proposez de fixer la recette du petit-déjeuner et de la vérifier après la première semaine.

Que veut un bureau d’un torréfacteur ?

Un bureau veut un café qui a bon goût sorti d’une machine automatique, qui arrive sans que personne ait à penser à commander, et qui coûte un montant prévisible chaque mois.

Qui décide et qui achète

Dans une petite entreprise, l’office manager ou un fondateur qui aime le café. Dans une plus grande, les services généraux, souvent via un prestataire qui fournit déjà les machines et les en-cas. Les administrations achètent selon des règles de marchés publics, et le résumé de la Commission rappelle que les autorités publiques doivent payer sous 30 jours.

Ce dont ils ont besoin

La machine automatique à grains est la norme : le café doit donc être bon sorti de là, un mélange de torréfaction moyenne avec du corps, pas un filtre clair qui tourne acide dans une automatique. Personne ne le réglera au bureau. Certaines équipes veulent aussi une option filtre pour les réunions.

Volume, avec un exemple chiffré

Disons une entreprise de 60 personnes, dont 60 % sont au bureau un jour moyen, chacune buvant 1,5 tasse à 9 g de café la tasse : 60 × 0,6 × 1,5 × 9 g × 5 jours = 2,43 kg par semaine, soit environ 10,5 kg par mois. Renseignez-vous sur les jours hybrides : du mardi au jeudi cela peut être plein et le vendredi vide.

Rythme et livraison

Une commande permanente mensuelle convient bien aux bureaux. Livrez un jour fixe à l’accueil, et mettez-la en pause en août si le bureau se vide. Order Book ne la répète pas tout seul : vous préparez le brouillon du mois et le bureau le confirme en une touche, ou il commande depuis son compte, avec sa commande habituelle en tête de la feuille.

Prix

Les bureaux raisonnent en coût par tasse. À 19,90 € le kilo et 9 g la tasse, le café de chaque tasse coûte 0,18 €. Mettez ce chiffre dans la proposition.

Comment démarcher

Auprès de la personne qui entend les plaintes sur le café. Proposez une dégustation pour l’équipe, et un ou deux sachets à emporter à la maison pour Noël.

Boulangeries, épiceries fines et espaces de coworking

Ces trois-là achètent plus petit et plus simple que les hôtels, et chacun attend de vous une chose précise.

Les boulangeries qui servent du café

Les clients d’une boulangerie viennent pour le pain : le propriétaire veut donc un café bon avec du lait et rapide à faire à 7 h. L’équipe est composée de boulangers et de vendeurs, pas de baristas, ce qui explique la fréquence des super-automatiques ou des recettes espresso très simples. Livrez tôt ou la veille : la matinée d’une boulangerie commence avant votre camionnette. Les volumes peuvent être étonnamment réguliers, parce que la file du matin l’est.

Les épiceries fines et commerces qui revendent des sachets

Un commerce achète votre café pour le vendre : il lui faut des sachets de détail avec une date de torréfaction claire, un prix de vente conseillé et une marge visible. Gardez le prix conseillé cohérent avec votre propre boutique en ligne. Méfiez-vous des demandes de dépôt-vente : un café qui revient invendu au bout de deux mois ne peut plus être vendu. Noël est le pic ; convenez d’un stock supplémentaire et d’une date de livraison en octobre.

Les espaces de coworking

Pour un exploitant de coworking, le café est un coût inclus dans l’abonnement et une raison pour les membres de choisir le lieu. Le fondateur ou le community manager décide, les budgets sont serrés, et le nom d’une torréfaction locale sur le comptoir fait partie de ce que vous vendez. Proposez un mélange pour automatique ou du filtre en batch, une petite pancarte qui dit de qui est le café, et des sachets que les membres peuvent acheter.

Comment adapter votre tarif à chaque type de client ?

Utilisez un tarif par type de client, parce qu’un kilo ne vous coûte pas la même chose à vendre à chacun. La différence tient surtout à la livraison et au paiement, pas au café. Voici le même espresso maison sur quatre tarifs, à partir d’un coût de production de 10,91 € le kilo (l’exemple chiffré du modèle de tarif café en gros) et, disons, 8 € par livraison :

« Reste par kg » est le prix moins le coût de production et la livraison, avant vos propres frais généraux. Le sachet du commerce coûte 3,24 € à produire : 2,35 € de vert pour 250 g torréfiés plus 0,89 € d’emballage et de main-d’œuvre.

Le restaurant paie 1,30 € le kilo de plus que le café et vous laisse quand même moins par kilo, parce que sa livraison coûte cher. Une commande minimum, ou des frais de livraison en dessous, corrige cela plus proprement qu’un prix plus élevé. Le bureau paie un peu plus pour une livraison que vous planifiez, une fois par mois, sur votre tournée. Deux à quatre tarifs suffisent largement ; les exceptions pour un seul gros client se règlent sur ce client.

Quels sont les pièges courants en dehors des cafés ?

Les erreurs coûteuses en dehors des cafés portent sur les conditions, le matériel et le temps, pas sur le café :

• Les restaurants qui paient à 60 jours par habitude. Convenez des conditions par écrit, mettez-les sur votre bon de livraison, et retenez la livraison suivante quand une facture est largement en retard. Un petit client à 60 jours se finance avec votre argent.
• Les groupes hôteliers et les appels d’offres. Un appel d’offres peut prendre des mois et exiger des attestations d’assurance, des documents de sécurité alimentaire et des prix fixes sur un an ou plus. Chiffrez le risque que le vert bouge pendant cette année, ou ne répondez que pour les hôtels indépendants.
• Les bureaux qui veulent un contrat de service complet. Beaucoup de bureaux attendent des machines installées, entretenues et réparées. Le guide des partenariats de torréfaction de The Flaming Bean décrit des accords matériel-contre-café courant sur deux à cinq ans, la machine restant la propriété du torréfacteur. Si vous ne pouvez pas envoyer un technicien sous un jour, associez-vous à l’un d’eux, et voyez ce qu’il faut mettre dans un contrat de prêt de matériel.
• Une formation qui ne tient pas l’échelle. Jamie Cunningham, de Your Coffee Shop Success, soutient que la formation en présentiel d’un torréfacteur s’effondre quand beaucoup de clients en demandent une pour chaque nouvelle recrue. Pour les restaurants et les hôtels, où les équipes changent souvent, une fiche recette plastifiée et une vidéo de deux minutes font plus qu’une session en mars.
• Des portions individuelles que vous ne savez pas faire. Dites non aux capsules ou sachets pour les chambres plutôt que d’acheter du matériel pour un seul hôtel.
• Des clients saisonniers pris pour des clients perdus. Un hôtel de plage qui arrête de commander en novembre ne vous a pas quitté. Notez sa saison sur le compte.

Questions que posent les torréfacteurs

En quoi fournir un restaurant diffère-t-il de fournir un café ?

Dans un restaurant, le café est la fin du repas, pas le produit. C’est le chef ou le propriétaire qui décide, l’équipe est rarement formée au barista et change souvent, les volumes sont petits — souvent 2 à 5 kg par semaine — et les délais de paiement sont plus longs. Vendez un espresso indulgent, une fiche recette simple et une livraison qui tient dans les heures de réception marchandises de la cuisine.

Que cherche un hôtel chez un fournisseur de café ?

De la régularité entre le petit-déjeuner, le bar et le service en chambre, du matériel utilisable par des clients ou une équipe non formée, une livraison fiable avec des documents qui correspondent au bon de commande, et un fournisseur capable d’encaisser les variations de saison. Les hôtels indépendants décident par le propriétaire ou le directeur ; les groupes achètent souvent par une centrale ou un appel d’offres.

Une petite torréfaction peut-elle fournir des bureaux ?

Oui, si le bureau a une machine automatique à grains ou une installation filtre simple et n’exige pas un contrat complet de maintenance. Proposez un mélange qui a bon goût sorti d’une automatique, une commande permanente mensuelle et un prix au kilo clair. Si le bureau veut des machines installées et entretenues, associez-vous à un technicien local plutôt que de prendre la maintenance à votre charge.

Quels délais de paiement accorder aux restaurants et aux hôtels ?

Convenez-en par écrit avant la première livraison. Dans l’UE, la directive sur les retards de paiement limite les délais entre entreprises à 60 jours sauf accord exprès des deux parties et à condition que ce ne soit pas manifestement abusif, fixe 30 jours à défaut d’accord, et impose 30 jours aux autorités publiques ; le droit national peut être plus strict. Beaucoup de torréfactions proposent 15 ou 30 jours et demandent une première commande plus petite, ou un paiement à la livraison, à un nouveau client réputé lent.

Faut-il un seul tarif pour tous les types de clients ?

Non. Un tarif par type de client, parce que le coût de les servir n’est pas le même. Un restaurant qui prend 3 kg par semaine coûte plus cher au kilo à livrer qu’un café qui en prend 16, et un magasin qui revend des sachets a besoin d’un prix de vente conseillé. Deux à quatre tarifs suffisent en général, avec des exceptions fixées par client.

Où Order Book intervient

Order Book s’occupe de la partie de la vente au-delà des cafés qui finit d’habitude dans un tableur. Vous construisez un modèle de catalogue par type de client — restaurants, hôtels, bureaux et commerces — et vous fixez par-dessus un prix différent pour tel ou tel client, avec des paliers de volume là où ils ont du sens. Jours de livraison, heures limites et règle de frais de livraison s’appliquent à chaque commande : le petit restaurant paie donc son petit dépôt.

Un bureau qui préfère une livraison par mois retrouve la commande du mois précédent en tête de sa feuille, et un bureau qui se vide en août ne commande tout simplement pas. Chaque client commande depuis son propre compte, sans mot de passe, dans sa langue : anglais, portugais, espagnol, français, allemand ou néerlandais. Les factures restent dans votre propre logiciel de facturation et sont jointes à la commande, et les paiements que vous enregistrez tiennent un solde courant par client, ce qui rend le restaurant à 60 jours facile à repérer.

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