Café grossista para restaurantes, hotéis e escritórios

Resposta curta. Restaurantes, hotéis e escritórios compram café como linha secundária, por isso precisam mais de consistência do que de novidade: uma mistura tolerante, receitas que pessoal sem formação consiga seguir, equipamento que funcione, e entregas fiáveis. Encomendam menos ou com menos frequência do que as cafetarias, pagam mais tarde e oscilam com as estações. Dê a cada um a sua tabela de preços, as suas condições de pagamento e a sua regra de entrega, e ponha no preço o custo de os servir.

Em que é que vender café para lá das cafetarias é diferente?

Fora das cafetarias, quem lhe compra o café não é barista e o café não é aquilo que os clientes deles vieram procurar. Isso muda o que vende. Um dono de cafetaria prova em chávena o seu etíope sazonal; um dono de restaurante quer que o espresso depois da sobremesa esteja bom todas as noites, esteja quem estiver ao turno. No guia da Fresh Cup para compradores que escolhem um parceiro de torra, as torrefações descrevem expectativas que subiram muito para lá do grão: aconselhamento de carta, equipamento, formação e marketing. Fora das cafetarias, quase todo esse apoio se gasta a tornar o café à prova de falhas.

Há três coisas que atravessam todos os segmentos desta página:

• Rotação de pessoal. A pessoa que formou em março pode já lá não estar em junho. Receitas simples, escritas, valem mais do que uma sessão de formação.
• Quem decide é outra pessoa. Um chefe de cozinha, um diretor-geral, um responsável de escritório, uma equipa de compras. Descubra quem é antes de apresentar seja o que for.
• Encomendas mais pequenas e irregulares. O custo de as entregar pesa mais em cada quilo.

Restaurantes, hotéis, escritórios e lojas, comparados

Cada tipo de cliente compra café com o seu próprio padrão. Esta comparação é conselho prático a partir da forma como estes negócios costumam funcionar, não dados de inquérito; os volumes são exemplos para confrontar com a conta que tem à frente.

Como referência publicada, o guia da Cropster para lançar um programa grossista dá volumes semanais aproximados de cerca de 9 kg para um restaurante e 9–45 kg para um hotel de charme, contra 23–91 kg para uma cafetaria ou padaria.

Como se vende café grossista a restaurantes?

Venda a um restaurante um espresso tolerante, um descafeinado tão bom como o normal, e um serviço que faça do café a única parte da noite em que o chefe de cozinha nunca tem de pensar.

Quem decide e quem compra

O proprietário, num restaurante independente, às vezes o chefe de cozinha. Num grupo, um responsável de operações ou de bebidas. Quem encomenda todas as semanas é muitas vezes um subchefe ou o gerente de sala, por isso dê-lhes a eles os dados de encomenda, e não só ao proprietário.

Do que precisam

Uma mistura que saiba bem num espresso curto e aguente se o moinho não for ajustado durante dois dias. Descafeinado, porque quem janta pede. Uma ficha de receita colada à máquina: dose, rendimento, tempo, e o que fazer quando as extrações saem rápidas.

Volume e ritmo

Digamos que um restaurante serve 30 cafés por noite, seis noites por semana, a 18 g por dose dupla: 30 × 18 g × 6 = 3,24 kg por semana. Pequeno, estável, e mais fraco nas semanas em que o restaurante fecha.

Preço e pagamento

Os restaurantes comparam pelo preço por quilo e estão habituados a prazos longos dos fornecedores de comida. Em toda a UE, a diretiva dos atrasos de pagamento, no resumo da Comissão Europeia, espera que as empresas paguem em 60 dias salvo acordo expresso em contrário, e aplica 30 dias se nada for acordado, por isso ponha as suas condições por escrito antes da primeira entrega.

Entrega

Nas horas de receção de mercadoria da cozinha, normalmente a meio da manhã. Nunca durante o serviço de almoço.

Como apresentar

Leve o café à mesa: faça um espresso na máquina deles depois de provar a carta de sobremesas. Fale da última impressão da refeição, não da origem.

Os hábitos de pagamento longos custam mais do que parece. Um restaurante que leva 3,24 kg por semana a 19,50 € por quilo gasta 63,18 € por semana. A pagar a 60 dias, deve-lhe cerca de 540 € a qualquer momento. Uma cafetaria que leva 16 kg por semana a 18,20 € com prazo de 15 dias deve-lhe cerca de 624 €. O restaurante pequeno prende-lhe quase tanto dinheiro como uma conta cinco vezes maior.

Do que precisam os hotéis de um fornecedor de café?

Os hotéis precisam que o mesmo café funcione no buffet do pequeno-almoço, no bar e nos quartos, fornecido com fiabilidade ao longo de uma época que lhes pode multiplicar o número de hóspedes.

Quem decide e quem compra

Num hotel independente ou de charme, o proprietário ou o diretor-geral, com o responsável de comidas e bebidas ou o chefe de cozinha logo a seguir. Num grupo hoteleiro, uma central de compras que pode lançar um concurso ou aprovar uma lista curta de fornecedores para todas as unidades. Pergunte cedo com qual dos dois está a lidar; um concurso muda o calendário em meses.

Do que precisam

Filtro de lote ou uma máquina de grão ao pequeno-almoço, onde os hóspedes ou pessoal sem formação se servem. Espresso no bar. Alguma coisa para os quartos, que é onde muitas torrefações pequenas dão um passo atrás: porções embaladas individualmente, como saquetas de coado, exigem equipamento de embalagem e trabalho de validade. Ofereça-as se já as faz; caso contrário, diga-o e forneça o bar e o pequeno-almoço.

Volume, com um exemplo trabalhado

Digamos que um hotel serve 120 pequenos-almoços por dia quando está cheio e que cada hóspede bebe uma chávena de 200 ml de café de filtro extraído a 60 g por litro: são 12 g por chávena, 1,44 kg por dia e cerca de 10 kg por semana. A 40% de ocupação em janeiro, o mesmo hotel usa cerca de 4 kg por semana.

Sazonalidade

Conte com ela. O Eurostat indica que 31,1% de todas as dormidas em alojamento turístico da UE em 2025 caíram em julho e agosto, com 3,6 vezes mais dormidas em agosto do que em janeiro. Na Croácia, julho e agosto valeram 54,5% das dormidas do ano; na Alemanha, 24,0%. A encomenda de agosto de um hotel de praia pode ser muitas vezes a de fevereiro, por isso combine com que antecedência precisa de ser avisado antes do pico.

Pagamento e papelada

Conte com formulários de registo de fornecedor, números de nota de encomenda que têm de aparecer na sua guia de entrega e na fatura, e pagamentos em datas fixas. Uma fatura sem o número da nota de encomenda pode ficar por pagar até ao ciclo de pagamentos seguinte, ou ao outro.

Como apresentar

Fale do primeiro café do dia do hóspede e das críticas que mencionam o pequeno-almoço. Ofereça-se para definir a receita do pequeno-almoço e verificá-la ao fim da primeira semana.

O que querem os escritórios de uma torrefação?

Os escritórios querem café que saiba bem numa máquina automática, que chegue sem ninguém ter de se lembrar de o encomendar, e que custe um valor previsível por mês.

Quem decide e quem compra

Numa empresa pequena, o responsável de escritório ou um fundador que goste de café. Numa maior, a gestão de instalações, muitas vezes através de um prestador que já fornece máquinas e snacks. Os escritórios do setor público compram segundo regras de contratação, e o resumo da Comissão nota que as entidades públicas têm de pagar em 30 dias.

Do que precisam

A norma é uma máquina de grão, por isso o café tem de saber bem numa: uma mistura de torra média com corpo, não uma torra clara de filtro que fica ácida numa máquina automática. Ninguém no escritório a vai calibrar. Algumas equipas querem uma opção de filtro para reuniões.

Volume, com um exemplo trabalhado

Digamos que uma empresa tem 60 pessoas, que num dia médio 60% estão no escritório, e que cada uma bebe 1,5 chávenas a 9 g de café por chávena: 60 × 0,6 × 1,5 × 9 g × 5 dias = 2,43 kg por semana, ou cerca de 10,5 kg por mês. Pergunte pelos dias híbridos: de terça a quinta pode estar cheio e à sexta vazio.

Ritmo e entrega

Uma encomenda fixa mensal serve bem os escritórios. Entregue num dia fixo, na receção, e ponha-a em pausa em agosto se o escritório esvaziar. O Order Book não a repete sozinho: prepara o rascunho do mês e o escritório confirma-o com um toque, ou encomenda a partir da conta dele, com a encomenda habitual no topo da folha.

Preço

Os escritórios pensam em custo por chávena. A 19,90 € por quilo e 9 g por chávena, o café de cada chávena custa 0,18 €. Ponha esse número na proposta.

Como apresentar

À pessoa que ouve as queixas sobre o café. Ofereça uma prova para a equipa, e um saco ou dois para as pessoas levarem para casa no Natal.

Padarias, mercearias e espaços de cowork

Estes três compram mais pequeno e mais simples do que os hotéis, e cada um precisa de uma coisa concreta da torrefação.

Padarias que servem café

Os clientes de uma padaria vêm pelo pão, por isso o proprietário quer café que fique bem com leite e que seja rápido de fazer às 7 da manhã. O pessoal são padeiros e gente de balcão, não baristas, o que torna comum uma máquina superautomática ou uma receita de espresso muito simples. Entregue cedo ou na véspera; a manhã de uma padaria começa antes da sua carrinha. Os volumes podem ser surpreendentemente estáveis, porque a fila da manhã é estável.

Mercearias e lojas que revendem sacos de retalho

Uma loja compra o seu café para o vender, por isso precisa de sacos de retalho com uma data de torra clara, um preço de venda recomendado e uma margem que consiga ver. Mantenha o PVP coerente com a sua própria loja online. Cuidado com pedidos de venda à consignação: café que volta por vender ao fim de dois meses não se torna a vender. O Natal é o pico; combine stock extra e uma data de entrega em outubro.

Espaços de cowork

Para um operador de cowork, o café é um custo incluído na mensalidade e uma razão para os membros escolherem o espaço. Decide o fundador ou o gestor de comunidade, os orçamentos são apertados, e o nome de uma torrefação local no balcão faz parte do que vende. Ofereça uma mistura para máquina de grão ou filtro de lote, uma placa pequena a dizer de quem é o café, e sacos de retalho que os membros possam comprar.

Como adaptar a tabela de preços a cada tipo de cliente?

Use uma tabela de preços por tipo de cliente, porque um quilo custa-lhe um valor diferente a vender a cada um. A diferença está sobretudo na entrega e no pagamento, não no café. Aqui está o mesmo espresso da casa em quatro tabelas, a partir de um custo de produção de 10,91 € por quilo (o exemplo trabalhado do modelo de tabela de preços para café grossista) e de, digamos, 8 € por cada entrega:

«Sobra por kg» é o preço menos o custo de produção e a entrega, antes dos seus próprios custos fixos. O saco de loja custa 3,24 € a produzir: 2,35 € de verde para 250 g torrados mais 0,89 € de embalagem e mão de obra.

O restaurante paga 1,30 € por quilo mais do que a cafetaria e mesmo assim deixa-lhe menos por quilo, porque a entrega dele é cara. Uma encomenda mínima, ou uma taxa de entrega abaixo dela, resolve isso de forma mais limpa do que um preço mais alto. O escritório paga um pouco mais por uma entrega que é a torrefação a agendar, uma vez por mês, na sua rota. Duas a quatro tabelas chegam e sobram; as exceções para uma conta grande vivem nessa conta.

Quais são as armadilhas comuns fora das cafetarias?

Os erros caros fora das cafetarias são de condições, de equipamento e de tempo, não de café:

• Restaurantes com hábitos de 60 dias. Combine as condições por escrito, ponha-as na guia de entrega, e segure a entrega seguinte quando uma fatura está muito para lá do prazo. Uma conta pequena a 60 dias financia-se com o seu dinheiro.
• Grupos hoteleiros e concursos. Um concurso pode levar meses e pode pedir apólices de seguro, documentos de segurança alimentar e preços fixos por um ano ou mais. Ponha no preço o risco de o verde se mexer durante esse ano, ou concorra só aos hotéis independentes.
• Escritórios que querem um contrato de assistência completo. Muitos escritórios contam com máquinas instaladas, mantidas e reparadas. O guia de parcerias de torrefação do The Flaming Bean descreve acordos de equipamento por café com duração de dois a cinco anos, ficando a máquina propriedade da torrefação. Se não consegue mandar um técnico dentro de um dia, faça parceria com um, e veja o que pôr num contrato de comodato de equipamento.
• Formação que não escala. Jamie Cunningham, do Your Coffee Shop Success, defende que a formação presencial de uma torrefação se desfaz quando muitas contas precisam dela para cada nova contratação. Em restaurantes e hotéis, onde o pessoal muda muito, uma ficha de receita plastificada e um vídeo de dois minutos fazem mais do que uma sessão em março.
• Doses individuais que não consegue fazer. Diga que não a cápsulas ou saquetas de quarto em vez de comprar equipamento por causa de um hotel.
• Contas sazonais lidas como perdidas. Um hotel de praia que deixa de encomendar em novembro não o abandonou. Anote a época dele na conta.

Perguntas que as torrefações fazem

Em que é que fornecer café a restaurantes é diferente de fornecer cafetarias?

Num restaurante, o café é o fim da refeição, não o produto. Decide o chefe de cozinha ou o proprietário, o pessoal raramente é formado como barista e muda com frequência, os volumes são pequenos, muitas vezes 2 a 5 kg por semana, e as condições de pagamento tendem a ser mais longas. Venda um espresso tolerante, uma ficha de receita simples e uma entrega que caiba nas horas de receção de mercadoria da cozinha.

O que procuram os hotéis num fornecedor de café?

Consistência entre o pequeno-almoço, o bar e o serviço de quartos, equipamento que hóspedes ou pessoal sem formação consigam usar, entregas fiáveis com papelada que bata certo com a nota de encomenda, e um fornecedor que aguente as oscilações da época. Os hotéis independentes decidem normalmente pelo proprietário ou pelo diretor-geral; os de grupo compram muitas vezes por uma central de compras ou por concurso.

Uma torrefação pequena pode fornecer escritórios?

Pode, se o escritório tiver uma máquina de grão ou uma montagem de filtro simples e não precisar de um contrato completo de assistência a equipamento. Ofereça uma mistura que saiba bem numa máquina automática, uma encomenda fixa mensal e um preço por quilo claro. Se o escritório quiser máquinas instaladas e assistidas, faça parceria com um técnico local em vez de assumir a assistência.

Que condições de pagamento devo dar a restaurantes e hotéis?

Combine-as por escrito antes da primeira entrega. Em toda a UE, a diretiva dos atrasos de pagamento limita os prazos entre empresas a 60 dias, salvo acordo expresso das duas partes e desde que não seja manifestamente abusivo, fixa 30 dias quando nada é acordado, e dá 30 dias às entidades públicas; a lei nacional pode ser mais exigente. Muitas torrefações oferecem 15 ou 30 dias e pedem uma primeira encomenda mais pequena, ou pagamento na entrega, a uma conta nova com hábitos de pagamento longos.

Devo usar uma só tabela de preços grossista para todo o tipo de clientes?

Não. Use uma tabela por tipo de cliente, porque o custo de os servir é diferente. Um restaurante que leva 3 kg por semana custa mais por quilo a entregar do que uma cafetaria que leva 16 kg, e uma loja que revende sacos de retalho precisa de um preço de venda recomendado. Duas a quatro tabelas costumam chegar, com exceções definidas por conta.

Onde entra o Order Book

O Order Book trata da parte da venda para lá das cafetarias que costuma acabar numa folha de cálculo. Cria um modelo de catálogo para cada tipo de cliente — restaurantes, hotéis, escritórios e lojas — e define por cima um preço diferente para qualquer conta em particular, com escalões de quantidade onde fizerem sentido. Os dias de entrega, as horas limite e uma regra de taxa de entrega aplicam-se a todas as encomendas, para que o restaurante pequeno pague a entrega pequena dele.

Um escritório que prefira uma entrega por mês encontra a encomenda do mês anterior no topo da folha, e um escritório que esvazia em agosto simplesmente não encomenda. Cada cliente encomenda da sua própria conta, com o email que já tem na ficha e sem palavra-passe, na língua dele: inglês, português, espanhol, francês, alemão ou neerlandês. As faturas continuam a sair do seu programa de faturação e ficam anexadas à encomenda, e os pagamentos que registar mantêm um saldo por conta, o que torna fácil detetar o restaurante com hábitos de 60 dias.

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