Café mayorista para restaurantes, hoteles y oficinas

Respuesta corta. Los restaurantes, los hoteles y las oficinas compran café como línea secundaria, así que necesitan constancia más que novedad: una mezcla indulgente, recetas que pueda seguir personal sin formar, equipos que funcionen y repartos fiables. Piden menos cantidad o con menos frecuencia que las cafeterías, pagan más tarde y se mueven con las temporadas. Dale a cada uno su tarifa, sus condiciones de pago y su regla de reparto, y mete en el precio lo que cuesta atenderlos.

¿En qué cambia vender café más allá de las cafeterías?

Fuera de las cafeterías, quien te compra el café no es barista y el café no es a lo que vinieron sus clientes. Eso cambia lo que vendes. Un dueño de cafetería cata tu etíope de temporada; un dueño de restaurante quiere que el espresso de después del postre esté bueno todas las noches, esté quien esté de turno. En la guía de Fresh Cup para compradores que eligen tostador, los tostadores describen unas expectativas que han subido mucho más allá del grano: asesoría de carta, equipos, formación y marketing. Fuera de las cafeterías, casi todo ese apoyo se dedica a hacer el café a prueba de fallos.

Hay tres cosas que atraviesan todos los segmentos de esta página:

• La rotación de personal. La persona que formaste en marzo puede no estar en junio. Recetas sencillas y por escrito valen más que una sesión de formación.
• Decide otro. Un jefe de cocina, un director, un responsable de oficina, un equipo de compras. Averigua quién antes de presentar nada.
• Pedidos más pequeños e irregulares. Lo que cuesta repartirlos pesa más sobre cada kilo.

Restaurantes, hoteles, oficinas y tiendas, comparados

Cada tipo de cliente compra café con su propia pauta. Esta comparación es consejo práctico sacado de cómo funcionan normalmente estos negocios, no datos de encuesta; los volúmenes son ejemplos para contrastar con la cuenta que tengas delante.

Como referencia publicada, la guía de Cropster para montar un programa mayorista da volúmenes semanales aproximados de unos 9 kg para un restaurante y de 9–45 kg para un hotel boutique, frente a 23–91 kg para una cafetería o panadería.

¿Cómo se le vende café mayorista a un restaurante?

Véndele a un restaurante un espresso indulgente, un descafeinado tan bueno como el normal y un servicio que convierta el café en la única parte de la noche en la que el jefe de cocina no tiene que pensar.

Quién decide y quién compra

El dueño en un restaurante independiente, a veces el jefe de cocina. En un grupo, un responsable de operaciones o de bebidas. Quien pide cada semana suele ser un segundo de cocina o el jefe de sala, así que dale a esa persona los datos del pedido, no solo al dueño.

Qué necesitan

Una mezcla que esté buena en un espresso corto y aguante si el molino lleva dos días sin ajustarse. Descafeinado, porque los clientes de noche lo piden. Una ficha de receta pegada a la máquina: dosis, salida, tiempo y qué hacer cuando los extractos salen rápidos.

Volumen y ritmo

Digamos que un restaurante sirve 30 cafés por noche, seis noches a la semana, con 18 g por doble: 30 × 18 g × 6 = 3,24 kg a la semana. Poco, estable y más flojo en las semanas que el restaurante cierra.

Precio y pago

Los restaurantes comparan por precio por kilo y están acostumbrados a plazos largos con los proveedores de alimentación. En toda la UE, la directiva de morosidad, tal como la resume la Comisión Europea, espera que las empresas paguen en 60 días salvo que acuerden expresamente otra cosa, y se aplican 30 días si no se pacta nada, así que deja tus condiciones por escrito antes del primer reparto.

Reparto

En el horario de recepción de mercancías de la cocina, normalmente a media mañana. No durante el servicio de comidas.

Cómo presentarte

Lleva el café a la mesa: prepara un espresso en su máquina después de probar su carta de postres. Habla de la última impresión de la comida, no del origen.

Los hábitos de pago largos cuestan más de lo que parece. Un restaurante que se lleva 3,24 kg a la semana a 19,50 € el kilo gasta 63,18 € semanales. Pagando a 60 días, te debe unos 540 € en todo momento. Una cafetería que se lleva 16 kg a la semana a 18,20 € con pago a 15 días te debe unos 624 €. El restaurante pequeño te inmoviliza casi tanto dinero como una cuenta cinco veces mayor.

¿Qué necesita un hotel de su proveedor de café?

Un hotel necesita que el mismo café funcione en el bufé de desayuno, en el bar y en las habitaciones, servido con fiabilidad a lo largo de una temporada que puede multiplicar su número de huéspedes.

Quién decide y quién compra

En un hotel independiente o boutique, el dueño o el director, con el responsable de alimentos y bebidas o el jefe de cocina justo detrás. En una cadena, una central de compras que puede sacar un concurso o aprobar una lista corta de proveedores para todos los establecimientos. Pregunta pronto con cuál de los dos tratas; un concurso cambia los plazos en meses.

Qué necesitan

Filtro por lotes o una superautomática en el desayuno, donde se sirven los huéspedes o personal sin formar. Espresso en el bar. Algo para las habitaciones, que es donde muchos tostadores pequeños se apartan: las porciones individuales, como las bolsitas de goteo, exigen equipo de envasado y trabajo de caducidad. Ofrécelas si ya las haces; si no, dilo y abastece el bar y el desayuno.

Volumen, con un ejemplo desarrollado

Digamos que un hotel sirve 120 desayunos al día cuando está lleno y cada huésped bebe una taza de 200 ml de café de filtro preparado a 60 g por litro: son 12 g por taza, 1,44 kg al día y unos 10 kg a la semana. Con un 40 % de ocupación en enero, ese mismo hotel gasta unos 4 kg a la semana.

Temporada

Cuenta con ella. Eurostat informa de que el 31,1 % de todas las pernoctaciones en alojamientos turísticos de la UE en 2025 cayeron en julio y agosto, con 3,6 veces más noches en agosto que en enero. En Croacia, julio y agosto concentraron el 54,5 % de las noches del año; en Alemania, el 24,0 %. El pedido de agosto de un hotel de costa puede multiplicar por mucho el de febrero, así que acordad con cuánta antelación necesitas saberlo antes del pico.

Pago y papeleo

Cuenta con formularios de alta de proveedor, números de pedido de compra que tienen que aparecer en tu albarán y en tu factura, y remesas de pago en fechas fijas. Una factura sin el número de pedido puede quedarse sin pagar hasta la siguiente remesa, o la de después.

Cómo presentarte

Habla del primer café del día del huésped y de las reseñas que mencionan el desayuno. Ofrécete a fijar la receta del desayuno y a comprobarla después de la primera semana.

¿Qué quiere una oficina de un tostador de café?

Una oficina quiere un café que sepa bien en una máquina automática, que llegue sin que nadie tenga que acordarse de pedirlo y que cueste una cantidad previsible al mes.

Quién decide y quién compra

En una empresa pequeña, el responsable de oficina o un fundador al que le importa el café. En una más grande, servicios generales, muchas veces a través de un contratista que ya les lleva máquinas y aperitivos. Las oficinas del sector público compran con normas de contratación pública, y el resumen de la Comisión señala que las administraciones deben pagar en 30 días.

Qué necesitan

Lo normal es una superautomática, así que el café tiene que saber bien salido de una: una mezcla de tueste medio con cuerpo, no un tueste claro de filtro que se vuelve ácido en una máquina automática. Nadie en la oficina la va a calibrar. Algunos equipos quieren una opción de filtro para las reuniones.

Volumen, con un ejemplo desarrollado

Digamos que una empresa tiene 60 empleados, un día normal está el 60 % en la oficina, y cada uno bebe 1,5 tazas con 9 g de café por taza: 60 × 0,6 × 1,5 × 9 g × 5 días = 2,43 kg a la semana, o unos 10,5 kg al mes. Pregunta por los días híbridos: de martes a jueves puede haber mucha gente y el viernes estar vacío.

Ritmo y reparto

Un pedido fijo mensual le va muy bien a una oficina. Reparte un día fijo en recepción, y pausa el pedido en agosto si la oficina se vacía. Order Book no lo repite solo: tú preparas el borrador del mes y la oficina lo confirma de un toque, o pide desde su cuenta con su pedido habitual arriba de la hoja.

Precio

Las oficinas piensan en coste por taza. A 19,90 € el kilo y 9 g por taza, el café de cada taza cuesta 0,18 €. Pon ese número en la propuesta.

Cómo presentarte

A la persona que escucha las quejas sobre el café. Ofrece una cata para el equipo, y una bolsa o dos para que la gente se lleve a casa en Navidad.

Panaderías, tiendas y espacios de coworking

Estos tres compran más pequeño y más simple que un hotel, y cada uno necesita algo concreto de ti.

Panaderías que sirven café

Los clientes de una panadería vienen por el pan, así que el dueño quiere un café que esté bueno con leche y sea rápido de hacer a las siete de la mañana. El personal son panaderos y gente de mostrador, no baristas, y por eso es habitual una superautomática o una receta de espresso muy sencilla. Reparte temprano o el día antes; la mañana de una panadería empieza antes que tu furgoneta. Los volúmenes pueden ser sorprendentemente estables, porque la cola de la mañana es estable.

Delicatessen y tiendas que revenden bolsas

Una tienda compra tu café para venderlo, así que necesita bolsas de venta con una fecha de tueste clara, un precio recomendado de venta y un margen que se vea. Mantén ese precio recomendado coherente con el de tu propia tienda online. Ojo con las peticiones de venta en depósito: el café que vuelve sin vender a los dos meses no se puede volver a vender. La Navidad es el pico; acordad existencias extra y una fecha de reparto en octubre.

Espacios de coworking

Para un operador de coworking, el café es un coste incluido en la cuota y un motivo por el que los socios eligen el espacio. Decide el fundador o el responsable de comunidad, los presupuestos son justos y el nombre de un tostador local en el mostrador es parte de lo que vendes. Ofrece una mezcla para superautomática o filtro por lotes, un cartelito que diga de quién es el café, y bolsas que los socios puedan comprar.

¿Cómo adaptar la tarifa a cada tipo de cliente?

Usa una tarifa por tipo de cliente, porque venderle un kilo a cada uno te cuesta una cantidad distinta. La diferencia está sobre todo en el reparto y el pago, no en el café. Aquí está el mismo espresso de la casa en cuatro tarifas, partiendo de un coste de producción de 10,91 € el kilo (el ejemplo desarrollado de la plantilla de tarifa de café mayorista) y, digamos, 8 € por cada reparto:

«Queda por kg» es el precio menos el coste de producción y el reparto, antes de tus propios gastos fijos. La bolsa de tienda cuesta 3,24 € de producir: 2,35 € de verde para 250 g tostados más 0,89 € de envasado y mano de obra.

El restaurante paga 1,30 € más por kilo que la cafetería y aun así te deja menos por kilo, porque su reparto es caro. Un pedido mínimo, o un cargo de reparto por debajo de él, arregla eso de forma más limpia que un precio más alto. La oficina paga un poco más por un reparto que programas tú, una vez al mes, en tu ruta. Con dos a cuatro tarifas sobra; las excepciones para una cuenta grande concreta van en esa cuenta.

¿Cuáles son los errores habituales fuera de las cafeterías?

Los errores caros fuera de las cafeterías van de condiciones, equipos y tiempo, no del café:

• Restaurantes con costumbre de pagar a 60 días. Acuerda las condiciones por escrito, ponlas en tu albarán y retén el siguiente reparto cuando una factura lleve mucho vencida. Una cuenta pequeña a 60 días se financia con tu dinero.
• Cadenas hoteleras y concursos. Un concurso puede llevar meses y pedir certificados de seguro, documentación de seguridad alimentaria y precios fijos para un año o más. Mete en el precio el riesgo de que el verde se mueva durante ese año, o preséntate solo a los hoteles independientes.
• Oficinas que quieren un contrato de servicio completo. Muchas oficinas esperan máquinas instaladas, mantenidas y reparadas. La guía de The Flaming Bean sobre acuerdos con tostadores describe acuerdos de equipo a cambio de café con una duración de dos a cinco años y la máquina siguiendo en propiedad del tostador. Si no puedes mandar un técnico en un día, alíate con uno, y mira qué poner en un contrato de cesión de equipo.
• Formación que no escala. Jamie Cunningham, de Your Coffee Shop Success, sostiene que la formación presencial de un tostador se rompe cuando muchas cuentas la necesitan para cada incorporación. En restaurantes y hoteles, donde el personal cambia a menudo, una ficha de receta plastificada y un vídeo de dos minutos hacen más que una sesión en marzo.
• Monodosis que no puedes fabricar. Di que no a las cápsulas o los sobres de habitación en lugar de comprar equipo para un solo hotel.
• Cuentas de temporada que parecen perdidas. Un hotel de playa que deja de pedir en noviembre no se ha ido. Anota su temporada en la cuenta.

Preguntas que hacen los tostadores

¿En qué se diferencia servir café a un restaurante de servirlo a una cafetería?

En un restaurante el café es el final de la comida, no el producto. Decide el jefe de cocina o el dueño, el personal rara vez son baristas formados y cambia a menudo, los volúmenes son pequeños, muchas veces de 2 a 5 kg a la semana, y las condiciones de pago suelen ser más largas. Véndeles un espresso indulgente, una ficha de receta sencilla y un reparto que encaje con la hora de recepción de mercancías de la cocina.

¿Qué busca un hotel en un proveedor de café?

Constancia entre el desayuno, el bar y el servicio de habitaciones; equipos que puedan usar los huéspedes o personal sin formar; repartos fiables con papeles que cuadren con el pedido de compra; y un proveedor capaz de aguantar los vaivenes de temporada. Los hoteles independientes suelen decidir por el dueño o el director; los de cadena compran a menudo por una central de compras o por concurso.

¿Puede un tostador pequeño abastecer a oficinas?

Sí, si la oficina tiene una superautomática o un montaje de filtro sencillo y no necesita un contrato completo de mantenimiento de equipos. Ofrece una mezcla que sepa bien en una máquina automática, un pedido fijo mensual y un precio por kilo claro. Si la oficina quiere máquinas instaladas y con mantenimiento, alíate con un técnico de la zona en lugar de asumir tú el servicio.

¿Qué condiciones de pago doy a restaurantes y hoteles?

Acuérdalas por escrito antes del primer reparto. En toda la UE, la directiva de morosidad limita los plazos entre empresas a 60 días salvo que las dos partes acuerden expresamente otra cosa y no sea manifiestamente abusivo, fija 30 días cuando no se ha pactado plazo y da 30 días a las administraciones públicas; la ley nacional puede ser más estricta. Muchas tostadoras ofrecen 15 o 30 días y piden un primer pedido más pequeño, o el pago contra entrega, a una cuenta nueva con fama de pagar tarde.

¿Debo usar una sola tarifa mayorista para todos los clientes?

No. Usa una tarifa por tipo de cliente, porque lo que cuesta atenderlos es distinto. Un restaurante que se lleva 3 kg a la semana te cuesta más por kilo de reparto que una cafetería que se lleva 16 kg, y una tienda que revende bolsas necesita un precio recomendado de venta. Con dos a cuatro tarifas suele bastar, con las excepciones puestas cuenta a cuenta.

Dónde encaja Order Book

Order Book se encarga de la parte de vender más allá de las cafeterías que suele acabar en una hoja de cálculo. Montas una plantilla de catálogo para cada tipo de cliente —restaurantes, hoteles, oficinas y tiendas— y por encima pones un precio distinto a cualquier cuenta concreta, con saltos por volumen donde tengan sentido. Los días de reparto, las horas límite y una regla de cargo por reparto se aplican a cada pedido, así que el restaurante pequeño paga su entrega pequeña.

Una oficina que prefiere un reparto al mes encuentra el pedido del mes pasado arriba de su hoja, y una oficina que se vacía en agosto simplemente no pide. Cada cliente pide desde su propia cuenta, sin contraseña, en su idioma: inglés, portugués, español, francés, alemán u holandés. Las facturas siguen en tu propio programa de facturación y se adjuntan al pedido, y los pagos que registras mantienen un saldo al día de cada cuenta, lo que hace fácil detectar al restaurante con costumbre de pagar a 60 días.

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