Kaffee für Restaurants, Hotels und Büros

Kurze Antwort. Restaurants, Hotels und Büros kaufen Kaffee als Nebensache, sie brauchen also Gleichmäßigkeit mehr als Neuheit: eine gutmütige Mischung, Rezepte, denen ungeschultes Personal folgen kann, Geräte, die funktionieren, und verlässliche Lieferung. Sie bestellen kleiner oder seltener als Cafés, zahlen später und schwanken mit der Saison. Gib jedem seine eigene Preisliste, seine eigenen Zahlungsziele und seine eigene Lieferregel, und rechne die Kosten der Betreuung ein.

Was ist anders, wenn du jenseits von Cafés verkaufst?

Jenseits von Cafés ist die Person, die deinen Kaffee kauft, kein Barista, und Kaffee ist nicht das, wofür ihre Gäste gekommen sind. Das ändert, was du verkaufst. Eine Café-Inhaberin cuppt deinen saisonalen Äthiopier; ein Restaurantinhaber will, dass der Espresso nach dem Dessert jeden Abend gut ist, wer auch immer Schicht hat. In Fresh Cups Ratgeber für Käufer, die eine Rösterei suchen, beschreiben Röstereien Erwartungen, die längst weit über die Bohnen hinausgehen: Beratung zur Karte, Geräte, Schulung und Marketing. Außerhalb von Cafés geht das meiste davon darauf, Kaffee narrensicher zu machen.

Drei Dinge ziehen sich durch jedes Segment auf dieser Seite:

• Personalwechsel. Wen du im März geschult hast, kann im Juni weg sein. Einfache, aufgeschriebene Rezepte schlagen einen Schulungstermin.
• Jemand anderes entscheidet. Ein Küchenchef, eine Direktion, ein Office Manager, ein Einkaufsteam. Find heraus, wer, bevor du dein Angebot machst.
• Kleinere, unregelmäßige Bestellungen. Die Lieferkosten machen einen größeren Anteil an jedem Kilo aus.

Restaurants, Hotels, Büros und Läden im Vergleich

Jede Kundenart kauft Kaffee nach ihrem eigenen Muster. Dieser Vergleich ist praktische Erfahrung daraus, wie diese Betriebe üblicherweise arbeiten, keine Umfragedaten; die Mengen sind Beispiele, die du am Kunden vor dir prüfst.

Als veröffentlichter Anhaltspunkt: Cropsters Leitfaden zum Aufbau eines Großhandelsprogramms nennt grobe Wochenmengen von rund 9 kg für ein Restaurant und 9–45 kg für ein Boutiquehotel, gegenüber 23–91 kg für ein Café oder eine Bäckerei.

Wie verkaufst du Kaffee an Restaurants?

Verkauf Restaurants einen gutmütigen Espresso, einen Entkoffeinierten, der so gut ist wie der normale, und einen Service, der Kaffee zu dem einen Teil des Abends macht, über den der Küchenchef nie nachdenken muss.

Wer entscheidet und kauft

Im unabhängigen Restaurant die Inhaberin, manchmal der Küchenchef. In einer Gruppe eine Betriebs- oder Getränkeleitung. Wer jede Woche bestellt, ist oft ein Sous-Chef oder die Serviceleitung, gib also auch ihnen die Bestellangaben, nicht nur der Inhaberin.

Was sie brauchen

Eine Mischung, die als kleiner Espresso gut schmeckt und aushält, wenn die Mühle zwei Tage nicht nachgestellt wurde. Entkoffeinierter, weil Abendgäste danach fragen. Eine Rezeptkarte, an die Maschine geklebt: Dosis, Auslauf, Zeit, und was zu tun ist, wenn die Bezüge zu schnell laufen.

Menge und Rhythmus

Sagen wir, ein Restaurant schenkt 30 Kaffees am Abend aus, an sechs Abenden die Woche, mit 18 g pro doppeltem Bezug: 30 × 18 g × 6 = 3,24 kg pro Woche. Klein, stetig, und ruhiger in den Wochen, in denen das Restaurant schließt.

Preis und Zahlung

Restaurants vergleichen den Kilopreis und sind von Lebensmittellieferanten lange Ziele gewohnt. EU-weit erwartet die Zahlungsverzugsrichtlinie, wie die Europäische Kommission sie zusammenfasst, dass Unternehmen binnen 60 Tagen zahlen, sofern nicht ausdrücklich anderes vereinbart ist, und ohne Vereinbarung gelten 30 Tage — schreib deine Bedingungen also vor der ersten Lieferung auf.

Lieferung

Zu den Warenannahmezeiten der Küche, meist am späten Vormittag. Nicht während des Mittagsbetriebs.

Wie du es anbietest

Bring den Kaffee an den Tisch: Mach einen Espresso an ihrer Maschine, nachdem ihr ihre Dessertkarte probiert habt. Sprich über den letzten Eindruck der Mahlzeit, nicht über Herkunft.

Lange Zahlungsgewohnheiten kosten mehr, als sie aussehen. Ein Restaurant mit 3,24 kg die Woche zu 19,50 € pro Kilo gibt 63,18 € pro Woche aus. Zahlt es nach 60 Tagen, schuldet es dir zu jedem Zeitpunkt rund 540 €. Ein Café mit 16 kg die Woche zu 18,20 € bei 15 Tagen Zahlungsziel schuldet dir etwa 624 €. Das kleine Restaurant bindet fast so viel von deinem Geld wie ein Kunde, der fünfmal so groß ist.

Was brauchen Hotels von einem Kaffeelieferanten?

Hotels brauchen denselben Kaffee, der am Frühstücksbuffet, an der Bar und auf den Zimmern funktioniert, verlässlich geliefert durch eine Saison, die ihre Gästezahl vervielfachen kann.

Wer entscheidet und kauft

Im unabhängigen oder Boutiquehotel die Inhaberin oder die Direktion, dicht gefolgt von der F&B-Leitung oder dem Küchenchef. In einer Hotelgruppe ein zentraler Einkauf, der eine Ausschreibung durchführen oder eine Lieferantenliste für alle Häuser freigeben kann. Frag früh, mit welcher Art du es zu tun hast; eine Ausschreibung verschiebt den Zeitplan um Monate.

Was sie brauchen

Batch Brew oder einen Vollautomaten zum Frühstück, wo Gäste oder ungeschultes Personal sich selbst bedienen. Espresso an der Bar. Etwas für die Zimmer, und hier treten viele kleine Röstereien zurück: einzeln verpackte Portionen wie Drip Bags brauchen Verpackungstechnik und Arbeit an der Haltbarkeit. Biete sie an, wenn du sie ohnehin machst; sonst sag das und beliefere Bar und Frühstück.

Menge, durchgerechnet

Sagen wir, ein Hotel serviert bei Vollbelegung 120 Frühstücke am Tag und jeder Gast trinkt eine Tasse Filterkaffee von 200 ml, gebrüht mit 60 g pro Liter: Das sind 12 g pro Tasse, 1,44 kg am Tag und rund 10 kg die Woche. Bei 40 % Auslastung im Januar braucht dasselbe Hotel etwa 4 kg die Woche.

Saison

Plan sie ein. Eurostat berichtet, dass 31,1 % aller Übernachtungen in EU-Beherbergungsbetrieben im Jahr 2025 auf Juli und August entfielen, mit 3,6-mal so vielen Übernachtungen im August wie im Januar. In Kroatien lagen 54,5 % der Jahresübernachtungen in Juli und August; in Deutschland 24,0 %. Die Augustbestellung eines Küstenhotels kann ein Vielfaches seiner Februarbestellung sein, vereinbar also, wie viel Vorlauf du vor der Spitze brauchst.

Zahlung und Papierkram

Rechne mit Formularen zur Lieferantenregistrierung, mit Bestellnummern, die auf deinem Lieferschein und deiner Rechnung stehen müssen, und mit Zahlläufen an festen Terminen. Eine Rechnung ohne Bestellnummer kann bis zum nächsten Zahllauf liegen bleiben, oder bis zum übernächsten.

Wie du es anbietest

Sprich über den ersten Kaffee des Gastes am Tag und über die Bewertungen, die das Frühstück erwähnen. Biete an, das Frühstücksrezept einzustellen und es nach der ersten Woche zu prüfen.

Was wollen Büros von einer Rösterei?

Büros wollen Kaffee, der aus einem Automaten gut schmeckt, ankommt, ohne dass jemand ans Bestellen denken muss, und im Monat einen planbaren Betrag kostet.

Wer entscheidet und kauft

In einer kleinen Firma der Office Manager oder ein Gründer, dem Kaffee wichtig ist. In einer größeren das Facility Management, oft über einen Dienstleister, der schon Maschinen und Snacks liefert. Behörden kaufen nach Vergaberegeln, und die Zusammenfassung der Kommission weist darauf hin, dass öffentliche Stellen binnen 30 Tagen zahlen müssen.

Was sie brauchen

Ein Vollautomat ist die Regel, der Kaffee muss also daraus gut schmecken: eine mittlere Röstung mit Körper, keine helle Filterröstung, die durch einen Automaten sauer wird. Niemand im Büro wird sie einstellen. Manche Teams wollen zusätzlich eine Filterlösung für Besprechungen.

Menge, durchgerechnet

Sagen wir, eine Firma hat 60 Mitarbeitende, an einem durchschnittlichen Tag sind 60 % im Büro, und jede Person trinkt 1,5 Tassen zu 9 g Kaffee: 60 × 0,6 × 1,5 × 9 g × 5 Tage = 2,43 kg pro Woche, also rund 10,5 kg im Monat. Frag nach den Hybridtagen: Dienstag bis Donnerstag kann voll und Freitag leer sein.

Rhythmus und Lieferung

Eine monatliche Dauerbestellung passt gut zu Büros. Liefer an einem festen Tag an den Empfang, und pausier sie im August, wenn sich das Büro leert. Order Book wiederholt sie nicht von selbst: Du bereitest den Entwurf für den Monat vor und das Büro bestätigt ihn mit einem Tippen, oder es bestellt aus seinem Konto, mit seiner üblichen Bestellung ganz oben.

Preis

Büros denken in Kosten pro Tasse. Bei 19,90 € pro Kilo und 9 g pro Tasse kostet der Kaffee in jeder Tasse 0,18 €. Schreib diese Zahl ins Angebot.

Wie du es anbietest

Bei der Person, die die Beschwerden über den Kaffee hört. Biete eine Verkostung fürs Team an und zu Weihnachten ein, zwei Tüten für die Mitarbeitenden zum Mitnehmen.

Bäckereien, Feinkostläden und Co-Working-Spaces

Diese drei kaufen kleiner und einfacher als Hotels, und jeder braucht etwas Bestimmtes von dir.

Bäckereien mit Kaffeeausschank

Die Kunden einer Bäckerei kommen wegen des Brots, die Inhaberin will also Kaffee, der in Milch gut ist und um sieben Uhr schnell gemacht. Das Personal besteht aus Bäckern und Verkaufskräften, nicht aus Baristas, darum sind ein Vollautomat oder ein sehr einfaches Espressorezept verbreitet. Liefer früh oder am Vortag; der Morgen einer Bäckerei beginnt, bevor dein Transporter losfährt. Die Mengen können überraschend stetig sein, denn die Morgenschlange ist stetig.

Feinkostläden und Läden, die Tüten weiterverkaufen

Ein Laden kauft deinen Kaffee, um ihn zu verkaufen, er braucht also Verkaufstüten mit klarem Röstdatum, eine Preisempfehlung und eine Marge, die er sehen kann. Halt die Preisempfehlung mit deinem eigenen Onlineshop im Einklang. Pass bei Bitten um Rückgaberecht auf: Kaffee, der nach zwei Monaten unverkauft zurückkommt, lässt sich nicht noch einmal verkaufen. Weihnachten ist die Spitze; vereinbar Zusatzbestand und einen Liefertermin im Oktober.

Co-Working-Spaces

Für einen Co-Working-Betreiber ist Kaffee ein Kostenpunkt, der in der Mitgliedschaft steckt, und ein Grund, warum Mitglieder den Ort wählen. Der Gründer oder Community Manager entscheidet, die Budgets sind knapp, und der Name einer lokalen Rösterei auf dem Tresen ist Teil dessen, was du verkaufst. Biete eine Vollautomaten-Mischung oder Batch Brew an, ein kleines Schild, das sagt, wessen Kaffee es ist, und Verkaufstüten, die Mitglieder kaufen können.

Wie passt du deine Preisliste je Kundenart an?

Nimm eine Preisliste je Kundenart, denn ein Kilo kostet dich bei jeder anders im Verkauf. Der Unterschied steckt vor allem in Lieferung und Zahlung, nicht im Kaffee. Hier ist derselbe Haus-Espresso auf vier Listen, ausgehend von Herstellkosten von 10,91 € pro Kilo (das durchgerechnete Beispiel in der Vorlage für eine Großhandels-Preisliste) und, sagen wir, 8 € je Lieferung:

„Bleibt pro kg“ ist der Preis abzüglich Herstellkosten und Lieferung, vor deinen eigenen Gemeinkosten. Die Ladentüte kostet 3,24 € in der Herstellung: 2,35 € Rohkaffee für 250 g geröstet plus 0,89 € Verpackung und Arbeit.

Das Restaurant zahlt 1,30 € pro Kilo mehr als das Café und lässt dir trotzdem weniger pro Kilo, weil seine Lieferung teuer ist. Eine Mindestbestellmenge oder eine Liefergebühr darunter löst das sauberer als ein höherer Preis. Das Büro zahlt etwas mehr für eine Lieferung, die du einmal im Monat auf deiner Tour einplanst. Zwei bis vier Listen reichen völlig; Ausnahmen für einen einzelnen großen Kunden gehören an diesen Kunden.

Welche Fallen lauern jenseits der Cafés?

Die teuren Fehler außerhalb von Cafés betreffen Bedingungen, Geräte und Zeit, nicht den Kaffee:

• Restaurants mit 60-Tage-Gewohnheiten. Vereinbar Bedingungen schriftlich, setz sie auf den Lieferschein, und halt die nächste Lieferung zurück, wenn eine Rechnung deutlich überfällig ist. Ein kleiner Kunde bei 60 Tagen finanziert sich mit deinem Geld.
• Hotelgruppen und Ausschreibungen. Eine Ausschreibung kann Monate dauern und Versicherungsnachweise, Dokumente zur Lebensmittelsicherheit und feste Preise für ein Jahr oder länger verlangen. Rechne das Risiko ein, dass sich der Rohkaffee in diesem Jahr bewegt, oder biete nur bei den unabhängigen Hotels an.
• Büros, die einen Rundum-Service wollen. Viele Büros erwarten, dass Maschinen aufgestellt, gewartet und repariert werden. Der Leitfaden von The Flaming Bean zu Partnerschaften mit Röstereien beschreibt Geräte-gegen-Kaffee-Vereinbarungen über zwei bis fünf Jahre, bei denen die Maschine Eigentum der Rösterei bleibt. Wenn du keinen Techniker binnen eines Tages schicken kannst, arbeite mit einem zusammen, und sieh dir an, was in einen Leihvertrag für Geräte gehört.
• Schulung, die nicht mitwächst. Jamie Cunningham von Your Coffee Shop Success argumentiert, dass die Vor-Ort-Schulung einer Rösterei zusammenbricht, wenn viele Kunden sie für jede neue Kraft brauchen. Für Restaurants und Hotels, wo Personal oft wechselt, bringen eine laminierte Rezeptkarte und ein Zwei-Minuten-Video mehr als ein Termin im März.
• Portionspackungen, die du nicht herstellen kannst. Sag Nein zu Kapseln oder Portionsbeuteln fürs Zimmer, statt für ein Hotel eine Maschine zu kaufen.
• Saisonkunden, die als verloren gelesen werden. Ein Strandhotel, das im November nicht mehr bestellt, hat dich nicht verlassen. Notier seine Saison am Kunden.

Fragen, die Röstereien stellen

Wie unterscheidet sich die Belieferung von Restaurants von der von Cafés?

Im Restaurant ist Kaffee das Ende der Mahlzeit, nicht das Produkt. Der Küchenchef oder die Inhaberin entscheidet, das Personal besteht selten aus geschulten Baristas und wechselt oft, die Mengen sind klein, oft 2 bis 5 kg die Woche, und die Zahlungsziele sind eher länger. Verkauf einen gutmütigen Espresso, eine einfache Rezeptkarte und eine Lieferung, die zu den Warenannahmezeiten der Küche passt.

Worauf achten Hotels bei einem Kaffeelieferanten?

Auf Gleichmäßigkeit über Frühstück, Bar und Zimmerservice hinweg, Geräte, die Gäste oder ungeschultes Personal bedienen können, verlässliche Lieferung mit Papieren, die zur Bestellnummer passen, und einen Lieferanten, der saisonale Schwankungen abfedert. Unabhängige Hotels entscheiden meist über Inhaber oder Direktion; Hotelgruppen kaufen oft über einen zentralen Einkauf oder eine Ausschreibung.

Kann eine kleine Rösterei Büros beliefern?

Ja, wenn das Büro einen Vollautomaten oder eine einfache Filterlösung hat und keinen kompletten Gerätewartungsvertrag braucht. Biete eine Mischung an, die aus einem Vollautomaten gut schmeckt, eine monatliche Dauerbestellung und einen klaren Kilopreis. Will das Büro Maschinen aufgestellt und gewartet haben, arbeite mit einem örtlichen Maschinentechniker zusammen, statt den Service selbst zu übernehmen.

Welche Zahlungsziele gebe ich Restaurants und Hotels?

Vereinbar sie schriftlich vor der ersten Lieferung. EU-weit begrenzt die Zahlungsverzugsrichtlinie Zahlungsziele zwischen Unternehmen auf 60 Tage, sofern nicht beide Seiten ausdrücklich anderes vereinbaren und es nicht grob nachteilig ist; ohne Vereinbarung gelten 30 Tage, und öffentliche Stellen haben 30 Tage. Nationales Recht kann strenger sein. Viele Röstereien geben 15 oder 30 Tage und verlangen von einem neuen Kunden mit langer Zahlungsgewohnheit eine kleinere Erstbestellung oder Zahlung bei Lieferung.

Soll ich eine einzige Großhandels-Preisliste für jede Art von Kunde nutzen?

Nein. Nimm eine Liste je Kundenart, denn die Kosten der Betreuung sind unterschiedlich. Ein Restaurant mit 3 kg die Woche kostet pro Kilo mehr Lieferung als ein Café mit 16 kg, und ein Laden, der Tüten weiterverkauft, braucht eine unverbindliche Preisempfehlung. Zwei bis vier Listen reichen meist, mit Ausnahmen pro Kunde.

Wo Order Book hineinpasst

Order Book übernimmt den Teil des Verkaufs jenseits der Cafés, der sonst in einer Tabelle landet. Du baust eine Katalogvorlage je Kundenart — Restaurants, Hotels, Büros und Läden — und setzt darüber für jeden einzelnen Kunden einen abweichenden Preis, mit Mengenstaffeln, wo sie sinnvoll sind. Liefertage, Bestellschluss und eine Regel für die Liefergebühr gelten für jede Bestellung, das kleine Restaurant zahlt also für seine kleine Lieferung.

Ein Büro, das lieber eine Lieferung im Monat hat, findet die Bestellung des Vormonats ganz oben in seinem Konto, und ein Büro, das sich im August leert, bestellt einfach nicht. Jeder Kunde bestellt aus seinem eigenen Konto, ohne Passwort, in seiner eigenen Sprache: Englisch, Portugiesisch, Spanisch, Französisch, Deutsch oder Niederländisch. Rechnungen bleiben in deinem eigenen Rechnungsprogramm und hängen an der Bestellung, und erfasste Zahlungen führen pro Kunde einen laufenden Saldo — das Restaurant mit 60-Tage-Gewohnheit fällt damit leicht auf.

30 Tage kostenlos starten, ohne Karte, oder sieh dir die Preise an.