Cómo funciona el café al por mayor

Respuesta corta. Vendes café tostado por kilo, sin IVA, a precio de comercio, a negocios que lo sirven o revenden: con condiciones acordadas, un día de entrega, a crédito, una y otra vez. El café es la parte fácil. El mayorista es un negocio de precios que puedes defender, de una semana que corre igual cada semana, y de cuentas que valen mucho más conservadas que ganadas.

Qué es el mayorista en realidad

Una cuenta mayorista es un negocio que compra tu café para servirlo o revenderlo. Tres rasgos lo distinguen de todo lo demás que hace una tostadora, y los tres dan forma al trabajo.

• Se repite. Una cafetería pide cada semana o cada dos, casi siempre lo mismo. Tus ingresos son un ritmo y no una serie de ventas, y por eso un ritmo roto es el primer aviso que recibes.
• Es a crédito. Entregas primero y cobras después, normalmente a 14 o 30 días. Estás financiando a tus clientes, así que las condiciones y el cobro forman parte del trabajo y no son un asunto administrativo menor.
• Eres proveedor. Tu café se sirve bajo el nombre de otro, en una máquina que no es tuya, por personal que no contrataste. Te juzgan por la fiabilidad al menos tanto como por el tueste.

Lo que no es: distribución. Vender a un distribuidor que revende a cafeterías es otro negocio con otros márgenes. Y no es retail con bolsas más grandes: merece la pena leer la comparación del final antes de suponer lo contrario.

Quién compra café mayorista

Los volúmenes son rangos de trabajo para un independiente europeo, no un baremo. Cuenta bebidas en vez de fiarte: 1 kg da unos 55 dobles a 18 g, así que una cafetería con 100 bebidas de espresso al día en seis días usa alrededor de 11 kg semanales.

Casi todas las tostadoras empiezan por cafeterías y descubren el resto por casualidad. El resto merece atención deliberada: restaurantes y hoteles compran en ciclos distintos y con otras personas decidiendo, y las oficinas son los ingresos recurrentes más silenciosos del sector. Mira café para restaurantes, hoteles y oficinas.

Cómo funciona el dinero

Sigue un kilo de principio a fin, con el ejemplo que recorre estas guías.

1. Verde, puesto: 7,20 € el kilo. No es el precio de bolsa de las noticias, que es el precio de un lote comercial nocional. El tuyo lleva diferencial, flete, aranceles donde apliquen, margen del importador y almacenaje. Mira precios del café verde por kilo.
2. La merma de tueste se lleva un 15%. Un kilo de verde da unos 850 g de tostado, así que el verde de un kilo tostado cuesta 8,47 €. Mide la tuya: calculadora de merma.
3. Suma envase, mano de obra, entrega y estructura y llegas a unos 10,91 € por kilo tostado, en bolsa, en la puerta.
4. Vende a 18,20 € el kilo sin IVA. Son 7,29 € de margen bruto, alrededor del 40%. Construye tu número con la calculadora de precios.
5. La cafetería paga unos 0,33 € por el café de un doble a 18 g, vende la bebida a 3,00 €, y le queda en torno al 11% del precio de carta en café, antes de leche, vaso y mano de obra. La calculadora de coste por taza lo hace con tus cifras.

De esa cadena salen dos consecuencias y ambas importan más de lo que parece. Primera: a 8 kg a la semana una cuenta vale unos 253 € al mes de margen bruto, y contra eso se miden descuentos, visitas y equipos. Segunda: un cambio de 1 € el kilo son menos de dos céntimos por bebida para la cafetería y 416 € al año para ti — la asimetría en el centro de competir con un tostador más barato y de subir precios.

La semana mayorista

Toda tostadora mayorista corre una versión de esto, esté escrito o no. Escribirlo es la mayor parte de lo que convierte once cuentas accidentales en un negocio.

Los dos puntos de fallo están en los extremos. Pedidos que llegan por mensaje, correo, teléfono y en persona significan empezar la semana con una hora de transcripción y el riesgo permanente de perder uno: mira cafeterías que piden por mensaje. Y facturar días después de entregar empuja el cobro los mismos días, que es el arreglo de tesorería más barato que tiene la mayoría.

El medio es aritmética: los kilos confirmados se vuelven lotes y horas de máquina, y el verde que necesitas sale de ahí. La calculadora del plan de tueste hace la semana; comprar verde para mayorista hace los meses.

Las condiciones que hay que decidir

Siete decisiones. Tómalas una vez, escríbelas y aplícalas a todo el mundo; la alternativa es tomarlas otra vez, mal, con prisa, cuenta por cuenta.

Tarifa y escalones de volumen

Qué cuesta cada café por kilo sin IVA, y a partir de qué volumen semanal baja el precio. Publicada como hoja, no citada conversación a conversación: plantilla de tarifa.

Pedido mínimo

La entrega más pequeña que merece la pena. Por debajo de unos 3 kg en ruta, el reparto se come el margen.

Hora límite y días de entrega

El plazo que te permite planificar un tueste, y el día en que llega el café. Los dos fijos, los dos publicados: hora límite y plazos.

Gastos de envío

Lo que cuesta por debajo de tu umbral gratuito. Un reparto de 12 € son 0,74 € por kilo en 16 kg y 2,78 € por kilo en 4,3 kg, que es todo el argumento del mínimo.

Condiciones de pago

14 o 30 días, por cuenta, con un límite de crédito para las nuevas. Aquí es donde de verdad quiebran los negocios mayoristas: cafeterías que pagan tarde.

Equipos

Si vendes, cedes o derivas, y con qué papeles. Vender equipos y contratos de cesión.

Preaviso y salida

Cómo termina cada parte, qué pasa con los equipos, y cuánto preaviso necesita un cambio de precio. Nadie quiere hablarlo al principio y todos desearían haberlo hecho. Plantilla de condiciones.

Qué se deben las dos partes

No es un contrato, es una expectativa. Decirla en voz alta pronto es de lo más barato que puede hacer una tostadora, porque casi toda cuenta que acaba mal acaba por una de estas.

La versión escrita para la cafetería, que una tostadora puede enviar a un prospecto, es qué esperar de tu tostador.

Cómo se ganan las cuentas

Casi todo en persona y al teléfono. Una lista corta de cafeterías que encajan con tu café, tu volumen y tu ruta; una visita a una hora tranquila; dos cafés dejados con fecha de tueste y ficha de receta; una llamada el día que dijiste; una cata o una prueba definida; después el primer pedido. Unas doce primeras visitas dan una cuenta, o sea dos o tres visitas a la semana para diez cuentas al año.

El correo apoya ese proceso, no lo sustituye. El detalle está en cómo conseguir cuentas mayoristas, la aritmética en un embudo de ventas para la tostadora, los mensajes en correos para enviar a tus cafeterías, y la página que trabaja mientras tuestas en la página mayorista de tu web.

Cómo se pierden las cuentas

Rara vez con aviso. En orden aproximado de frecuencia:

1. Se fue quien sabía calibrar. El café empeora sin que nadie cambie nada. La formación es la respuesta, y la ficha plastificada más que la sesión.
2. Deriva del servicio. Dos entregas tarde, una llamada sin devolver, un cambio de precio que llegó como factura.
3. Un presupuesto más barato, en un momento en que nada más los ataba a ti. Normalmente el síntoma, rara vez la causa.
4. La cafetería cambió. Dueño nuevo, concepto nuevo, cerró. No hay nada que arreglar, pero conviene saberlo pronto.
5. Dejaste correr una cuenta mala. Precio bajo coste, facturas sin pagar, tres visitas al mes por cuatro kilos.

El patrón útil es que casi todas aparecen en el ritmo de pedidos antes que en una conversación: pedidos más tarde, cestas más pequeñas, una semana saltada. De eso va detectar cuentas que se apagan, y es el crecimiento más barato que hay, porque una cuenta que conservas es una que no hay que volver a ganar.

En qué se diferencia del retail

Por eso mismo las herramientas de retail encajan mal en el mayorista. Un checkout está hecho para un desconocido que paga ahora, no para un negocio conocido que pide lo mismo a crédito cada martes: Shopify para café mayorista.

Cinco cifras que saber desde el principio

1. Tu coste por kilo tostado, con merma, envase, mano de obra, entrega y estructura.
2. Margen bruto por kilo, y por tanto lo que deja al mes una cuenta media.
3. Kilos por semana y cuenta, de pedidos reales de tres meses y no de lo prometido.
4. El peso de tu mayor cuenta. Por encima de una quinta parte, una cafetería te dicta el año. Cuántas cuentas necesitas.
5. Días reales hasta cobrar, no los acordados.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Qué es el café al por mayor?

Vender café tostado a precio de venta al comercio a un negocio que lo va a servir o revender —una cafetería, panadería, restaurante, hotel, oficina o tienda— y no a quien se lo bebe. Se vende normalmente por kilo sin IVA, con condiciones de pago acordadas, un día de entrega y un pedido mínimo, y la relación se repite cada semana o dos en lugar de ser una venta suelta.

¿Cómo funcionan los precios del café mayorista?

Construyes un precio por kilo desde el coste puesto del café verde, la merma de tueste, el envase, la mano de obra, la entrega y la estructura, y añades el margen bruto que necesitas: habitualmente entre el 35 y el 50% en especialidad. Los escalones de volumen premian a quien se lleva más cada semana. Ejemplo: 10,91 € de coste, vendido a 18,20 €, o sea 7,29 € de margen bruto por kilo y en torno al 40%.

¿Cuánto café compra una cafetería a la semana?

Varía más que cualquier otra cifra del mayorista. Cuenta bebidas en lugar de suponer: una cafetería que sirve 150 bebidas de espresso al día con doble de 18 g, seis días por semana, usa unos 16 kg. Una cafetería tranquila con 40 al día usa unos 4 kg. Planifica con lo que una cuenta pide en sus primeros tres meses, no con lo que dijo que iba a pedir.

¿Qué margen saca una cafetería del café mayorista?

Uno grande, y por eso hay café en todas las cartas. A 18,20 € el kilo, el café de un doble de 18 g le cuesta a la cafetería unos 0,33 €. En un flat white de 3,00 € es en torno al 11% del precio de carta, antes de leche, vaso y mano de obra. También significa que una subida de 1 € el kilo son menos de dos céntimos por bebida.

¿En qué se diferencia el mayorista del retail?

Menos clientes, cada uno mucho más grande, cada uno comprando de nuevo cada semana o dos y a crédito. Eso lo cambia todo: perder una cuenta pesa, una cuenta que se apaga es un problema real, te juzgan por la fiabilidad tanto como por el café, y el riesgo de cobrar es tuyo. Es una relación de suministro, no una serie de ventas.

¿Qué necesita una tostadora antes de su primera cuenta mayorista?

Una tarifa que puedas defender, condiciones por escrito, un día de entrega y una hora límite que puedas cumplir, capacidad de tueste para absorber la cuenta sin romper tu semana de retail, y una forma de facturar. Nada tiene que ser elaborado, pero las cinco cosas deben existir antes de la primera entrega y no después de la primera discusión.

Dónde encaja Order Book

Order Book es la mesa que hace correr la semana de arriba. Los pedidos llegan a un sitio —cada cafetería entra en su propia cuenta con el correo que ya tienes, sin contraseña, con sus precios y su pedido habitual arriba, en su idioma— y los pedidos confirmados se convierten en el plan de tueste, la lista de preparación y los albaranes. Catálogos, precios por cliente, escalones, mínimos, portes y horas límite se configuran una vez en lugar de recordarse cuenta por cuenta.

Lo difícil de hacer a mano es el ritmo. Cada cafetería se mide contra su propio patrón de pedidos y su cesta, y las que aflojan aparecen en una lista de llamadas del lunes antes de haber dicho nada, que —dado cómo se pierden realmente las cuentas— es la diferencia entre una llamada y una autopsia.

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