La facturation électronique B2B, pays par pays

En bref. Trouvez votre pays dans le tableau ci-dessous, puis posez une seule question à celui qui fabrique vos factures : envoie-t-il et reçoit-il des factures électroniques structurées conformes à la norme européenne, sur le réseau qu’utilise mon pays, et à partir de quand ? En Belgique, en Croatie, en Italie et en Roumanie, la réponse doit déjà être oui. En France, toute entreprise assujettie à la TVA doit être capable d’en recevoir une à partir du 1er septembre 2026, qu’elle ait ou non déjà l’obligation d’en émettre. Rien ne change à vos prix, à votre heure limite ou à vos bons de livraison, et le café reçoit toujours un PDF à lire. Ce n’est simplement plus la facture.

Vérifié le 16 septembre 2026 auprès des administrations fiscales de Belgique, de Croatie, de France, d’Espagne et d’Allemagne, des pages « eInvoicing » de la Commission européenne et de ses pages sur la TVA à l’ère numérique, ainsi que des publications du gouvernement britannique. Les dates bougent. Confirmez la vôtre auprès de votre comptable ou de votre administration fiscale avant d’agir. Cette page n’est ni un conseil fiscal ni un conseil juridique.

Quels pays imposent une facture structurée, et à partir de quand

Ce tableau couvre les pays dont la date est confirmée. Un pays qui a annoncé une intention sans arrêter de date de début n’y figure pas.

L’Italie a supprimé sa dernière exemption fondée sur le chiffre d’affaires en janvier 2024 : les régimes forfaitaires autrefois hors du SdI y sont désormais entrés. Le SPF Finances belge n’a pas sanctionné les manquements de bonne foi durant les trois premiers mois de 2026, période désormais écoulée. La deuxième phase grecque comporte une période de transition qui court jusqu’à la fin 2026. L’obligation espagnole distincte de facture électronique B2B, au titre de la loi Crea y Crece, est attendue après Verifactu mais sans date fixe : l’arrêté ministériel qui lance le compte à rebours n’a pas été publié. Selon le calendrier européen, les États membres qui font tourner leur propre système ont jusqu’au 1er janvier 2035 pour l’aligner sur le modèle européen.

Deux remarques sur la forme de cette liste. D’abord, jusqu’en 2025, un État membre avait besoin de l’autorisation du Conseil pour imposer la facturation électronique à ses propres entreprises, ce qui explique que les obligations soient arrivées une à une et lentement. La directive (UE) 2025/516, le paquet « TVA à l’ère numérique », a été adoptée le 11 mars 2025 et est entrée en vigueur le 14 avril 2025, et elle permet à un État membre d’imposer une obligation intérieure sans rien demander. La file d’attente que vous voyez se former en est le résultat.

Ensuite, l’absence du tableau n’est pas une promesse. Les Pays-Bas n’ont aucune obligation B2B et, sur la page pays de la Commission européenne elle-même, aucun projet immédiat d’en créer une. L’Irlande, l’Autriche, la Suède, le Danemark et d’autres ont des consultations ou des projets de loi, mais pas de date de début arrêtée. La Slovénie a un projet de loi dont la date de début a déjà bougé plus d’une fois. Si vous torréfiez dans l’un de ces pays, vous avez du temps, pas une exemption.

Ce qu’est vraiment une facture électronique structurée

Une facture électronique structurée est un fichier de données, pas un document. La loi allemande sur la TVA le dit sans détour : une facture électronique est une facture « émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement électronique », et tout ce qui est envoyé dans un autre format électronique ou sur papier n’est qu’une « autre facture ». L’administration fiscale croate est plus brutale encore, dans son guide du nouveau système : un eRačun « n’est pas un PDF et ne peut pas être envoyé par e-mail ».

Trois éléments la composent.

• EN 16931, la norme européenne qui dit ce qu’une facture doit contenir et ce que chaque champ signifie. C’est le modèle sémantique vers lequel la directive 2014/55/UE a orienté les acheteurs publics en 2014, et c’est aujourd’hui le modèle sur lequel les obligations nationales B2B se construisent. La loi allemande la nomme par renvoi ; le format roumain RO_CIUS en est dérivé.
• Une syntaxe, presque toujours du XML, dans l’une de deux familles : UBL ou CII. Votre logiciel écrit l’une des deux. Vous ne la regarderez jamais, et elle n’est pas faite pour être regardée.
• Un réseau pour la transporter. Le service fédéral belge de facturation électronique décrit Peppol comme un réseau décentralisé « comparable à un réseau de télécommunications » : votre logiciel se raccorde à un point d’accès, celui du café se raccorde à un autre, et le fichier passe de l’un à l’autre. D’autres pays centralisent : chaque facture italienne passe par le SdI, chaque facture polonaise par KSeF, chaque facture roumaine par e-Factura, et chaque facture grecque est validée via myDATA et revient avec un identifiant MARK unique et un QR code.

Un PDF échoue dès la première étape. Une personne peut le lire ; un logiciel ne peut pas en extraire de façon fiable le montant net, le taux de TVA et les lignes de détail, ce qui est tout l’intérêt de l’exercice pour l’administration fiscale comme pour le comptable du café. Les indications belges le disent en une ligne : envoyer une facture PDF par e-mail ou via une plateforme ne suffit plus.

Ce qui ne veut pas dire que le PDF disparaît. Quelqu’un, au café, doit toujours regarder ce qu’il paie, et une facture structurée est généralement présentée sous la forme d’un rendu lisible à l’écran ou d’une copie PDF jointe. Certains formats sont hybrides : le XML se loge dans le PDF, si bien qu’un seul fichier sert à la machine et à la personne. Continuez d’envoyer au café quelque chose qu’il peut lire. Cessez seulement de considérer ce fichier comme la facture.

Ce que cela change pour la vente à un café d’un autre pays

Les obligations nationales couvrent les ventes intérieures, et c’est la règle de travail pour l’instant. La loi allemande sur la TVA n’exige la facture structurée que lorsque le fournisseur et le client sont tous deux établis en Allemagne. L’administration fiscale croate dit la même chose depuis l’autre bord : l’obligation d’échanger des eRačun couvre toutes les opérations intérieures entre contribuables croates, tandis que les factures papier, ou une autre forme acceptable, peuvent encore circuler sur le marché européen et au-delà.

Ainsi, une torréfaction belge qui livre un café aux Pays-Bas n’est pas visée par la règle belge sur cette facture-là. Une torréfaction croate qui expédie des palettes en Autriche n’est pas visée par la règle croate. L’obligation intérieure suit l’opération intérieure.

Il y a deux points de vigilance.

• C’est l’immatriculation, et non l’établissement, qui vous rattrape. L’obligation roumaine vise les entreprises non établies mais immatriculées à la TVA en Roumanie. Si vous avez franchi un seuil de vente à distance ou que vous vous êtes immatriculé quelque part pour une autre raison, lisez la règle de ce pays comme si vous y étiez installé.
• Le 1er juillet 2030. À partir de cette date, la directive « TVA à l’ère numérique » étend la facturation électronique et la déclaration numérique aux livraisons B2B intra-UE, et les États membres qui ont leur propre système ont jusqu’au 1er janvier 2035 pour l’aligner sur le modèle européen. Le service belge le dit sans détour : à partir de 2030, l’obligation vaut aussi pour la facturation entre États membres de l’UE. C’est assez loin pour être ignoré et assez proche pour valoir la peine d’y penser en choisissant un logiciel de facturation.

Ce qui se passe si vous continuez à envoyer un PDF par e-mail

Les amendes sont réelles mais modestes, et elles ne sont pas la raison d’agir. La France prévoit 50 € par facture qui aurait dû être émise sous forme électronique et ne l’a pas été, plafonnés à 15 000 € par an. Pour un défaut de réception via une plateforme agréée, l’administration fiscale française adresse une mise en demeure donnant trois mois, puis 500 €, puis 1 000 € par nouvelle période de trois mois pendant laquelle le manquement se poursuit. Le SPF Finances belge a annoncé en décembre 2025 qu’il ferait preuve de tolérance durant les trois premiers mois de 2026 et ne sanctionnerait pas les infractions propres à la nouvelle obligation, à condition que l’entreprise puisse démontrer avoir pris des mesures raisonnables et en temps utile, et qu’il n’y aurait pas de report général. Le déploiement polonais court comme une période de tolérance sur toute l’année 2026, les sanctions commençant le 1er janvier 2027.

Le risque concret est plus petit et plus immédiat que tout cela. C’est un café dont le comptable ne parvient pas à enregistrer votre facture, et un paiement qui attend pendant que quelqu’un cherche pourquoi. Dans un pays qui a basculé, la comptabilité du café cherche un fichier structuré portant votre numéro de TVA. Si rien n’arrive, votre 30 jours nets devient discrètement 50 jours.

Une check-list pour ce mois-ci

Une demi-heure, dont l’essentiel passé à attendre la réponse d’un éditeur de logiciel.

1. Trouvez votre date. Une ligne du tableau ci-dessus. Écrivez-la au mur. Si votre pays n’y figure pas, mettez-vous un rappel pour revérifier dans six mois.
2. Posez quatre questions à votre logiciel de facturation ou de comptabilité. Émet-il des factures conformes à EN 16931 ? Envoie-t-il et reçoit-il sur le réseau qu’utilise mon pays : Peppol, KSeF, SdI, e-Factura, myDATA, une plateforme agréée française ? Est-ce compris dans ce que je paie déjà, ou est-ce en supplément ? À partir de quelle version ? Obtenez la réponse par écrit, dans un e-mail que vous saurez retrouver.
3. Vérifiez si une exemption pour petite entreprise vous concerne. La règle allemande des 250 €, le report croate pour les contribuables hors du système de TVA, la date polonaise pour les micro-entreprises. Aucune n’est une exemption du système, seulement de la première date.
4. Recueillez le numéro de TVA de chaque café. Il vous le faut de toute façon sur la facture. Là où votre pays utilise Peppol, demandez aussi l’identifiant Peppol du café, ou le nom du prestataire qu’il utilise. Faites-le une fois, étalé sur un mois, au fil de vos échanges avec les comptes, et non dans la panique la semaine précédant votre date.
5. Demandez à chaque café comment il veut recevoir la copie lisible. La plupart diront par e-mail, comme aujourd’hui. Précisez que rien d’autre ne change dans les commandes ou les livraisons, car la première chose qu’un gérant de café entend dans « nouveau système de facturation », c’est « nouveaux prix ».
6. Réglez la question de l’archivage. Les règles d’archivage ne changent pas quand le format change : vous conservez les factures pendant la même durée qu’avant, sous une forme que vous pouvez produire sur demande. Les indications belges soulignent que l’obligation est l’occasion de réfléchir à l’endroit où elles sont réellement stockées. Si vos factures ont vécu dans un dossier de messagerie, ce n’est pas un plan.

Ce qui ne change pas

À peu près tout, ce qui vaut la peine d’être dit, car le mot « obligation » fait attendre aux torréfacteurs un bouleversement.

• Votre tarif, vos paliers de volume et vos changements de prix programmés. Voir le modèle de tarif en gros si le vôtre a besoin d’un coup de propre.
• Votre heure limite de commande, votre délai et votre planning de torréfaction. Une facture électronique est émise après le départ du café, exactement comme la facture papier l’était.
• Votre bon de livraison. Un bon de livraison n’est pas une facture et n’est pas concerné.
• Vos délais de paiement et la façon dont l’argent arrive. Le 30 jours nets par virement reste du 30 jours nets par virement ; voir ce que les frais de carte coûtent sur le gros si vous comparez la carte au virement ou au prélèvement.
• Ce que vous envoyez au café pour qu’il le lise. Il reçoit toujours un document à votre nom, avec les cafés, les kilos et le total.
• Vos conditions générales de vente, sauf que si elles précisent comment les factures sont transmises, cette clause mérite une relecture.

Les questions que posent les torréfacteurs

Une facture PDF est-elle encore valable dans l’UE ?

Pour les ventes intérieures entre entreprises, cela dépend du pays. En Belgique, en Croatie, en Italie et en Roumanie, un PDF envoyé par e-mail n’est plus la facture au sens juridique, et la France, la Grèce, la Pologne, l’Allemagne, la Slovaquie, l’Espagne et la Lettonie ont chacune une date. Partout ailleurs, et pour les ventes aux consommateurs, un PDF reste acceptable si le client l’accepte. Envoyer une copie PDF à côté d’une facture structurée reste normal et utile, car il faut toujours qu’une personne puisse lire la chose.

Ai-je besoin de Peppol pour envoyer des factures électroniques à mes cafés ?

Seulement là où votre pays l’utilise. La Belgique et la Croatie échangent leurs factures sur le réseau Peppol. L’Italie passe par la plateforme d’échange de son administration fiscale, le SdI ; la Pologne par KSeF ; la Roumanie par RO e-Factura ; la Grèce valide via myDATA ; la France fait transiter le tout par des plateformes qu’elle a agréées. En pratique, vous ne choisissez pas un réseau : vous choisissez un logiciel de facturation déjà raccordé à celui que votre pays a retenu.

Le café a-t-il quelque chose à faire, ou est-ce mon problème seul ?

Le café doit être en mesure de recevoir. La Belgique a exigé de toute entreprise assujettie à la TVA qu’elle puisse recevoir une facture structurée à partir du 1er janvier 2026, même une entreprise qui ne vend qu’à des consommateurs. La Croatie est allée plus loin et a exigé des entreprises non assujetties à la TVA qu’elles puissent recevoir dès la même date. Demandez à chaque café son numéro de TVA, et son identifiant Peppol là où votre pays utilise Peppol.

Je suis une petite torréfaction sous le seuil de TVA. Suis-je exempté ?

Parfois, et uniquement selon les termes de votre propre pays. La Croatie n’a laissé aux contribuables hors du système de TVA que la réception pendant 2026, avec émission au 1er janvier 2027, et leur fournit une application gratuite appelée MIKROeRAČUN. L’Allemagne n’exige jamais de facture structurée pour une facture d’un total de 250 € ou moins. La Belgique rattache l’obligation à la détention d’un numéro de TVA valide. Vérifiez votre propre règle plutôt que de supposer que petit veut dire exempté.

Order Book peut-il émettre la facture électronique à ma place ?

Non. Order Book n’émet pas de factures et n’est pas un opérateur de facturation électronique. La facture au sens juridique est émise par votre propre logiciel de facturation ou de comptabilité, et c’est là que se trouve le raccordement à Peppol, KSeF, SdI, e-Factura ou myDATA. Vous joignez le PDF à la commande dans Order Book, pour que le café le reçoive par e-mail et puisse le lire sur sa page de commande.

À partir de quand cela concerne-t-il la vente à un café d’un autre pays de l’UE ?

Le 1er juillet 2030, en vertu de la directive « TVA à l’ère numérique », la directive (UE) 2025/516, entrée en vigueur le 14 avril 2025. D’ici là, les obligations nationales couvrent les ventes intérieures entre entreprises, de sorte qu’une facture adressée à un café d’un autre État membre y échappe en général. L’exception est l’immatriculation à la TVA dans le pays de l’acheteur : l’obligation roumaine, par exemple, vise les entreprises qui n’y sont pas établies mais y sont immatriculées à la TVA.

Ce qu’Order Book fait là-dedans

Order Book n’émet pas de factures et n’est pas un opérateur de facturation électronique. Il ne se raccorde ni à Peppol, ni au SdI, ni à KSeF, ni à e-Factura, ni à myDATA, et il ne devient jamais ce que votre administration fiscale regarde. La facture au sens juridique est émise par la torréfaction, dans son propre logiciel de facturation ou de comptabilité, exactement comme aujourd’hui ; et là où un pays exige une facture électronique structurée, c’est ce logiciel-là qui doit la produire.

Ce qu’Order Book conserve, c’est le dossier commercial qui l’entoure. Le PDF que vous joignez à une commande est envoyé par e-mail au café et reste sur la page de commande de ce café : c’est la copie qu’ouvre le lecteur humain, car une facture structurée satisfait l’administration fiscale et ne répond à la question de personne sur les sachets arrivés mardi. Chaque commande porte un bon de livraison, et les commandes s’exportent en CSV pour votre comptable, si bien que le mois se rapproche de ce que votre logiciel de facturation a émis. Les paiements sont enregistrés pour chaque client avec un solde courant : vous voyez ce qui reste dû sans ouvrir le logiciel de comptabilité.

Les deux points à vérifier pendant que vous y êtes sont ceux qu’un changement de format a tendance à mettre au jour : vos conditions générales de vente en gros disent-elles quelque chose sur la façon dont les factures sont transmises, et la manière dont vous êtes payé a-t-elle encore du sens, ce qui est le calcul de ce que les frais de carte coûtent sur le gros.

Commencez gratuitement pendant 30 jours, sans carte, ou voyez ce que cela coûte.