B2B-e-facturatie per land

Kort antwoord. Zoek je land in de tabel hieronder en stel dan één vraag aan wie jouw facturen maakt: verstuurt en ontvangt het gestructureerde e-facturen volgens de Europese standaard, over het netwerk dat mijn land gebruikt, en vanaf wanneer? In België, Kroatië, Italië en Roemenië moet het antwoord al ja zijn. In Frankrijk moet elke btw-plichtige onderneming er vanaf 1 september 2026 een kunnen ontvangen, of ze zelf al moet versturen of niet. Aan je prijzen, je besteldeadline of je pakbonnen verandert niets, en het café krijgt nog steeds een PDF om te lezen. Die is alleen de factuur niet meer.

Gecontroleerd op 16 september 2026 bij de belastingdiensten van België, Kroatië, Frankrijk, Spanje en Duitsland, de eInvoicing-landenpagina's van de Europese Commissie en haar pagina's over btw in het digitale tijdperk, en publicaties van de Britse overheid. Data schuiven. Bevestig die van jou bij je boekhouder of je nationale belastingdienst voordat je iets doet. Deze pagina is geen fiscaal of juridisch advies.

Welke landen eisen een gestructureerde e-factuur, en vanaf wanneer

Deze tabel dekt de landen met bevestigde data. Waar een land wel een voornemen heeft aangekondigd maar geen startdatum heeft vastgelegd, staat het er niet in.

Italië schrapte in januari 2024 zijn laatste vrijstelling op basis van omzet, dus de forfaitaire regimes die ooit buiten SdI vielen zitten er nu in. De Belgische FOD Financiën beboette in de eerste drie maanden van 2026 geen tekortkomingen te goeder trouw, een periode die inmiddels voorbij is. De tweede fase in Griekenland kent een overgangsperiode tot eind 2026. De aparte Spaanse B2B-e-factuurverplichting, onder de wet Crea y Crece, wordt na Verifactu verwacht maar heeft geen vaste datum: het ministerieel besluit dat de klok laat lopen is niet gepubliceerd. Onder het Europese tijdpad hebben lidstaten met een eigen systeem tot 1 januari 2035 om het op het EU-model af te stemmen.

Twee dingen over de vorm van die lijst. Ten eerste had een lidstaat tot 2025 toestemming van de Raad nodig om de eigen ondernemingen tot e-facturatie te verplichten, en daarom kwamen de verplichtingen één voor één en langzaam. Richtlijn (EU) 2025/516, het pakket btw in het digitale tijdperk, is aangenomen op 11 maart 2025 en op 14 april 2025 in werking getreden, en laat een lidstaat een binnenlandse verplichting opleggen zonder het te vragen. De rij die je ziet ontstaan is daarvan het gevolg.

Ten tweede is afwezigheid in de tabel geen belofte. Nederland heeft geen B2B-verplichting en, op de eigen landenpagina van de Europese Commissie, ook geen directe plannen daarvoor. Ierland, Oostenrijk, Zweden, Denemarken en andere landen hebben consultaties of wetsvoorstellen maar geen vastgelegde binnenlandse startdatum. Slovenië heeft een wetsvoorstel waarvan de startdatum al meer dan eens is opgeschoven. Brand je in een van die landen, dan heb je tijd, geen vrijstelling.

Wat een gestructureerde e-factuur eigenlijk is

Een gestructureerde e-factuur is een databestand, geen document. De Duitse btw-wet zegt het onomwonden: een elektronische factuur is er een die wordt “uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat elektronische verwerking mogelijk maakt”, en alles wat in een ander elektronisch formaat of op papier wordt verstuurd is slechts een “andere factuur”. De Kroatische belastingdienst is nog botter, in de gids bij het nieuwe systeem: een eRačun “is geen PDF en kan niet per e-mail worden verstuurd”.

Er zitten drie onderdelen in.

• EN 16931, de Europese standaard voor wat een factuur moet bevatten en wat elk veld betekent. Het is het semantische model waar Richtlijn 2014/55/EU overheidsinstanties in 2014 naartoe wees, en nu het model waarop de nationale B2B-verplichtingen voortbouwen. De Duitse wet noemt het bij verwijzing; het Roemeense formaat RO_CIUS is erop gebouwd.
• Een syntax, vrijwel altijd XML, uit een van twee families: UBL of CII. Jouw software schrijft er een van. Je zult er nooit naar kijken, en dat is ook niet de bedoeling.
• Een netwerk om het te vervoeren. De Belgische federale e-facturatiedienst beschrijft Peppol als een decentraal netwerk dat “vergeleken kan worden met een telecommunicatienetwerk”: jouw software sluit aan op een access point, de software van het café op een ander, en het bestand gaat ertussendoor. Andere landen centraliseren het juist — elke Italiaanse factuur gaat door SdI, elke Poolse door KSeF, elke Roemeense door e-Factura, en elke Griekse wordt gevalideerd via myDATA en komt terug met een unieke MARK-identificatie en een QR-code.

Een PDF valt al bij de eerste stap af. Een mens kan hem lezen; software kan er niet betrouwbaar het nettobedrag, het btw-tarief en de regels uit halen, en dat is precies waar het de belastingdienst en de boekhouder van het café om te doen is. De Belgische voorlichting zegt het in één regel: een PDF-factuur per e-mail of via een platform versturen is niet meer genoeg.

Dat betekent niet dat de PDF verdwijnt. Iemand bij het café moet nog steeds kunnen zien waarvoor hij betaalt, en een gestructureerde factuur wordt meestal getoond als een leesbare weergave op het scherm of als een bijgevoegde PDF-kopie. Sommige formaten zijn hybride: de XML zit in de PDF, zodat één bestand zowel de machine als de mens bedient. Blijf het café iets leesbaars sturen. Behandel dat bestand alleen niet meer als de factuur.

Wat dit betekent voor verkoop aan een café in een ander land

Binnenlandse verplichtingen dekken binnenlandse verkoop, en dat is voorlopig de regel om van uit te gaan. De Duitse btw-wet eist de gestructureerde factuur alleen als leverancier en afnemer allebei in Duitsland gevestigd zijn. De Kroatische belastingdienst zegt hetzelfde vanaf de andere kant: de plicht om eRačun uit te wisselen geldt voor alle binnenlandse transacties tussen Kroatische belastingplichtigen, terwijl papieren facturen, of een andere aanvaardbare vorm, op de Europese markt en daarbuiten nog steeds uitgewisseld mogen worden.

Dus een Belgische branderij die aan een café in Nederland levert, valt op die factuur niet onder de Belgische regel. Een Kroatische branderij die pallets naar Oostenrijk stuurt, valt niet onder de Kroatische. De binnenlandse verplichting volgt de binnenlandse transactie.

Op twee dingen moet je letten.

• Registratie, niet vestiging, is wat je te pakken krijgt. De Roemeense verplichting dekt ook niet-gevestigde ondernemingen die in Roemenië btw-geregistreerd zijn. Ben je over een drempel voor afstandsverkopen gegaan of heb je je ergens om een andere reden geregistreerd, lees de regel van dat land dan alsof je er thuishoort.
• 1 juli 2030. Vanaf die datum brengt de richtlijn btw in het digitale tijdperk e-facturatie en digitale rapportage naar intra-EU-leveringen tussen bedrijven, en hebben lidstaten met een eigen systeem tot 1 januari 2035 om het op het EU-model af te stemmen. De Belgische dienst zegt het botweg: vanaf 2030 geldt de verplichting ook voor facturatie tussen EU-lidstaten. Dat is ver genoeg weg om te negeren en dichtbij genoeg om er bij de keuze van factuursoftware rekening mee te houden.

Wat er gebeurt als je gewoon een PDF blijft mailen

De boetes zijn echt maar bescheiden, en ze zijn niet de reden om iets te doen. Frankrijk stelt € 50 per factuur die elektronisch uitgereikt had moeten worden en dat niet werd, met een maximum van € 15.000 per jaar. Voor het niet kunnen ontvangen via een goedgekeurd platform geeft de Franse belastingdienst eerst een formele aanmaning met drie maanden de tijd, dan € 500, dan € 1.000 voor elke volgende periode van drie maanden dat het voortduurt. De Belgische FOD Financiën zei in december 2025 dat ze in de eerste drie maanden van 2026 tolerantie zou tonen en overtredingen die specifiek met de nieuwe verplichting te maken hebben niet zou beboeten, mits de onderneming kon aantonen tijdig en redelijk te hebben gehandeld, en dat er geen algemeen uitstel zou komen. De Poolse invoering kent een gedoogperiode gedurende 2026, met boetes vanaf 1 januari 2027.

Het praktische risico is kleiner en directer dan dat alles. Het is een café waarvan de boekhouder je factuur niet kan inboeken, en een betaling die wacht terwijl iemand uitzoekt waarom. In een land dat is overgestapt zoekt de boekhouding van het café naar een gestructureerd bestand met jouw btw-nummer erop. Komt er niets binnen, dan wordt je netto 30 stilletjes netto 50.

Een checklist voor deze maand

Een half uur, waarvan het meeste wachten op antwoord van een softwareleverancier.

1. Zoek je datum. Eén regel uit de tabel hierboven. Schrijf hem op de muur. Staat je land niet in de tabel, zet dan een herinnering om over een half jaar opnieuw te kijken.
2. Stel je factuur- of boekhoudsoftware vier vragen. Reikt het facturen uit volgens EN 16931? Verstuurt en ontvangt het over het netwerk dat mijn land gebruikt — Peppol, KSeF, SdI, e-Factura, myDATA, een goedgekeurd Frans platform? Zit dat in wat ik al betaal, of komt het erbij? Vanaf welke release? Vraag het antwoord schriftelijk, in een e-mail die je terug kunt vinden.
3. Kijk of er een uitzondering voor kleine ondernemingen op jou van toepassing is. De Duitse regel van € 250, het Kroatische uitstel voor belastingplichtigen buiten het btw-stelsel, de Poolse datum voor micro-ondernemingen. Geen daarvan is een vrijstelling van het systeem, alleen van de eerste datum.
4. Verzamel het btw-nummer van elk café. Je hebt het toch al nodig op de factuur. Waar jouw land Peppol gebruikt, vraag dan ook de Peppol-identificatie van het café, of de naam van zijn dienstverlener. Doe dit één keer, verspreid over een maand terwijl je je klanten toch spreekt — niet in paniek de week voor je datum.
5. Vraag elk café hoe het de leesbare kopie wil ontvangen. De meeste zeggen per e-mail, zoals nu. Zeg erbij dat er verder niets verandert aan bestellen of leveren, want het eerste wat een café-eigenaar hoort in “nieuw factuursysteem” is “nieuwe prijzen”.
6. Regel het archief. De bewaarregels veranderen niet als het formaat verandert: je bewaart facturen even lang als altijd, in een vorm die je op verzoek kunt overleggen. De Belgische voorlichting wijst erop dat de verplichting een kans is om na te denken over waar ze eigenlijk staan. Hebben je facturen in een mailmap gewoond, dan is dat geen plan.

Wat niet verandert

Bijna alles, en dat is het zeggen waard omdat het woord “verplichting” branderijen een omwenteling doet verwachten.

• Je prijslijst, je staffelkortingen en je ingeplande prijswijzigingen. Zie het sjabloon voor een groothandelsprijslijst als die van jou een opfrisbeurt nodig heeft.
• Je besteldeadline, je levertijd en je brandplanning. Een e-factuur wordt uitgereikt nadat de koffie de deur uit is, precies zoals de papieren factuur.
• Je pakbon. Een pakbon is geen factuur en verandert niet.
• Je betalingstermijnen en hoe het geld binnenkomt. Netto 30 per overschrijving blijft netto 30 per overschrijving; zie wat kaartkosten je groothandel kosten als je kaart tegen overschrijving of incasso afweegt.
• Wat je het café stuurt om te lezen. Het krijgt nog steeds een document met jouw naam erop, de koffies, de kilo's en het totaal.
• Je algemene voorwaarden, behalve dat als daarin staat hoe facturen worden bezorgd, die clausule het lezen waard is.

Vragen die branderijen stellen

Is een PDF-factuur in de EU nog rechtsgeldig?

Voor binnenlandse verkoop tussen bedrijven hangt dat van het land af. In België, Kroatië, Italië en Roemenië is een gemailde PDF niet langer de rechtsgeldige factuur, en Frankrijk, Griekenland, Polen, Duitsland, Slowakije, Spanje en Letland hebben elk een datum. Overal elders, en bij verkoop aan consumenten, is een PDF nog prima als de klant hem accepteert. Een PDF-kopie meesturen naast een gestructureerde factuur blijft normaal en nuttig, want er moet nog steeds een mens naar kijken.

Heb ik Peppol nodig om e-facturen naar mijn cafés te sturen?

Alleen waar je land het gebruikt. België en Kroatië wisselen facturen uit over het Peppol-netwerk. Italië gebruikt het eigen uitwisselsysteem van de belastingdienst, SdI; Polen gebruikt KSeF; Roemenië gebruikt RO e-Factura; Griekenland valideert via myDATA; Frankrijk laat alles lopen via platforms die het heeft goedgekeurd. In de praktijk kies je geen netwerk, je kiest factuursoftware die al is aangesloten op het netwerk dat jouw land draait.

Moet het café iets doen, of is dit alleen mijn probleem?

Het café moet kunnen ontvangen. België verplichtte elke btw-plichtige onderneming om vanaf 1 januari 2026 een gestructureerde factuur te kunnen ontvangen, ook een onderneming die alleen aan consumenten verkoopt. Kroatië ging verder en verplichtte ook ondernemingen buiten de btw om vanaf diezelfde datum te kunnen ontvangen. Vraag elk café om zijn btw-nummer, en om zijn Peppol-identificatie waar jouw land Peppol gebruikt.

Ik ben een kleine branderij onder de btw-drempel. Ben ik vrijgesteld?

Soms, en alleen op de voorwaarden van je eigen land. Kroatië liet belastingplichtigen buiten het btw-stelsel in 2026 alleen ontvangen en laat ze op 1 januari 2027 beginnen met uitreiken, met een gratis applicatie genaamd MIKROeRAČUN. Duitsland verplicht nooit een gestructureerde factuur voor een factuur van € 250 of minder. België koppelt de verplichting aan het hebben van een geldig btw-nummer. Controleer je eigen regel in plaats van aan te nemen dat klein gelijkstaat aan vrijgesteld.

Kan Order Book de e-factuur voor mij uitreiken?

Nee. Order Book reikt geen facturen uit en is geen e-facturatieprovider. De rechtsgeldige factuur komt uit je eigen factuur- of boekhoudprogramma, en daar zit ook de koppeling met Peppol, KSeF, SdI, e-Factura of myDATA. Je hangt de PDF aan de bestelling in Order Book, zodat het café hem per e-mail krijgt en op zijn bestelpagina kan lezen.

Wanneer gaat dit gelden voor verkoop aan een café in een ander EU-land?

Op 1 juli 2030, onder de richtlijn btw in het digitale tijdperk, Richtlijn (EU) 2025/516, die op 14 april 2025 in werking trad. Tot die tijd dekken de nationale verplichtingen de binnenlandse verkoop tussen bedrijven, dus een factuur aan een café in een andere lidstaat valt er doorgaans buiten. De uitzondering is btw-registratie in het land van de koper: de Roemeense verplichting dekt bijvoorbeeld ook bedrijven die daar niet gevestigd maar wel btw-geregistreerd zijn.

Waar Order Book past

Order Book reikt geen facturen uit en is geen e-facturatieprovider. Het sluit niet aan op Peppol, SdI, KSeF, e-Factura of myDATA, en wordt nooit het ding waar je belastingdienst naar kijkt. De rechtsgeldige factuur wordt uitgereikt door de branderij, in haar eigen factuur- of boekhoudprogramma, precies zoals nu — en waar een land een gestructureerde e-factuur verplicht, is dat het programma dat er een moet maken.

Wat Order Book wel bijhoudt is de commerciële administratie eromheen. De PDF die je aan een bestelling hangt wordt naar het café gemaild en staat op de bestelpagina van dat café, en dat is de kopie die de mens opent: een gestructureerde factuur stelt de belastingdienst tevreden en beantwoordt niemands vraag over welke zakken er dinsdag zijn gekomen. Bij elke bestelling zit een pakbon, en bestellingen exporteren als CSV voor je boekhouder, zodat de maand aansluit op wat je factuursoftware heeft uitgereikt. Betalingen worden per klant vastgelegd met een lopend saldo, zodat je kunt zien wat er nog openstaat zonder het boekhoudpakket te openen.

De twee dingen die het nakijken waard zijn nu je er toch mee bezig bent, zijn precies wat een formaatwijziging blootlegt: of je algemene voorwaarden groothandel iets zeggen over hoe facturen worden bezorgd, en of de manier waarop je betaald wordt nog klopt, wat de rekensom is in wat kaartkosten je groothandel kosten.

Begin 30 dagen gratis, zonder kaart, of bekijk wat het kost.