Fatura eletrónica B2B, país a país

Resposta curta. Encontre o seu país na tabela abaixo e faça depois uma pergunta a quem faz as suas faturas: envia e recebe faturas eletrónicas estruturadas segundo a norma europeia, pela rede que o meu país usa, e a partir de quando? Na Bélgica, na Croácia, em Itália e na Roménia a resposta já tem de ser sim. Em França, todas as empresas registadas para IVA têm de conseguir receber uma a partir de 1 de setembro de 2026, tenham ou não já de emitir. Nada muda nos seus preços, na sua hora limite ou nas suas guias de entrega, e o café continua a receber um PDF para ler. Só que já não é a fatura.

Verificado a 16 de setembro de 2026 junto das autoridades fiscais da Bélgica, da Croácia, da França, de Espanha e da Alemanha, das páginas de faturação eletrónica por país da Comissão Europeia e das suas páginas sobre o IVA na era digital, e de publicações do governo do Reino Unido. As datas mudam. Confirme a sua com o seu contabilista ou com a sua autoridade fiscal nacional antes de agir. Esta página não é aconselhamento fiscal nem jurídico.

Que países exigem fatura eletrónica estruturada, e desde quando

Esta tabela cobre os países com datas confirmadas. Onde um país anunciou uma intenção mas não fixou uma data de início, não está aqui.

Itália eliminou a última isenção por volume de negócios em janeiro de 2024, por isso os regimes de taxa fixa que outrora estavam fora do SdI estão agora dentro. O FPS Finance belga não penalizou falhas de boa-fé nos primeiros três meses de 2026, período que já passou. A segunda fase grega tem um período de transição até ao fim de 2026. O regime separado de fatura eletrónica B2B de Espanha, ao abrigo da lei Crea y Crece, é esperado depois do Verifactu mas não tem data fixa: a portaria que inicia a contagem ainda não foi publicada. Ao abrigo do calendário da UE, os Estados-Membros com sistemas próprios têm até 1 de janeiro de 2035 para os alinhar com o modelo europeu.

Duas coisas sobre a forma dessa lista. Primeiro, até 2025 um Estado-Membro precisava da autorização do Conselho para obrigar as suas próprias empresas à faturação eletrónica, e é por isso que os regimes chegaram um a um e devagar. A Diretiva (UE) 2025/516, o pacote IVA na era digital, foi adotada a 11 de março de 2025 e entrou em vigor a 14 de abril de 2025, e permite a um Estado-Membro impor um regime interno sem pedir autorização. A fila que se vê a formar é o resultado disso.

Segundo, a ausência da tabela não é uma promessa. Os Países Baixos não têm regime B2B e, na própria página do país da Comissão Europeia, não têm planos imediatos para um. A Irlanda, a Áustria, a Suécia, a Dinamarca e outros têm consultas públicas ou propostas de lei mas nenhuma data de início interna fixada. A Eslovénia tem um projeto de lei cuja data de início já mudou mais do que uma vez. Se torra num desses países, tem tempo, não isenção.

O que é, de facto, uma fatura eletrónica estruturada

Uma fatura eletrónica estruturada é um ficheiro de dados, não um documento. A lei alemã do IVA di-lo com clareza: uma fatura eletrónica é a que é "emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permita o processamento eletrónico", e o que for enviado noutro formato eletrónico ou em papel é apenas uma "outra fatura". A administração fiscal croata é ainda mais direta, no seu guia ao novo sistema: um eRačun "não é um PDF e não pode ser enviado por email".

São três as peças que a compõem.

• A EN 16931, a norma europeia que define o que uma fatura tem de conter e o que significa cada campo. É o modelo semântico para que a Diretiva 2014/55/UE apontou os organismos públicos em 2014, e é agora o modelo em que os regimes nacionais B2B assentam. A lei alemã nomeia-a por remissão; o formato romeno RO_CIUS é construído a partir dela.
• Uma sintaxe, quase sempre XML, numa de duas famílias: UBL ou CII. O seu software escreve uma delas. Nunca lhe vai pôr os olhos em cima, e não é para ser lida.
• Uma rede que a transporte. O serviço federal belga de faturação eletrónica descreve o Peppol como uma rede descentralizada que "pode ser comparada a uma rede de telecomunicações": o seu software liga-se a um ponto de acesso, o software do café liga-se a outro, e o ficheiro passa entre os dois. Outros países centralizam: todas as faturas italianas passam pelo SdI, todas as polacas pelo KSeF, todas as romenas pelo e-Factura, e todas as gregas são validadas pelo myDATA e voltam com um identificador MARK único e um código QR.

Um PDF falha logo no primeiro passo. Uma pessoa consegue lê-lo; o software não consegue extrair dele de forma fiável o valor líquido, a taxa de IVA e as linhas, que é o objetivo de todo o exercício para a autoridade fiscal e para quem faz a contabilidade do café. As orientações belgas dizem-no numa linha: enviar uma fatura em PDF por email ou através de uma plataforma já não chega.

Nada disto faz o PDF desaparecer. Alguém no café continua a ter de ver o que está a pagar, e uma fatura estruturada é normalmente apresentada como uma versão legível no ecrã ou como uma cópia em PDF anexa. Alguns formatos são híbridos: o XML fica dentro do PDF, por isso um só ficheiro serve a máquina e a pessoa. Continue a mandar ao café algo que ele possa ler. Deixe apenas de tratar esse ficheiro como a fatura.

O que isto significa para vender a um café noutro país

Os regimes internos cobrem as vendas internas, e por agora é essa a regra de partida. A lei alemã do IVA só exige a fatura estruturada quando o fornecedor e o cliente estão ambos estabelecidos na Alemanha. A administração fiscal croata diz o mesmo do outro lado: a obrigação de trocar eRačun abrange todas as transações internas entre sujeitos passivos croatas, ao passo que faturas em papel, ou noutra forma aceitável, continuam a poder ser trocadas no mercado da UE e fora dele.

Assim, uma torrefação belga que entrega a um café nos Países Baixos não é apanhada pela regra belga nessa fatura. Uma torrefação croata que envia paletes para a Áustria não é apanhada pela croata. A obrigação interna segue a transação interna.

Há duas coisas a vigiar.

• É o registo, não o estabelecimento, que o apanha. O regime romeno abrange empresas não estabelecidas que estejam registadas para IVA na Roménia. Se ultrapassou um limiar de vendas à distância ou se registou algures por outra razão, leia a regra desse país como se fosse local.
• 1 de julho de 2030. A partir dessa data a diretiva IVA na era digital traz a fatura eletrónica e a comunicação digital às entregas B2B intra-UE, e os Estados-Membros com sistemas próprios têm até 1 de janeiro de 2035 para os alinhar com o modelo europeu. O próprio serviço belga di-lo sem rodeios: a partir de 2030 a obrigação aplica-se também à faturação entre Estados-Membros da UE. Está longe o suficiente para ignorar e perto o suficiente para valer a pena escolher o programa de faturação com isso em mente.

O que acontece se continuar a enviar um PDF por email

As coimas são reais mas moderadas, e não são a razão para agir. A França fixa 50 € por cada fatura que devia ter sido emitida eletronicamente e não foi, com um limite de 15.000 € por ano. Por não receber através de uma plataforma aprovada, a administração fiscal francesa emite uma notificação formal com três meses de prazo, depois 500 €, depois 1.000 € por cada novo período de três meses em que a falha se mantenha. O FPS Finance belga disse em dezembro de 2025 que mostraria tolerância nos primeiros três meses de 2026 e não penalizaria infrações específicas da nova obrigação, desde que a empresa pudesse demonstrar que tinha tomado medidas atempadas e razoáveis, e que não haveria adiamento geral. O arranque polaco decorre como período de tolerância ao longo de 2026, com as sanções a começar a 1 de janeiro de 2027.

O risco prático é menor e mais imediato do que qualquer disto. É um café cuja contabilidade não consegue lançar a sua fatura, e um pagamento que fica à espera enquanto alguém percebe porquê. Num país que já mudou, a contabilidade do café procura um ficheiro estruturado com o seu número de contribuinte. Se não chegar nada, os seus 30 dias passam discretamente a 50.

Uma lista de verificação para este mês

Meia hora, a maior parte dela à espera da resposta de um fornecedor de software.

1. Encontre a sua data. Uma linha da tabela acima. Escreva-a na parede. Se o seu país não estiver na tabela, marque um lembrete para voltar a verificar daqui a seis meses.
2. Faça quatro perguntas ao seu programa de faturação ou contabilidade. Emite faturas segundo a EN 16931? Envia e recebe pela rede que o meu país usa — Peppol, KSeF, SdI, e-Factura, myDATA, uma plataforma francesa aprovada? Isso está incluído no que já pago, ou é à parte? A partir de que versão? Peça a resposta por escrito, num email que consiga voltar a encontrar.
3. Verifique se lhe é aplicável uma isenção para pequenas empresas. A regra alemã dos 250 €, o adiamento croata para os sujeitos passivos fora do sistema do IVA, a data polaca das microempresas. Nenhuma delas é uma isenção do sistema, apenas da primeira data.
4. Recolha o número de identificação fiscal de cada café. Precisa dele na fatura de qualquer forma. Onde o seu país usa Peppol, peça também o identificador Peppol do café, ou o nome do prestador de serviços que ele usa. Faça-o uma vez, ao longo de um mês, à medida que fala com as contas — não em pânico na semana antes da sua data.
5. Pergunte a cada café como quer receber a cópia legível. A maioria dirá que por email, como agora. Diga que nada mais muda nas encomendas ou nas entregas, porque a primeira coisa que um dono de café ouve em "novo sistema de faturação" é "novos preços".
6. Resolva o arquivo. As regras de arquivo não mudam quando o formato muda: guarda as faturas pelo mesmo período de sempre, numa forma que consiga apresentar se lhe pedirem. As orientações belgas sublinham que a obrigação é uma oportunidade para pensar onde é que elas estão realmente guardadas. Se as suas faturas viveram numa pasta de correio, isso não é um plano.

O que não muda

Quase tudo, o que vale a pena dizer porque a palavra "obrigação" faz as torrefações esperarem uma reviravolta.

• A sua tabela de preços, os seus escalões de quantidade e as suas alterações de preço agendadas. Veja o modelo de tabela de preços grossista se a sua precisar de uma arrumação.
• A sua hora limite de encomenda, o seu prazo de entrega e o seu calendário de torra. Uma fatura eletrónica é emitida depois de o café sair, exatamente como a de papel era.
• A sua guia de entrega. Uma guia de entrega não é uma fatura e não é afetada.
• As suas condições de pagamento e a forma como o dinheiro entra. Trinta dias por transferência continua a ser trinta dias por transferência; veja quanto custam as comissões de cartão no grossista se estiver a pesar cartão contra transferência ou débito direto.
• O que envia ao café para ele ler. Continua a receber um documento com o seu nome, os cafés, os quilos e o total.
• As suas condições de venda, exceto que, se especificarem como são entregues as faturas, essa cláusula merece uma leitura.

Perguntas que as torrefações fazem

Uma fatura em PDF ainda é legal na UE?

Nas vendas internas entre empresas depende do país. Na Bélgica, na Croácia, em Itália e na Roménia um PDF enviado por email já não é a fatura legal, e a França, a Grécia, a Polónia, a Alemanha, a Eslováquia, a Espanha e a Letónia têm cada uma a sua data. Em todo o resto, e nas vendas a consumidores, um PDF continua a servir se o cliente o aceitar. Enviar uma cópia em PDF a par da fatura estruturada continua a ser normal e útil, porque alguém tem de ler aquilo.

Preciso do Peppol para enviar faturas eletrónicas aos meus cafés?

Só onde o seu país o usa. A Bélgica e a Croácia trocam faturas pela rede Peppol. Itália usa o sistema de troca da própria autoridade fiscal, o SdI; a Polónia usa o KSeF; a Roménia usa o RO e-Factura; a Grécia valida através do myDATA; a França encaminha tudo por plataformas que aprovou. Na prática não escolhe uma rede: escolhe um programa de faturação que já esteja ligado àquela que o seu país usa.

O café tem de fazer alguma coisa, ou o problema é só meu?

O café tem de conseguir receber. A Bélgica exigiu que todas as empresas registadas para IVA conseguissem receber uma fatura estruturada a partir de 1 de janeiro de 2026, mesmo uma empresa que só venda a consumidores. A Croácia foi mais longe e exigiu que também as empresas não registadas para IVA conseguissem receber a partir da mesma data. Peça a cada café o número de identificação fiscal e, onde o seu país usa Peppol, o identificador Peppol dele.

Sou uma torrefação pequena abaixo do limiar de IVA. Estou isento?

Às vezes, e apenas nos termos do seu próprio país. A Croácia deixou os sujeitos passivos fora do sistema do IVA apenas receber durante 2026 e começar a emitir a 1 de janeiro de 2027, e dá-lhes uma aplicação gratuita chamada MIKROeRAČUN. A Alemanha nunca exige fatura estruturada para uma fatura de 250 € ou menos. A Bélgica liga a obrigação a ter um número de IVA válido. Confirme a sua própria regra em vez de assumir que pequeno quer dizer isento.

O Order Book pode emitir a fatura eletrónica por mim?

Não. O Order Book não emite faturas e não é um prestador de faturação eletrónica. A fatura legal é emitida pelo seu próprio programa de faturação ou de contabilidade, que é onde vive a ligação ao Peppol, ao KSeF, ao SdI, ao e-Factura ou ao myDATA. Junta o PDF à encomenda no Order Book para que o café o receba por email e o possa ler na página da encomenda dele.

A partir de quando é que isto afeta as vendas a um café noutro país da UE?

1 de julho de 2030, ao abrigo da diretiva IVA na era digital, a Diretiva (UE) 2025/516, que entrou em vigor a 14 de abril de 2025. Até lá, os regimes nacionais cobrem as vendas internas entre empresas, por isso uma fatura a um café noutro Estado-Membro fica, em geral, fora deles. A exceção é estar registado para IVA no país do comprador: o regime romeno, por exemplo, abrange empresas que não estão lá estabelecidas mas estão lá registadas para IVA.

Onde entra o Order Book

O Order Book não emite faturas e não é um prestador de faturação eletrónica. Não se liga ao Peppol, ao SdI, ao KSeF, ao e-Factura nem ao myDATA, e nunca se torna aquilo para que a sua autoridade fiscal está a olhar. A fatura legal é emitida pela torrefação, no seu próprio programa de faturação ou contabilidade, exatamente como hoje — e onde um país exige uma fatura eletrónica estruturada, é esse o programa que a tem de produzir. Se as obrigações de faturação do seu país incluem software certificado, séries comunicadas e ficheiros periódicos, a página sobre faturação certificada descreve o que fica de que lado.

O que o Order Book guarda é o registo comercial à volta disso. O PDF que junta a uma encomenda é enviado por email ao café e fica na página da encomenda desse café, que é a cópia que a pessoa abre: uma fatura estruturada satisfaz a autoridade fiscal e não responde à pergunta de ninguém sobre que sacos chegaram na terça-feira. Cada encomenda leva uma guia de entrega, e as encomendas exportam em CSV para o contabilista, para que o mês feche contra o que o seu programa de faturação emitiu. Os pagamentos são registados por cliente com um saldo corrente, para ver o que ainda está por pagar sem abrir o programa de contabilidade.

As duas coisas que vale a pena verificar enquanto lá está são as que uma mudança de formato costuma expor: se as suas condições de venda grossista dizem alguma coisa sobre como são entregues as faturas, e se a forma como recebe ainda faz sentido, que são as contas de quanto custam as comissões de cartão no grossista.

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