E-Rechnung im B2B, Land für Land

Kurz gesagt. Such dein Land in der Tabelle unten und stell dann dem, der deine Rechnungen macht, eine Frage: Sendet und empfängt es strukturierte E-Rechnungen nach dem europäischen Standard, über das Netz, das mein Land nutzt, und ab wann? In Belgien, Kroatien, Italien und Rumänien muss die Antwort schon heute Ja lauten. In Frankreich muss jedes umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen ab dem 1. September 2026 eine empfangen können, ob es schon senden muss oder nicht. An deinen Preisen, deinem Bestellschluss und deinen Lieferscheinen ändert sich nichts, und das Café bekommt weiterhin ein PDF zum Lesen. Es ist nur nicht mehr die Rechnung.

Geprüft am 16. September 2026 gegen die Finanzverwaltungen Belgiens, Kroatiens, Frankreichs, Spaniens und Deutschlands, die eInvoicing-Länderseiten der Europäischen Kommission und ihre Seiten zu „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ sowie Veröffentlichungen der britischen Regierung. Daten verschieben sich. Lass dir deines von deiner Steuerberatung oder deiner nationalen Finanzverwaltung bestätigen, bevor du handelst. Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Welche Länder eine strukturierte E-Rechnung verlangen, und ab wann

Diese Tabelle deckt die Länder mit bestätigten Daten ab. Wo ein Land eine Absicht angekündigt, aber noch keinen Starttermin festgelegt hat, steht es nicht hier.

Italien hat im Januar 2024 die letzte umsatzabhängige Ausnahme gestrichen, sodass die Pauschalregelungen, die einmal außerhalb von SdI standen, jetzt darin sind. Der belgische Föderale Öffentliche Dienst Finanzen hat gutgläubige Verstöße in den ersten drei Monaten 2026 nicht geahndet — dieser Zeitraum ist inzwischen abgelaufen. Griechenlands zweite Stufe hat eine Übergangsfrist bis Ende 2026. Spaniens gesonderte B2B-E-Rechnungspflicht nach dem Gesetz Crea y Crece wird nach Verifactu erwartet, hat aber kein festes Datum: Die Ministerialverordnung, die die Frist in Gang setzt, ist nicht veröffentlicht. Nach dem EU-Zeitplan haben Mitgliedstaaten mit eigenen Systemen bis zum 1. Januar 2035 Zeit, sie an das EU-Modell anzupassen.

Zwei Dinge zur Form dieser Liste. Erstens brauchte ein Mitgliedstaat bis 2025 die Erlaubnis des Rates, um die eigenen Unternehmen zur E-Rechnung zu verpflichten — darum kamen die Pflichten einzeln und langsam. Die Richtlinie (EU) 2025/516, das Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“, wurde am 11. März 2025 angenommen und trat am 14. April 2025 in Kraft; sie erlaubt einem Mitgliedstaat, eine inländische Pflicht ohne Nachfrage einzuführen. Die Schlange, die sich gerade bildet, ist das Ergebnis.

Zweitens ist Abwesenheit aus der Tabelle kein Versprechen. Die Niederlande haben keine B2B-Pflicht und, nach der Länderseite der Europäischen Kommission, auch keine unmittelbaren Pläne dafür. Irland, Österreich, Schweden, Dänemark und andere haben Konsultationen oder Gesetzentwürfe, aber kein festes inländisches Startdatum. Slowenien hat einen Gesetzentwurf, dessen Starttermin sich schon mehr als einmal verschoben hat. Wenn du in einem dieser Länder röstest, hast du Zeit, keine Befreiung.

Was eine strukturierte E-Rechnung eigentlich ist

Eine strukturierte E-Rechnung ist eine Datendatei, kein Dokument. Das deutsche Umsatzsteuerrecht sagt es klar: Eine elektronische Rechnung ist eine, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“; alles, was in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier verschickt wird, ist nur eine „sonstige Rechnung“. Die kroatische Steuerverwaltung wird in ihrem Leitfaden zum neuen System noch deutlicher: Ein eRačun „ist kein PDF und kann nicht per E-Mail verschickt werden“.

Drei Teile machen sie aus.

• EN 16931, der europäische Standard dafür, was eine Rechnung enthalten muss und was jedes Feld bedeutet. Es ist das semantische Modell, auf das die Richtlinie 2014/55/EU 2014 die öffentlichen Auftraggeber verwiesen hat, und heute das Modell, auf dem die nationalen B2B-Pflichten aufbauen. Das deutsche Gesetz nennt es als Verweis; Rumäniens Format RO_CIUS ist darauf aufgebaut.
• Eine Syntax, fast immer XML, in einer von zwei Familien: UBL oder CII. Deine Software schreibt eine davon. Du wirst sie nie ansehen, und sie ist auch nicht zum Ansehen gedacht.
• Ein Netz, das sie transportiert. Der belgische föderale E-Rechnungs-Dienst beschreibt Peppol als ein dezentrales Netz, das sich „mit einem Telekommunikationsnetz vergleichen lässt“: Deine Software hängt an einem Access Point, die Software des Cafés an einem anderen, und die Datei geht dazwischen hindurch. Andere Länder zentralisieren stattdessen — jede italienische Rechnung läuft durch SdI, jede polnische durch KSeF, jede rumänische durch e-Factura, und jede griechische wird über myDATA validiert und kommt mit einer eindeutigen MARK-Kennung und einem QR-Code zurück.

Ein PDF scheitert schon am ersten Schritt. Ein Mensch kann es lesen; Software kann Nettobetrag, Steuersatz und Positionen nicht verlässlich daraus ziehen — und genau darum geht es der Finanzverwaltung und der Buchhaltung des Cafés bei der ganzen Übung. Die belgische Anleitung sagt es in einer Zeile: Eine PDF-Rechnung per E-Mail oder über eine Plattform zu schicken reicht nicht mehr.

Nichts davon bedeutet, dass das PDF verschwindet. Irgendwer im Café muss immer noch sehen, wofür er zahlt, und eine strukturierte Rechnung wird typischerweise als lesbare Darstellung auf dem Bildschirm oder als angehängte PDF-Kopie präsentiert. Manche Formate sind hybrid: Das XML steckt im PDF, sodass eine Datei der Maschine und dem Menschen dient. Schick dem Café weiter etwas, das es lesen kann. Hör nur auf, diese Datei für die Rechnung zu halten.

Was das für den Verkauf an ein Café im Ausland bedeutet

Inländische Pflichten erfassen inländische Umsätze, und das ist vorerst die Regel, mit der man arbeitet. Das deutsche Umsatzsteuergesetz verlangt die strukturierte Rechnung nur, wenn Lieferant und Kunde beide in Deutschland ansässig sind. Die kroatische Steuerverwaltung sagt dasselbe von der anderen Seite: Die Pflicht zum Austausch von eRačun erfasst alle inländischen Umsätze zwischen kroatischen Steuerpflichtigen, während auf dem EU-Markt und darüber hinaus weiterhin Papierrechnungen oder eine andere zulässige Form ausgetauscht werden dürfen.

Eine belgische Rösterei, die an ein Café in den Niederlanden liefert, wird von der belgischen Regel für diese Rechnung also nicht erfasst. Eine kroatische Rösterei, die Paletten nach Österreich schickt, nicht von der kroatischen. Die inländische Pflicht folgt dem inländischen Umsatz.

Zwei Dinge sind im Auge zu behalten.

• Die Registrierung erwischt dich, nicht die Ansässigkeit. Rumäniens Pflicht erfasst nicht ansässige Unternehmen, die in Rumänien umsatzsteuerlich registriert sind. Wenn du eine Lieferschwelle überschritten oder dich aus einem anderen Grund irgendwo registriert hast, lies die Regel dieses Landes so, als wärst du dort ansässig.
• 1. Juli 2030. Ab diesem Datum bringt die Richtlinie „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ E-Rechnung und digitale Meldung auf innergemeinschaftliche B2B-Umsätze, und Mitgliedstaaten mit eigenen Systemen haben bis zum 1. Januar 2035 Zeit, sie an das EU-Modell anzupassen. Der belgische Dienst sagt es unumwunden: Ab 2030 gilt die Pflicht auch für die Rechnungsstellung zwischen EU-Mitgliedstaaten. Das ist weit genug weg, um es zu ignorieren, und nah genug, dass es sich lohnt, ein Rechnungsprogramm mit Blick darauf zu wählen.

Was passiert, wenn du weiter ein PDF mailst

Die Bußgelder sind real, aber moderat, und sie sind nicht der Grund zu handeln. Frankreich setzt 50 € je Rechnung an, die elektronisch hätte ausgestellt werden müssen und es nicht wurde, gedeckelt auf 15.000 € im Jahr. Für das Versäumnis, über eine zugelassene Plattform zu empfangen, erlässt die französische Finanzverwaltung eine förmliche Aufforderung mit drei Monaten Frist, dann 500 €, dann 1.000 € für jeden weiteren Dreimonatszeitraum, in dem das Versäumnis andauert. Der belgische Föderale Öffentliche Dienst Finanzen erklärte im Dezember 2025, er werde in den ersten drei Monaten 2026 Nachsicht zeigen und Verstöße, die speziell die neue Pflicht betreffen, nicht ahnden, sofern das Unternehmen rechtzeitige und angemessene Schritte nachweisen kann, und es werde keine allgemeine Verschiebung geben. Polens Einführung läuft 2026 als Schonfrist, mit Sanktionen ab dem 1. Januar 2027.

Das praktische Risiko ist kleiner und unmittelbarer als all das. Es ist ein Café, dessen Buchhaltung deine Rechnung nicht verbuchen kann, und eine Zahlung, die wartet, während jemand herausfindet, warum. In einem Land, das umgestellt hat, sucht die Buchhaltung des Cafés nach einer strukturierten Datei mit deiner USt-IdNr. darauf. Kommt nichts an, wird aus deinem netto 30 still ein netto 50.

Eine Checkliste für diesen Monat

Eine halbe Stunde, davon das meiste Warten auf die Antwort eines Softwareanbieters.

1. Finde dein Datum. Eine Zeile der Tabelle oben. Schreib es an die Wand. Steht dein Land nicht in der Tabelle, setz dir eine Erinnerung, in sechs Monaten noch einmal zu schauen.
2. Stell deinem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm vier Fragen. Stellt es Rechnungen nach EN 16931 aus? Sendet und empfängt es über das Netz, das mein Land nutzt — Peppol, KSeF, SdI, e-Factura, myDATA, eine zugelassene französische Plattform? Ist das in dem enthalten, was ich schon zahle, oder kostet es extra? Ab welcher Version? Hol dir die Antwort schriftlich, in einer E-Mail, die du wiederfindest.
3. Prüf, ob eine Kleinunternehmer-Ausnahme für dich gilt. Die deutsche 250-€-Regel, der kroatische Aufschub für Steuerpflichtige außerhalb des Umsatzsteuersystems, das polnische Datum für Kleinstunternehmen. Nichts davon ist eine Befreiung vom System, nur vom ersten Datum.
4. Sammle die USt-IdNr. jedes Cafés. Du brauchst sie ohnehin auf der Rechnung. Wo dein Land Peppol nutzt, frag auch nach der Peppol-Kennung des Cafés oder nach dem Namen seines Dienstleisters. Mach das einmal, über einen Monat verteilt, wenn du mit den Kunden sprichst — nicht in Panik in der Woche vor deinem Datum.
5. Frag jedes Café, wie es die lesbare Kopie haben will. Die meisten werden E-Mail sagen, wie bisher. Sag dazu, dass sich an Bestellung und Lieferung nichts ändert, denn das Erste, was ein Café-Inhaber bei „neues Rechnungssystem“ hört, ist „neue Preise“.
6. Bring das Archiv in Ordnung. Die Aufbewahrungsregeln ändern sich nicht, wenn sich das Format ändert: Du bewahrst Rechnungen so lange auf wie immer, in einer Form, die du auf Anfrage vorlegen kannst. Die belgische Anleitung weist darauf hin, dass die Pflicht eine Gelegenheit ist, darüber nachzudenken, wo sie eigentlich liegen. Wenn deine Rechnungen in einem Mailordner gewohnt haben, ist das kein Plan.

Was sich nicht ändert

Fast alles, und das ist es wert, gesagt zu werden, weil das Wort „Pflicht“ Röster einen Umsturz erwarten lässt.

• Deine Preisliste, deine Mengenstaffeln und deine geplanten Preisänderungen. Siehe die Vorlage für eine Großhandels-Preisliste, falls deine eine Aufräumaktion braucht.
• Dein Bestellschluss, deine Vorlaufzeit und dein Röstplan. Eine E-Rechnung wird ausgestellt, nachdem der Kaffee rausgegangen ist, genau wie die auf Papier.
• Dein Lieferschein. Ein Lieferschein ist keine Rechnung und ist nicht betroffen.
• Dein Zahlungsziel und der Weg, auf dem das Geld kommt. Netto 30 per Überweisung bleibt netto 30 per Überweisung; siehe was Kartengebühren im Großhandel kosten, wenn du Karte gegen Überweisung oder Lastschrift abwägst.
• Was du dem Café zum Lesen schickst. Es bekommt weiterhin ein Dokument mit deinem Namen darauf, den Kaffees, den Kilos und der Summe.
• Deine AGB — außer dass die Klausel einen Blick wert ist, falls sie regelt, wie Rechnungen zugestellt werden.

Fragen, die Röster stellen

Ist eine PDF-Rechnung in der EU noch zulässig?

Bei Inlandsumsätzen zwischen Unternehmen hängt es vom Land ab. In Belgien, Kroatien, Italien und Rumänien ist ein per E-Mail geschicktes PDF nicht mehr die rechtsgültige Rechnung, und Frankreich, Griechenland, Polen, Deutschland, die Slowakei, Spanien und Lettland haben jeweils ein Datum. Überall sonst, und bei Verkäufen an Verbraucher, ist ein PDF weiterhin in Ordnung, wenn der Kunde es akzeptiert. Ein PDF als Kopie neben der strukturierten Rechnung zu schicken bleibt normal und nützlich, denn lesen muss das Ding immer noch ein Mensch.

Brauche ich Peppol, um meinen Cafés E-Rechnungen zu schicken?

Nur dort, wo dein Land es nutzt. Belgien und Kroatien tauschen Rechnungen über das Peppol-Netz aus. Italien nutzt das eigene Austauschsystem der Finanzverwaltung, SdI; Polen nutzt KSeF; Rumänien nutzt RO e-Factura; Griechenland validiert über myDATA; Frankreich leitet alles über staatlich zugelassene Plattformen. In der Praxis wählst du kein Netz, sondern ein Rechnungsprogramm, das bereits an das angeschlossen ist, was dein Land betreibt.

Muss das Café etwas tun, oder ist das allein mein Problem?

Das Café muss empfangen können. Belgien verlangte ab dem 1. Januar 2026 von jedem umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen, eine strukturierte Rechnung empfangen zu können — auch von einem, das nur an Verbraucher verkauft. Kroatien ging weiter und verlangte zum selben Datum auch von nicht umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen, empfangen zu können. Frag jedes Café nach seiner USt-IdNr. und, wo dein Land Peppol nutzt, nach seiner Peppol-Kennung.

Ich bin eine kleine Rösterei unterhalb der Umsatzsteuergrenze. Bin ich befreit?

Manchmal, und nur nach den Regeln deines eigenen Landes. Kroatien ließ Steuerpflichtige außerhalb des Umsatzsteuersystems 2026 nur empfangen und ab dem 1. Januar 2027 ausstellen und stellt ihnen eine kostenlose Anwendung namens MIKROeRAČUN bereit. Deutschland verlangt für eine Rechnung über 250 € oder weniger nie eine strukturierte Rechnung. Belgien knüpft die Pflicht an eine gültige USt-IdNr. Prüf deine eigene Regel, statt anzunehmen, dass klein gleich befreit heißt.

Kann Order Book die E-Rechnung für mich ausstellen?

Nein. Order Book stellt keine Rechnungen aus und ist kein E-Rechnungs-Dienstleister. Die rechtsgültige Rechnung stellt dein eigenes Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm aus, und dort sitzt auch die Anbindung an Peppol, KSeF, SdI, e-Factura oder myDATA. Du hängst das PDF an die Bestellung in Order Book, sodass das Café es per E-Mail bekommt und auf seiner Bestellseite lesen kann.

Ab wann betrifft das den Verkauf an ein Café in einem anderen EU-Land?

Ab dem 1. Juli 2030, nach der Richtlinie „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“, Richtlinie (EU) 2025/516, die am 14. April 2025 in Kraft getreten ist. Bis dahin erfassen die nationalen Pflichten inländische B2B-Umsätze, eine Rechnung an ein Café in einem anderen Mitgliedstaat liegt also in der Regel außerhalb. Die Ausnahme ist eine umsatzsteuerliche Registrierung im Land des Käufers: Rumäniens Pflicht erfasst zum Beispiel Unternehmen, die dort nicht ansässig, aber umsatzsteuerlich registriert sind.

Wo Order Book hineinpasst

Order Book stellt keine Rechnungen aus und ist kein E-Rechnungs-Dienstleister. Es hängt nicht an Peppol, SdI, KSeF, e-Factura oder myDATA und wird nie zu dem, worauf deine Finanzverwaltung schaut. Die rechtsgültige Rechnung stellt die Rösterei aus, in ihrem eigenen Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, genau wie heute — und wo ein Land eine strukturierte E-Rechnung verlangt, ist das die Software, die eine erzeugen muss.

Was Order Book hält, ist der kaufmännische Vorgang drumherum. Das PDF, das du an eine Bestellung hängst, geht per E-Mail ans Café und liegt auf dessen Bestellseite — das ist die Kopie, die der Mensch öffnet: Eine strukturierte Rechnung befriedigt die Finanzverwaltung und beantwortet niemandem die Frage, welche Beutel am Dienstag ankamen. Zu jeder Bestellung gehört ein Lieferschein, und Bestellungen lassen sich als CSV für die Buchhaltung exportieren, sodass der Monat sich gegen das abgleichen lässt, was dein Rechnungsprogramm ausgestellt hat. Zahlungen werden je Kunde mit laufendem Saldo erfasst, sodass du siehst, was noch offen ist, ohne das Buchhaltungsprogramm zu öffnen.

Zwei Dinge lohnen sich zu prüfen, solange du dabei bist — genau die, die ein Formatwechsel gern offenlegt: ob deine AGB für den Großhandel etwas dazu sagen, wie Rechnungen zugestellt werden, und ob der Weg, auf dem du bezahlt wirst, noch sinnvoll ist, was die Rechnung in was Kartengebühren im Großhandel kosten ist.

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