Groothandelsprijzen verhogen

Kort antwoord. Bereken de verhoging vanuit je kostprijs per gebrande kilo, niet vanuit een rond percentage. Geef minstens 30 dagen vooraankondiging. Bel eerst je grootste klanten, stuur daarna elk café een korte brief met zijn eigen nieuwe prijzen, de reden, en wat de verhoging per drankje betekent: € 1 per kilo is ongeveer 2 cent of minder per dubbele espresso. Zeg hoelang de nieuwe prijzen gelden.

Wanneer moet een brander groothandelsprijzen verhogen?

Verhoog je prijzen wanneer de koffie die je nu brandt meer heeft gekost dan de prijslijst aanneemt, niet wanneer je marge eindelijk op is. Het stuk van Daily Coffee News uit februari 2025 over hoe branders hun prijzen zouden moeten verhogen noemde het de strategie "price it as you buy it": prijs het zoals je het inkoopt. De importeurs van groene koffie die daar worden geciteerd zeiden branders hun prijzen nú te verhogen: Bob Fulmer van Royal Coffee zei "immediately, if not sooner", en Carl Walker van Walker Coffee Trading zei branders "price it as they take it".

De reden is timing. Zoals een brander tegen Fresh Cup zei in 10 Things Your Wholesale Roaster Wants You To Know (augustus 2026): de groene koffie in de bestelling van een café was zes maanden tot een jaar voordat het café zijn bestelling ontving al betaald. Een branderij die wacht tot de prijs op haar bankrekening opduikt, is al een seizoen te laat. Datzelfde onderzoek vond dat ruim de helft van de bevraagde branders in 2027 opnieuw een verhoging verwachtte.

Wachten heeft een prijs die makkelijk te missen is. In het onderzoek van Fresh Cup uit maart 2026 onder 13 Amerikaanse branders die zich aanpassen aan de prijzen van groene koffie zei een eigenaar dat hij zijn groothandelsprijzen met 75 tot 100% zou moeten verhogen om de marges van 18 maanden eerder terug te krijgen. Die brief kan niemand versturen. Meerdere kleine, tijdige verhogingen zijn wat dat voorkomt.

Groene koffie daalt ook. Prijs je op de weg omhoog zoals je inkoopt, zeg dan dat je op de weg omlaag hetzelfde doet, en doe het ook. Die belofte is wat de volgende verhoging geloofwaardig maakt.

Met hoeveel moet je groothandelsprijzen verhogen?

Verhoog met de stijging van je kostprijs per gebrande kilo, plus de marge die je vindt dat die kostprijs moet dragen. Begin bij dezelfde vier invoerwaarden als in de calculator voor de kiloprijs: inkoopprijs, brandverlies, verpakking en arbeid.

Uitgewerkt voorbeeld: je huisespresso was geprijsd op groene koffie van € 8,00 per kilo. De nieuwe partij kost € 9,50. Bij 15% brandverlies gaat de groene koffie in elke gebrande kilo van € 9,41 naar € 11,18, een stijging van € 1,77. Verpakking (€ 0,60) en arbeid (€ 0,90) zijn niet veranderd, dus de kostprijs van een zak van 1 kg gaat van € 10,91 naar € 12,68.

De twee kolommen zijn een echte keuze. Hetzelfde margepercentage houden betekent dat je winst per kilo meestijgt met de groene koffie, en het café betaalt daar ook voor. Dezelfde marge in euro's per kilo houden geeft precies de kosten door en niets meer, wat makkelijker uit te leggen en makkelijker te accepteren is. Als de stijging scherp is, is de rechterkolom de makkelijkste om te verdedigen. Bekijk de marge apart, en openlijk, als de rust is teruggekeerd.

Sommige branderijen maken een vaste marge in geld per kilo tot hun hele prijsmodel. Coffee Collective in Kopenhagen vertelde Perfect Daily Grind in april 2026 dat het een vaste nominale marge bij zijn koffiekosten optelt, waardoor de goedkopere koffies relatief duurder zijn en de dure relatief goedkoper dan bij concurrenten. Torque Coffees in San Diego beweegt in het onderzoek van Fresh Cup zijn prijzen mee met de FOB-prijs van de groene koffie, omhoog en omlaag, op een vaste marge, en vertelt het de klanten meteen. De keerzijde is dat het café elke beweging ziet.

Verhogen in één stap of geleidelijk?

Geleidelijk, als je vroeg genoeg begint om die keuze te hebben. Het stuk van Perfect Daily Grind uit mei 2025 over prijzen verhogen zonder marktaandeel te verliezen stelt dat branders die alles in één grote aanpassing willen terugverdienen hun groothandelsrelaties beschadigen, en dat kleinere verhogingen over een langere periode beter werken.

Geleidelijk werkt alleen als je eerlijk bent dat er meer kan komen. David Jameson van Danelaw Coffee in het Verenigd Koninkrijk vertelde hetzelfde artikel dat hij uitlegde dat één component van zijn blends tussen twee bestellingen met 38% was gestegen, en waarschuwde klanten dat een tweede verhoging kon volgen als de markt niet zou dalen tegen de tijd dat de Midden-Amerikaanse oogst binnen was. Op één klant na accepteerden ze het allemaal.

In het onderzoek van Fresh Cup liepen de verhogingen van niets tot 40%, met een mediaan rond 15%. Negen van de dertien zeiden geen enkele klant te zijn kwijtgeraakt door de verhogingen; de andere vier hadden er een paar verloren. Torque, dat elke beweging meteen doorgeeft, was er een die een paar kleinere klanten verloor, en de eigenaar merkte op dat zijn prijzen al aan de hoge kant van zijn markt lagen.

Bestaande klanten, nieuwe klanten, en prijzen vasthouden

Nieuwe klanten horen op de prijzen van vandaag te beginnen, en bestaande mogen langzamer meebewegen. Half Mile Coffee verhoogde in het onderzoek van Fresh Cup de prijzen langzamer voor bestaande partners en zette nieuwe klanten op de actuele markttarieven. Dat is eerlijk naar beide kanten: het café dat al drie jaar bij je koopt krijgt tijd, en het nieuwe café krijgt een prijs waarmee jij kunt leven.

Een prijsgarantie is een belofte die je kunt aanbieden in ruil voor de verhoging. De Fer Coffee & Tea in Pittsburgh verhoogde begin 2025 de prijzen en beloofde ze 12 maanden vast te houden, maar gaf tegenover Fresh Cup toe dat die garantie de marge oncomfortabel samendrukte. Bied je een garantie aan, maak het er dan een die je kunt dragen, en dat betekent meestal zes maanden in plaats van twaalf als groene koffie hard beweegt.

Schrijf per klant op in welke stap elk café zit en wanneer de volgende begint. Een café dat merkt dat het meer betaalt dan het café verderop voor dezelfde zak, zonder te weten waarom, is een café dat later en kleiner gaat bestellen.

Wat betekent € 1 per kilo per kop?

Een verhoging van € 1 per kilo voegt ongeveer 1,8 cent toe aan een dubbele espresso bij een dosering van 18 g, want een kilo geeft ruwweg 55 dubbele. Dit is het getal dat een prijsverhoging van een discussie in een schouderophalen verandert, en het hoort in de brief.

Kosten per drankje = verhoging per kg × dosering in gram ÷ 1.000. Per maand = per week × 52 ÷ 12. Zonder rekening te houden met verlies: een café dat 5% van zijn koffie weggooit betaalt ongeveer 5% meer per drankje dan hier staat.

Het artikel van Fresh Cup uit augustus 2026 citeert een brander die zegt dat $ 1 per pond neerkomt op "just 5 cents more per cup". Dat is ongeveer $ 2,20 per kilo, oftewel ruwweg 4 tot 4,4 cent bij een dosering van 18–20 g, dus de brander rondt naar boven af. De Europese rekensom is hetzelfde idee bij 18 g: zelfs de € 2,93 per kilo uit de kolom met het margepercentage hierboven is 5,3 cent per dubbele.

Houd ook het weekcijfer in beeld. 16 kg per week bij een dosering van 18 g is ongeveer 890 dubbele, een druk café op één locatie. Voor dat café is een verhoging van € 1,50 goed voor € 24 per week, of € 104 per maand. Klein per drankje, niet niks voor de eigenaar, en doen alsof dat wel zo is helpt niet aan de telefoon. Voor het volledige beeld per drankje, inclusief melk en de prijs op de kaart, gebruik je de calculator koffiekosten per kop.

Hoeveel vooraankondiging moet je cafés geven?

Geef minstens 30 dagen vooraankondiging voordat de nieuwe prijzen gelden. Dertig dagen laat een café voorraad opmaken die tegen de oude prijs is gekocht, zijn eigen kaart aanpassen als het dat wil, en jou vragen stellen vóór de factuur in plaats van erna. Staat er een aankondigingstermijn in de voorwaarden bij je prijslijst, dan is dat het getal dat je ze schuldig bent.

Zeg duidelijk voor welke bestellingen de nieuwe prijs geldt: bestellingen geplaatst op of na de datum, of leveringen op of na de datum. Bestellingen die vóór de datum zijn geplaatst horen tegen de oude prijs te gaan, ook als je erna levert.

Hoe je cafés over een prijsverhoging vertelt

Vertel je grootste klanten het eerst telefonisch of persoonlijk, en stuur daarna elk café een korte schriftelijke aankondiging met zijn eigen nieuwe prijzen, dezelfde dag of de dag erna. De volgorde doet ertoe. Een hoofdbarista bij je grootste klant hoort het niet te horen uit een groepsmail die de eigenaar doorstuurt.

1. Zet de klanten op volume op een rij. De bovenste vijf of zo, en elke klant met bijzondere prijzen, krijgen een telefoontje. De Fer vertelde Fresh Cup dat het zijn grootste klanten rechtstreeks benadert, naast een maandelijkse nieuwsbrief aan klanten.
2. Bel. Twee minuten, met het script hieronder. Zeg erbij dat de brief eraan komt, zodat die geen verrassing is.
3. Stuur de brief dezelfde week naar elke klant, elk met zijn eigen prijzen. Een algemeen "de prijzen gaan 10% omhoog" laat elk café zelf rekenen, en sommige rekenen het verkeerd in de richting die hen zorgen baart.
4. Leg de markt één keer uit, ergens waar ze het kunnen lezen. Desert Sun Coffee Roasters nam een video op over de marktomstandigheden, meldde Fresh Cup. Square Mile en Tim Wendelboe schreven hun klanten rechtstreeks, aldus Perfect Daily Grind. Het onderzoek waar dat artikel naar verwijst vond dat kopers een prijsstijging eerlijker vinden als wordt uitgelegd waarom.
5. Herinner ze er een week van tevoren aan dat de nieuwe prijzen ingaan, met de prijzen er opnieuw bij.
6. Werk de prijslijst bij overal waar een café uit kan bestellen, op de datum. Een oude PDF in iemands inbox is een geschil dat staat te wachten.

Sjabloonbrief prijsverhoging

Neem hem over, vervang wat tussen haken staat, en stuur er één per café met de prijzen van dat café. Houd hem zo kort.

Onderwerp: Onze groothandelsprijzen vanaf [1 november]

Hoi [voornaam],

Ik wilde dat je dit van ons hoorde en niet van een bestelling. Vanaf [1 november] gaan onze groothandelsprijzen omhoog. Jouw nieuwe prijzen:

[Huisespresso], 1 kg: € 18,20 → € 19,97
[Seizoensfilter], 1 kg: € 24,50 → € 26,60
[Decaf], 1 kg: € 21,00 → € 22,75

Waarom: de groene koffie die we nu voor jou branden kostte ons [19] % meer dan de partijen die ze vervangt. We hebben onze prijzen sinds [maart] vastgehouden en opgevangen wat we konden. De koffie, de brand en je leverdagen blijven hetzelfde.

Wat het per drankje betekent: bij jouw dosering van [18 g] is [€ 1,77] per kilo ongeveer [3] cent per dubbele.

Bestellingen die vóór [1 november] zijn geplaatst gaan tegen de prijzen van vandaag. De nieuwe prijzen gelden tot minstens [30 april]. Dalen de prijzen van groene koffie, dan bekijken we ze op dat moment opnieuw en laten we het je hoe dan ook weten.

Wil je het doorspreken, bel me dan op [nummer].

Bedankt dat je onze koffie schenkt,
[Naam]
[Branderij]

Belscript voor je grootste klanten

"Hoi [naam], met [jij] van [branderij]. Heb je twee minuten?

Ik wilde het je zelf vertellen voordat je deze week onze brief krijgt. Vanaf [1 november] gaan onze prijzen omhoog. Op jouw huisespresso is dat [€ 1,77] per kilo, en bij jouw dosering is dat ongeveer [3] cent per dubbele.

Het zit in de groene koffie: wat we nu branden kostte ons [19] % meer dan de partijen van vorig jaar. We hebben het zo lang mogelijk uitgesteld.

De nieuwe prijzen gelden tot minstens [april]. Is er iets aan dit verhaal dat jou in de problemen brengt en dat ik zou moeten weten?"

Stop dan met praten en luister. De meeste eigenaren weten allang dat de prijzen van groene koffie zijn gestegen. Wat ze willen weten, is of je eerlijk tegen ze bent en of er verder nog iets gaat veranderen.

Hoe je omgaat met weerstand tegen een prijsverhoging

De meeste weerstand is een verzoek om informatie, geen dreigement, dus beantwoord de vraag erachter. De gebruikelijke:

"De branderij verderop heeft zijn prijzen niet verhoogd."

"Die kopen misschien op oudere contracten, of branden andere koffie. Ik kan je precies vertellen wat die van ons kost en waarom. Wil je vergelijken, vergelijk dan op de prijs per kilo en op wat er in de zak zit."

"Kun je het niet gewoon zelf opvangen?"

"Dat hebben we gedaan, [zes] maanden lang. Wat overblijft is de stijging van de groene koffie zelf, zonder extra marge erbovenop."

"We kunnen onze kaartprijs niet verhogen."

"Bij [3] cent per dubbele hoeft dat misschien ook niet. Kijk je toch naar je kaart, dan laat de calculator koffiekosten per kop zien waar de rest van de prijs heen gaat."

"Kun je ons meer tijd geven?"

Vaak wel, en het is goedkoop. De helft van een verhoging van € 1,77 drie maanden uitstellen kost je ongeveer € 180 bij een café dat 16 kg per week afneemt, en houdt de relatie heel.

Wat te doen als een klant dreigt te vertrekken

Reken eerst uit wat die klant je waard is tegen de prijs die hij vraagt, voordat je antwoord geeft. In het voorbeeld hierboven levert een café dat 16 kg per week huisespresso afneemt tegen € 19,97 je € 7,29 per kilo op, ongeveer € 505 per maand aan brutowinst. Tegen de oude € 18,20 op de nieuwe kostprijs is het € 5,52 per kilo, € 383 per maand. Tegen de prijs van een concurrent onder je kostprijs levert het niets op, en betaal je om voor hen te branden.

Kies daarna uit opties die je marge heel laten:

• Faseer het. De helft van de verhoging nu, de rest op een genoemde datum.
• Ruil een prijsgarantie tegen een toezegging. De nieuwe prijs van vandaag zes maanden vast in ruil voor een minimaal weekvolume.
• Verander de koffie, niet de prijs. Een blendcomponent uit een andere herkomst die bij hun prijspunt past. De eigenaar van Danelaw stelde tegenover Perfect Daily Grind voor om alternatieven te cuppen, zoals een Burundi of Oeganda in plaats van een Kenia of Tanzania in een blend.
• Laat het gaan. Kopen ze alleen op prijs, dan neemt volgend jaar toch een goedkopere brander ze over. Fresh Cup citeert de eigenaar van Half Mile: klanten die geen kwaliteit boven prijs wilden, pasten niet goed.

Als het verliezen van één klant je echt pijn zou doen, is dat een teken dat het boek te veel van hem afhangt. Zie hoeveel groothandelsklanten een branderij nodig heeft, en hoe geconcentreerd ze mogen zijn.

Vragen die branders stellen

Hoeveel vooraankondiging moet een koffiebranderij cafés geven vóór een prijsverhoging?

Dertig dagen is het minste dat een café hoort te krijgen bij een verhoging van de groothandelsprijs, en het is genoeg voor de meeste klanten om hun kaart aan te passen of vragen te stellen. Bel je grootste klanten voordat de schriftelijke aankondiging uitgaat, stuur de brief dezelfde week naar alle anderen, en herinner ze er een week vóór de ingangsdatum nog eens aan.

Met hoeveel moet ik mijn groothandelsprijzen verhogen?

Verhoog met wat je kosten werkelijk zijn gestegen, uitgerekend per gebrande kilo, niet met een rond percentage. Deel de nieuwe inkoopprijs door één min je brandverlies, tel verpakking en arbeid erbij op, en beslis of je dezelfde marge in euro's per kilo houdt of hetzelfde percentage. De marge in euro's houden geeft de kleinere, makkelijkere verhoging.

Is het beter om groothandelsprijzen in één keer of geleidelijk te verhogen?

Kleinere stappen met waarschuwing vooraf zijn makkelijker te accepteren voor cafés, zolang elke stap echt is en je meteen zegt dat er nog een kan volgen. Te lang wachten en dan één grote sprong maken is wat klanten kost, want het café hoort het als een plotselinge stijging van 20% zonder uitleg.

Wat kost een prijsverhoging van € 1 per kilo een café per drankje?

Ongeveer 1,8 cent per dubbele espresso bij een dosering van 18 g, want een kilo koffie geeft ruwweg 55 dubbele. Bij 16 g is het 1,6 cent en bij 20 g 2 cent. Een café dat 16 kg per week gebruikt betaalt € 16 per week meer bij een verhoging van € 1 per kilo, ongeveer € 69 per maand.

Moeten bestaande groothandelsklanten dezelfde prijsverhoging krijgen als nieuwe?

Nieuwe klanten horen op je huidige prijzen te starten. Bestaande klanten mogen redelijkerwijs langzamer meebewegen, bijvoorbeeld de helft van de verhoging nu en de rest over drie maanden, omdat zij de kosten van het overstappen naar jou al hebben gedragen en hun trouw bescherming waard is. Schrijf de tweede datum op zodra je de eerste aankondigt.

Wat doe ik als een café zegt dat het weggaat vanwege een prijsverhoging?

Vraag bij welke prijs ze wél zouden blijven en reken de brutowinst van die klant bij die prijs uit voordat je antwoordt. Je kunt de verhoging faseren, hem voor een genoemde periode vasthouden in ruil voor een volumetoezegging, of een koffie aanbieden die bij hun prijs past. Verkoop niet onder de kostprijs om één klant te houden.

Waar Order Book past

In Order Book schrijf je een prijswijziging één keer: de producten, de nieuwe prijzen of een percentage, de ingangsdatum, en of het voor elk café geldt of alleen voor de cafés die je kiest, zodat bestaande klanten op een latere datum kunnen meebewegen dan nieuwe. Elk café hoort zijn eigen nieuwe prijzen, in zijn eigen taal, op het moment dat je het aankondigt of automatisch een week vóór de datum, en de wijziging past zichzelf toe op de dag zelf. Al geplaatste bestellingen worden niet herprijsd.

Elke koffie kan zijn eigen inkoopprijs en brandverlies dragen, zodat de inzichtenpagina de brutomarge toont die je echt maakt per koffie en per klant, en dat is het getal om te controleren vóór en na een prijsverhoging. Facturen komen nog steeds uit je eigen factuurprogramma.

Begin 30 dagen gratis, zonder kaart, of bekijk wat het kost.