Sjabloon algemene voorwaarden groothandel

Kort antwoord. Algemene voorwaarden voor de koffiegroothandel horen te regelen voor wie ze gelden, hoe en wanneer er besteld wordt, branddagen, minimale afname, bezorgdagen en bezorgkosten, vaste bestellingen, prijzen excl. btw met een aankondigingstermijn voor wijzigingen, betaaltermijn en te late betaling, een kredietlimiet, kwaliteitsklachten en retouren, apparatuur, het gebruik van je naam, en hoe beide partijen de samenwerking beëindigen. Download het sjabloon als PDF (in het Engels).

Dit is een startpunt, geschreven door een softwarebedrijf, geen juridisch advies. Contractenrecht, eigendomsvoorbehoud, aansprakelijkheidsbeperkingen en de regels rond te late betaling verschillen per EU-land. Pas het sjabloon aan, en laat een advocaat in je eigen land het lezen voordat cafés tekenen.

Wat hoort er in algemene voorwaarden voor de koffiegroothandel?

Alles waar een café en een branderij in het eerste jaar redelijkerwijs over van mening kunnen verschillen, geschreven in de woorden die je aan de telefoon zou gebruiken. Dat zijn ongeveer twintig korte clausules, die op twee pagina's passen:

• Bestellen: waar bestellingen heen gaan, de deadline, branddagen, levertijd en de minimale afname.
• Levering: dagen, kosten, de drempel voor gratis bezorging, mislukte leveringen en vaste bestellingen.
• Geld: prijzen excl. btw, hoelang ze gelden, aankondiging van wijzigingen, betaaltermijn, te late betaling en een kredietlimiet.
• Koffie: kwaliteitsklachten, retouren, bewaren en versheid, retailzakken.
• De relatie: apparatuur, je naam en logo, aansprakelijkheid, het account beëindigen, gegevens en welk recht geldt.

Houd de prijslijst apart. Prijzen veranderen een paar keer per jaar; voorwaarden horen jaren mee te gaan. Het sjabloon voor een groothandelsprijslijst behandelt de lijst zelf en de korte versie van de voorwaarden die eronder staat.

Het sjabloon

Vervang alles tussen vierkante haken. De getallen daarin zijn voorbeelden, geen aanbevelingen: een branderij die in één stad met de fiets bezorgt en een branderij die pallets over de grens stuurt hebben heel andere minima en kosten nodig. Download het als PDF (in het Engels), met handtekeningregels aan het eind. De volledige tekst staat ook op deze pagina, zodat je hem naar Word of Google Docs kunt kopiëren en daar kunt bewerken.

Waarom elke clausule er staat

Een clausule die je niet aan een café kunt uitleggen, is een clausule die je niet zult handhaven. Hier staat de reden voor elke clausule, in dezelfde volgorde:

1. Voor wie deze voorwaarden gelden

Het consumentenrecht geeft kopers rechten waar je niet omheen kunt contracteren, dus leg vast dat de voorwaarden voor bedrijven zijn. De laatste zin voorkomt dat een WhatsApp-bericht de overeenkomst stilletjes herschrijft.

2. Een account openen

Vooruitbetalen op de eerste bestellingen kost een gezond café niets en beschermt je tegen het ene café dat opent, twee keer bestelt en weer sluit.

3. Bestellen en besteldeadline

Eén genoemd bestelkanaal maakt een einde aan bestellingen per sms, voicemail en briefje aan de chauffeur. De deadline is de streep waarna de koffie bestaat, en daarom verandert annuleren precies daar.

4. Branddagen en levertijd

Een café dat de branddagen kent, bestelt ernaar. De belofte om te bellen voordat je iets vervangt, voorkomt dat er op een drukke zaterdag onaangekondigd een gastespresso op de bar staat.

5. Minimale afname

Een levering van 1 kg dwars door de stad kan meer kosten dan de brutowinst op die kilo. Het minimum per levering zetten, niet per maand, is wat de bus beschermt.

6. Levering

Een drempel voor gratis bezorging duwt cafés naar minder en grotere bestellingen, wat voor jou goedkoper is. Het venster van twee dagen voorkomt dat “we kwamen een zak tekort” drie weken later binnenkomt.

7. Vaste bestellingen

Vaste bestellingen zijn de stabielste omzet die een branderij heeft, en ook degene die het vaakst koffie brandt voor een café dat heel augustus dicht is. De meldregel legt die verantwoordelijkheid waar hij hoort.

8. Prijzen

Zakelijke kopers vergelijken nettoprijzen. De aankondigingstermijn maakt van een prijsverhoging een voorwaarde waar het café bij ondertekening mee akkoord ging. Zie de gids over groothandelsprijzen verhogen voor de brief.

9. Inkoopkosten groene koffie (optioneel)

Optioneel, en het overwegen waard na 2025. Groene koffie ging van een record van 440,85 ¢/lb in februari 2025 naar ongeveer 283 ¢ in september 2026, en een clausule die alleen omhoog werkt leest als eenzijdig voor een café dat de markt heeft zien dalen. De groene koffie als reden noemen, in beide richtingen, maakt de volgende brief makkelijker te schrijven — of dat nu een verhoging of een verlaging is. Laat hem weg als je liever op je eigen oordeel en je eigen moment herprijst.

10. Betaling

Tellen vanaf de factuurdatum is duidelijker dan alleen “30 dagen”. Een overschrijving kost niets; accepteer je kaarten, weet dan wat ze je kosten voordat je ze aanbiedt.

11. Te late betaling

Je hoeft het zelden in rekening te brengen. Dát het op papier staat, verandert welke factuur een café als eerste betaalt als het geld krap is.

12. Kredietlimiet

Een limiet begrenst wat één café je schuldig kan zijn voordat iemand een moeilijk gesprek moet voeren. Zet hem op ongeveer zes weken van de verwachte bestellingen van die klant.

13. Eigendom en risico

Een eigendomsvoorbehoud telt het zwaarst als een café omvalt terwijl het je geld schuldig is. De Europese richtlijn betalingsachterstanden verplicht lidstaten een eigendomsvoorbehoud dat uitdrukkelijk vóór levering is overeengekomen te erkennen, binnen hun nationale regels.

14. Kwaliteitsklachten en retouren

Vervangen in plaats van terugbetalen houdt de klant aan het bestellen. De tweede alinea nodigt uit tot het telefoontje dat een klacht verandert in een afstelbezoek, voordat het café stilletjes een andere branderij probeert.

15. Bewaren en versheid

Zet hier je eigen rust- en gebruikstermijnen neer, de termijnen die je zou verdedigen als iemand ernaar vraagt. Het is ook de clausule waar je naar wijst als oude koffie uit een voorraad een kwaliteitsklacht wordt.

16. Apparatuur in bruikleen

Machines hebben hun eigen overeenkomst nodig: serienummers, onderhoud, minimale afname, afkoop. Zie de gids over de bruikleenovereenkomst espressomachine.

17. Onze naam en ons logo

Je naam op de deur is marketing die je wilt. Je naam op de deur van een café dat een jaar geleden van branderij wisselde, niet.

18. Retailzakken

Houd de adviesprijs een advies. Onder de Europese mededingingsregels is het opleggen van een vaste of minimale wederverkoopprijs, of een café onder druk zetten om de adviesprijs te volgen, een hardcorebeperking, en dat risico is een schap met zakken van 250 g niet waard.

19. Onze aansprakelijkheid

Zonder deze clausule kan een te late levering worden opgerekt tot een claim voor een verloren verkoopweekend. Hoever een beperking standhoudt verschilt per land, wat één van de redenen is om de voorwaarden te laten nakijken.

20. De samenwerking beëindigen

Een eerlijke uitgang voor het café maakt de voorwaarden makkelijker te tekenen. De directe uitgang voor jou is er voor de klant die gestopt is met betalen.

21. Wijzigingen in deze voorwaarden

Voorwaarden die in 2026 zijn getekend, kloppen in 2028 niet meer. Zo kun je ze bijwerken zonder elk café opnieuw te laten tekenen.

22. Uw gegevens

Contactnamen en telefoonnummers zijn persoonsgegevens onder de AVG, ook op een zakelijk account. Eén zin en een link naar je privacyverklaring dekt dat.

23. Toepasselijk recht

Het telt het zwaarst als je over de grens levert, en het kost één regel.

Wat de Europese wet al zegt over te late betaling

Tussen bedrijven in de EU heeft een leverancier recht op rente en op een vaste € 40 voor een te late factuur, of de voorwaarden dat nu noemen of niet, op grond van de richtlijn betalingsachterstanden (2011/7/EU). Het in je voorwaarden zetten zorgt er alleen voor dat het café het weet. Wat de richtlijn vastlegt:

• Rente zonder aanmaning, vanaf de dag na de afgesproken vervaldatum. Is er geen datum afgesproken, dan vanaf 30 dagen nadat het café de factuur of de koffie ontving.
• De wettelijke rente is enkelvoudige rente tegen het referentietarief (in de eurozone de basisherfinancieringsrente van de Europese Centrale Bank) plus ten minste acht procentpunten. Your Europe geeft de tarieven per land voor juli tot december 2026, van 10,00% tot 14,50%. In de eurozone is het basistarief voor juli tot december 2026 10,40%: de 2,40% van de ECB op 1 juli plus acht punten. Sommige landen doen er meer bovenop (Frankrijk zit op 12,40%), en een paar vermeldingen op Your Europe tonen nog de 10,15% van het vorige halfjaar, dus controleer je nationale bron. De ECB verhoogde haar rente per 16 september 2026 opnieuw naar 2,65%, wat het tarief voor januari tot juni 2027 gaat bepalen.
• Een vaste € 40 per te laat betaalde factuur als vergoeding voor je invorderingskosten, verschuldigd zonder aanmaning, plus redelijke kosten daarboven, zoals een incassobureau of een advocaat.
• Maximaal 60 dagen voor een contractuele betaaltermijn tussen bedrijven, tenzij beide partijen uitdrukkelijk een langere afspreken en die niet kennelijk onbillijk is tegenover de leverancier.
• Landen mogen verder gaan. Lidstaten mogen regels aanhouden die gunstiger zijn voor de leverancier, dus controleer de grenzen en het tarief in je eigen land.

Een voorstel om de richtlijn te vervangen door een verordening die betaaltermijnen op 30 dagen maximeert, is in de Raad niet vooruitgekomen; de legislative train van het Europees Parlement noemde het in augustus 2026 geblokkeerd. De richtlijn is vandaag de regel.

Wat te late betaling waard is op een factuur aan een café

Rekenvoorbeeld: de factuur van Café Aurora voor 30 kg house espresso tegen € 18,20 per kilo is € 546,00 excl. btw, plus btw tegen een voorbeeldtarief van 6%: € 578,76. Hij wordt 45 dagen na de vervaldatum betaald, in een land waar de wettelijke rente 10,40% is.

Op een kleine groothandelsfactuur is die € 40 meer dan vijf keer zoveel waard als de rente. De meeste branderijen vorderen geen van beide ooit bij een café dat verder in orde is. Het punt van de clausule is dat het café weet dat je het zou kunnen, en jou betaalt vóór de leverancier wiens voorwaarden er niets over zeggen.

Het aanvraagformulier voor een groothandelsaccount

Het aanvraagformulier verzamelt wat je nodig hebt vóór de eerste levering, en de laatste regel is het akkoord van het café met je voorwaarden. Download het aanvraagformulier als PDF (in het Engels). De velden, en waarom elk veld er staat:

Vraag erom vóór de eerste bestelling, niet erna. Zodra de koffie op de bar staat, is de handtekening een gunst die het café jou verleent, en komt het btw-nummer drie facturen te laat binnen. Voor wat er daarna gebeurt, zie een nieuw café opstarten.

Fouten die branderijen maken met hun groothandelsvoorwaarden

• Voorwaarden die niemand heeft getekend. Een PDF op de website die het café nooit heeft gezien, is moeilijk om je op te beroepen. Maak akkoord gaan met de voorwaarden onderdeel van het openen van het account.
• Geen besteldeadline. Zonder deadline is elke bestelling urgent en wordt het brandplan geschreven door wie het laatst appte.
• Geen aankondigingstermijn voor prijzen. Een prijsverhoging waar een café via een factuur achter komt, is de meest voorkomende manier waarop een goede klant om zich heen gaat kijken. Zo vallen klanten stil.
• Een minimum per maand in plaats van per levering. Een café haalt een maandminimum van 20 kg met twintig leveringen van 1 kg.
• Terugbetalen voor koffie die niet ondeugdelijk is. Gebrande koffie die terugkomt is afval. Vervang gebreken; neem vergissingen niet terug.
• Een vaste winkelprijs op retailzakken. Adviseer een prijs; eis er geen.
• Voorwaarden die één keer geschreven en nooit meer gelezen zijn. Loop ze elk jaar na tegen wat je werkelijk doet. Staat er netto 30 in je voorwaarden en betaalt de helft van je cafés op 60 dagen, dan moet een van die twee veranderen.
• De voorwaarden van een andere branderij kopiëren. Hun bezorggebied, hun minima en hun land zijn de jouwe niet, en hun advocaat heeft ze tegen een ander recht gehouden.

Vragen die branderijen stellen

Heb ik schriftelijke algemene voorwaarden nodig voor groothandelsklanten?

Ja, zodra een café op rekening bestelt. Zonder schriftelijke voorwaarden is er geen afgesproken besteldeadline, geen minimale afname, geen betaaltermijn en geen aankondigingstermijn voor prijswijzigingen, en wordt elk meningsverschil een kwestie van geheugen. Eén pagina voorwaarden in gewone taal, getekend bij het aanvraagformulier, beslecht de meeste ervan voordat ze beginnen.

Welke betalingstermijnen zijn normaal in de koffiegroothandel?

Netto 15 of netto 30 per overschrijving is gebruikelijk bij cafés, vaak met de eerste een of twee bestellingen betaald vóór levering. Onder de Europese richtlijn betalingsachterstanden mag een contractuele betaaltermijn tussen bedrijven niet langer zijn dan 60 dagen, tenzij beide partijen dat uitdrukkelijk afspreken en het niet kennelijk onbillijk is tegenover de leverancier, en sommige landen stellen kortere grenzen.

Mag ik rente rekenen als een café te laat betaalt?

In de EU wel. De richtlijn betalingsachterstanden (2011/7/EU) laat een zakelijke leverancier vanaf de dag na de vervaldatum de wettelijke rente rekenen zonder aanmaning, tegen een referentietarief plus ten minste acht procentpunten, en een vaste € 40 per te laat betaalde factuur plus redelijke invorderingskosten vorderen. Zet het in je voorwaarden, zodat het geen verrassing is.

Hoeveel aankondiging hoort een branderij te geven voordat ze groothandelsprijzen wijzigt?

Dertig dagen schriftelijke aankondiging is gebruikelijk en eerlijk, waarbij bestellingen die vóór de ingangsdatum worden gebrand tegen de oude prijs gaan. Zet de aankondigingstermijn in de voorwaarden, zodat een prijswijziging iets is waarmee het café vooraf akkoord ging, in plaats van iets dat het op een factuur ontdekt.

Mag een café gebrande koffie terugsturen?

Alleen ondeugdelijke koffie, gemeld binnen een korte termijn zoals zeven dagen, met de branddatum van de zak, en vervangen of gecrediteerd in plaats van terugbetaald. Gebrande koffie kan niet aan iemand anders worden doorverkocht, dus koffie die per vergissing is besteld of die simpelweg niet verkocht is, hoort niet terug te komen.

Is dit sjabloon in elk EU-land juridisch bindend?

Geen enkel sjabloon is dat. Contractenrecht, aansprakelijkheidsbeperkingen, eigendomsvoorbehoud en de regels rond te late betaling worden nationaal vastgesteld binnen de Europese kaders, en sommige landen gaan verder dan het Europese minimum. Gebruik het sjabloon om te bepalen wat je wilt, en laat een advocaat in je eigen land de tekst nakijken voordat cafés tekenen.

Waar Order Book past

Order Book schrijft je voorwaarden niet, maar draait er wel een aantal van voor je. Bezorgdagen, de besteldeadline, de minimale afname en de regel voor bezorgkosten, inclusief gratis bezorging boven een drempel, stel je één keer in en gelden daarna voor elke bestelling, of een café hem nu in zijn eigen account plaatst of jij hem overneemt uit een telefoongesprek. Cafés wijzigen of vullen een bestelling aan tot de deadline en niet daarna.

Een nieuw café nodig je zelf uit, met het adres dat je al van hem hebt; het logt in zonder wachtwoord, en je getekende aanvraagformulier blijft bij de klant in zijn documenten. Prijswijzigingen schrijf je één keer met een ingangsdatum, en elk café krijgt zijn eigen nieuwe prijzen te horen voordat ze ingaan, een week van tevoren als je zo ver vooruit plant, dus een langere aankondigingstermijn in je voorwaarden vraagt nog steeds een brief van jou. Facturen blijven in je eigen factuurprogramma: je hangt de PDF aan de bestelling en het café krijgt bericht. Ontvangen betalingen leg je vast op het account, of je markeert een bestelling als betaald, en het account toont een lopend saldo van geleverd min gecrediteerd min betaald. Order Book int geen betalingen en jaagt geen achterstanden na.

Begin 30 dagen gratis, zonder kaart, of bekijk wat het kost.