Cafés, die zu spät zahlen

Kurz gesagt. Leg Zahlungsziele pro Kunde fest statt einer Regel für alle: neue Cafés zahlen im Voraus oder bei Lieferung, die ersten zwei bis drei Monate, und wechseln dann bei nachgewiesener Zahlungsmoral auf 14 oder 30 Tage netto, innerhalb eines Kreditlimits von etwa sechs Wochen ihrer Bestellungen. Setz ein echtes Fälligkeitsdatum auf die Rechnung, schick sie der Person, die zahlt, und folge einer festen Leiter: eine Erinnerung vor dem Termin, ein Anruf an Tag 3, eine bestimmte E-Mail an Tag 7, ein Stopp neuer Bestellungen an Tag 14, ein förmliches Schreiben an Tag 30 und eine Entscheidung an Tag 60. Früh zu mahnen ist nicht aggressiv. Es ist das Einzige, was verhindert, dass du der Lieferant bist, der zuletzt bezahlt wird.

Warum Zahlungsverzug eine Rösterei mehr kostet als die meisten Lieferanten

Weil du den Kaffee längst bezahlt hast, vor langer Zeit. Rohkaffee wird sechs bis zwölf Monate, bevor ein Café den gerösteten Sack bestellt, gekauft und bezahlt, also finanziert eine Rösterei den Warenbestand ihrer Kunden aus dem eigenen Betriebskapital, bevor auch nur eine Rechnung geschrieben ist. Ein Röster sagte Fresh Cup in der Umfrage unter 30 Röstereien im August 2026, wie sich das von der anderen Seite anfühlt: „Zahl deine Rechnungen pünktlich. Wir sind nicht deine Bank. Die Finanzierung ist der teuerste Teil an dieser Sache.“ Der Röster, der das sagte, macht 150.000 lb im Jahr.

Der Kredit dahinter wird schwerer zu bekommen. Perfect Daily Grind berichtete im März 2025, dass Banken die Kreditvergabe an Röstereien verschärfen, und dass Bailies in Belfast eine Lagerfinanzierung nutzt, bei der ein Kreditgeber den Rohkaffee selbst finanziert, um die Lücke zwischen dem Bezahlen eines Containers und dem Verkauf seines Inhalts zu überbrücken. Die meisten kleinen Röstereien haben so etwas nicht. Sie haben einen Kontokorrentkredit, oder sie haben das Geld der Inhaberin. Im August 2025 berichtete dieselbe Publikation von Röstereien, die Zahlungen an ihre eigenen Verpackungs- und Gerätelieferanten hinauszögern — das ist, was eine bedrängte Rösterei tut, bevor sie es irgendjemandem sagt.

Mach eine Zahl daraus. Eine Rösterei mit 25.000 € Umsatz netto im Monat verkauft rund 822 € Kaffee am Tag. Was ihr zu jedem Zeitpunkt geschuldet wird, ist dieser Tageswert mal der Zeit, die ihre Cafés tatsächlich zum Zahlen brauchen:

Umsatz pro Tag = Monatsumsatz netto × 12 ÷ 365. Außenstand = Umsatz pro Tag × durchschnittliche Zahldauer. Deine eigene Zahl: teile die Summe deiner offenen Rechnungen durch deinen Umsatz pro Tag.

Jede 15 Tage Verzug auf diesem Buch sind 12.300 €, die du Cafés zinslos leihst. Bei 8 € je Kilo sind das etwa 1.500 kg Rohkaffee, die du nicht kaufen kannst, und das wiegt schwerer als die 1.100 € Zinsen, denn den Rohkaffee bekommst du später nicht mehr. Und die Cafés wählen nicht zufällig aus. Wie ein Röster es 2024 auf r/roasting ausdrückte: „Sie zahlen zuerst die, die den Hammer fallen lassen, und dich zuletzt.“ Ein anderer in derselben Diskussion: „Wer offenen Rechnungen nicht hinterhergeht, gibt Leuten einen zinslosen Kredit PLUS kostenlose Ware.“

Was folgt, ist der Ablauf. Die Klauseln selbst — Zahlungsziele, die Verzugsklausel, der Eigentumsvorbehalt, die Formulierung zum Kreditlimit — und die EU-Regeln dahinter stehen in der AGB-Vorlage für den Kaffee-Großhandel, die die 60-Tage-Grenze der Zahlungsverzugsrichtlinie für Zahlungsfristen abdeckt, die gesetzlichen Verzugszinsen in Höhe des Referenzzinssatzes plus acht Prozentpunkte und die 40 € je verspäteter Rechnung, mit den Sätzen nach Ländern. Lies das einmal, entscheide deine Zahlen, und denk danach nie wieder daran außer an Tag 30.

Entscheide Zahlungsziele pro Kunde, nicht eine Regel für alle

Eine Zahlungsregel für jedes Café ist entweder zu locker für die neuen oder zu streng für die guten. Leg Zahlungsziele pro Kunde fest, in drei Stufen, und schreib auf, auf welcher Stufe jedes Café steht.

1. Monat 1 bis 3: Zahlung vor der Lieferung oder bei der Lieferung. Das Café zahlt per Überweisung, bevor der Transporter losfährt, oder per Karte beziehungsweise Überweisung an der Tür. Das ist keine Beleidigung, und es kostet ein solventes Café nichts. Es ist auch der Zeitraum, in dem das meiste Risiko sitzt: ein Café, das aufmacht, zweimal bestellt und wieder zumacht, nimmt deinen Kaffee mit.
2. Nach drei Monaten pünktlicher Zahlung: 14 Tage netto. Kurz genug, dass ein Problem innerhalb eines Monats sichtbar wird, lang genug, um normale Handelsbedingungen zu sein. 14 Tage passen auch zu einem wöchentlichen Lieferrhythmus, weil das Café nie mehr als zwei Lieferungen vor seinen Zahlungen liegt.
3. Für etablierte Kunden, die nie gepatzt haben: 30 Tage netto. Gib es als etwas Verdientes, und sag das auch, wenn du es gibst. Ein Kunde, der weiß, dass 30 Tage eine Entscheidung waren, ist ein Kunde, der es merkt, wenn du sie zurücknimmst.

Zwei Regeln lassen die Stufen funktionieren. Erstens ist der Wechsel zwischen Stufen ein Gespräch und kein Abdriften — sag dem Café am Telefon, dass es gewechselt ist, dann bedeuten die Bedingungen etwas. Zweitens steht die Stufe auf dem Kundenkonto und nicht in deinem Kopf, damit wer immer dich im August vertritt weiß, dass Café Aurora im Voraus zahlt.

Längere Zahlungsziele gibt es in der Branche, und du darfst sie ablehnen. Eine Hotelgruppe oder ein Caterer wird grundsätzlich 60 Tage verlangen. Das liegt innerhalb der EU-Grenze, heißt aber, dass du zwei Monate ihres Kaffees trägst. Wenn du zustimmst, bepreise es: der Ratgeber zu Kunden jenseits des Cafés behandelt, was diese Kunden in der Betreuung kosten, und 60 Tage Zahlungsziel sind Teil dieser Kosten.

Die Bonitätsprüfung, die eine kleine Rösterei wirklich schafft

Du wirst keine Bonitätsauskunft über ein Café kaufen, das vielleicht 10 kg die Woche nimmt. Vier Prüfungen kosten nichts und dauern etwa zwanzig Minuten, und zusammen fangen sie das meiste ab, was eine bezahlte Auskunft dir sagen würde.

Das Handelsregister

Jedes EU-Land hat eines, und in den meisten kannst du kostenlos nach dem Namen suchen. Du suchst vier Dinge: dass die Firma unter dem Namen aus dem Antrag existiert, wer die Geschäftsführer sind, wie alt sie ist, und ob es einen Insolvenz- oder Löschungseintrag gibt. Firmiert das Café unter einem anderen Namen als dem eingetragenen, hol dir beide — die Rechnung braucht den rechtlichen. Prüf bei der Gelegenheit die USt-IdNr. im EU-Dienst VIES, den du für eine korrekte B2B-Rechnung ohnehin brauchst.

Wie alt das Café ist

Die ersten zwei Jahre sind die, in denen die Ausfälle passieren. Das ist kein Grund, einen Kunden abzulehnen, denn ein neues Café ist auch deine beste Chance, seine erste Rösterei zu sein. Es ist ein Grund, es länger auf Vorkasse zu lassen und das Kreditlimit niedrig zu setzen. Ein Café, das seit fünf Jahren unter demselben Inhaber läuft, ist etwas anderes als eines, das im März aufgemacht hat.

Eine Handelsreferenz

Frag nach einem Lieferanten, der ihnen schon Rechnungen stellt — eine Molkerei, eine Bäckerei, ein Getränkegroßhandel, die vorige Rösterei. Und dann ruf wirklich an und stell eine Frage: „Zahlen die bei euch pünktlich?“ Lieferanten antworten darauf ehrlich, denn sie haben nichts davon, einen säumigen Zahler zu decken. Das Feld dafür steht im Kundenantragsformular; der Anruf ist der Teil, den die meisten Röstereien auslassen.

Was du selbst sehen kannst

Du stehst ohnehin in dem Laden. Ist dienstags um zehn was los, oder nur am Wochenende? Ist der Ausbau fertig, oder steht da eine halb gebaute Theke und eine gemietete Maschine? Hat das Personal seit deinem ersten Besuch zweimal gewechselt? Nichts davon entscheidet, und alles davon sind Informationen, die du hast und eine Auskunftei nicht.

Und dann fang trotzdem klein an, egal was die Prüfungen sagen. Erste Bestellung auf oder unter dem Mindestwert, vor der Lieferung bezahlt, und ein Kreditlimit, dessen Verlust nicht wehtäte. Der Ratgeber zum Einrichten behandelt den Rest der ersten 30 Tage.

Das Kreditlimit, und wann du es prüfst

Ein Kreditlimit ist die Summe, die ein Café dir schulden darf — offene Rechnungen plus gelieferter, aber noch nicht berechneter Kaffee — bevor eine Bestellung angehalten wird. Setz es auf etwa sechs Wochen der erwarteten Bestellungen dieses Kunden. Für ein Café, das wöchentlich 16 kg Hausespresso zu 18,20 € nimmt, sind das 291 € pro Woche, also grob 1.750 €, die du als 1.500 € oder 2.000 € aufschreiben würdest.

Sechs Wochen sind die richtige Größe, weil sie 30 Tage netto plus einen Lieferzyklus plus ein normales Maß an Verspätung abdecken, und nicht mehr. Ein Limit von drei Monaten lässt einen Kunden still zu einem Problem werden, das du dir nicht mehr leisten kannst zu verlieren. Ein Limit von zwei Wochen stoppt Lieferungen an Cafés, die ganz normal zahlen.

• Starte neue Kunden bei ein bis zwei Bestellungen, egal was die Rechnung sagt, und heb es nach drei Monaten pünktlicher Zahlung an.
• Heb es an, wenn du die Preise anhebst. Eine Preiserhöhung von 10 % macht jedes Limit 10 % enger, ohne dass jemand das entschieden hätte.
• Heb es vor einer Saisonspitze an, nicht mittendrin. Ein Café, das im Dezember von 16 auf 25 kg pro Woche geht, läuft in ein Limit, das im Juni gesetzt wurde — an dem Tag, an dem es sich eine angehaltene Bestellung am wenigsten leisten kann.
• Senke es, wenn sich die Zahlungsmoral ändert. Ein Kunde, der dreimal hintereinander zu spät war, braucht kein größeres Limit, nur weil er mehr kauft.
• Zähl Geräte getrennt. Das Kreditlimit ist Kaffee. Ein Café mit einer Leihmaschine für 9.000 € ist ein größeres Risiko, als sein Kaffeesaldo vermuten lässt.

Das Limit wirkt nur, wenn die Bestellung wirklich stoppt. Ein Limit, von dem alle wissen, dass du es übergehst, ist eine Notiz in einer Akte.

Was auf die Rechnung gehört, damit sie bezahlt wird

Ein erstaunlicher Teil des Zahlungsverzugs ist keine Entscheidung. Es ist eine Rechnung, die an die falsche Person ging, oder mit der niemand etwas anfangen konnte, ohne dich vorher etwas zu fragen. Jeder dieser Punkte nimmt einen Grund weg, sie auf einen Stapel zu legen.

• Der rechtliche Name und die USt-IdNr. des Betriebs, nicht der Name auf der Markise. Eine Buchhaltung, die die Rechnung keinem Lieferantenkonto zuordnen kann, legt sie beiseite.
• Die Bestellnummer, oder der Name der Person, die bestellt hat. Größere Kunden zahlen ohne das nicht. Bei einem kleinen Café tut „Bestellt von Marta, geliefert Dienstag 6. Oktober“ denselben Dienst.
• Das Fälligkeitsdatum als Datum. „Zahlbar bis 20. Oktober 2026“, nicht „30 Tage netto“. 30 Tage ab wann — der Bestellung, der Lieferung, der Rechnung, dem Monatsende? Jeder zählt anders, und jeder zählt zu seinen Gunsten.
• Bankverbindung auf der Rechnung selbst. IBAN und BIC, der Kontoinhaber, und die Rechnungsnummer als Verwendungszweck. Nicht im Mailtext, nicht in einer Signatur, nicht auf einer früheren Rechnung.
• Ein Ansprechpartner für Rückfragen, mit Namen, direkter E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Eine Rückfrage an ein Sammelpostfach wird zu zwei Wochen.
• Die Lieferscheine, die sie abdeckt. Das Café prüft gegen das, was angekommen ist. Sorg dafür, dass diese Prüfung eine Minute dauert.
• An die Person geschickt, die zahlt. Erfass den Rechnungskontakt beim Anlegen des Kunden, getrennt vom Bestellkontakt. Eine Rechnung über den Chef-Barista zu verfolgen bringt nichts, und es bringt ihn gegenüber seinem eigenen Chef in eine unangenehme Lage.
• Am Tag der Lieferung geschickt. Eine Rechnung, die für die Monatsabrechnung liegen bleibt, startet ihre eigene Uhr zu spät und kommt in einem Bündel von zwanzig anderen an.

Wenn du über eine Grenze hinweg verkaufst oder in ein Land, das auf strukturierte B2B-E-Rechnungen umgestellt hat, entsteht die rechtsgültige Rechnung im vorgeschriebenen Format in deinem Rechnungsprogramm. Das PDF, das das Café liest, ist eine Kopie davon, und alles oben gilt weiterhin für die Kopie.

Eine Mahnleiter, Tag für Tag

Der Wert einer Leiter ist, dass sie die Entscheidung abnimmt. Du beurteilst nicht jede Woche neu, ob dies die Woche ist, in der du Café Aurora anrufst; der Kalender tut das. Jede Rösterei, die gut mahnt, hat so etwas, und jede Rösterei, die schlecht mahnt, improvisiert.

Drei Dinge an der Leiter zählen mehr als die genauen Tage. Steigere den Kanal, nicht die Lautstärke: E-Mail, dann Telefon, dann Brief, jeder ruhiger als der vorige. Halte jeden Schritt schriftlich fest, denn für ein Inkassobüro oder ein Gericht ist er nichts wert, wenn er am Telefon passierte und niemand ihn aufgeschrieben hat. Und lass die Mahnung nie der einzige Kontakt sein — wenn es bei den letzten vier Anrufen um Geld ging, bist du zur Schuld geworden und nicht mehr Lieferant.

Die beiden schwersten Schritte sind der Anruf an Tag 3 und die Sperre an Tag 14. Beide sind leichter, wenn die Worte schon feststehen.

Der Anruf an Tag 3

„Hallo [Name], hier ist [du] von [Rösterei]. Nichts Dringendes — Rechnung [2026-418] über [546 €] war am [Montag] fällig, und ich glaube, sie ist noch nicht angekommen. Ist sie rausgegangen?

[Zuhören.]

Alles gut. Wann geht sie deiner Meinung nach raus?

[Ein Datum holen. Es wiederholen.]

[Donnerstag], gut, das notiere ich mir. Und gibt es bei mir etwas, das ich ändern sollte — geht sie an die richtige Adresse, ist irgendwas darauf unklar?

Danke. Und weil ich dich gerade habe: der [Äthiopier] kommt nächste Woche, ich habe [zwei] Kilo für euch zurückgelegt.“

Die Form ist: geh von einem Versehen aus, frag wann statt ob, hol dir ein Datum und wiederhole es, frag, ob das Problem bei dir liegt, und hör beim Kaffee auf. Wenn sie dir ein Datum nennen und es reißen, ist genau das die Information, die du gebraucht hast, und Tag 7 ist ein anderes Gespräch.

Die Sperre an Tag 14

„Hallo [Name]. Ich muss mit dir über das Konto sprechen, vor der Bestellung am Donnerstag.

Der Saldo ist [1.240 €] über [zwei] Rechnungen, die älteste [24] Tage. Ich habe dir am [Datum] gesagt, dass wir neue Bestellungen bei 14 Tagen anhalten müssen, also rufe ich an, bevor ich es tue, und nicht danach: Wir können die Donnerstagsbestellung nicht schicken, solange das nicht ausgeglichen ist.

[Aufhören. Sie antworten lassen.]

Mir wäre viel lieber, ich schicke den Kaffee. Wenn [546 €] — die älteste — heute oder morgen bezahlt wird, geht der Donnerstag wie immer raus, und den Rest klären wir zu den üblichen Bedingungen.

Wenn es ein Liquiditätsproblem ist, sag es mir jetzt, dann schreiben wir einen Plan auf, den du auch halten kannst. Was ich nicht machen kann, ist immer weiter draufzulegen.

Was möchtest du tun?“

Sag die Sperre und sei dann still. Das Angebot, die Donnerstagsbestellung gegen eine Teilzahlung freizugeben, ist der Teil, der wirkt: es gibt dem Café einen Ausweg, der kleiner ist als der ganze Saldo, und es sagt dir sofort, ob das Unordnung ist oder etwas Schlimmeres. Wenn sie die Ratenvereinbarung annehmen, schreib sie noch am selben Tag auf — die Beträge, die Termine, und was in der Zwischenzeit mit den Lieferungen passiert — und behandle eine verpasste Rate als Tag 30.

Eines, was du nicht tun solltest: Halte keine Bestellung ohne Vorwarnung an. Ein Café, das an einem Samstag ohne Kaffee aufmacht, weil du am Freitag so entschieden hast, wird es allen erzählen, und es wird der einzige Teil der Geschichte sein, der weitergegeben wird.

Wenn Zahlungsverzug in Wahrheit ein Abschied ist

Manchmal ist die Rechnung nicht das Problem. Ein Café, das sich entschieden hat, die Rösterei zu wechseln, hört oft auf zu zahlen, bevor es aufhört zu bestellen, weil es sein Geld für die Kaution und die ersten Bestellungen woanders zurückhält. Lies Zahlungsverhalten also zusammen mit Bestellverhalten, nicht getrennt davon.

Das Muster, das dir Sorgen machen sollte, ist Zahlungsverzug zusammen mit einer Veränderung der Bestellungen: ein etwas längerer Abstand, ein kleinerer Warenkorb, der Saisonkaffee gestrichen und nur der Hausespresso geblieben, ein Wechsel vom Bestellen im eigenen Konto zu Textnachrichten. Zahlungsverzug allein, von einem Kunden, der weiter sein Übliches an seinem üblichen Tag bestellt, ist fast immer Verwaltung. Zahlungsverzug plus schrumpfende Bestellung ist ein Abschied im Gange, und der Anruf, den das braucht, dreht sich um die Beziehung, nicht um die Rechnung.

Wie du die Bestellhälfte davon in der ersten Woche siehst statt am Quartalsende, ist ein eigener Ratgeber: Kunden erkennen, die still werden hat die Methode und die Tabelle. Die Überschneidung, die hier zählt: Ein Kunde, der gleichzeitig abdriftet und im Rückstand ist, ist der, den du heute anrufst, und der, dessen Kreditlimit sinken sollte statt zu steigen.

Wenn das Café, das dir Geld schuldet, deine Espressomaschine hat

Das ist die Situation, die aus einem 1.200-€-Problem ein 10.000-€-Problem macht, und sie gehört als zwei getrennte Vereinbarungen behandelt, die du in einem Gespräch klärst.

Prüf den Leihvertrag, bevor du irgendeine Entscheidung über den Kaffee triffst. Darin sollte stehen, wem die Maschine gehört, was mit ihr passiert, wenn der Kunde endet oder eine Rechnung offen ist, und was der Ablösepreis in diesem Jahr ist. Steht das drin, hast du Optionen. Ging die Maschine per Handschlag hinaus, hast du eine Verhandlung. Die Klauseln, der Ablöseplan und das Geräteverzeichnis stehen im Ratgeber zum Leihvertrag für Espressomaschinen.

• Hol keine Maschine ab, um Zahlung zu erzwingen. Geräte aus einem Café zu holen, das noch geöffnet hat, ohne dass der Vertrag das klar erlaubt und ohne Ankündigung, ist der schnellste Weg, aus einer Forderung, die du vielleicht bekommst, einen Streit zu machen, für den du einen Anwalt bezahlst. Halte dich an das, was der Vertrag sagt, schriftlich, mit der Frist, die er verlangt.
• Hol die Maschine sehr wohl aus einem Café, das schließt. Wenn die Rollläden runtergehen, kann eine Maschine im Laden bei einem Vermieter, einem Insolvenzverwalter oder dem Käufer des Inventars landen. In dem Moment, in dem das Wort „schließen“ fällt, frag im selben Gespräch nach der Maschine.
• Leih einem Kunden im Rückstand keine weiteren Geräte. Eine Mühle an ein Café mit 40 Tagen Saldo macht das Risiko größer und das Gespräch schwerer.
• Nimm die Maschine in die Ratenvereinbarung auf. „Der Saldo läuft mit 300 € im Monat ab, und die Maschine bleibt“ ist ein Angebot, das ein Café sofort versteht, und meistens ist die Maschine das, was es am liebsten behalten will.
• Halte das Verzeichnis aktuell. Seriennummern, die Adresse, an der die Maschine steht, Wartungstermine und der Ablösepreis dieses Jahres. Endet der Kunde im Streit, ist diese Aufzeichnung dein ganzer Fall.

Wenn ein Kunde überhaupt nicht zahlt

Eine kleine Zahl von Kunden zahlt schlicht nicht. Dein Ziel ist von hier an, so wenig weitere Zeit und Geld auszugeben, wie der Betrag rechtfertigt, und dann damit fertig zu sein.

1. Schick eine förmliche Aufforderung. Eine vollständige Aufstellung, die Rechnungsnummern und -daten, die gesetzlichen Verzugszinsen und die 40 € je Rechnung, auf die du Anspruch hast, eine Frist von sieben Tagen, und der konkrete nächste Schritt, den du gehen wirst. Schick sie per Post und per E-Mail. Nenn den Betrag als Gesamtsumme, denn über eine Liste von sechs Rechnungen lässt sich leichter streiten als über eine Zahl.
2. Biete Mediation an, bevor du klagst. Sie ist viel billiger als ein Gericht, sie ist schnell, und bei einem Streit darüber, ob ein Teil des Kaffees mangelhaft war, führt sie oft zu einer Zahlung, wo eine Mahnung nur Schweigen brachte. Mehrere EU-Länder haben günstige Schlichtungsangebote für Unternehmen; deine Handelskammer kennt das örtliche.
3. Mahnverfahren oder Bagatellverfahren. Für eine inländische Forderung ist das Verfahren deines Landes für solche Beträge gemacht und braucht meistens keinen Anwalt. Für ein Café in einem anderen Mitgliedstaat deckt das Europäische Mahnverfahren Forderungen ab, die das Café nicht bestreitet, und das Europäische Verfahren für geringfügige Forderungen deckt grenzüberschreitende Forderungen bis 5.000 € ab. Beide laufen über Standardformulare. Die realistische Frage ist nicht, ob du gewinnen würdest — bei einer unbezahlten Kaffeerechnung mit Lieferscheinen wahrscheinlich schon — sondern ob noch etwas zu holen ist.
4. Oder ein Inkassobüro. Es nimmt einen Prozentsatz dessen, was es eintreibt, und es nimmt dir die Arbeit vom Tisch, was an diesem Punkt viel wert ist. Am besten funktioniert es bei einer klar geschuldeten und unbestrittenen Forderung, und wenn das Café noch geöffnet hat. Prüf, wie es in deinem Namen auftritt, bevor du unterschreibst, denn sein Verhalten fällt in einer kleinen Stadt auf dich zurück.
5. Und dann schreib es sauber ab. Erfass es als Forderungsausfall, frag deinen Steuerberater nach der Rückholung der bereits abgeführten Umsatzsteuer, schließ das Kundenkonto, damit niemand aus Versehen eine Bestellung annimmt, hol die Geräte zurück, und hör auf. Ein Eigentumsvorbehalt ist bei geröstetem Kaffee, der getrunken wurde, wenig wert; bei einer nicht ausgelieferten Bestellung in deinem eigenen Lager und bei Geräten ist er etwas wert.

Heb die Akte auf, wie immer du entscheidest: die unterschriebenen Bedingungen, den Antrag, die Lieferscheine, die Rechnungen und die datierte Aufzeichnung jeder Mahnung. Das Aufheben kostet nichts, und es ist der Unterschied zwischen einer Forderung und einer Beschwerde. Und sei beim Abschreiben ehrlich darüber, was es wirklich gekostet hat — nicht nur die 1.240 €, sondern den Rohkaffee dahinter, die Liefertouren und die Stunden. Diese Summe ist das Argument für Vorkasse beim nächsten neuen Café, das sich ähnlich anfühlt.

Wie du nichts davon mehr brauchst

Fast alles oben ist Schadensbehebung. Vorbeugen ist billiger, und das meiste davon dreht sich um Größe und Rhythmus des Risikos, nicht um Durchsetzung.

• Vorkasse, wo sie hingehört. Erste Bestellungen, neue Betriebe, Kunden, die nach einer Sperre zurückkommen, und alle, deren Handelsreferenz lauwarm war. Eine Anzahlung am Anfang einer Beziehung ist normal; eine nach einem Problem zu verlangen ist eine Herabstufung.
• Kürzere Rechnungszyklen. Wöchentlich statt monatlich abzurechnen heißt, dass ein Problem nach sieben Tagen sichtbar wird statt nach fünf Wochen, und der Betrag im Risiko ist ein Viertel so groß. Es kostet einen Klick mehr pro Woche.
• Kleinere, häufigere Lieferungen. Zwei Lieferungen à 8 kg pro Woche statt einer mit 16 kg halbieren das, was ein Kunde dir im Höchststand schuldet, und frischerer Kaffee lässt sich leichter verkaufen als eine Zahlungsregel. Der Haken ist der Transporter, also mach es da, wo die Tour ohnehin vorbeikommt.
• Dauerbestellungen in kurzem Takt. Eine regelmäßige Wochenbestellung ist auch eine regelmäßige Wochenrechnung, und das ist das glatteste mögliche Muster für beide Seiten und das, in dem ein Bruch am leichtesten auffällt.
• SEPA-Lastschrift, wenn deine Bank sie anbietet. Ein SEPA-Lastschriftmandat für das ganze Konto heißt, dass das Geld am Fälligkeitstag fließt, ohne dass jemand entscheidet, es fließen zu lassen — für die Kunden, die zustimmen, fällt die Leiter damit ganz weg. Sieh dir an, was dich die Zahlungswege kosten, bevor du zwischen Überweisung, Karte und Lastschrift wählst.
• Belohne frühes Zahlen, statt spätes zu bestrafen. Zinsen sind eine Drohung, die du bei einem Café, das du behalten willst, nicht einlösen wirst. Erster Zugriff auf eine limitierte Partie, ein Platz in der Gastkaffee-Rotation, ein Sack des neuen Saisonkaffees für das Barteam oder ein Schulungsbesuch — das kostet dich wenig und geht an die Kunden, von denen du mehr willst.

Sei besonders vorsichtig mit Skonto, denn das ist teures Geld. 2 % Skonto dafür, dass 23 Tage früher gezahlt wird, sind aufs Jahr etwa 32 %; selbst 1 % sind rund 16 %, gegen einen Kontokorrentkredit zu 9 %. Wenn du eins anbietest, dann dort, wo die Alternative wirklich 60 Tage Verzug sind, und nicht bei Kunden, die ohnehin pünktlich gezahlt hätten.

Und prüf einmal im Quartal das ganze Buch, nicht nur den Kunden, der dich gerade ärgert. Offene Posten gesamt geteilt durch Umsatz pro Tag ergibt deine durchschnittliche Zahldauer. Wenn diese Zahl 52 ist und deine Bedingungen 30 sagen, liegt das Problem am Ablauf und nicht an einem Café.

Fragen, die Röster stellen

Welches Zahlungsziel gebe ich einem neuen Café?

Zahlung vor der Lieferung oder bei der Lieferung, für die ersten zwei bis drei Monate, danach 14 oder 30 Tage netto, sobald das Café bei dir eine Zahlungshistorie hat. Ein Café, das seit zwei Monaten geöffnet hat, hat nirgendwo eine Zahlungshistorie, und die ersten Bestellungen sind die, bei denen du am ehesten Geld verlierst. Schreib in deine Bedingungen, dass neue Kunden im Voraus zahlen, dann ist es eine Regel und kein Urteil über sie.

Wann liefere ich nicht mehr an ein Café, das mir Geld schuldet?

Bei etwa 14 Tagen Überfälligkeit, nach einem Anruf und einer schriftlichen Warnung, und nie beim ersten Mal ohne Vorwarnung. Schreib die Regel in deine Bedingungen, damit das Café ihr zugestimmt hat, bevor es so weit war, sag es am Telefon vor der E-Mail, und mach klar, dass die Sperre für neue Bestellungen gilt und nicht für die Beziehung. Neu starten ist leicht; ein Saldo von 3.000 € bei einem Café, das zugemacht hat, ist es nicht.

Soll ich einem Café Zinsen auf eine verspätete Rechnung berechnen?

Du darfst es in der EU, und du wirst es selten geltend machen. Gesetzliche Verzugszinsen und eine Pauschale von 40 € je verspäteter Rechnung gelten zwischen Unternehmen ohne Mahnung, nach der Zahlungsverzugsrichtlinie. Der Wert der Klausel liegt darin, dass das Café weiß, dass es sie gibt, und dich vor dem Lieferanten bezahlt, in dessen Bedingungen nichts dazu steht. Genau deshalb gehört sie in deine schriftlichen Bedingungen.

Wie frage ich ein Café nach Geld, ohne den Kunden zu verlieren?

Frag wann, nicht ob, und frag die Person, die zahlt, statt die, die bestellt. Der meiste Zahlungsverzug im Café-Großhandel ist Unordnung, keine Verweigerung, also löst ein kurzer Anruf mit einem genannten Datum am Ende die Sache. Halte die Mahnung vom Kaffee getrennt: In derselben Woche, in der du wegen der Rechnung anrufst, ruf wegen des neuen Saisonkaffees an.

Welches Kreditlimit ist für ein Café angemessen?

Etwa sechs Wochen der erwarteten Bestellungen dieses Kunden. Ein Café, das wöchentlich 16 kg Hausespresso zu 18,20 € nimmt, kauft rund 291 € pro Woche, sechs Wochen sind also etwa 1.750 €, was du auf 1.500 € oder 2.000 € rundest. Fang bei neuen Kunden niedriger an, heb das Limit bei nachgewiesener Zahlungsmoral, und prüf jedes Limit, wenn du die Preise prüfst.

Kann ich unbezahlten Kaffee steuerlich abschreiben?

Eine Forderung, von der du zeigen kannst, dass sie wirklich uneinbringlich ist, ist steuerlich normalerweise eine Forderungsabschreibung, und in den meisten EU-Ländern kannst du auch die bereits abgeführte Umsatzsteuer zurückholen. Die Voraussetzungen und die Wartezeit sind von Land zu Land verschieden, und manche verlangen einen förmlichen Schritt wie einen Insolvenznachweis oder eine Klage. Frag deinen Steuerberater, bevor du etwas abschreibst, und heb die Akte auf.

Wo Order Book hineinpasst

Sag zuerst klar, was es nicht tut. Order Book zieht keine Zahlungen ein und wickelt keine ab, es stellt keine Rechnungen aus, und es mahnt sie nicht an. Es gibt kein Mahnwesen, keine automatische Erinnerung an ein säumiges Café, keine hinterlegte Karte, keinen Abgleich mit der Buchhaltung. Die Rechnung kommt aus deinem eigenen Rechnungsprogramm, und das Mahnen machst du, nach der Leiter oben.

Was es hält, ist das Bild, aus dem heraus du mahnst. Eingegangene Zahlungen werden je Kunde erfasst, oder eine einzelne Bestellung wird als bezahlt markiert, sodass die Kundenseite einen laufenden Saldo zeigt — alles Gelieferte minus Gutschriften minus alles Bezahlte —, und die Karte „Wer Ihnen schuldet“ in den Insights zeigt auf einen Blick, welche Kunden im Rückstand sind und um wie viel. Jeder Kundendatensatz trägt sein eigenes Zahlungsziel, sodass die Stufe, auf der ein Kunde steht, aufgeschrieben ist statt erinnert. Dein eigenes Rechnungs-PDF hängt an der Bestellung und wird dem Café per E-Mail geschickt, und es ist auch die Kopie, auf die du in der E-Mail an Tag 7 zeigst. Die Kundenseite listet, was tatsächlich geliefert wurde und wann, mit den Lieferscheinen dahinter — die Aufzeichnung, auf der eine Rückfrage, eine Ratenvereinbarung oder eine Klage aufbaut. Und Bestellungen lassen sich für deinen Steuerberater exportieren, sodass der Monat ohne Abtippen zusammengeht.

Die Drift-Erkennung ist die andere Hälfte: Ein Kunde, der gleichzeitig mit der Zahlung im Rückstand ist und außerhalb seines eigenen Rhythmus bestellt, taucht in den ersten Wochen auf der Anrufliste auf — also dann, wenn eine verspätete Rechnung noch ein Versehen ist.

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