Brauche ich für Großhandelskunden schriftliche AGB?

Ja, sobald ein Café auf Rechnung bestellt. Ohne schriftliche Bedingungen gibt es keinen vereinbarten Bestellschluss, keine Mindestbestellmenge, kein Zahlungsziel und keine Ankündigungsfrist für Preisänderungen, und jede Meinungsverschiedenheit wird zur Erinnerungsfrage. Eine Seite verständlicher Bedingungen, mit dem Kundenantrag unterschrieben, klärt die meisten davon, bevor sie entstehen.

Welche Zahlungsziele sind im Kaffee-Großhandel üblich?

Netto 15 oder netto 30 per Überweisung ist bei Cafés üblich, oft mit Vorkasse für die erste oder die ersten beiden Bestellungen. Nach der EU-Zahlungsverzugsrichtlinie sollte ein vertragliches Zahlungsziel zwischen Unternehmen 60 Tage nicht überschreiten, sofern beide Seiten nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbaren und es für den Lieferanten nicht grob nachteilig ist; manche Länder setzen kürzere Grenzen.

Darf ich Zinsen berechnen, wenn ein Café zu spät zahlt?

In der EU ja. Die Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU) erlaubt einem gewerblichen Lieferanten, ab dem Tag nach der Fälligkeit und ohne Mahnung gesetzliche Verzugszinsen zu berechnen — zu einem Referenzsatz plus mindestens acht Prozentpunkten — sowie eine Pauschale von 40 € je verspätet bezahlter Rechnung und darüber hinaus angemessene Beitreibungskosten. Schreib es in deine Bedingungen, damit es keine Überraschung ist.

Wie lange vorher sollte eine Rösterei Preisänderungen ankündigen?

Dreißig Tage schriftliche Ankündigung sind üblich und fair, wobei Bestellungen, die vor dem Änderungsdatum geröstet werden, zum alten Preis berechnet werden. Schreib die Frist in die Bedingungen, damit eine Preisänderung etwas ist, dem das Café vorher zugestimmt hat, statt etwas, das es auf einer Rechnung entdeckt.

Sollte ein Café gerösteten Kaffee zurückgeben können?

Nur mangelhaften Kaffee, gemeldet in einem kurzen Fenster wie sieben Tagen, mit dem Röstdatum von der Packung, und ersetzt oder gutgeschrieben statt erstattet. Gerösteter Kaffee lässt sich nicht an jemand anderen weiterverkaufen, deshalb sollte versehentlich bestellter oder schlicht nicht verkaufter Kaffee nicht zurückkommen.

Ist diese Vorlage in jedem EU-Land rechtsverbindlich?

Keine Vorlage ist das. Vertragsrecht, Haftungsbeschränkungen, Eigentumsvorbehalt und die Regeln zum Zahlungsverzug werden innerhalb des EU-Rahmens national gesetzt, und manche Länder gehen über das EU-Minimum hinaus. Nutze die Vorlage, um zu entscheiden, was du willst, und lass den Wortlaut dann von einer Anwältin oder einem Anwalt in deinem Land prüfen, bevor Cafés unterschreiben.

AGB-Vorlage für den Kaffee-Großhandel

Kurz gesagt. AGB für den Kaffee-Großhandel sollten regeln, für wen sie gelten, wie und wann bestellt wird, Rösttage, Mindestbestellmenge, Liefertage und Lieferkosten, Daueraufträge, Nettopreise mit einer Ankündigungsfrist für Änderungen, Zahlungsziel und Zahlungsverzug, ein Kreditlimit, Mängelrügen und Rücknahmen, Geräte, die Nutzung deines Namens und wie beide Seiten die Zusammenarbeit beenden. Vorlage als PDF herunterladen (auf Englisch).

Das ist ein Ausgangspunkt, geschrieben von einem Softwareunternehmen, und keine Rechtsberatung. Vertragsrecht, Eigentumsvorbehalt, Haftungsbeschränkungen und die Regeln zum Zahlungsverzug unterscheiden sich zwischen den EU-Ländern. Passe die Vorlage an und lass sie dann von einer Anwältin oder einem Anwalt in deinem Land lesen, bevor Cafés unterschreiben.

Was gehört in AGB für den Kaffee-Großhandel?

Alles, worüber ein Café und eine Rösterei im ersten Jahr vernünftigerweise streiten könnten, in den Worten, die du am Telefon benutzen würdest. Das sind etwa zwanzig kurze Klauseln, die auf zwei Seiten passen:

Bestellen: wohin Bestellungen gehen, der Bestellschluss, die Rösttage, die Vorlaufzeit und die Mindestbestellmenge.
Lieferung: Tage, Kosten, die Grenze für kostenlose Lieferung, gescheiterte Lieferungen und Daueraufträge.
Geld: Nettopreise, wie lange sie gelten, die Ankündigung von Änderungen, das Zahlungsziel, der Zahlungsverzug und ein Kreditlimit.
Kaffee: Mängelrügen, Rücknahmen, Lagerung und Frische, Beutel für den Wiederverkauf.
Die Beziehung: Geräte, dein Name und Logo, Haftung, Beendigung des Kontos, Daten und das anwendbare Recht.

Halte die Preisliste getrennt. Preise ändern sich mehrmals im Jahr; Bedingungen sollten mehrere Jahre halten. Die Vorlage für eine Großhandels-Preisliste behandelt die Liste selbst und die Kurzfassung der Bedingungen, die darunter steht.

Die AGB-Vorlage

Ersetze alles in eckigen Klammern. Die Zahlen darin sind Beispiele, keine Empfehlungen: Eine Rösterei, die in einer Stadt mit dem Rad liefert, und eine, die Paletten über die Grenze schickt, brauchen sehr unterschiedliche Mindestmengen und Kosten. Als PDF herunterladen (auf Englisch), mit Unterschriftszeilen am Ende. Der vollständige Text steht auch auf dieser Seite, sodass du ihn nach Word oder Google Docs kopieren und dort bearbeiten kannst.

Allgemeine Geschäftsbedingungen für den Großhandel
[Rechtlicher Name der Rösterei], [Adresse], USt-IdNr. [USt-IdNr.]. Fassung vom [Datum].

1. Für wen diese Bedingungen gelten

Diese Bedingungen gelten für jede Großhandelsbestellung, die ein gewerblicher Kunde („Sie“) bei [Rechtlicher Name der Rösterei] („wir“) aufgibt. Sie gelten nur für gewerbliche Kunden, nicht für Verbraucher. Ihr unterschriebener Kundenantrag und diese Bedingungen bilden zusammen unseren Vertrag. Weicht eine Bestellung, eine E-Mail oder eine Nachricht davon ab, gelten diese Bedingungen, sofern wir die Änderung nicht beide schriftlich vereinbart haben.

2. Ein Kundenkonto eröffnen

Ihr Konto wird eröffnet, sobald wir Ihren Antrag genehmigen. Wir können Ihre USt-IdNr., einen Handelsregisterauszug und eine Handelsreferenz verlangen. Bei Ihren ersten [zwei] Bestellungen können wir Zahlung vor Lieferung verlangen.

3. Bestellungen und Bestellschluss

Bestellen Sie über [Ihren Bestell-Link / per E-Mail / telefonisch]. Bestellungen, die bis [12:00 Uhr am Werktag vor einem Rösttag] eingehen, werden an diesem Rösttag geröstet. Bestellungen nach dem Bestellschluss gehen in die nächste Röstung. Bis zum Bestellschluss können Sie eine Bestellung ändern oder stornieren. Danach kann der Kaffee bereits geröstet sein, und eine stornierte Bestellung kann berechnet werden.

4. Rösttage und Vorlaufzeit

Wir rösten [montags und donnerstags]. Der Kaffee wird [ein bis zwei] Werktage nach dem Rösten geliefert. Saison- und Sonderkaffees gibt es, solange der Vorrat reicht. Ist ein bestellter Kaffee ausverkauft, melden wir uns bei Ihnen, bevor wir eine Alternative schicken.

5. Mindestbestellmenge

Die Mindestbestellmenge beträgt [5 kg / 90 € netto] je Lieferung. Bestellungen unterhalb der Mindestmenge liefern wir nicht, sofern nichts anderes vereinbart ist; Sie können sie in der Rösterei abholen.

6. Lieferung

Wir liefern [dienstags und freitags] nach [Gebiet]. Die Lieferung kostet [6,00 € netto] je Lieferung und ist ab [120 € netto] Bestellwert kostenlos. Wir liefern innerhalb der Öffnungszeiten, die Sie in Ihrem Antrag angegeben haben. Sagen Sie uns, wo wir den Kaffee lassen sollen, wenn niemand da ist, der ihn annimmt.

Scheitert eine Lieferung, weil niemand sie annehmen konnte, das Geschäft geschlossen war oder die Adresse falsch war, können wir den zweiten Versuch berechnen. Prüfen Sie jede Lieferung bei Ankunft und melden Sie uns innerhalb von [zwei] Werktagen, wenn etwas fehlt oder beschädigt ist.

7. Daueraufträge

Ein Dauerauftrag wiederholt sich im vereinbarten Rhythmus, bis Sie ihn ändern, überspringen oder pausieren. Änderungen vor dem Bestellschluss gelten für die nächste Lieferung. Sagen Sie uns Schließzeiten mindestens [eine Woche] vorher, damit wir nicht für Sie rösten. Ein Dauerauftrag wird zu den Preisen berechnet, die am Tag der Röstung gelten.

8. Preise

Preise verstehen sich in Euro und ohne Umsatzsteuer, die zum jeweils geltenden Satz hinzukommt. Die Preise Ihrer Preisliste gelten bis [Datum]. Eine Änderung von Preisen, Mindestbestellmenge oder Lieferkosten kündigen wir mindestens [30] Tage vorher schriftlich an. Bestellungen, die vor dem Tag der Änderung geröstet werden, werden zum alten Preis berechnet.

9. Rohkaffeekosten (optional)

Unsere Preise beruhen auf den Kosten des Rohkaffees, den wir kontrahiert haben. Bewegen sich diese Kosten zwischen zwei Kontrakten um mehr als [10] %, können wir die betroffenen Preise mit einer Frist von [30] Tagen schriftlich ändern, nach oben wie nach unten, und teilen Ihnen mit, welche Kaffees betroffen sind und warum.

10. Zahlung

Rechnungen sind innerhalb von [30] Tagen ab Rechnungsdatum per Überweisung auf das auf der Rechnung genannte Konto zahlbar, unter Angabe der Rechnungsnummer. [Neue Kunden zahlen ihre ersten zwei Bestellungen vor der Lieferung.]

11. Zahlungsverzug

Wird eine Rechnung nicht bis zu ihrer Fälligkeit bezahlt, können wir ab dem Tag danach Zinsen zum gesetzlichen Verzugszinssatz im Geschäftsverkehr berechnen, eine Pauschale von 40 € für jede verspätet bezahlte Rechnung sowie darüber hinausgehende angemessene Beitreibungskosten, soweit das Gesetz es zulässt. Solange eine Rechnung mehr als [14] Tage überfällig ist, können wir weitere Lieferungen zurückhalten; wir sagen Ihnen vorher Bescheid.

12. Kreditlimit

Ihr Konto hat ein Kreditlimit von [1.000 €]: die Summe aus offenen Rechnungen und gelieferten, noch nicht berechneten Bestellungen. Eine Bestellung, die Ihr Konto über das Limit brächte, wird zurückgehalten, bis eine Zahlung eingeht. Wir können das Limit jederzeit überprüfen und sagen Ihnen Bescheid, wenn wir es ändern.

13. Eigentum und Gefahrübergang

Der Kaffee bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum. Die Gefahr geht mit der Lieferung auf Sie über.

14. Qualitätsmängel und Rücknahmen

Gerösteter Kaffee ist ein Lebensmittel, das frisch am besten ist. Ist ein Kaffee mangelhaft, melden Sie es uns innerhalb von [7] Tagen nach der Lieferung, mit dem auf der Packung gedruckten Röstdatum und einer Beschreibung des Problems (ein Foto hilft). Bestätigen wir den Mangel, ersetzen wir den Kaffee mit Ihrer nächsten Lieferung oder schreiben ihn Ihrem Konto gut. Geöffneten Kaffee ohne Mangel nehmen wir nicht zurück, ebenso wenig versehentlich bestellten Kaffee, sobald er geröstet ist.

Schmeckt ein Kaffee an Ihrer Maschine falsch, rufen Sie uns zuerst an. Die meisten Probleme liegen am Mahlgrad, am Rezept oder an der Technik, und wir lösen sie lieber gemeinsam mit Ihnen, als guten Kaffee zu ersetzen.

15. Lagerung und Frische

Bewahren Sie die Beutel verschlossen, kühl, trocken und vor Sonnenlicht geschützt auf, nicht im Kühlschrank. Wir empfehlen, Espresso zwischen [7] und [30] Tagen nach dem auf der Packung gedruckten Röstdatum zu verwenden und geöffnete Beutel innerhalb [einer Woche]. Bestellen Sie passend zu Ihrem Verbrauch, statt einen großen Vorrat zu halten.

16. Leihgeräte

Leihen wir Ihnen Geräte, gilt dafür ein gesonderter Leihvertrag, der neben diesen Bedingungen gilt.

17. Unser Name und unser Logo

Solange Sie bei uns kaufen, dürfen Sie unseren Namen, unser Logo und die Namen unserer Kaffees verwenden, um zu zeigen, dass Sie sie ausschenken: auf Karten, Schildern, Ihrer Website und in sozialen Medien. Verwenden Sie sie nicht für Kaffee, der nicht von uns stammt. Material, das wir stellen, bleibt unser Eigentum. Endet die Geschäftsbeziehung, stellen Sie die Verwendung unseres Namens und Logos innerhalb von [30] Tagen ein.

18. Beutel für den Wiederverkauf

Beutel für den Wiederverkauf werden Ihnen zum Weiterverkauf verkauft. Wo wir eine unverbindliche Preisempfehlung nennen, ist sie ausschließlich eine Empfehlung: Den Verkaufspreis legen Sie selbst fest. Verkaufen Sie keine Beutel nach dem aufgedruckten Mindesthaltbarkeitsdatum.

19. Unsere Haftung

Liefern wir mangelhaften oder verspäteten Kaffee, beschränkt sich unsere Haftung auf den Ersatz des Kaffees oder die Gutschrift seines Preises, außer soweit das Gesetz eine Haftungsbeschränkung nicht zulässt.

20. Beendigung der Zusammenarbeit

Beide Seiten können das Konto mit einer Frist von [30] Tagen schriftlich schließen. Wir können es sofort schließen, wenn eine Rechnung mehr als [60] Tage überfällig ist oder Ihr Betrieb den Geschäftsbetrieb einstellt. Bereits gestellte Rechnungen bleiben zahlbar. Daueraufträge enden mit Ablauf der Frist. Leihgeräte werden nach ihrem eigenen Vertrag zurückgegeben.

21. Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen mit einer Frist von mindestens [30] Tagen schriftlich ändern. Bestellen Sie nach Wirksamwerden der Änderung weiter, gelten die neuen Bedingungen.

22. Ihre Daten

Wir verwenden die Kontaktdaten Ihres Kontos, um Bestellungen anzunehmen und zu liefern, Ihnen Rechnungen zu stellen und Sie über Änderungen an Ihrem Konto zu informieren, wie in unserer Datenschutzerklärung unter [Link] beschrieben.

23. Anwendbares Recht

Diese Bedingungen unterliegen dem Recht von [Land]; Gerichtsstand sind die Gerichte in [Stadt].

Warum jede Klausel dort steht

Eine Klausel, die du einem Café nicht erklären kannst, ist eine Klausel, die du nicht durchsetzen wirst. Hier ist der Grund für jede, in derselben Reihenfolge:

1. Für wen diese Bedingungen gelten: Das Verbraucherrecht gibt Käufern Rechte, die sich nicht abbedingen lassen — halte also fest, dass die Bedingungen für Unternehmen gelten. Der letzte Satz verhindert, dass eine WhatsApp-Nachricht den Vertrag still umschreibt.
2. Ein Kundenkonto eröffnen: Vorkasse für die ersten Bestellungen kostet ein solides Café nichts und schützt dich vor dem einen, das eröffnet, zweimal bestellt und wieder schließt.
3. Bestellungen und Bestellschluss: Ein einziger genannter Bestellweg beendet Bestellungen per SMS, Mailbox und Zettel an den Fahrer. Der Bestellschluss ist die Linie, ab der der Kaffee existiert — darum ändert sich dort die Stornierung.
4. Rösttage und Vorlaufzeit: Ein Café, das die Rösttage kennt, bestellt danach. Der zugesagte Anruf vor einem Ersatz verhindert, dass an einem vollen Samstag unangekündigt ein Gastespresso auftaucht.
5. Mindestbestellmenge: Eine 1-kg-Lieferung quer durch die Stadt kann mehr kosten als der Rohertrag auf dem Kilo. Die Mindestmenge je Lieferung festzulegen und nicht je Monat ist das, was den Transporter schützt.
6. Lieferung: Eine Grenze für kostenlose Lieferung bewegt Cafés zu weniger und größeren Bestellungen, was für dich günstiger ist. Das Zwei-Tage-Fenster verhindert, dass „uns fehlte ein Beutel“ drei Wochen später ankommt.
7. Daueraufträge: Daueraufträge sind der beständigste Umsatz, den eine Rösterei hat — und die Bestellungen, bei denen am ehesten für ein Café geröstet wird, das im August zu hat. Die Ankündigungsfrist legt diese Verantwortung dorthin, wo sie hingehört.
8. Preise: Gewerbliche Käufer vergleichen Nettopreise. Die Ankündigungsfrist macht aus einer Preiserhöhung eine Bedingung, der das Café bei der Unterschrift zugestimmt hat. Den Brief dazu findest du im Ratgeber zu Preiserhöhungen im Großhandel.
9. Rohkaffeekosten (optional): Optional, und nach 2025 eine Überlegung wert. Rohkaffee ging von einem Rekord von 440,85 ¢/lb im Februar 2025 auf etwa 283 ¢ im September 2026 zurück, und eine Klausel, die nur nach oben zeigt, wirkt einseitig auf ein Café, das den Markt hat fallen sehen. Rohkaffee als Grund zu nennen, in beide Richtungen, macht den nächsten Brief leichter — ob es eine Erhöhung ist oder eine Senkung. Lass sie weg, wenn du lieber nach eigenem Ermessen und eigenem Zeitplan neu kalkulierst.
10. Zahlung: Ab Rechnungsdatum zu zählen ist klarer als „30 Tage“ allein. Eine Überweisung kostet nichts; wenn du Karten nimmst, wisse, was sie dich kosten, bevor du sie anbietest.
11. Zahlungsverzug: Du musst es selten berechnen. Dass es schriftlich dasteht, ändert, welche Rechnung ein Café zuerst bezahlt, wenn das Geld knapp ist.
12. Kreditlimit: Ein Limit deckelt, was ein einzelnes Café dir schulden kann, bevor jemand ein unangenehmes Gespräch führen muss. Setz es auf etwa sechs Wochen der erwarteten Bestellungen dieses Kunden.
13. Eigentum und Gefahrübergang: Ein Eigentumsvorbehalt zählt vor allem dann, wenn ein Café scheitert und dir Geld schuldet. Die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten, einen vor der Lieferung ausdrücklich vereinbarten Eigentumsvorbehalt nach ihrem nationalen Recht anzuerkennen.
14. Qualitätsmängel und Rücknahmen: Ersatz statt Erstattung hält das Konto am Bestellen. Der zweite Absatz lädt zu dem Anruf ein, der aus einer Beschwerde einen Einstellbesuch macht, bevor das Café still eine andere Rösterei probiert.
15. Lagerung und Frische: Setz hier deine eigenen Ruhe- und Verbrauchsfenster ein, die du im Zweifel auch verteidigen würdest. Es ist auch die Klausel, auf die du zeigst, wenn abgestandener Kaffee aus einem Vorratsberg zur Qualitätsbeschwerde wird.
16. Leihgeräte: Maschinen brauchen einen eigenen Vertrag: Seriennummern, Wartung, Mindestabnahme, Ablösung. Siehe den Ratgeber zum Leihvertrag für Espressomaschinen.
17. Unser Name und unser Logo: Dein Name an der Tür ist Werbung, die du willst. Dein Name an der Tür eines Cafés, das vor einem Jahr die Rösterei gewechselt hat, nicht.
18. Beutel für den Wiederverkauf: Lass die UVP eine Empfehlung bleiben. Nach EU-Wettbewerbsrecht ist es eine Kernbeschränkung, einen festen oder einen Mindestweiterverkaufspreis vorzuschreiben oder ein Café zur Einhaltung der UVP zu drängen — und für ein Regal mit 250-g-Beuteln ist das Risiko es nicht wert.
19. Unsere Haftung: Ohne sie lässt sich aus einer verspäteten Lieferung ein Anspruch auf ein verlorenes Umsatzwochenende konstruieren. Wie weit eine Beschränkung trägt, ist von Land zu Land verschieden — ein Grund mehr, die Bedingungen prüfen zu lassen.
20. Beendigung der Zusammenarbeit: Ein fairer Ausstieg für das Café macht die Bedingungen leichter zu unterschreiben. Der sofortige Ausstieg für dich ist für das Konto, das aufgehört hat zu zahlen.
21. Änderungen dieser Bedingungen: Bedingungen, die 2026 unterschrieben wurden, sind 2028 falsch. So kannst du sie aktualisieren, ohne jedes Café erneut unterschreiben zu lassen.
22. Ihre Daten: Kontaktnamen und Telefonnummern sind auch auf einem Geschäftskonto personenbezogene Daten nach der DSGVO. Ein Satz und ein Link auf deine Datenschutzerklärung decken das ab.
23. Anwendbares Recht: Es zählt vor allem, wenn du über eine Grenze lieferst, und es kostet eine Zeile.

Was das EU-Recht zum Zahlungsverzug ohnehin sagt

Zwischen Unternehmen in der EU hat ein Lieferant Anspruch auf Zinsen und eine Pauschale von 40 € für eine verspätet bezahlte Rechnung, ob die Bedingungen das erwähnen oder nicht — nach der Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU). Es in die eigenen Bedingungen zu schreiben sorgt schlicht dafür, dass das Café es weiß. Was die Richtlinie festlegt:

Zinsen ohne Mahnung, ab dem Tag nach der vereinbarten Fälligkeit. Wurde kein Datum vereinbart, ab 30 Tagen nach dem Tag, an dem das Café die Rechnung oder den Kaffee erhalten hat.
Der gesetzliche Verzugszins ist ein einfacher Zins zum Referenzsatz (im Euroraum der Hauptrefinanzierungssatz der Europäischen Zentralbank) plus mindestens acht Prozentpunkte. Ihr Europa listet die Sätze nach Land für Juli bis Dezember 2026 auf, von 10,00 % bis 14,50 %. Im Euroraum liegt der Basissatz für Juli bis Dezember 2026 bei 10,40 %: der EZB-Satz von 2,40 % am 1. Juli plus acht Punkte. Manche Länder legen mehr drauf (Frankreich liegt bei 12,40 %), und einige Einträge bei Ihr Europa zeigen noch die 10,15 % des vorherigen Halbjahrs — prüf also deine nationale Quelle. Die EZB hat ihren Satz zum 16. September 2026 erneut auf 2,65 % angehoben, was den Satz für Januar bis Juni 2027 bestimmen wird.
Eine Pauschale von 40 € je verspätet bezahlter Rechnung als Entschädigung für deine Beitreibungskosten, fällig ohne Mahnung, plus angemessene Kosten darüber hinaus, etwa für ein Inkassobüro oder einen Anwalt.
Höchstens 60 Tage für ein vertragliches Zahlungsziel zwischen Unternehmen, sofern beide Seiten nicht ausdrücklich ein längeres vereinbaren und es für den Lieferanten nicht grob nachteilig ist.
Länder dürfen weiter gehen. Mitgliedstaaten dürfen Regeln beibehalten, die für den Lieferanten günstiger sind — prüf also die Grenzen und den Satz deines eigenen Landes.

Ein Vorschlag, die Richtlinie durch eine Verordnung mit einer Obergrenze von 30 Tagen für Zahlungsziele zu ersetzen, kommt im Rat nicht voran; der Legislative Train des Europäischen Parlaments führte ihn im August 2026 als blockiert. Die Richtlinie ist heute die geltende Regel.

Was Zahlungsverzug auf einer Café-Rechnung wert ist

Rechenbeispiel: Die Rechnung des Café Aurora über 30 kg Hausespresso zu 18,20 € je Kilo beträgt 546,00 € netto, mit einem Beispielsatz von 6 % Umsatzsteuer 578,76 €. Sie wird 45 Tage nach Fälligkeit bezahlt, in einem Land mit einem gesetzlichen Satz von 10,40 %.

Posten	Rechnung	Betrag
Zinsen	578,76 € × 10,40 % × 45 ÷ 365	7,42 €
Pauschale	je verspätet bezahlter Rechnung	40,00 €
Insgesamt forderbar		47,42 €

Auf einer kleinen Großhandelsrechnung sind die 40 € mehr als fünfmal so viel wert wie die Zinsen. Die meisten Röstereien fordern von einem ansonsten guten Café weder das eine noch das andere. Der Sinn der Klausel ist, dass das Café weiß, dass du es könntest — und dich vor dem Lieferanten bezahlt, dessen Bedingungen dazu nichts sagen.

Das Antragsformular für ein Großhandelskonto

Das Antragsformular sammelt, was du vor der ersten Lieferung brauchst, und seine letzte Zeile ist die Zustimmung des Cafés zu deinen Bedingungen. Antragsformular als PDF herunterladen (auf Englisch). Die Felder, und warum jedes dabei ist:

Feld	Warum du es brauchst
Rechtlicher Name und Geschäftsname	Der rechtliche Name steht auf der Rechnung. Nach dem Geschäftsnamen sucht der Fahrer.
USt-IdNr.	Nötig für eine korrekte B2B-Rechnung und für eine grenzüberschreitende Lieferung ohne Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren. Prüf sie im EU-Dienst VIES.
Sitzadresse und Lieferadresse	Sie sind oft verschieden, und die Rechnung braucht die erste.
Ansprechpartner für Bestellungen	Die Person, die entscheidet, was bestellt wird, meist die Inhaberin oder der Chefbarista.
Ansprechpartner für Rechnungen und Zahlungen	Oft die Buchhaltung. Einer Rechnung beim Barista hinterherzulaufen führt zu nichts.
Öffnungszeiten an Liefertagen	Damit die erste Lieferung nicht vor einer verschlossenen Tür steht.
Erwartete Kilos pro Woche	Bestimmt das Kreditlimit, den Lieferrhythmus und ob ein Leihgerät sinnvoll ist. Behandle die Zahl als optimistisch.
Maschine, Mühle und Wasseraufbereitung	Sagt dir, was der erste Besuch braucht: Teile, einen Wassertest, neue Mahlscheiben.
Startdatum	Damit du die erste Röstung und den Schulungsbesuch planen kannst.
Referenzen (optional)	Ein aktueller Lieferant, der bestätigt, dass das Café zahlt.
Zustimmung zu den Bedingungen, unterschrieben	Ohne diese Zeile sind die Bedingungen ein Dokument, das du geschickt hast — und keines, dem sie zugestimmt haben.

Frag danach vor der ersten Bestellung, nicht danach. Sobald der Kaffee auf der Theke steht, ist die Unterschrift ein Gefallen, den das Café dir tut, und die USt-IdNr. kommt drei Rechnungen zu spät. Was danach passiert, steht unter ein neues Café einrichten.

Fehler, die Röstereien bei den Bedingungen machen

Bedingungen, die niemand unterschrieben hat. Auf ein PDF auf der Website, das das Café nie gesehen hat, kann man sich schlecht berufen. Mach die Zustimmung zu den Bedingungen zum Teil der Kontoeröffnung.
Kein Bestellschluss. Ohne ihn ist jede Bestellung dringend, und den Röstplan schreibt, wer zuletzt geschrieben hat.
Keine Ankündigungsfrist für Preise. Eine Preiserhöhung, von der das Café aus einer Rechnung erfährt, ist der häufigste Weg, auf dem ein guter Kunde sich umzusehen beginnt. So werden Kunden still.
Eine Mindestmenge pro Monat statt pro Lieferung. Ein Café erfüllt eine Monatsmindestmenge von 20 kg mit zwanzig Lieferungen à 1 kg.
Erstattungen für Kaffee ohne Mangel. Gerösteter Kaffee, der zurückkommt, ist Abfall. Ersetze Mängel; nimm keine Irrtümer zurück.
Ein fester Endverkaufspreis auf Beuteln für den Wiederverkauf. Empfiehl einen Preis; schreib keinen vor.
Bedingungen, einmal geschrieben und nie wieder gelesen. Prüf sie jedes Jahr gegen das, was du tatsächlich tust. Wenn deine Bedingungen netto 30 sagen und die Hälfte deiner Cafés nach 60 Tagen zahlt, muss eines von beidem sich ändern.
Die Bedingungen einer anderen Rösterei kopieren. Deren Liefergebiet, Mindestmengen und Land sind nicht deine, und deren Anwalt hat sie gegen ein anderes Recht geprüft.

Fragen, die Röster stellen

Brauche ich für Großhandelskunden schriftliche AGB?: Ja, sobald ein Café auf Rechnung bestellt. Ohne schriftliche Bedingungen gibt es keinen vereinbarten Bestellschluss, keine Mindestbestellmenge, kein Zahlungsziel und keine Ankündigungsfrist für Preisänderungen, und jede Meinungsverschiedenheit wird zur Erinnerungsfrage. Eine Seite verständlicher Bedingungen, mit dem Kundenantrag unterschrieben, klärt die meisten davon, bevor sie entstehen.
Welche Zahlungsziele sind im Kaffee-Großhandel üblich?: Netto 15 oder netto 30 per Überweisung ist bei Cafés üblich, oft mit Vorkasse für die erste oder die ersten beiden Bestellungen. Nach der EU-Zahlungsverzugsrichtlinie sollte ein vertragliches Zahlungsziel zwischen Unternehmen 60 Tage nicht überschreiten, sofern beide Seiten nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbaren und es für den Lieferanten nicht grob nachteilig ist; manche Länder setzen kürzere Grenzen.
Darf ich Zinsen berechnen, wenn ein Café zu spät zahlt?: In der EU ja. Die Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU) erlaubt einem gewerblichen Lieferanten, ab dem Tag nach der Fälligkeit und ohne Mahnung gesetzliche Verzugszinsen zu berechnen — zu einem Referenzsatz plus mindestens acht Prozentpunkten — sowie eine Pauschale von 40 € je verspätet bezahlter Rechnung und darüber hinaus angemessene Beitreibungskosten. Schreib es in deine Bedingungen, damit es keine Überraschung ist.
Wie lange vorher sollte eine Rösterei Preisänderungen ankündigen?: Dreißig Tage schriftliche Ankündigung sind üblich und fair, wobei Bestellungen, die vor dem Änderungsdatum geröstet werden, zum alten Preis berechnet werden. Schreib die Frist in die Bedingungen, damit eine Preisänderung etwas ist, dem das Café vorher zugestimmt hat, statt etwas, das es auf einer Rechnung entdeckt.
Sollte ein Café gerösteten Kaffee zurückgeben können?: Nur mangelhaften Kaffee, gemeldet in einem kurzen Fenster wie sieben Tagen, mit dem Röstdatum von der Packung, und ersetzt oder gutgeschrieben statt erstattet. Gerösteter Kaffee lässt sich nicht an jemand anderen weiterverkaufen, deshalb sollte versehentlich bestellter oder schlicht nicht verkaufter Kaffee nicht zurückkommen.
Ist diese Vorlage in jedem EU-Land rechtsverbindlich?: Keine Vorlage ist das. Vertragsrecht, Haftungsbeschränkungen, Eigentumsvorbehalt und die Regeln zum Zahlungsverzug werden innerhalb des EU-Rahmens national gesetzt, und manche Länder gehen über das EU-Minimum hinaus. Nutze die Vorlage, um zu entscheiden, was du willst, und lass den Wortlaut dann von einer Anwältin oder einem Anwalt in deinem Land prüfen, bevor Cafés unterschreiben.

Wo Order Book hineinpasst

Order Book schreibt deine Bedingungen nicht, führt aber mehrere davon für dich aus. Liefertage, der Bestellschluss, die Mindestbestellmenge und die Regel für die Lieferkosten samt kostenloser Lieferung ab einer Grenze werden einmal festgelegt und auf jede Bestellung angewendet — ob ein Café sie in seinem eigenen Konto aufgibt oder du sie nach einem Telefonat eintippst. Cafés ändern oder ergänzen eine Bestellung bis zum Bestellschluss und nicht danach.

Ein neues Café lädst du mit der Adresse ein, die du schon hast; es meldet sich mit einer einmaligen Anmeldung per E-Mail an, ohne Passwort. Preisänderungen werden einmal mit einem Startdatum geschrieben, und jedem Café werden seine eigenen neuen Preise vor dem Start mitgeteilt, eine Woche vorher, wenn du so weit im Voraus planst — eine längere Frist in deinen Bedingungen braucht also weiterhin einen Brief von dir. Rechnungen bleiben in deinem eigenen Rechnungsprogramm: Du hängst das PDF an die Bestellung und das Café wird benachrichtigt. Eingegangene Zahlungen werden auf dem Konto erfasst, oder eine Bestellung wird als bezahlt markiert, und das Konto zeigt einen laufenden Saldo aus geliefert minus gutgeschrieben minus bezahlt. Order Book zieht keine Zahlungen ein und mahnt keine an.

30 Tage kostenlos starten, ohne Karte, oder sieh dir an, was es kostet.

AGB für den Kaffee-Großhandel: Vorlage