Wie Kaffeegroßhandel funktioniert

Kurze Antwort. Du verkaufst gerösteten Kaffee pro Kilo, netto, zum Händlerpreis, an Betriebe, die ihn ausschenken oder weiterverkaufen — zu vereinbarten Konditionen, an einem Liefertag, auf Rechnung, immer wieder. Der Kaffee ist der einfache Teil. Großhandel ist ein Geschäft aus Preisen, die du vertreten kannst, einer Woche, die jede Woche gleich läuft, und Kunden, die gehalten weit mehr wert sind als gewonnen.

Was Großhandel tatsächlich ist

Ein Großhandelskunde ist ein Betrieb, der deinen Kaffee kauft, um ihn auszuschenken oder weiterzuverkaufen. Drei Merkmale unterscheiden das von allem anderen, was eine Rösterei tut, und alle drei prägen die Arbeit.

• Es wiederholt sich. Ein Café bestellt jede oder jede zweite Woche, weitgehend dasselbe. Dein Umsatz ist ein Rhythmus und keine Folge von Verkäufen, und deshalb ist ein gebrochener Rhythmus die früheste Warnung, die du bekommst.
• Es läuft auf Rechnung. Du lieferst zuerst und wirst später bezahlt, üblicherweise in 14 bis 30 Tagen. Du finanzierst deine Kunden, also gehören Konditionen und Mahnungen zur Arbeit und sind kein Verwaltungsanhängsel.
• Du bist Lieferant. Dein Kaffee wird unter fremdem Namen ausgeschenkt, auf einer Maschine, die dir nicht gehört, von Leuten, die du nicht eingestellt hast. Du wirst mindestens so sehr an Verlässlichkeit gemessen wie an der Röstung.

Was es nicht ist: Distribution. An einen Großhändler zu verkaufen, der an Cafés weiterverkauft, ist ein anderes Geschäft mit anderen Margen. Und es ist kein Einzelhandel mit größeren Tüten — der Vergleich am Ende dieses Ratgebers lohnt sich, bevor man das Gegenteil annimmt.

Wer Großhandelskaffee kauft

Die Volumina sind Arbeitsspannen für einen europäischen Einzelbetrieb, kein Richtwert. Zähle Getränke, statt dich darauf zu verlassen: 1 kg ergibt etwa 55 Doppelte bei 18 g, ein Café mit 100 Espressogetränken am Tag an sechs Tagen braucht also rund 11 kg pro Woche.

Fast alle Röstereien fangen mit Cafés an und entdecken den Rest zufällig. Der Rest verdient Absicht: Restaurants und Hotels kaufen in anderen Zyklen und mit anderen Entscheidern, und Büros sind der leiseste wiederkehrende Umsatz der Branche. Siehe Kaffee für Restaurants, Hotels und Büros.

Wie das Geld läuft

Verfolge ein Kilo den ganzen Weg, mit dem Beispiel, das sich durch diese Ratgeber zieht.

1. Rohkaffee, geliefert: 7,20 € pro Kilo. Nicht der Börsenpreis aus den Nachrichten — der ist ein Preis für ein gedachtes Handelslot. Deiner trägt Differenzial, Fracht, gegebenenfalls Zoll, Importeursmarge und Lagerung. Siehe Rohkaffeepreise pro Kilo.
2. Der Röstverlust nimmt etwa 15%. Aus einem Kilo Rohkaffee werden rund 850 g geröstet, der Rohkaffee in einem gerösteten Kilo kostet also 8,47 €. Miss deinen: Röstverlust-Rechner.
3. Verpackung, Arbeit, Lieferung und Gemeinkosten dazu und du landest bei rund 10,91 € pro geröstetem Kilo, in der Tüte, an der Tür.
4. Verkauf zu 18,20 € pro Kilo netto. Das sind 7,29 € Rohertrag, eine Marge von rund 40%. Bau deine eigene Zahl mit dem Preisrechner.
5. Das Café zahlt etwa 0,33 € für den Kaffee in einem Doppelten bei 18 g, verkauft das Getränk für 3,00 € und hat damit rund 11% des Kartenpreises im Kaffee, vor Milch, Becher und Arbeit. Der Kosten-pro-Tasse-Rechner macht das mit deinen Zahlen.

Zwei Folgen ergeben sich daraus, und beide wiegen schwerer, als sie aussehen. Erstens: Bei 8 kg pro Woche ist ein Kunde rund 253 € Rohertrag im Monat wert, und daran gehört jede Entscheidung über Rabatte, Besuche und Technik gemessen. Zweitens: Eine Preisänderung von 1 € pro Kilo sind für das Café weniger als zwei Cent pro Getränk und für dich 416 € im Jahr — die Asymmetrie im Kern von gegen eine günstigere Rösterei bestehen und von Preise erhöhen.

Die Großhandelswoche

Jede Rösterei fährt eine Fassung davon, ob sie aufgeschrieben ist oder nicht. Sie aufzuschreiben ist der größte Teil dessen, was elf zufällige Kunden in ein Geschäft verwandelt.

Die beiden Bruchstellen liegen an den Enden. Bestellungen per Nachricht, E-Mail, Telefon und persönlich heißt, die Woche beginnt mit einer Stunde Abtippen und dem dauerhaften Risiko, eine zu übersehen — siehe Cafés, die per Nachricht bestellen. Und Tage nach der Lieferung zu fakturieren schiebt die Zahlung um dieselben Tage, die billigste Liquiditätsverbesserung, die die meisten Röstereien haben.

Die Mitte ist Arithmetik: Bestätigte Kilo werden Chargen und Maschinenstunden, und der nötige Rohkaffee folgt daraus. Der Röstplan-Rechner macht die Woche; Rohkaffee für den Großhandel einkaufen macht die Monate.

Die Konditionen, die du festlegen musst

Sieben Entscheidungen. Triff sie einmal, schreib sie auf und wende sie auf alle an — die Alternative ist, sie jedes Mal neu zu treffen, schlecht, unter Druck, Kunde für Kunde.

Preisliste und Volumenstaffeln

Was jeder Kaffee netto pro Kilo kostet und ab welcher Wochenmenge der Preis sinkt. Als Blatt veröffentlicht, nicht im Gespräch zitiert: Preislisten-Vorlage.

Mindestbestellung

Die kleinste Lieferung, die sich lohnt. Unter etwa 3 kg auf einer Route frisst die Lieferung die Marge.

Bestellschluss und Liefertage

Die Frist, die dir eine Röstplanung erlaubt, und der Tag, an dem der Kaffee ankommt. Beides fest, beides veröffentlicht: Bestellschluss und Vorlaufzeit.

Lieferkosten

Was es unter deiner Freigrenze kostet. Ein Stopp für 12 € sind 0,74 € pro Kilo bei 16 kg und 2,78 € pro Kilo bei 4,3 kg — das ganze Argument für eine Mindestmenge.

Zahlungsziel

14 oder 30 Tage, je Kunde, mit einem Kreditlimit für neue. Hier scheitern Großhandelsbetriebe tatsächlich: Cafés, die zu spät zahlen.

Technik

Ob du verkaufst, verleihst oder vermittelst, und auf welchem Papier. Technik verkaufen und Leihverträge.

Kündigung und Ausstieg

Wie jede Seite beendet, was mit Geräten passiert, und wie viel Frist eine Preisänderung braucht. Niemand will das am Anfang besprechen, und alle wünschten, sie hätten es getan. AGB-Vorlage.

Was beide Seiten einander schulden

Kein Vertrag — eine Erwartung. Sie früh laut auszusprechen ist eines der billigsten Dinge, die eine Rösterei tun kann, denn fast jeder Kunde, der schlecht endet, endet an einem dieser Punkte.

Die Fassung für das Café, die eine Rösterei einem Interessenten schicken kann, ist was ein Café erwarten darf.

Wie Kunden gewonnen werden

Fast ausschließlich persönlich und am Telefon. Eine kurze Liste von Cafés, die zu deinem Kaffee, Volumen und deiner Route passen; ein Besuch zu einer ruhigen Stunde; zwei Kaffees mit Röstdatum und Rezeptkarte dagelassen; ein Anruf an dem Tag, den du genannt hast; ein Cupping oder eine klar begrenzte Testphase; dann die erste Bestellung. Etwa zwölf Erstbesuche ergeben einen Kunden, also zwei bis drei Besuche pro Woche für zehn Kunden im Jahr.

E-Mail stützt diesen Prozess und ersetzt ihn nicht. Das Detail steht in Großhandelskunden gewinnen, die Arithmetik in eine Vertriebspipeline für die Rösterei, die Nachrichten in E-Mails an deine Cafés, und die Seite, die arbeitet, während du röstest, in die Großhandelsseite auf deiner Website.

Wie Kunden verloren gehen

Selten mit Ansage. Grob nach Häufigkeit:

1. Die Person, die einstellen konnte, ist weg. Der Kaffee wird schlechter, ohne dass jemand etwas geändert hätte. Schulung ist die Antwort, und die laminierte Karte mehr als die Sitzung.
2. Service-Abdrift. Zwei verspätete Lieferungen, ein unbeantworteter Anruf, eine Preisänderung, die als Rechnung ankam.
3. Ein günstigeres Angebot, in einem Moment, in dem sie sonst nichts an dich band. Meist das Symptom, selten die Ursache.
4. Das Café selbst hat sich geändert. Neuer Inhaber, neues Konzept, geschlossen. Nichts zu reparieren, aber gut, es früh zu wissen.
5. Du hast einen schlechten Kunden laufen lassen. Preis unter Kosten, nie bezahlte Rechnungen, drei Besuche im Monat für vier Kilo.

Das nützliche Muster: Fast alle zeigen sich im Bestellrhythmus, bevor sie sich in einem Gespräch zeigen — spätere Bestellungen, kleinere Körbe, eine ausgelassene Woche. Darum geht es in Kunden erkennen, die still werden, und es ist das billigste Wachstum überhaupt, denn ein gehaltener Kunde ist einer, den du nie wieder gewinnen musst.

Was ihn vom Einzelhandel unterscheidet

Deshalb passen Einzelhandelswerkzeuge schlecht in den Großhandel. Ein Checkout ist für einen Fremden gebaut, der jetzt zahlt, nicht für einen bekannten Betrieb, der jeden Dienstag dasselbe auf Rechnung bestellt: Shopify für den Kaffeegroßhandel.

Fünf Zahlen, die du von Anfang an kennen solltest

1. Deine Kosten pro geröstetem Kilo, inklusive Röstverlust, Verpackung, Arbeit, Lieferung und Gemeinkosten.
2. Rohertrag pro Kilo, und damit, was ein durchschnittlicher Kunde im Monat einbringt.
3. Kilo pro Woche je Kunde, aus drei Monaten echter Bestellungen statt aus Versprechen.
4. Der Anteil deines größten Kunden am Buch. Über etwa einem Fünftel bestimmt ein Café dein Jahr. Wie viele Kunden du brauchst.
5. Tage bis zum Geldeingang, tatsächlich statt vereinbart.

Fragen von Röstereien

Was ist Kaffeegroßhandel?

Gerösteten Kaffee zu einem Händlerpreis an einen Betrieb zu verkaufen, der ihn ausschenkt oder weiterverkauft — ein Café, eine Bäckerei, ein Restaurant, ein Hotel, ein Büro oder einen Laden — und nicht an die Person, die ihn trinkt. Verkauft wird üblicherweise pro Kilo netto, zu vereinbarten Zahlungszielen, mit einem Liefertag und einer Mindestmenge, und die Beziehung wiederholt sich wöchentlich oder zweiwöchentlich statt ein einmaliger Verkauf zu sein.

Wie funktioniert die Preisbildung im Kaffeegroßhandel?

Du baust einen Kilopreis aus den Landekosten des Rohkaffees, dem Röstverlust, der Verpackung, der Arbeit, der Lieferung und den Gemeinkosten und legst die nötige Rohertragsmarge darauf — im Spezialitätenbereich üblicherweise 35 bis 50%. Volumenstaffeln belohnen Cafés, die mehr pro Woche nehmen. Beispiel: 10,91 € Herstellkosten, verkauft zu 18,20 €, also 7,29 € Rohertrag pro Kilo und rund 40% Marge.

Wie viel Kaffee kauft ein Café pro Woche?

Das schwankt stärker als jede andere Zahl im Großhandel. Zähle Getränke statt zu schätzen: Ein Café mit 150 Espressogetränken am Tag bei einem 18-g-Doppel und sechs Tagen Woche braucht rund 16 kg. Ein ruhiges Café mit 40 am Tag braucht etwa 4 kg. Plane mit dem, was ein Kunde in den ersten drei Monaten bestellt, nicht mit dem, was er angekündigt hat.

Welche Marge macht ein Café mit Großhandelskaffee?

Eine große, und deshalb steht Kaffee auf jeder Karte. Bei 18,20 € pro Kilo kostet das Café der Kaffee in einem 18-g-Doppel etwa 0,33 €. In einem Flat White zu 3,00 € sind das rund 11% des Kartenpreises, vor Milch, Becher und Arbeit. Es heißt auch: eine Erhöhung um 1 € pro Kilo sind weniger als zwei Cent pro Getränk.

Wie unterscheidet sich Großhandel vom Einzelhandel?

Weniger Kunden, jeder viel größer, jeder kauft alle ein bis zwei Wochen wieder, und auf Rechnung. Das ändert alles: Einen Kunden zu verlieren wiegt schwer, ein still gewordener Kunde ist ein echtes Problem, du wirst an Verlässlichkeit ebenso gemessen wie am Kaffee, und du trägst das Risiko, bezahlt zu werden. Es ist eine Lieferbeziehung, keine Folge von Verkäufen.

Was braucht eine Rösterei vor dem ersten Großhandelskunden?

Eine Preisliste, die du vertreten kannst, schriftliche Konditionen, einen Liefertag und einen Bestellschluss, die du halten kannst, genug Röstkapazität, um den Kunden aufzunehmen, ohne die Einzelhandelswoche zu sprengen, und eine Art zu fakturieren. Nichts davon muss aufwendig sein, aber alle fünf müssen vor der ersten Lieferung existieren und nicht nach dem ersten Streit.

Wo Order Book hineinpasst

Order Book ist der Schreibtisch, der die Woche oben führt. Bestellungen kommen an einem Ort an — jedes Café hat sein eigenes Konto, ohne Passwort, zu seinen Preisen mit der gewohnten Bestellung ganz oben, in seiner Sprache — und bestätigte Bestellungen werden zum Röstplan, zur Kommissionierliste und zu den Lieferscheinen. Kataloge, Kundenpreise, Staffeln, Mindestmengen, Lieferkosten und Bestellschluss stellst du einmal ein, statt sie je Kunde zu erinnern.

Der von Hand schwer machbare Teil ist der Rhythmus. Jedes Café wird an seinem eigenen Bestellmuster und seiner Korbgröße gemessen, und die langsamer werdenden stehen montags auf einer Anrufliste, bevor sie irgendetwas gesagt haben — was, angesichts dessen, wie Kunden wirklich verloren gehen, der Unterschied zwischen einem Anruf und einer Obduktion ist.

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