Brandplan-calculator

Kort antwoord. Reken van gebrande kilo's terug naar groen, nooit andersom. Groen per week = gebrand nodig ÷ (1 − brandverlies) × (1 + buffer). Deel door je batchgrootte voor het aantal batches, door je branddagen voor batches per dag, en vermenigvuldig met de cyclustijd voor de uren aan de machine. 220 kg gebrand per week bij 15% verlies met een buffer van 10% is 285 kg groen: 24 batches van 12 kg, twaalf op elk van twee branddagen, iets meer dan drie uur branden per dag. Dertien weken daarvan is 3.700 kg groen, oftewel 62 zakken van 60 kg.

De calculator

Vul de gebrande kilo's in die je cafés in een gewone week bestellen, niet in je beste week. De standaardwaarden zijn het rekenvoorbeeld verderop: 220 kg gebrand per week, 15% brandverlies, batches van 12 kg, 16 minuten per batch, twee branddagen van acht uur, en een buffer van 10%.

Batchgrootte is het groene gewicht dat je laadt, niet wat eruit komt. Op een brander van 15 kg is 12 kg groen voor de meeste branders een volle batch: de nominale capaciteit is een maximum voor dichte koffie, en de meeste branderijen draaien ergens tussen 70 en 85% daarvan. Cyclustijd is de hele batch: branden, koelen, lossen en de volgende laden, dus 15 tot 20 minuten voor een trommelmachine, niet de 11 minuten op het profiel.

De rekensom, uitgeschreven

Elke regel van de calculator is één vermenigvuldiging of één deling. Je kunt het hele ding in een spreadsheet houden, en veel branderijen doen dat ook.

• Gebrand per week, met buffer = gebrand nodig × (1 + buffer)
• Groen per week = gebrand nodig ÷ (1 − brandverlies) × (1 + buffer)
• Batches per week = groen per week ÷ batchgrootte, naar boven afgerond
• Batches per branddag = batches per week ÷ branddagen, naar boven afgerond
• Branduren per branddag = batches per branddag × cyclusminuten ÷ 60
• Gebrand per branddag = batches per branddag × batchgrootte × (1 − brandverlies)
• Groen voor n weken = groen per week × n, en ÷ 60 voor zakken

Twee dingen in dat rijtje zijn het hardop zeggen waard. Je deelt door één min het verlies, je vermenigvuldigt niet met het verlies: 220 kg bij 15% verlies vraagt 258,8 kg groen, niet 253. En batches worden naar boven afgerond, want een halve batch kun je niet branden. Drieëntwintig en een beetje batches zijn vierentwintig batches, en die extra drie kilo groen is een deel van de reden dat de buffer bestaat.

Gebrande koffie nodig per week

De kilo's die je cafés echt afnemen, uit bevestigde en vaste bestellingen, niet het totaal dat je boekhoudprogramma over vorige maand meldt. Verderop meer daarover.

Brandverlies

Ook krimp genoemd: het gewicht dat de koffie verliest als het water eruit gaat. Twaalf tot achttien procent dekt het meeste specialty branden, met lichtere filterbranden onderin dat bereik en donkerder espresso bovenin. Gebruik je eigen cijfer, gemeten over een paar weken echte batches, en gebruik een ander cijfer per koffie als je profielen zo ver uit elkaar liggen.

Batchgrootte

Groen erin. De nominale trommelcapaciteit is een plafond dat op dichte koffie is gezet, dus 12 kg op een trommel van 15 kg en 25 kg op een trommel van 30 kg zijn gewone werkbatches. Grote naturals en laagdichte hooglandpartijen nemen meer ruimte per kilo in, en sommige branders verlagen daarvoor het laadgewicht.

Cyclustijd

Van lossen tot lossen. Branden plus koelen plus de koelbak legen plus de trommel weer op laadtemperatuur krijgen. Heb je het nooit geklokt, klok dan een hele branddag en deel, in plaats van te gokken op basis van de lengte van het profiel.

Branddagen en beschikbare uren

Op welke dagen je brandt en hoe lang degene aan de machine daar echt kan staan. Acht uur in de praktijk is geen acht uur branden; zie het rekenvoorbeeld.

Buffer

Monsters voor prospects, retailzakken, de marktkraam, batches die misgaan, en het café dat na de besteldeadline belt. Tien procent is een redelijk beginpunt. Draai je een gastkoffieprogramma of stuur je veel monsters, dan ligt het hoger.

Een rekenvoorbeeld: 220 kg per week op twee branddagen

Een branderij met een stuk of twintig groothandelsklanten neemt 220 kg bevestigde gebrande koffie per week af. Ze brandt op een machine van 15 kg in batches van 12 kg, 16 minuten per batch, op maandag en woensdag, en telt er 10% bij op voor monsters, retail en uitval.

Drie uur twaalf is het branden. De branddag is geen drie uur twaalf. Tel er dertig tot vijfenveertig minuten opwarmen bij op voor de eerste lading, de tijd om vierentwintig batches groen af te wegen, de profielwissels tussen koffies, de kafbak legen, verpakken, etiketteren en schoonmaken. Op dit plan is een branddag een comfortabele ochtend, en dat is precies de bedoeling: het plan hoort binnen de dag te passen, met ruimte voor het ding dat misgaat.

De volgorde van de batches telt net zo zwaar als het aantal. Zet batches van dezelfde koffie achter elkaar zodat je zo min mogelijk van profiel wisselt, en leg de dag zo neer dat de laadtemperatuur klimt in plaats van heen en weer schiet, want een trommel warmt sneller op dan hij afkoelt. Vierentwintig batches over vier koffies is een rustige dag. Vierentwintig batches over elf koffies is dat niet, ook al zegt de calculator hetzelfde.

Om dezelfde kilo's in geld om te zetten: de calculator groothandelsprijs koffie brengt groene prijs, brandverlies, verpakking en arbeid naar een prijs per kilo, en hoeveel groothandelsklanten je nodig hebt rekent terug van een brutowinstdoel naar het aantal cafés en de kilo's die daarbij horen.

Plan vanuit bevestigde bestellingen, niet vanuit het totaal van vorige maand

Het totaal van vorige maand is een gemiddelde van klanten die elk hun eigen kant op bewegen, en gemiddelden verbergen precies wat een brandplan moet weten. Een boek dat vorige maand 950 kg deed, kan één café 40 kg omhoog en een ander 40 kg omlaag zijn, of het kan één café zijn dat stilletjes is gestopt met bestellen terwijl een nieuw café begon. Brand tegen het gemiddelde en je komt tekort in de week dat het nieuwe café zijn volle bestelling doet, en houd je over in de week dat het stille café overslaat.

Plan vanuit drie lagen, in deze volgorde:

1. Bevestigde bestellingen voor deze leverronde. Die zijn zeker. Dat is het plan.
2. Vaste bestellingen die niet zijn overgeslagen. Die zijn bijna zeker, en daar kun je ook groene koffie tegen inkopen.
3. De buffer, voor al het andere: monsters, retail, uitval, en de klant die na de besteldeadline bestelt.

Dit is de praktische reden om een besteldeadline te hebben. Een deadline is geen administratieve netheid; het is het moment waarop het brandplan ophoudt een prognose te zijn en een lijst wordt. Zonder deadline begint elke branddag met een gok en eindigt hij met een tekort of met een schap koffie dat niemand heeft besteld.

Let bij de tweede laag op slijtage. Een vaste bestelling die nooit wordt overgeslagen maar stilletjes kleiner wordt, of een klant die van elke week naar elke negen dagen is gezakt, verandert je basislijn voordat hij je totaal verandert. Dat is het hele argument om elke klant tegen zijn eigen ritme te meten in plaats van naar het maandcijfer te kijken.

Een brandplan en een brandschema zijn niet hetzelfde

De twee woorden worden door elkaar gebruikt en ze beantwoorden verschillende vragen.

Het brandplan

Wat er moet bestaan, en wanneer. Zoveel kilo van elke koffie, uitgedrukt in hele batches, nodig voor de levering van dinsdag en die van donderdag. Het komt bij de besteldeadline uit het orderboek, en het wordt tegen twee dingen gecheckt: de groene koffie die je hebt, en de leverdagen die het moet voeden.

Het brandschema

De volgorde waarin die batches door de machine gaan, op welke brander, met wie aan de knoppen. Het wordt op de brandochtend uit het plan gemaakt, en het wordt gecheckt tegen de klok en de profielwissels. Een ritlijst is het schema op papier, met een regel per batch om af te vinken en een kolom voor het werkelijke losgewicht.

Ze uit elkaar houden is wat je in staat stelt de vraag van een café te beantwoorden zonder de week opnieuw te plannen. "Kun je er 6 kg bij doen voor donderdag?" is een schemavraag als de groene koffie er al ligt en de dag ruimte heeft: een halve batch, al binnen de buffer. Het is een planvraag als het een extra batch betekent van een koffie waarvan je nog twee kilo groen hebt. Wie de telefoon opneemt, hoort te kunnen zien wat van de twee het is, en dat betekent meestal dat het plan ergens anders moet staan dan in het hoofd van de brander.

Noteer het werkelijke losgewicht per batch op de ritlijst. Over een paar weken geeft dat je je echte brandverlies per koffie, en dat is de invoer waar deze calculator het gevoeligst voor is en waar de meeste branderijen naar zitten te gokken.

Wat het plan breekt, en hoeveel speling je houdt

Een brandplan dat alleen werkt als er niets verandert, is geen plan. Vier dingen breken het regelmatig:

• Eén grote klant verzet zijn besteldag. Een klant die 30 kg afneemt en van de dinsdagronde naar de donderdagronde schuift, verplaatst 12% van de week uit het rekenvoorbeeld tussen twee branddagen: zo'n drie batches uit de ene dag en in de andere. Aan het weektotaal verandert het niets, en daarom is het onzichtbaar op een maandrapport en pijnlijk op een woensdag.
• Een gastkoffie. Een kleine partij, een onbekend profiel, een extra wissel, en meestal een paar proefbatches voordat het goed zit. Reken het in de buffer en in de dag, niet alleen in de groene koffie. De gids over gastkoffie heeft de groene rekensom voor een rotatie.
• Een machineservice. Een jaarlijkse beurt, een branderstoring of een motor haalt een hele branddag weg. Op twee branddagen per week is dat de helft van je capaciteit voor die week, en de koffie moet er nog steeds uit.
• Een zieke brander. In de meeste kleine branderijen brandt één persoon. Kan niemand anders de machine draaien, dan is één telefoontje om zeven uur 's ochtends hetzelfde als een machinestoring.

De speling die alle vier opvangt is geen getal, het zijn er twee. Houd ongeveer 10% van de kilo's van de week in de buffer — daar is de bufferinvoer van de calculator voor — en houd ongeveer een derde van elke branddag ongeboekt. In het rekenvoorbeeld betekent dat plannen voor twaalf batches op een dag die er achttien of twintig aan zou kunnen. Dan wordt een verzette besteldag opgevangen door de dag die ruimte heeft, en kan een verloren branddag op de volgende worden ingehaald in plaats van een mail aan twintig cafés te worden.

De late grote bestelling is degene om over na te denken vóórdat hij komt. Een brander vroeg in het onderzoek van Fresh Cup onder dertig branders, augustus 2026 aan cafés om te begrijpen dat "als je een grote bestelling doorbelt en hem dezelfde dag wilt, dat voor beide kanten lastig kan zijn". Van tevoren beslissen wat je op zo'n telefoontje zegt, en wat het je kost, is makkelijker dan om half vijf beslissen.

Hoeveel groene koffie je aanhoudt, en wat dat aanhouden kost

Groene koffie is het grootste bezit van een kleine branderij en het traagste om in geld om te zetten. Ze wordt gekocht op contracten die maanden voor verscheping worden gesloten en betaald lang voordat een café er een zak van bestelt; een brander vertelde Fresh Cup dat het geld "zes maanden tot een jaar voordat je je bestelling ooit krijgt" al uit is. Elke week dekking op de vloer is geld dat niet op de bank staat en dat je nergens anders aan kunt uitgeven.

Hier is de 284,7 kg per week uit het rekenvoorbeeld, bij vier niveaus van dekking, met het geld tegen € 9,00 per kilo groen:

Groen per week = 220 × 1,10 ÷ 0,85 = 284,7 kg. Zakken naar boven afgerond. € 9,00 per kilo is een illustratie, geen marktprijs; gebruik je eigen ingekochte kostprijs.

Zes maanden dekking is voor deze branderij zo'n € 67.000 op de vloer. Daarom hebben veel branderijen hun contracten voor groene koffie ingekort, van zes maanden dekking naar drie of vier. Kortere dekking is niet vanzelf beter: het betekent vaker kopen tegen wat de markt op dat moment doet, en het betekent dat de partij die je lekker vond weg kan zijn. Wat het wel doet, is minder geld in de waagschaal leggen tegen een boek dat kan veranderen, en dat is de angst die branders er onomwonden bij noemen — dat een café afhaakt of stopt met kopen en jij met groene koffie blijft zitten die je niet kwijt kunt.

Nog twee dingen duwen dezelfde kant op. Groene koffie veroudert wel degelijk: een partij die een jaar vóór gebruik is gekocht, smaakt tegen het eind van het contract als past crop, dus lange dekking op een fijne washed koffie kost je in de kop én in geld. En de koffie die je hebt gekocht is al een weddenschap dat je boek dezelfde vorm houdt. Is één klant 30% van je groothandel, dan is dertien weken groene koffie die daartegen is gekocht dertien weken concentratierisico; de pagina over klantconcentratie werkt uit hoe een gezonde spreiding eruitziet.

Gebrande voorraad is het omgekeerde probleem en is geen oplossing voor dit probleem. Espresso wil een paar dagen rust en is meestal binnen drie of vier weken op zijn best, dus een schap gebrande koffie veroudert terwijl je ernaar kijkt. Houd groen aan, brand volgens het plan.

Hoe een vaste bestelling de rekensom verandert

Een vaste bestelling is het deel van de week waar je groene koffie tegen kunt inkopen, en het is de grootste verbetering die je in deze berekening kunt aanbrengen. Het maakt van een prognose een basislijn.

Neem het rekenvoorbeeld nog eens en stel dat 150 van de 220 kg uit vaste bestellingen komt die cafés zelf instellen en kunnen overslaan of pauzeren. Dan is 68% van de week vooraf bekend. De groene koffie daarachter is 150 × 1,10 ÷ 0,85 = 194,1 kg per week, oftewel 2.524 kg over dertien weken: 43 zakken die je met droge ogen op een driemaandscontract kunt zetten. De resterende 70 kg per week koop je korter, in kleinere partijen, of uit de spotvoorraad van een importeur, waar je iets meer betaalt voor de flexibiliteit.

Een vaste bestelling die het café kan overslaan is nog steeds een veel betere prognose dan een gok, want een overslag is zichtbaar vóór de besteldeadline in plaats van als een gat in de week. Het instinct van de brander is om in plaats daarvan een volumetoezegging te vragen. Een toezegging in de voorwaarden is één route; een vaste bestelling die het café zelf beheert, met een deadline, geeft je meestal dezelfde voorspelbaarheid zonder de wrevel, en cafés gaan ermee akkoord omdat het ze het wekelijkse nabestellen scheelt.

Order Book plaatst geen vaste bestelling vanzelf: het café bestelt elke keer zelf vanuit zijn account, met zijn gebruikelijke bestelling bovenaan, of jij zet een concept klaar dat het met één tik bevestigt.

Splits het plan zoals je de groene koffie splitst: contracteer tegen de basislijn, koop de bovenste laag kort. Dan kost een vertrekkend café je een klant, geen container.

Wanneer je een branddag toevoegt in plaats van een langere dag

Een langere dag is goedkoper dan nog een dag, tot het moment dat het dat niet meer is. Opwarmen, afwegen, schoonmaken en de kafbak zijn een vaste kost per branddag, misschien een uur dat geen koffie oplevert, dus een derde dag toevoegen voor twee extra batches kost geld en goodwill. Voeg eerst uren toe.

Voeg een dag toe als een van deze dingen waar is:

• Het plan vraagt meer dan ongeveer zes uur echt branden op één dag. Dat is een dag van negen uur zodra je alles eromheen meetelt, en de laatste batches van een lange dag zijn de batches die een vermoeide brander ontglippen.
• Eén leverdag draagt meer dan ongeveer de helft van de kilo's van de week. Het branden splitsen zodat het bij de leveringen past is wat er versere koffie in de doos krijgt, niet meer totale capaciteit.
• Eén storing zou de week wegvagen. Drie branddagen betekent dat een verloren dag je een derde van de week kost, niet de helft.
• Versheid is een verkoopargument dat je gebruikt. Op maandag branden voor een levering op donderdag is een ander product dan op maandag branden voor de dinsdag daarna.

De rekensom is allebei de kanten op makkelijk te controleren. In het rekenvoorbeeld zijn 24 batches over twee dagen twaalf per dag en 3,2 uur aan de machine; over drie dagen is het acht per dag en 2,1 uur, met elke levering dichter op zijn brand. Over één dag is het 24 batches en 6,4 uur branden, wat een volle en starre dag is met nergens ruimte voor een machinestoring. Zet je eigen cijfers in de calculator en lees de regel over passen: dat is de enige uitkomst die je ronduit vertelt dat de week niet werkt.

Voeg je een dag toe, zet hem dan in de agenda voordat je hem nodig hebt en vertel het de cafés op die ronde. Een leverdag die twee keer per maand verschuift, kost je meer vertrouwen dan een late bestelling je geld kost.

Vragen die branders stellen

Hoeveel groene koffie heb ik nodig voor 100 kg gebrande koffie?

Ongeveer 118 kg bij 15% brandverlies, want groen = gebrand ÷ (1 − verlies). Bij 12% verlies is het 114 kg en bij 18% 122 kg. Tel er een buffer bij op voor monsters, retailzakken, uitval en het café dat te laat bestelt: met 10% erbovenop heb je voor 100 kg gebrand ongeveer 129 kg groene koffie nodig.

Hoeveel batches per uur haalt een trommelbrander?

Drie of vier achter elkaar, zodra de machine op temperatuur is. Een batch is grofweg 10 tot 14 minuten branden plus koelen, lossen en de volgende laden, dus 15 tot 20 minuten per cyclus. Opwarmen, groene koffie afwegen, het profiel wisselen tussen koffies en de kafbak legen zitten niet in dat getal, en daarom duurt een branddag altijd langer dan het branden.

Welke batchgrootte gebruik ik op een brander van 15 kg?

Tussen ongeveer 10,5 en 12,75 kg groene koffie, oftewel 70 tot 85% van de nominale capaciteit van de trommel. Die capaciteit is een maximum voor dichte koffie, geen streefwaarde. Ga je ver onder de helft zitten, dan houdt de trommel te veel warmte vast voor de hoeveelheid koffie erin, en wordt de brand lastig te sturen en lastig te herhalen.

Hoever vooruit moet een branderij groene koffie inkopen?

Koop het volume dat je kunt overzien, zo lang als je het kunt overzien. Veel branderijen hebben hun contracten voor groene koffie teruggebracht van zes maanden dekking naar drie of vier, omdat het geld en het risico dat een café vertrekt allebei bij de branderij liggen. Contracteer tegen bevestigde en vaste bestellingen, en koop de rest in kortere partijen of uit de spotvoorraad van een importeur.

Moet een branderij op bestelling branden of op voorraad?

Brand de groothandel op bestelling, tegen het brandplan dat de besteldeadline oplevert, en houd alleen voorraad van de huisblend, en dan nog maar voor een paar dagen. Gebrande koffie veroudert op een manier waarop groene koffie dat niet doet: espresso wil een paar dagen rust en is meestal binnen drie of vier weken op zijn best. Voorraad die op je eigen schap veroudert, is geld dat je twee keer uitgeeft.

Wanneer voegt een branderij een branddag toe in plaats van een langere dag?

Als het plan meer dan ongeveer zes uur echt branden op één dag vraagt, als één leverdag meer dan de helft van de kilo's van de week draagt, of als één machinestoring de hele week zou wegvagen. Een branddag heeft een vaste kost aan opwarmen en schoonmaken, dus voeg er geen toe voor twee extra batches.

Waar Order Book past

Order Book koopt of telt je groene koffie niet; deze pagina doet de rekensom en je importeur houdt de voorraad. Wat het wel doet, is de linkerkant ervan produceren. Bevestigde bestellingen sluiten bij de besteldeadline en worden het brandplan voor die ronde, gegroepeerd per koffie en uitgedrukt in de kilo's die je moet branden, en daarna de ritlijst voor de branddag, de picklijst voor de dozen en een pakbon per café. Elke koffie kan zijn groene prijs en brandverlies meedragen, zodat de inzichten de brutomarge tonen die je per koffie en per klant echt maakt, en een verandering in wat groene koffie je kost zichtbaar wordt waar je hem kunt zien.

Het telt de gebrande voorraad op de plank, maar houdt geen groene voorraad bij, en het houdt geen groene contracten of zakken in het magazijn bij. Heb je dat nodig, dan is dat een ander gereedschap.

Begin 30 dagen gratis, zonder kaart, of bekijk wat het kost.