Cómo llevar un programa de café invitado

Respuesta corta. Un programa de café invitado le da a tus cafeterías mayoristas un café por tiempo limitado, normalmente en un segundo molino o en la carta de filtro, mientras el espresso de la casa sigue igual. Rota cada cuatro a ocho semanas o por cosecha, pon precio a cada café desde su propio coste de verde, envía una ficha de receta y una nota de cata de una frase, avisa a las cafeterías con cuatro semanas de antelación y compra el verde para las cafeterías que participan.

¿Qué es un programa de café invitado?

Un programa de café invitado es un hueco en la carta de una cafetería que cambia con un calendario mientras todo lo demás sigue en su sitio. En una cafetería multitostador el invitado es el café de otra tostadora; en esta guía es el tuyo, un origen único rotativo que sirves a tus propias cafeterías mayoristas junto al espresso de la casa.

El hueco suele vivir en uno de tres sitios: un segundo molino de espresso al lado del café de la casa, la carta de filtro por lotes o v60, o la estantería de venta. Muchas cafeterías con un segundo molino lo usan para el descafeinado, para un invitado, o para los dos en días distintos.

¿Por qué llevar un programa de café invitado?

Un programa de invitado le da a tus cafeterías un motivo para quedarse contigo y un motivo para pedirte más. Cuando funciona, pasan tres cosas:

• Retención. Una cafetería que recibe algo nuevo de ti cada seis semanas tiene menos motivos para aceptar muestras de otro. Además, su personal habla contigo más a menudo.
• Tamaño de la cesta. El café invitado va además del espresso de la casa, no en su lugar, y suele tener un precio por kilo más alto.
• Personal y clientes. Monastery Coffee, una tostadora de Adelaida (Australia), describe su programa de invitados como una forma de enseñar a los habituales un origen que no han probado, de ayudar a una cafetería a distinguirse de la de al lado y de mantener al equipo interesado en lo que sirve.

¿Cómo puede un hueco de invitado costarte la cuenta?

El hueco de invitado es también la vía más fácil para que un competidor entre en tu cafetería. Otra tostadora ofrece una bolsa gratis para el segundo molino, al personal le gusta, se queda un segundo mes, y tu pedido de espresso de la casa empieza a encogerse. Nadie cancela nada. Esta es una de las formas más habituales en que se apagan las cuentas mayoristas: el ritmo se mantiene y la cesta cae.

Dos defensas. Llena tú el hueco antes de que lo llene otro, que es el sentido de esta guía. Y vigila el pedido de cada cafetería por producto: una cafetería que sigue pidiendo el espresso de la casa a tiempo pero ha dejado de comprar tu café invitado, o ha recortado el espresso un tercio, te está diciendo algo.

¿Qué formato de invitado conviene ofrecer?

Ofrece el formato que tus cafeterías puedan servir de verdad con el equipo y el personal que tienen. Casi todas las tostadoras llevan uno o dos de estos:

Un espresso de temporada es un cambio más suave de lo que parece. Mantén el papel de la mezcla igual —chocolate y cuerpo con leche— y cambia los componentes según llegan las cosechas, en lugar de lanzar un café distinto.

¿Cada cuánto debe rotar un café invitado?

Rota cada cuatro a ocho semanas, o cuando llegue una cosecha nueva. Cuatro semanas es más o menos el tiempo mínimo en el que el personal aprende un café y los habituales vuelven a por él; pasadas las ocho semanas, el invitado se ha convertido en el segundo café de la casa.

Las cafeterías que llevan invitados de varias tostadoras rotan mucho más rápido. Un artículo de Fresh Cup de 2014 de Yeekai Lim, dueño de Cognoscenti Coffee, un grupo de cafeterías multitostador de Los Ángeles, describía una rotación de cuatro o cinco tostadores con el café de la tolva cambiando cada día, sacado de doce tostadores repartidos en tres locales. En el otro extremo, Monastery Coffee dice que sus orígenes únicos cambian con los orígenes de temporada, más o menos cada tres a seis meses. Para una tostadora que abastece a sus propias cafeterías, un cambio cada seis a ocho semanas queda cómodamente entre los dos y da entre seis y nueve invitados al año.

¿Cómo se pone precio a un origen único invitado?

Ponle precio a cada café invitado desde su propio coste de verde, y luego enséñale a la cafetería lo que cuesta por bebida. Los orígenes únicos suelen costar más que el verde de tu mezcla de la casa, y un invitado con el precio del café de la casa se come tu margen en silencio.

Ejemplo desarrollado, con el método de la plantilla de tarifa de café mayorista: verde a 11,00 € el kilo con un 15 % de merma de tueste son 12,94 € de verde en cada kilo tostado. Suma 0,60 € de envasado y 0,90 € de mano de obra y el kilo cuesta 14,44 €. Con un margen objetivo del 40 %, eso es 14,44 € ÷ 0,60 = 24,07 €. Redondéalo a 24,50 €.

Ahora el lado de la cafetería. Un doble de 18 g del invitado a 24,50 € el kilo lleva 0,44 € de café, frente a los 0,33 € de un espresso de la casa a 18,20 €. Un goteo de 15 g cuesta 0,37 €. La diferencia es de 0,11 € por extracto, que es la razón por la que casi todas las cafeterías cobran un poco más por el invitado y aun así ganan más con él. La calculadora del coste del café por taza hace esto con cualquier receta.

Pon el invitado en la tarifa como una línea propia con una fecha de «disponible hasta», y no le des salto por volumen. Nadie compra 10 kg a la semana de un café de seis semanas.

¿Qué hay que enviar con cada café invitado?

Envía todo lo que el personal necesita para servirlo y venderlo sin llamarte. Para cada café:

• Una ficha de receta para espresso y filtro: dosis, salida, tiempo, temperatura del agua, una nota de molienda de partida y qué cambiar si sale ácido o amargo.
• Una frase que el personal pueda decir en la barra. «Un etíope lavado que sabe a melocotón y té negro» funciona. Cinco notas de cata no.
• Una tarjeta de origen para los clientes: productor o cooperativa, región, variedad, proceso, altitud y cosecha. Una tarjetita junto al molino responde a la pregunta antes de que la hagan.
• Las fechas: primer reparto, último pedido y qué viene después.
• Una bolsa de venta para la estantería, si la cafetería las vende, con el mismo nombre que en la carta.

¿Cómo se forma al personal para un cambio?

Forma el primer día que el café nuevo está en la barra, en persona o por vídeo, y convierte el cambio en una lista de comprobación. El mismo reportaje de Fresh Cup señala que pasar de un tostador a otro exige ajustes de extracción mayores que pasar de un origen a otro del mismo tostador, lo cual juega a tu favor: tus cafeterías ya conocen tu estilo de tueste.

1. Elige un día laborable tranquilo para el cambio, nunca un sábado.
2. Gasta lo que queda del invitado anterior y luego limpia el molino y la tolva.
3. Calibra desde la ficha de receta, prueba dos extractos, ajusta y apunta el punto de molienda en la ficha.
4. Explica la frase única a todo el turno.
5. Llama a la cafetería dos días después para preguntar cómo va.

¿Cuánto café verde hay que comprar para una rotación?

Compra para las cafeterías que se van a llevar el café, los kilos que gasta cada una a la semana y las semanas del hueco, y luego suma la merma de tueste. Ejemplo desarrollado:

Los 240 kg de verde dan 204 kg tostados, o sea 14 kg de margen. El truco útil es que la duración del hueco es tu colchón. Si solo se apuntan nueve cafeterías, 9 × 2,5 × 6 = 135 kg más 10 kg gastan 145 kg y sobran 59 kg; alarga el hueco a ocho semanas y 9 × 2,5 × 8 = 180 kg más 10 kg vuelven a ser 190 kg. Decide la duración cuando las cafeterías hayan confirmado, no cuando reservas el verde.

El tamaño de saco varía según el origen, normalmente 60 kg o 69–70 kg, así que consulta a tu importador antes de redondear. Si el lote es pequeño y bueno, dile a las cafeterías que es limitado; se venderá más rápido que un café que está siempre.

¿Con cuánta antelación hay que decir qué viene después?

Cuéntale a las cafeterías cuál es el siguiente café invitado cuatro semanas antes de que empiece, y pídeles que confirmen si se apuntan. Ese aviso es lo que hace posibles las cuentas del verde de arriba, y le da tiempo a la cafetería a planificar su pizarra. Basta con un mensaje corto:

«Nuestro próximo café invitado es un etíope lavado de la zona de Guji: melocotón, bergamota, té negro. Empieza el 5 de mayo y dura seis semanas, a 24,50 € el kilo. El guatemalteco termina el 2 de mayo. ¿Nos decís antes del 14 de abril cuántos kilos a la semana queréis?»

Manda la ficha de receta con el primer reparto, no con el anuncio. Nadie guarda un correo un mes.

Un calendario de café invitado para todo el año

Un año de seis huecos de dos meses, cada uno alineado con la llegada de los cafés, es un buen punto de partida para adaptar. Los tiempos de cosecha y llegada de esta tabla siguen la guía de cosechas y llegadas de Royal Coffee, que enumera los meses de llegada a su almacén de California; las llegadas a los importadores europeos se desplazan unas semanas, así que consulta la lista de tu propio importador antes de comprometerte.

La guía de Royal Coffee sitúa las llegadas a su almacén estadounidense de Perú y el sur de Colombia entre octubre y enero, y las de Costa Rica entre abril y junio. Sus gráficos de llegadas muestran Guatemala y Honduras llegando entre marzo y septiembre aproximadamente, Kenia entre junio y diciembre, y Etiopía, que solía llegar sobre todo entre mayo y septiembre, llegando más tarde en los últimos años. La cosecha de Brasil arranca por mayo y junio, así que su cosecha nueva encaja de forma natural para refrescar el espresso de otoño e invierno. Si los dos meses de un hueco son demasiado para el lote que compraste, parte el hueco y mete un segundo café.

¿Cómo piensan las cafeterías que llevan tostadores invitados?

Las cafeterías que compran cafés invitados a varias tostadoras quieren variedad, previsión y apoyo, y puede que tus cafeterías ya estén oyendo esas propuestas. Monastery Coffee le ofrece a las cafeterías su café para un fin de semana, una semana o un mes, con acceso a su tostador y a su equipo de formación, notas de control de calidad y material promocional. Ese es el paquete que otras tostadoras le están ofreciendo a tu cafetería: café, más la ayuda para servirlo bien.

El reportaje de Cognoscenti en Fresh Cup añade el lado logístico de la cafetería. Los pedidos fijos semanales con cada tostador les permitían a esos tostadores prever con semanas o meses de antelación, y el consejo de la cafetería a quien empieza era trabajar con dos tostadores al principio y no más de cinco por local, porque más se hace difícil de gestionar. La lección para una tostadora que abastece a sus propias cafeterías: haz tu programa de invitados tan organizado como esperaría la mejor cafetería multitostador, con fechas, fichas de receta y un pedido fijo, y una cafetería tendrá menos motivos para buscar fuera su segundo molino.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Qué es un programa de café invitado?

Un programa de café invitado es un hueco en la carta de una cafetería, normalmente un segundo molino o la carta de filtro, donde se sirve un café distinto durante un tiempo limitado mientras el espresso de la casa sigue igual. El café invitado puede venir del propio tostador de la cafetería, como origen único rotativo, o de otras tostadoras por turnos.

¿Cada cuánto debe rotar un café invitado?

Cada cuatro a ocho semanas funciona para casi todas las cafeterías mayoristas: lo bastante para que el personal aprenda el café y los habituales vuelvan a por él, y lo bastante corto para seguir siendo interesante. Las tostadoras que siguen las cosechas cambian de origen único según llegan las nuevas; Monastery Coffee, en Australia, dice que sus orígenes únicos cambian más o menos cada tres a seis meses.

¿Cómo se pone precio a un origen único invitado para cafeterías?

Ponle precio desde su propio coste de verde, no desde el de la mezcla de la casa. Por ejemplo: verde a 11,00 € el kilo con un 15 % de merma, 1,50 € de envasado y mano de obra y un margen objetivo del 40 % dan 24,07 € el kilo, redondeado a 24,50 €. Enséñale a la cafetería el coste por bebida: un extracto de 18 g de ese café cuesta 0,44 €, unos 0,11 € más que un espresso de la casa a 18,20 €.

¿Cuánto café verde hay que comprar para una rotación de café invitado?

Multiplica las cafeterías que participan por los kilos que gasta cada una a la semana y por las semanas del hueco, suma lo que necesitas para bolsas de tienda y muestras, y divide entre uno menos tu merma de tueste. Doce cafeterías a 2,5 kg por semana durante seis semanas, más 10 kg, son 190 kg tostados, o unos 224 kg de verde con un 15 % de merma: cuatro sacos de 60 kg.

¿Puede un hueco de café invitado costarle la cuenta a un tostador?

Sí. Un segundo molino es exactamente por donde entra otra tostadora en una cafetería: su café se pone de invitado, al personal le gusta, y el pedido de la casa se encoge. Llenar tú el hueco de invitado con tus propios cafés rotativos mantiene ese molino en tus manos, y vigilar la cesta de cada cafetería por categoría de producto enseña el momento en que tu parte empieza a caer.

Dónde encaja Order Book

En Order Book cada café invitado es un producto de tu catálogo con las fechas desde y hasta las que está disponible. Las cafeterías lo ven en su cuenta durante esa ventana, con su fecha de fin a la vista, y desaparece solo cuando termina el hueco, así que nadie pide el keniano en octubre. Para un lote corto hay además los lanzamientos: anuncias un café limitado, las cafeterías lo reservan y lo confirman el día del tueste.

El ritmo y el tamaño de la cesta se miden por cuenta. Una cafetería que empieza a pedir más tarde o menos, que es el cambio que provoca un tostador invitado de fuera, aparece marcada en tu lista de llamadas en vez de descubrirse al final del trimestre, y la lista de llamadas también señala una categoría que una cafetería nunca pide y la mayoría de tus cafeterías sí. Cada café puede llevar además su propio precio de verde y su merma de tueste, así que el margen de cada invitado aparece en los informes.

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