Monter un programme de café invité

Réponse courte. Un programme de café invité donne à vos cafés en gros un café à durée limitée, en général sur un deuxième moulin ou sur la carte filtre, pendant que l’espresso maison reste le même. Faites tourner toutes les quatre à huit semaines ou au rythme des récoltes, chiffrez chaque café à partir de son propre coût de vert, envoyez une fiche recette et une note de dégustation en une phrase, prévenez les cafés quatre semaines à l’avance, et achetez le vert pour les cafés participants.

Qu’est-ce qu’un programme de café invité ?

Un programme de café invité, c’est un créneau sur la carte d’un café qui change selon un calendrier pendant que tout le reste ne bouge pas. Dans un café multi-torréfacteurs, l’invité est le café d’une autre maison ; dans ce guide, c’est le vôtre : une origine tournante que vous fournissez à vos propres cafés en gros à côté de l’espresso maison. Les deux appellations circulent, « café invité » et l’anglais « guest coffee » ; c’est la même chose.

Le créneau se loge en général à l’un de ces trois endroits : un deuxième moulin à espresso à côté du café maison, la carte du filtre en batch ou à la main, ou l’étagère de vente. Beaucoup de cafés équipés d’un deuxième moulin s’en servent pour le décaféiné, pour un invité, ou pour les deux selon les jours.

Pourquoi monter un programme de café invité ?

Un programme invité donne à vos cafés une raison de rester chez vous et une raison de commander davantage. Trois choses se produisent quand cela marche :

• La fidélité. Un café qui reçoit du nouveau de votre part toutes les six semaines a moins de raisons de prendre les échantillons d’un autre. Son équipe vous parle aussi plus souvent.
• La taille du panier. Le café invité vient en plus de l’espresso maison, pas à sa place, et il est en général plus cher au kilo.
• L’équipe et les clients. Monastery Coffee, une torréfaction d’Adélaïde en Australie, présente son programme invité comme un moyen de faire découvrir aux habitués une origine qu’ils n’ont pas goûtée, d’aider un café à se distinguer de celui d’en face, et de garder l’équipe intéressée par ce qu’elle sert.

Comment un créneau invité peut-il vous coûter le client ?

Un créneau invité, c’est aussi la porte d’entrée la plus facile pour un concurrent. Une autre torréfaction propose un sachet gratuit pour le deuxième moulin, l’équipe l’aime, il reste un deuxième mois, et votre commande d’espresso maison commence à fondre. Personne n’a rien résilié. C’est l’une des façons les plus courantes dont les cafés s’éteignent : le rythme tient et le panier baisse.

Deux défenses. Remplissez le créneau vous-même avant qu’un autre ne le fasse, c’est tout l’objet de ce guide. Et surveillez la commande de chaque café par produit : un café qui commande toujours l’espresso maison à l’heure mais a cessé d’acheter votre café invité, ou a coupé l’espresso d’un tiers, est en train de vous dire quelque chose.

Quel format de café invité proposer ?

Proposez le format que vos cafés peuvent réellement servir avec le matériel et l’équipe qu’ils ont. La plupart des torréfactions en tiennent un ou deux :

Un espresso de saison est un changement plus doux qu’il n’y paraît. Gardez au mélange le même rôle — chocolat et corps dans le lait — et changez les composants à mesure que les récoltes arrivent, plutôt que de lancer un café différent.

À quelle fréquence faire tourner le café invité ?

Faites tourner toutes les quatre à huit semaines, ou à l’arrivée d’une nouvelle récolte. Quatre semaines, c’est à peu près le minimum pour qu’une équipe apprenne un café et que les habitués reviennent le chercher ; au-delà de huit semaines, l’invité est devenu le deuxième café maison.

Les cafés qui accueillent des invités de plusieurs torréfactions tournent bien plus vite. Un texte de 2014 publié par Fresh Cup et signé Yeekai Lim, propriétaire de Cognoscenti Coffee, un groupe de cafés multi-torréfacteurs à Los Angeles, décrit une rotation de quatre ou cinq torréfacteurs avec un café qui change de trémie tous les jours, puisé chez douze torréfacteurs répartis sur trois adresses. À l’autre bout, Monastery Coffee dit changer ses origines au rythme des saisons, tous les trois à six mois environ. Pour une torréfaction qui fournit ses propres cafés, un changement toutes les six à huit semaines se tient confortablement entre les deux et donne six à neuf invités par an.

Comment fixer le prix d’une origine invitée ?

Chiffrez chaque café invité à partir de son propre coût de vert, puis montrez au café ce qu’il coûte par boisson. Les origines coûtent en général plus cher que le vert de votre mélange maison, et un invité tarifé comme le café maison grignote discrètement votre marge.

Exemple chiffré, avec la méthode du modèle de tarif café en gros : du vert à 11,00 € le kilo avec 15 % de perte à la torréfaction fait 12,94 € de vert dans chaque kilo torréfié. Ajoutez 0,60 € d’emballage et 0,90 € de main-d’œuvre et le kilo coûte 14,44 €. À une marge visée de 40 %, cela fait 14,44 € ÷ 0,60 = 24,07 €. Arrondissez à 24,50 €.

Côté café maintenant. Une double de 18 g de l’invité à 24,50 € le kilo contient 0,44 € de café, contre 0,33 € pour un espresso maison à 18,20 €. Un filtre à la main de 15 g coûte 0,37 €. La différence est de 0,11 € par extraction : c’est pourquoi la plupart des cafés facturent l’invité un peu plus cher et gagnent quand même davantage dessus. Le calculateur du coût du café par tasse le fait pour n’importe quelle recette.

Mettez l’invité sur le tarif comme une ligne à part, avec une date de « disponible jusqu’au », et ne lui donnez pas de palier de volume. Personne n’achète 10 kg par semaine d’un café qui dure six semaines.

Que faut-il envoyer avec chaque café invité ?

Envoyez tout ce dont l’équipe a besoin pour le servir et le vendre sans vous appeler. Pour chaque café :

• Une fiche recette pour l’espresso et le filtre : dose, poids en tasse, temps, température d’eau, une note de mouture de départ, et quoi changer s’il sort acide ou amer.
• Une phrase que l’équipe peut dire à la caisse. « Une Éthiopie lavée qui a le goût de pêche et de thé noir » fonctionne. Cinq notes de dégustation, non.
• Une fiche d’origine pour les clients : producteur ou coopérative, région, variété, procédé, altitude et récolte. Une petite carte près du moulin répond à la question avant qu’elle soit posée.
• Les dates : première livraison, dernière commande, et ce qui vient ensuite.
• Un sachet de vente pour l’étagère, si le café en vend, avec le même nom que sur la carte.

Comment former l’équipe d’un café au changement ?

Formez le premier jour où le nouveau café est au comptoir, sur place ou en visio, et faites du changement lui-même une check-list. Le même article de Fresh Cup note que passer d’un torréfacteur à un autre demande des ajustements d’extraction plus grands que passer d’une origine à une autre chez le même torréfacteur, ce qui joue en votre faveur : vos cafés connaissent déjà votre style de torréfaction.

1. Choisissez un jour de semaine calme pour le changement, jamais un samedi.
2. Finissez le reste de l’ancien invité, puis nettoyez le moulin et la trémie.
3. Réglez à partir de la fiche recette, goûtez deux extractions, ajustez, notez le cran de mouture sur la fiche.
4. Donnez la phrase à tous ceux qui sont de service.
5. Appelez le café deux jours plus tard pour demander comment il tourne.

Combien de café vert acheter pour une rotation ?

Achetez pour les cafés qui prendront le café, les kilos que chacun consomme par semaine et le nombre de semaines du créneau, puis ajoutez la perte à la torréfaction. Exemple chiffré :

Les 240 kg de vert donnent 204 kg torréfiés, soit 14 kg de marge. L’astuce utile, c’est que la longueur du créneau est votre tampon. Si seuls neuf cafés s’inscrivent, 9 × 2,5 × 6 = 135 kg plus 10 kg font 145 kg et laissent 59 kg ; étirez le créneau à huit semaines et 9 × 2,5 × 8 = 180 kg plus 10 kg redonnent 190 kg. Fixez la durée après la confirmation des cafés, pas au moment où vous réservez le vert.

La taille des sacs varie selon l’origine, souvent 60 kg ou 69 à 70 kg : vérifiez auprès de votre importateur avant d’arrondir. Si le lot est petit et bon, dites aux cafés qu’il est limité ; il partira plus vite qu’un café toujours disponible.

Combien de temps à l’avance annoncer le suivant ?

Annoncez le prochain café invité quatre semaines avant son début, et demandez aux cafés de confirmer s’ils en sont. C’est ce préavis qui rend possible le calcul de vert ci-dessus, et il laisse à un café le temps d’organiser son ardoise. Un message court suffit :

« Notre prochain café invité est une Éthiopie lavée de la zone de Guji : pêche, bergamote, thé noir. Elle démarre le 5 mai et tient six semaines, à 24,50 € le kilo. Le Guatemala se termine le 2 mai. Pouvez-vous nous dire d’ici au 14 avril combien de kilos par semaine vous souhaitez ? »

Envoyez la fiche recette avec la première livraison, pas avec l’annonce. Personne ne garde un e-mail pendant un mois.

Un calendrier de café invité sur l’année

Une année en six créneaux de deux mois, chacun calé sur l’arrivée des cafés, fait une bonne base à adapter. Les récoltes et les arrivages de ce tableau suivent le guide des récoltes et arrivages de Royal Coffee, qui donne les mois d’arrivée à son entrepôt de Californie ; chez les importateurs européens, les arrivées diffèrent de quelques semaines, alors vérifiez la liste de votre importateur avant de vous engager.

Le guide de Royal Coffee situe les arrivées à son entrepôt américain du Pérou et du sud de la Colombie autour d’octobre à janvier, et du Costa Rica autour d’avril à juin. Ses tableaux d’arrivage montrent le Guatemala et le Honduras arrivant à peu près de mars à septembre, le Kenya de juin à décembre environ, et l’Éthiopie, dont le pic allait autrefois de mai à septembre, arrivant plus tard ces dernières années. La récolte du Brésil démarre vers mai et juin : sa nouvelle récolte convient naturellement pour rafraîchir l’espresso d’automne-hiver. Si les deux mois d’un créneau sont trop longs pour le lot que vous avez acheté, coupez le créneau en deux et passez un second café.

Comment raisonnent les cafés qui accueillent des torréfacteurs invités ?

Les cafés qui achètent des cafés invités à plusieurs torréfactions veulent de la variété, de la visibilité sur les volumes et du soutien, et vos cafés entendent peut-être déjà ces arguments. Monastery Coffee propose aux cafés son café pour un week-end, une semaine ou un mois, avec l’accès à son torréfacteur et à son équipe de formation, des notes de contrôle qualité et des supports de communication. C’est le paquet que d’autres torréfactions proposent à votre café : du café, plus l’aide pour bien le servir.

L’article sur Cognoscenti dans Fresh Cup ajoute le point de vue du café sur la logistique. Les commandes permanentes hebdomadaires passées à chaque torréfacteur leur permettent de prévoir des semaines ou des mois à l’avance, et le conseil du café à qui se lance était de travailler d’abord avec deux torréfacteurs, et pas plus de cinq par adresse, au-delà cela devient ingérable. La leçon pour une torréfaction qui fournit ses propres cafés : rendez votre programme invité aussi organisé que le meilleur café multi-torréfacteurs l’attendrait, avec des dates, des fiches recettes et une commande permanente, et un café aura moins de raisons d’aller voir ailleurs pour son deuxième moulin.

Questions que posent les torréfacteurs

Qu’est-ce qu’un programme de café invité ?

Un programme de café invité, c’est un créneau sur la carte d’un café — en général un deuxième moulin ou la carte filtre — où l’on sert un autre café pendant une durée limitée, tandis que l’espresso maison ne bouge pas. Le café invité peut venir du torréfacteur habituel, sous forme d’origine tournante, ou d’autres torréfactions en rotation.

À quelle fréquence un café invité doit-il tourner ?

Toutes les quatre à huit semaines convient à la plupart des cafés en gros : assez long pour que l’équipe apprenne le café et que les habitués reviennent le chercher, assez court pour rester intéressant. Les torréfactions qui suivent les récoltes changent d’origine à l’arrivée des nouvelles ; Monastery Coffee, en Australie, dit changer ses origines tous les trois à six mois environ.

Comment fixer le prix d’une origine invitée pour les cafés ?

Chiffrez-la à partir de son propre coût de vert, pas de celui du mélange maison. Par exemple : du vert à 11,00 € le kilo avec 15 % de perte à la torréfaction, 1,50 € d’emballage et de main-d’œuvre et une marge visée de 40 % donnent 24,07 € le kilo, arrondis à 24,50 €. Montrez au café le coût par boisson : une dose de 18 g de ce café coûte 0,44 €, soit environ 0,11 € de plus qu’un espresso maison à 18,20 €.

Combien de café vert acheter pour une rotation de café invité ?

Multipliez le nombre de cafés participants par les kilos que chacun consomme par semaine et par le nombre de semaines du créneau, ajoutez ce qu’il vous faut pour les sachets de vente et les échantillons, puis divisez par un moins votre perte à la torréfaction. Douze cafés à 2,5 kg par semaine pendant six semaines, plus 10 kg, font 190 kg torréfiés, soit environ 224 kg de vert à 15 % de perte : quatre sacs de 60 kg.

Un créneau invité peut-il faire perdre le client ?

Oui. Un deuxième moulin est exactement par où une autre torréfaction entre dans un café : son café arrive en invité, l’équipe l’aime, et la commande maison rétrécit. Remplir le créneau invité avec vos propres cafés tournants garde ce moulin chez vous, et surveiller le panier de chaque café par catégorie de produit montre le moment où votre part commence à baisser.

Où Order Book intervient

Dans Order Book, chaque café invité est un produit de votre catalogue avec ses dates de disponibilité. Les cafés le voient dans leur propre compte pendant cette fenêtre, avec sa date de fin affichée, et il en disparaît tout seul quand le créneau se termine : personne ne commande le Kenya en octobre. Pour un lot vraiment limité, annoncez-le plutôt comme une édition limitée : les cafés que vous choisissez le réservent à l’avance et confirment le jour de la torréfaction.

Le rythme et la taille du panier sont mesurés par compte. Un café qui se met à commander plus tard ou plus petit — exactement le genre de changement que provoque un torréfacteur invité venu d’ailleurs — est signalé sur votre liste d’appels plutôt que découvert en fin de trimestre, et la liste d’appels signale aussi une catégorie qu’un café ne prend jamais alors que la plupart de vos cafés la prennent. Chaque café peut aussi porter son propre prix de vert et sa propre perte à la torréfaction, si bien que la marge de chaque invité apparaît dans les analyses.

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