Een gastkoffieprogramma draaien

Kort antwoord. Een gastkoffieprogramma geeft je groothandelscafés een koffie voor beperkte tijd, meestal op een tweede molen of op de filterkaart, terwijl de huisespresso hetzelfde blijft. Wissel elke vier tot acht weken of op de oogst, prijs elke koffie vanaf zijn eigen inkoopprijs, stuur een receptkaart en één zin met de smaakomschrijving mee, vertel cafés het vier weken vooruit, en koop groene koffie in voor de cafés die meedoen.

Wat is een gastkoffieprogramma?

Een gastkoffieprogramma is een plek op de kaart van een café die volgens een schema wisselt terwijl al het andere blijft staan. In een multiroastercafé is de gast de koffie van een andere branderij; in deze gids is het die van jou, een wisselende single origin die je naast de huisespresso aan je eigen groothandelscafés levert. Beide woorden worden gezocht, "gastkoffie" en het Engelse "guest coffee"; het is hetzelfde.

De plek zit meestal op een van drie plaatsen: een tweede espressomolen naast de huiskoffie, de batchbrew- of slowcoffeekaart, of de verkoopplank. Veel cafés met een tweede molen gebruiken die voor decaf, voor een gast, of voor allebei op verschillende dagen.

Waarom zou een branderij een gastkoffieprogramma draaien?

Een gastprogramma geeft je cafés een reden om bij je te blijven en een reden om meer bij je te bestellen. Als het werkt, gebeuren er drie dingen:

• Behoud. Een café dat elke zes weken iets nieuws van je krijgt, heeft minder reden om monsters van iemand anders aan te nemen. Bovendien praat het personeel vaker met je.
• Bestelgrootte. De gastkoffie komt bovenop de huisespresso, niet in plaats daarvan, en hij heeft meestal een hogere kiloprijs.
• Personeel en klanten. Monastery Coffee, een branderij in Adelaide, Australië, beschrijft zijn gastprogramma als een manier om vaste klanten iets te leren over een herkomst die ze nog niet kenden, een café te laten opvallen naast dat verderop in de straat, en het team geïnteresseerd te houden in wat het schenkt.

Hoe kan een gastplek je de klant kosten?

Een gastplek is ook de makkelijkste manier voor een concurrent om je café binnen te komen. Een andere branderij biedt een gratis zak aan voor de tweede molen, het personeel vindt hem goed, hij blijft een tweede maand staan, en je bestelling van de huisespresso begint te krimpen. Niemand zegt iets op. Dit is een van de meest voorkomende manieren waarop groothandelsklanten stil vallen: het ritme blijft en de bestelgrootte daalt.

Twee verdedigingen. Vul de plek zelf voordat iemand anders het doet, en daar gaat deze gids over. En volg de bestelling van elk café per product: een café dat de huisespresso nog steeds op tijd bestelt maar je gastkoffie niet meer koopt, of de espresso met een derde heeft teruggebracht, vertelt je iets.

Welke vorm van gastkoffie bied je aan?

Bied de vorm aan die je cafés echt kunnen schenken met de apparatuur en de mensen die ze hebben. De meeste branderijen draaien er een of twee van deze:

Een seizoensespresso is een zachtere verandering dan hij klinkt. Houd de rol van de melange hetzelfde — chocolade en body met melk — en wissel de onderdelen als de oogsten binnenkomen, in plaats van een andere koffie te lanceren.

Hoe vaak moet een gastkoffie wisselen?

Wissel elke vier tot acht weken, of als er een nieuwe oogst binnenkomt. Vier weken is ongeveer de kortste tijd waarin personeel een koffie leert kennen en vaste klanten ervoor terugkomen; voorbij acht weken is de gast de tweede huiskoffie geworden.

Cafés die gasten van meerdere branderijen draaien, wisselen veel sneller. Een essay uit 2014 in Fresh Cup van Yeekai Lim, eigenaar van Cognoscenti Coffee, een groep multiroastercafés in Los Angeles, beschreef een wisselend rooster van vier of vijf branderijen waarbij de koffie in de bonenbak elke dag veranderde, geput uit twaalf branderijen over drie vestigingen. Aan de andere kant zegt Monastery Coffee dat zijn single origins meewisselen met de herkomsten die in het seizoen zijn, ongeveer elke drie tot zes maanden. Voor een branderij die haar eigen cafés belevert zit één wissel per zes tot acht weken comfortabel tussen die twee in, en levert dat zes tot negen gasten per jaar op.

Hoe prijs je een gast-single origin?

Prijs elke gastkoffie vanaf zijn eigen inkoopprijs, en laat het café daarna zien wat hij per drankje kost. Single origins kosten meestal meer dan de groene koffie in je huismelange, en een gast die als de huiskoffie geprijsd is, eet stilletjes je marge op.

Uitgewerkt voorbeeld, met de methode uit het sjabloon voor een groothandelsprijslijst: groene koffie à € 11,00 per kilo met 15% brandverlies is € 12,94 aan groene koffie in elke gebrande kilo. Tel er € 0,60 verpakking en € 0,90 arbeid bij op en de kilo kost € 14,44. Bij een streefmarge van 40% is dat € 14,44 ÷ 0,60 = € 24,07. Rond af op € 24,50.

Nu de kant van het café. Een dubbele shot van 18 g van de gast à € 24,50 per kilo heeft € 0,44 aan koffie in zich, tegenover € 0,33 voor een huisespresso à € 18,20. Een slowcoffee van 15 g kost € 0,37. Het verschil is € 0,11 per shot, en juist daarom rekenen de meeste cafés iets meer voor de gast en verdienen ze er alsnog meer aan. De calculator koffiekosten per kop doet dit voor elk recept.

Zet de gast als eigen regel op de prijslijst met een datum "beschikbaar tot", en geef er geen staffelkorting op. Niemand koopt 10 kg per week van een koffie die zes weken duurt.

Wat stuur je bij elke gastkoffie mee?

Stuur alles mee wat het personeel nodig heeft om hem te schenken en te verkopen zonder jou te bellen. Bij elke koffie:

• Een receptkaart voor espresso en filter: dosering, opbrengst, tijd, watertemperatuur, een startpunt voor de maling, en wat je verandert als hij zuur of bitter loopt.
• Eén zin die het personeel kan zeggen aan de kassa. "Een gewassen Ethiopiër die naar perzik en zwarte thee smaakt" werkt. Vijf smaaknotities niet.
• Een herkomstkaartje voor klanten: producent of coöperatie, streek, variëteit, proces, hoogte en oogst. Een klein kaartje bij de molen beantwoordt de vraag voordat hij gesteld wordt.
• De data: eerste levering, laatste besteldag, en wat erna komt.
• Een winkelzak voor de plank, als het café die verkoopt, met dezelfde naam als op de kaart.

Hoe leid je het personeel op voor een wissel?

Train op de eerste dag dat de nieuwe koffie op de bar staat, persoonlijk of per video, en maak van de wissel zelf een checklist. Hetzelfde artikel in Fresh Cup merkt op dat wisselen tussen branderijen grotere aanpassingen in het zetten vraagt dan wisselen tussen herkomsten van één branderij, en dat werkt in je voordeel: je cafés kennen je brandstijl al.

1. Kies een rustige doordeweekse dag voor de wissel, nooit een zaterdag.
2. Laat de laatste van de oude gast opgaan, maak daarna de molen en de bonenbak schoon.
3. Stel in vanaf de receptkaart, proef twee shots, pas aan, schrijf de maalstand op de kaart.
4. Praat iedereen die dienst heeft bij met die ene zin.
5. Bel het café twee dagen later om te vragen hoe hij loopt.

Hoeveel groene koffie koop je in voor een rotatie?

Koop in voor de cafés die de koffie afnemen, de kilo's die elk per week gebruikt en het aantal weken in de periode, en tel het brandverlies erbij op. Uitgewerkt voorbeeld:

De 240 kg groen brandt tot 204 kg, dus er blijft 14 kg speling over. De handige truc is dat de lengte van de periode je buffer is. Melden er zich maar negen cafés, dan is 9 × 2,5 × 6 = 135 kg plus 10 kg samen 145 kg en blijft er 59 kg over; rek je de periode op naar acht weken, dan is 9 × 2,5 × 8 = 180 kg plus 10 kg weer 190 kg. Bepaal de lengte nadat de cafés hebben bevestigd, niet als je de groene koffie boekt.

Zakformaten verschillen per herkomst, vaak 60 kg of 69–70 kg, dus check het bij je importeur voordat je afrondt. Is de partij klein en goed, zeg cafés dan dat hij beperkt is; hij gaat sneller dan een koffie die er altijd staat.

Hoe ver vooruit vertel je cafés wat er komt?

Vertel cafés vier weken voor de start over de volgende gastkoffie, en vraag ze te bevestigen of ze meedoen. Die aankondiging maakt de rekensom hierboven mogelijk, en geeft een café tijd om zijn menubord te plannen. Een kort bericht is genoeg:

"Onze volgende gastkoffie is een gewassen Ethiopiër uit de zone Guji: perzik, bergamot, zwarte thee. Hij start op 5 mei en loopt zes weken, à € 24,50 per kilo. De Guatemalteek stopt op 2 mei. Kunnen jullie vóór 14 april laten weten hoeveel kilo per week jullie willen?"

Stuur de receptkaart met de eerste levering mee, niet met de aankondiging. Niemand bewaart een e-mail een maand.

Een gastkoffiekalender voor een jaar

Een jaar met zes periodes van twee maanden, elk afgestemd op wanneer koffies binnenkomen, is een goed uitgangspunt om aan te passen. De oogst- en aankomsttijden in deze tabel volgen de oogst- en aankomstgids van Royal Coffee, die de aankomstmaanden bij zijn magazijn in Californië noemt; aankomsten bij Europese importeurs schelen een paar weken, dus check de lijst van je eigen importeur voordat je je vastlegt.

De gids van Royal Coffee zet de aankomsten in zijn Amerikaanse magazijn van Peru en zuidelijk Colombia rond oktober tot januari en van Costa Rica rond april tot juni. Zijn aankomsttabellen laten Guatemala en Honduras aankomen van ongeveer maart tot september, Kenia van ongeveer juni tot december, en Ethiopië, dat vroeger tussen mei en september piekte, de laatste jaren later. De oogst van Brazilië begint rond mei en juni, dus die nieuwe oogst past vanzelf bij het opfrissen van de herfst- en winterespresso. Zijn de twee maanden van een periode te lang voor de partij die je hebt gekocht, splits de periode dan en draai een tweede koffie.

Hoe denken cafés die gastbranderijen draaien?

Cafés die gastkoffies bij meerdere branderijen kopen, willen variatie, planning en ondersteuning, en jouw cafés horen die verhalen misschien al. Monastery Coffee biedt cafés zijn koffie aan voor een weekend, een week of een maand, met toegang tot zijn brander en trainingsteam, notities over kwaliteitscontrole en promotiemateriaal. Dat is het pakket dat andere branderijen jouw café aanbieden: koffie, plus de hulp om hem goed te schenken.

Het artikel over Cognoscenti in Fresh Cup voegt de logistieke kant van het café toe. Vaste weekbestellingen bij elke branderij lieten die branderijen weken of maanden vooruit plannen, en het advies van het café aan wie begint was om eerst met twee branderijen te werken en met niet meer dan vijf per vestiging, omdat meer lastig te managen wordt. De les voor een branderij die haar eigen cafés belevert: maak je gastprogramma zo georganiseerd als het beste multiroastercafé zou verwachten, met data, receptkaarten en een vaste bestelling, en een café heeft minder reden om voor zijn tweede molen ergens anders te kijken.

Vragen die branderijen stellen

Wat is een gastkoffieprogramma?

Een gastkoffieprogramma is een plek op de kaart van een café, meestal een tweede molen of de filterkaart, waar voor een beperkte tijd een andere koffie wordt geschonken terwijl de huisespresso hetzelfde blijft. De gastkoffie kan van de eigen branderij van het café komen, als wisselende single origin, of van andere branderijen op rotatie.

Hoe vaak moet een gastkoffie wisselen?

Elke vier tot acht weken werkt voor de meeste groothandelscafés: lang genoeg om de koffie onder de knie te krijgen en vaste klanten ervoor terug te laten komen, kort genoeg om interessant te blijven. Branderijen die de oogsten volgen wisselen hun single origins als de nieuwe oogst binnenkomt; Monastery Coffee in Australië zegt dat zijn single origins ongeveer elke drie tot zes maanden veranderen.

Hoe prijs je een gast-single origin voor cafés?

Prijs hem vanaf zijn eigen inkoopprijs, niet die van de huismelange. Bijvoorbeeld: groene koffie à € 11,00 per kilo met 15% brandverlies, € 1,50 verpakking en arbeid en een streefmarge van 40% geeft € 24,07 per kilo, afgerond € 24,50. Laat het café de kosten per drankje zien: een shot van 18 g van die koffie kost € 0,44, zo'n € 0,11 meer dan een huisespresso van € 18,20.

Hoeveel groene koffie koop ik in voor een gastkoffierotatie?

Vermenigvuldig het aantal deelnemende cafés met de kilo's die elk per week gebruikt en met het aantal weken in de periode, tel op wat je nodig hebt voor winkelzakken en monsters, en deel door één min je brandverlies. Twaalf cafés à 2,5 kg per week gedurende zes weken, plus 10 kg, is 190 kg gebrand, oftewel zo'n 224 kg groen bij 15% verlies: vier zakken van 60 kg.

Kan een gastkoffieplek een branderij de klant kosten?

Ja. Een tweede molen is precies hoe een andere branderij een café binnenkomt: hun koffie gaat erop als gast, het personeel vindt hem goed, en de bestelling van de huiskoffie krimpt. De gastplek vullen met je eigen wisselende koffies houdt die molen van jou, en de bestelgrootte per café per productcategorie volgen laat zien op welk moment je aandeel begint te dalen.

Waar Order Book in past

In Order Book is elke gastkoffie een product in je catalogus met de data waarvan en waartot hij beschikbaar is. Cafés zien hem tijdens dat venster in hun eigen account staan, met zijn einddatum erbij, en hij verdwijnt vanzelf als de periode voorbij is, zodat niemand in oktober de Keniaan bestelt. Is de gast beperkt, dan kondig je hem aan als release: cafés reserveren nu en bevestigen op de branddag.

Ritme en bestelgrootte worden per klant gemeten. Een café dat later of kleiner gaat bestellen — precies het soort verandering dat een gastbranderij van elders veroorzaakt — wordt op je bellijst gezet in plaats van aan het eind van het kwartaal ontdekt, en de bellijst noemt ook een categorie die een café nooit neemt maar de meeste van je cafés wel. Elke koffie kan ook zijn eigen inkoopprijs en brandverlies dragen, zodat de marge op elke gast in de inzichten terugkomt.

Begin 30 dagen gratis, geen kaart, of bekijk de prijzen.