Ein Gastkaffee-Programm führen

Kurze Antwort. Ein Gastkaffee-Programm gibt deinen Großhandelscafés einen zeitlich begrenzten Kaffee, meist auf einer zweiten Mühle oder der Filterkarte, während der Haus-Espresso gleich bleibt. Wechsle alle vier bis acht Wochen oder nach Ernte, bepreis jeden Kaffee aus seinem eigenen Rohkaffeepreis, schick eine Rezeptkarte und eine Verkostungsnotiz in einem Satz mit, sag den Cafés vier Wochen vorher Bescheid, und kauf Rohkaffee für die Cafés, die mitmachen.

Was ist ein Gastkaffee-Programm?

Ein Gastkaffee-Programm ist ein Platz auf der Karte eines Cafés, der nach Plan wechselt, während alles andere bleibt. In einem Multi-Roaster-Café ist der Gast der Kaffee einer anderen Rösterei; in diesem Ratgeber ist es deiner, ein wechselnder Single Origin, den du deinen eigenen Großhandelscafés neben dem Haus-Espresso lieferst. Beide Bezeichnungen sind im Umlauf, „Gastkaffee“ und das englische „Guest Coffee“; gemeint ist dasselbe.

Der Platz sitzt meist an einer von drei Stellen: einer zweiten Espressomühle neben dem Hauskaffee, der Karte für Batch Brew oder Handfilter, oder im Verkaufsregal. Viele Cafés mit zweiter Mühle nutzen sie für Entkoffeinierten, für einen Gast oder für beides an verschiedenen Tagen.

Warum sollte eine Rösterei ein Gastkaffee-Programm führen?

Ein Gastprogramm gibt deinen Cafés einen Grund zu bleiben und einen Grund, mehr bei dir zu bestellen. Drei Dinge passieren, wenn es funktioniert:

• Bindung. Ein Café, das alle sechs Wochen etwas Neues von dir bekommt, hat weniger Grund, Muster von jemand anderem anzunehmen. Sein Personal spricht außerdem öfter mit dir.
• Bestellgröße. Der Gastkaffee kommt zum Haus-Espresso dazu, nicht an seine Stelle, und ist pro Kilo meist höher bepreist.
• Personal und Gäste. Monastery Coffee, eine Rösterei in Adelaide, Australien, beschreibt sein Gastprogramm als Weg, Stammgästen eine Herkunft nahezubringen, die sie noch nicht kennen, einem Café zu helfen, sich vom nächsten abzuheben, und das Team für das zu interessieren, was es ausschenkt.

Wie kann ein Gastplatz dich den Kunden kosten?

Ein Gastplatz ist auch der einfachste Weg für einen Wettbewerber, in dein Café zu kommen. Eine andere Rösterei bietet eine kostenlose Tüte für die zweite Mühle an, dem Personal gefällt sie, sie bleibt einen zweiten Monat, und deine Bestellung für den Haus-Espresso beginnt zu schrumpfen. Niemand kündigt etwas. Das ist einer der häufigsten Wege, auf denen Großhandelskunden still werden: Der Rhythmus hält, und die Bestellgröße fällt.

Zwei Abwehrmittel. Füll den Platz selbst, bevor es jemand anderes tut — genau darum geht es in diesem Ratgeber. Und beobachte die Bestellung jedes Cafés nach Produkt: Ein Café, das den Haus-Espresso noch pünktlich bestellt, aber deinen Gastkaffee nicht mehr kauft oder den Espresso um ein Drittel gekürzt hat, sagt dir etwas.

Welches Gastkaffee-Format solltest du anbieten?

Biete das Format an, das deine Cafés mit ihren Geräten und ihrem Personal wirklich ausschenken können. Die meisten Röstereien führen eines oder zwei davon:

Ein Saison-Espresso ist eine sanftere Änderung, als es klingt. Lass die Rolle der Mischung gleich — Schokolade und Körper in Milch — und tausch Bestandteile aus, wenn Ernten eintreffen, statt einen anderen Kaffee einzuführen.

Wie oft sollte ein Gastkaffee wechseln?

Wechsle alle vier bis acht Wochen, oder wenn eine neue Ernte eintrifft. Vier Wochen sind etwa die kürzeste Zeit, in der Personal einen Kaffee lernt und Stammgäste dafür wiederkommen; nach acht Wochen ist aus dem Gast der zweite Hauskaffee geworden.

Cafés, die Gäste aus mehreren Röstereien führen, wechseln viel schneller. Ein Fresh-Cup-Essay von Yeekai Lim aus 2014, Inhaber von Cognoscenti Coffee, einer Multi-Roaster-Café-Gruppe in Los Angeles, beschreibt eine Rotation von vier oder fünf Röstereien, bei der der Kaffee im Bohnenbehälter täglich wechselte, aus einem Pool von zwölf Röstereien über drei Standorte. Am anderen Ende sagt Monastery Coffee, seine Single Origins wechseln mit den Herkünften der Saison, etwa alle drei bis sechs Monate. Für eine Rösterei, die ihre eigenen Cafés beliefert, sitzt ein Wechsel alle sechs bis acht Wochen bequem dazwischen und ergibt sechs bis neun Gäste im Jahr.

Wie bepreist du einen Gast-Single-Origin?

Bepreis jeden Gastkaffee aus seinem eigenen Rohkaffeepreis und zeig dem Café dann, was er pro Getränk kostet. Single Origins kosten im Rohkaffee meist mehr als das, was in deiner Hausmischung steckt, und ein Gast, der wie der Hauskaffee bepreist ist, frisst still deine Marge.

Durchgerechnetes Beispiel, nach der Methode aus der Vorlage für eine Großhandels-Preisliste: Rohkaffee zu 11,00 € pro Kilo bei 15 % Röstverlust ergibt 12,94 € Rohkaffee in jedem Röstkilo. Plus 0,60 € Verpackung und 0,90 € Arbeit kostet das Kilo 14,44 €. Bei 40 % Zielmarge sind das 14,44 € ÷ 0,60 = 24,07 €. Runde auf 24,50 €.

Jetzt die Seite des Cafés. In einem doppelten Bezug mit 18 g vom Gast zu 24,50 € pro Kilo steckt Kaffee für 0,44 €, gegenüber 0,33 € bei einem Haus-Espresso zu 18,20 €. Ein Handfilter mit 15 g kostet 0,37 €. Der Unterschied ist 0,11 € pro Bezug — darum verlangen die meisten Cafés für den Gast etwas mehr und verdienen daran trotzdem mehr. Der Rechner für die Kaffeekosten pro Tasse macht das für jedes Rezept.

Setz den Gast als eigene Zeile auf die Preisliste, mit einem „verfügbar bis“-Datum, und gib ihm keine Mengenstaffel. Niemand kauft 10 kg die Woche von einem Kaffee, den es sechs Wochen gibt.

Was solltest du mit jedem Gastkaffee mitschicken?

Schick alles mit, was das Personal braucht, um ihn auszuschenken und zu verkaufen, ohne bei dir anzurufen. Zu jedem Kaffee:

• Eine Rezeptkarte für Espresso und Filter: Dosis, Auslauf, Zeit, Wassertemperatur, ein Hinweis zum Startmahlgrad, und was zu ändern ist, wenn er sauer oder bitter läuft.
• Ein Satz, den das Personal sagen kann, an der Kasse. „Ein gewaschener Äthiopier, der nach Pfirsich und Schwarztee schmeckt“ funktioniert. Fünf Verkostungsnotizen nicht.
• Eine Herkunftskarte für Gäste: Produzent oder Kooperative, Region, Varietät, Aufbereitung, Anbauhöhe und Ernte. Eine kleine Karte neben der Mühle beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird.
• Die Termine: erste Lieferung, letzte Bestellmöglichkeit, und was als Nächstes kommt.
• Eine Verkaufstüte fürs Regal, wenn das Café welche verkauft, mit demselben Namen wie auf der Karte.

Wie schulst du das Personal für einen Wechsel?

Schule am ersten Tag, an dem der neue Kaffee an der Bar steht, persönlich oder per Video, und mach den Wechsel selbst zu einer Checkliste. Derselbe Fresh-Cup-Beitrag merkt an, dass der Wechsel zwischen Röstereien größere Anpassungen beim Brühen verlangt als der Wechsel zwischen Herkünften einer Rösterei — das spielt dir in die Hände: Deine Cafés kennen deinen Röststil schon.

1. Wähl für den Wechsel einen ruhigen Wochentag, nie einen Samstag.
2. Lass den Rest des alten Gasts auslaufen, dann reinige Mühle und Bohnenbehälter.
3. Stell nach der Rezeptkarte ein, probier zwei Bezüge, justier nach, schreib die Mahlgradstufe auf die Karte.
4. Brief alle in der Schicht mit dem einen Satz.
5. Ruf das Café zwei Tage später an und frag, wie er läuft.

Wie viel Rohkaffee solltest du für eine Gastrunde kaufen?

Kauf für die Cafés, die den Kaffee nehmen, die Kilos, die jedes pro Woche braucht, und die Wochen im Zeitfenster, und rechne dann den Röstverlust dazu. Durchgerechnetes Beispiel:

Die 240 kg Rohkaffee ergeben 204 kg geröstet, also 14 kg Luft. Der nützliche Kniff ist, dass die Länge des Zeitfensters dein Puffer ist. Melden sich nur neun Cafés, sind 9 × 2,5 × 6 = 135 kg plus 10 kg gleich 145 kg und lassen 59 kg übrig; streck das Fenster auf acht Wochen, und 9 × 2,5 × 8 = 180 kg plus 10 kg sind wieder 190 kg. Entscheide die Länge, nachdem die Cafés zugesagt haben, nicht wenn du den Rohkaffee buchst.

Sackgrößen unterscheiden sich nach Herkunft, üblich sind 60 kg oder 69–70 kg, frag also deinen Importeur, bevor du rundest. Ist das Los klein und gut, sag den Cafés, dass es begrenzt ist; es verkauft sich schneller als ein Kaffee, den es immer gibt.

Wie weit im Voraus sagst du den Cafés, was kommt?

Sag den Cafés vier Wochen vor dem Start, welcher Gastkaffee kommt, und bitte um eine Zusage, ob sie dabei sind. Diese Vorlaufzeit macht die Rohkaffee-Rechnung oben erst möglich, und sie gibt einem Café Zeit, seine Tafel zu planen. Eine kurze Nachricht reicht:

„Unser nächster Gastkaffee ist ein gewaschener Äthiopier aus der Zone Guji: Pfirsich, Bergamotte, Schwarztee. Er startet am 5. Mai und läuft sechs Wochen, zu 24,50 € pro Kilo. Der Guatemalteke endet am 2. Mai. Könnt ihr uns bis zum 14. April sagen, wie viele Kilo pro Woche ihr möchtet?“

Schick die Rezeptkarte mit der ersten Lieferung, nicht mit der Ankündigung. Niemand hebt eine E-Mail einen Monat lang auf.

Ein Gastkaffee-Kalender fürs Jahr

Ein Jahr mit sechs Zweimonatsfenstern, jedes daran ausgerichtet, wann Kaffees eintreffen, ist ein guter Ausgangspunkt zum Anpassen. Ernte- und Ankunftszeiten in dieser Tabelle folgen Royal Coffees Leitfaden zu Ernte und Ankunft, der die Ankunftsmonate in seinem Lager in Kalifornien nennt; bei europäischen Importeuren treffen die Kaffees um einige Wochen versetzt ein, prüf also die Liste deines Importeurs, bevor du dich festlegst.

Royal Coffees Leitfaden setzt die Ankunft von Peru und Süd-Kolumbien im US-Lager auf etwa Oktober bis Januar und Costa Rica auf etwa April bis Juni. Seine Ankunftsübersichten zeigen Guatemala und Honduras ab etwa März bis September, Kenia ab etwa Juni bis Dezember, und Äthiopien, das früher von Mai bis September seinen Höhepunkt hatte, in den letzten Jahren später. Brasiliens Ernte beginnt etwa im Mai und Juni, seine neue Ernte passt also natürlich dazu, den Herbst- und Winter-Espresso aufzufrischen. Sind die zwei Monate eines Fensters für das Los zu lang, das du gekauft hast, teil das Fenster und führ einen zweiten Kaffee.

Wie denken Cafés, die Gaströstereien führen?

Cafés, die Gastkaffees von mehreren Röstereien kaufen, wollen Abwechslung, Planbarkeit und Unterstützung — und deine Cafés hören diese Angebote vielleicht längst. Monastery Coffee bietet Cafés seinen Kaffee für ein Wochenende, eine Woche oder einen Monat an, mit Zugang zu seinem Röstmeister und seinem Schulungsteam, Notizen aus der Qualitätskontrolle und Werbematerial. Das ist das Paket, das deinem Café von anderen Röstereien angeboten wird: Kaffee, plus die Hilfe, ihn gut auszuschenken.

Der Cognoscenti-Beitrag in Fresh Cup ergänzt die Logistik aus Sicht des Cafés. Dauerbestellungen bei jeder Rösterei erlaubten diesen Röstereien, Wochen oder Monate im Voraus zu planen, und der Rat des Cafés an Einsteiger war, zunächst mit zwei Röstereien zu arbeiten und mit höchstens fünf pro Standort, weil mehr schwer zu steuern wird. Die Lehre für eine Rösterei, die ihre eigenen Cafés beliefert: Mach dein Gastprogramm so organisiert, wie es das beste Multi-Roaster-Café erwarten würde — mit Terminen, Rezeptkarten und einer Dauerbestellung —, und ein Café hat weniger Grund, sich für seine zweite Mühle woanders umzusehen.

Fragen, die Röstereien stellen

Was ist ein Gastkaffee-Programm?

Ein Gastkaffee-Programm ist ein Platz auf der Karte eines Cafés, meist eine zweite Mühle oder die Filterkarte, auf dem für begrenzte Zeit ein anderer Kaffee ausgeschenkt wird, während der Haus-Espresso gleich bleibt. Der Gastkaffee kann von der eigenen Rösterei des Cafés als wechselnder Single Origin kommen oder von anderen Röstereien im Wechsel.

Wie oft sollte ein Gastkaffee wechseln?

Alle vier bis acht Wochen passt für die meisten Großhandelscafés: lang genug, damit das Personal den Kaffee lernt und Stammgäste dafür wiederkommen, kurz genug, um interessant zu bleiben. Röstereien, die den Ernten folgen, wechseln Single Origins, wenn neue Ernten eintreffen; Monastery Coffee in Australien sagt, seine Single Origins wechseln etwa alle drei bis sechs Monate.

Wie bepreist eine Rösterei einen Gast-Single-Origin für Cafés?

Bepreis ihn aus seinem eigenen Rohkaffeepreis, nicht aus dem der Hausmischung. Beispiel: Rohkaffee zu 11,00 € pro Kilo mit 15 % Röstverlust, 1,50 € für Verpackung und Arbeit und 40 % Zielmarge ergeben 24,07 € pro Kilo, gerundet auf 24,50 €. Zeig dem Café die Kosten pro Getränk: Ein Bezug mit 18 g von diesem Kaffee kostet 0,44 €, rund 0,11 € mehr als bei einem Haus-Espresso zu 18,20 €.

Wie viel Rohkaffee sollte ich für eine Gastkaffee-Runde kaufen?

Multiplizier die teilnehmenden Cafés mit den Kilos, die jedes pro Woche braucht, und den Wochen im Zeitfenster, addier, was du für Verkaufstüten und Muster brauchst, und teil dann durch eins minus deinen Röstverlust. Zwölf Cafés mit 2,5 kg pro Woche über sechs Wochen, plus 10 kg, sind 190 kg geröstet, also rund 224 kg Rohkaffee bei 15 % Verlust: vier Säcke à 60 kg.

Kann ein Gastkaffee-Platz eine Rösterei den Kunden kosten?

Ja. Eine zweite Mühle ist genau der Weg, auf dem eine andere Rösterei in ein Café kommt: Ihr Kaffee läuft als Gast, dem Personal gefällt er, und die Hausbestellung schrumpft. Den Gastplatz mit deinen eigenen wechselnden Kaffees zu füllen, hält diese Mühle bei dir, und die Bestellgröße jedes Cafés nach Produktgruppe zu beobachten zeigt den Moment, in dem dein Anteil zu fallen beginnt.

Wo Order Book hineinpasst

In Order Book ist jeder Gastkaffee ein Produkt in deinem Katalog, mit den Daten, ab und bis wann es ihn gibt. Cafés sehen ihn in diesem Zeitraum in ihrem eigenen Konto, mit angezeigtem Enddatum, und er verschwindet von selbst daraus, wenn das Fenster endet — niemand bestellt den Kenianer also im Oktober.

Rhythmus und Bestellgröße werden pro Kunde gemessen. Ein Café, das später oder weniger bestellt — genau die Veränderung, die eine fremde Gaströsterei auslöst —, erscheint auf deiner Anrufliste, statt am Quartalsende entdeckt zu werden, und die Anrufliste nennt auch eine Kategorie, die ein Café nie nimmt, die aber die meisten deiner Cafés nehmen. Jeder Kaffee kann außerdem seinen eigenen Rohkaffeepreis und Röstverlust tragen, sodass die Marge jedes Gasts in den Auswertungen auftaucht.

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