Ter um programa de café convidado

Resposta curta. Um programa de café convidado dá às suas cafetarias grossistas um café por tempo limitado, normalmente num segundo moinho ou na carta de filtros, enquanto o espresso da casa se mantém igual. Rode de quatro em quatro a oito em oito semanas, ou por colheita, faça o preço de cada café a partir do custo do verde dele, envie uma ficha de receita e uma nota de prova de uma frase, avise as cafetarias quatro semanas antes, e compre verde para as cafetarias que aderirem.

O que é um programa de café convidado?

Um programa de café convidado é um lugar na carta de uma cafetaria que muda com calendário, enquanto tudo o resto fica na mesma. Numa cafetaria multitorrefação, o convidado é o café de outra torrefação; neste guia é o seu, uma origem única em rotação que fornece às suas próprias cafetarias grossistas, ao lado do espresso da casa. Em português também se diz «café convidado» ou «programa de convidados»; é a mesma coisa.

O lugar vive normalmente num de três sítios: um segundo moinho de espresso ao lado do café da casa, a carta de filtro de lote ou de coado, ou a prateleira de retalho. Muitas cafetarias com um segundo moinho usam-no para descafeinado, para um convidado, ou para os dois em dias diferentes.

Porque deve uma torrefação ter um programa de café convidado?

Um programa de convidados dá às suas cafetarias uma razão para ficarem consigo e uma razão para lhe encomendarem mais. Quando resulta, acontecem três coisas:

• Fidelização. Uma cafetaria que recebe uma novidade sua de seis em seis semanas tem menos razões para aceitar amostras de outra pessoa. E o pessoal dela fala consigo mais vezes.
• Tamanho do cabaz. O café convidado é em cima do espresso da casa, não em vez dele, e costuma ter um preço por quilo mais alto.
• Pessoal e clientes. A Monastery Coffee, uma torrefação de Adelaide, na Austrália, descreve o seu programa de convidados como uma forma de dar a conhecer aos habituais uma origem que ainda não provaram, de ajudar uma cafetaria a distinguir-se da do lado, e de manter a equipa interessada no que está a servir.

Como é que um lugar de convidado lhe pode custar a conta?

Um lugar de convidado é também a forma mais fácil de um concorrente entrar na sua cafetaria. Outra torrefação oferece um saco grátis para o segundo moinho, o pessoal gosta, fica um segundo mês, e a encomenda do seu espresso da casa começa a encolher. Ninguém cancela nada. Esta é uma das formas mais comuns de as contas grossistas ficarem caladas: o ritmo mantém-se e o cabaz cai.

Duas defesas. Ocupe o lugar antes que outro o ocupe, que é o objetivo deste guia. E vigie a encomenda de cada cafetaria por produto: uma cafetaria que continua a encomendar o espresso da casa a horas mas deixou de comprar o seu café convidado, ou cortou um terço do espresso, está a dizer-lhe alguma coisa.

Que formato de café convidado deve oferecer?

Ofereça o formato que as suas cafetarias conseguem mesmo servir com o equipamento e o pessoal que têm. A maioria das torrefações corre um ou dois destes:

Um espresso sazonal é uma mudança mais suave do que parece. Mantenha o papel da mistura igual — chocolate e corpo com leite — e troque as componentes à medida que as safras chegam, em vez de lançar um café diferente.

De quanto em quanto tempo deve rodar um café convidado?

Rode de quatro a oito semanas, ou quando chegar uma safra nova. Quatro semanas é mais ou menos o tempo mínimo para o pessoal aprender um café e para os habituais voltarem por causa dele; para lá das oito semanas, o convidado passou a segundo café da casa.

As cafetarias que servem convidados de várias torrefações rodam muito mais depressa. Um ensaio da Fresh Cup de 2014, de Yeekai Lim, dono da Cognoscenti Coffee, um grupo de cafetarias multitorrefação em Los Angeles, descrevia um rodízio de quatro ou cinco torrefações, com o café do depósito a mudar todos os dias, escolhido entre doze torrefações nos três espaços. No outro extremo, a Monastery Coffee diz que as suas origens únicas mudam com as origens da época, de três em três a seis em seis meses, mais ou menos. Para uma torrefação que abastece as suas próprias cafetarias, uma mudança de seis em seis a oito em oito semanas fica bem entre as duas e dá seis a nove convidados por ano.

Como fazer o preço de uma origem única convidada?

Faça o preço de cada café convidado a partir do custo do verde dele, e depois mostre à cafetaria quanto custa por bebida. As origens únicas custam quase sempre mais do que o verde da sua mistura da casa, e um convidado com o preço do café da casa come-lhe a margem em silêncio.

Exemplo trabalhado, pelo método do modelo de tabela de preços para café grossista: verde a 11,00 € por quilo com 15% de quebra de torra são 12,94 € de verde em cada quilo torrado. Some 0,60 € de embalagem e 0,90 € de mão de obra e o quilo custa 14,44 €. A uma margem alvo de 40%, isso é 14,44 € ÷ 0,60 = 24,07 €. Arredonde para 24,50 €.

Agora o lado da cafetaria. Uma dose dupla de 18 g do convidado a 24,50 € por quilo tem 0,44 € de café lá dentro, contra 0,33 € de um espresso da casa a 18,20 €. Um coado de 15 g custa 0,37 €. A diferença é de 0,11 € por dose, que é a razão pela qual a maioria das cafetarias cobra um pouco mais pelo convidado e ainda assim ganha mais com ele. A calculadora do custo do café por chávena faz esta conta para qualquer receita.

Ponha o convidado na tabela de preços como uma linha própria, com uma data de «disponível até», e não lhe dê escalão de quantidade. Ninguém compra 10 kg por semana de um café que dura seis semanas.

O que enviar com cada café convidado?

Envie tudo o que o pessoal precisa para o servir e para o vender sem lhe telefonar. Para cada café:

• Uma ficha de receita para espresso e para filtro: dose, rendimento, tempo, temperatura da água, uma nota de moagem de partida, e o que mudar se sair ácido ou amargo.
• Uma frase que o pessoal possa dizer ao balcão. «Um etíope lavado que sabe a pêssego e chá preto» resulta. Cinco notas de prova não.
• Um cartão de origem para os clientes: produtor ou cooperativa, região, variedade, processo, altitude e colheita. Um cartão pequeno ao lado do moinho responde à pergunta antes de ela ser feita.
• As datas: primeira entrega, última encomenda, e o que vem a seguir.
• Um saco de retalho para a prateleira, se a cafetaria os vender, com o mesmo nome que está na carta.

Como formar o pessoal da cafetaria numa mudança?

Forme no primeiro dia em que o café novo está ao balcão, presencialmente ou por vídeo, e faça da própria mudança uma lista de verificação. O mesmo artigo da Fresh Cup nota que passar de uma torrefação para outra exige ajustes de extração maiores do que passar entre origens da mesma torrefação, o que joga a seu favor: as suas cafetarias já conhecem o seu estilo de torra.

1. Escolha um dia útil calmo para a mudança, nunca um sábado.
2. Gaste o que resta do convidado anterior e depois limpe o moinho e o depósito.
3. Calibre a partir da ficha de receita, prove duas extrações, ajuste, e escreva a regulação de moagem na ficha.
4. Explique a frase única a toda a gente que estiver ao turno.
5. Telefone à cafetaria dois dias depois a perguntar como está a correr.

Quanto café verde comprar para uma rotação de convidados?

Compre para as cafetarias que vão levar o café, pelos quilos que cada uma usa por semana e pelas semanas do período, e depois some a quebra de torra. Exemplo trabalhado:

Os 240 kg de verde torram para 204 kg, e sobram 14 kg de folga. O truque útil é que a duração do período é a sua margem de manobra. Se só nove cafetarias aderirem, 9 × 2,5 × 6 = 135 kg mais 10 kg usam 145 kg e deixam 59 kg; estique o período para oito semanas e 9 × 2,5 × 8 = 180 kg mais 10 kg voltam aos 190 kg. Decida a duração depois de as cafetarias confirmarem, não quando reserva o verde.

O tamanho das sacas varia com a origem, normalmente 60 kg ou 69–70 kg, por isso confirme com o seu importador antes de arredondar. Se o lote for pequeno e bom, diga às cafetarias que é limitado; vende-se mais depressa do que um café que está sempre lá.

Com quanta antecedência avisar as cafetarias do que vem a seguir?

Avise as cafetarias do próximo café convidado quatro semanas antes de começar, e peça-lhes que confirmem se aderem. É esse pré-aviso que torna possível a conta do verde aqui em cima, e dá à cafetaria tempo para planear o quadro da carta. Uma mensagem curta chega:

«O nosso próximo café convidado é um etíope lavado da zona de Guji: pêssego, bergamota, chá preto. Começa a 5 de maio e fica seis semanas, a 24,50 € por quilo. O guatemalteco acaba a 2 de maio. Podem dizer-nos até 14 de abril quantos quilos por semana querem?»

Envie a ficha de receita com a primeira entrega, não com o anúncio. Ninguém guarda um email durante um mês.

Um calendário de café convidado para um ano

Um ano de seis períodos de dois meses, cada um alinhado com a altura em que os cafés chegam, é um bom ponto de partida para adaptar. Os tempos de colheita e de chegada desta tabela seguem o guia de colheitas e chegadas da Royal Coffee, que indica os meses de chegada ao armazém dela na Califórnia; as chegadas aos importadores europeus diferem umas semanas, por isso confirme a lista do seu importador antes de se comprometer.

O guia da Royal Coffee coloca a chegada ao seu armazém nos Estados Unidos do Peru e do sul da Colômbia por volta de outubro a janeiro, e da Costa Rica por volta de abril a junho. Os seus quadros de chegadas mostram a Guatemala e as Honduras a chegar mais ou menos de março a setembro, o Quénia mais ou menos de junho a dezembro, e a Etiópia, que costumava ter o pico de maio a setembro, a chegar mais tarde nos últimos anos. A colheita do Brasil começa por volta de maio e junho, por isso a safra nova encaixa naturalmente na renovação do espresso de outono e inverno. Se os dois meses de um período forem tempo a mais para o lote que comprou, divida o período e ponha lá um segundo café.

Como pensam as cafetarias que servem torrefações convidadas?

As cafetarias que compram cafés convidados a várias torrefações querem variedade, previsão e apoio, e as suas cafetarias podem já estar a ouvir essas propostas. A Monastery Coffee oferece às cafetarias o seu café por um fim de semana, uma semana ou um mês, com acesso à equipa de torra e de formação, notas de controlo de qualidade e material de divulgação. É esse o pacote que outras torrefações estão a oferecer à sua cafetaria: café, mais a ajuda para o servir bem.

O artigo da Fresh Cup sobre a Cognoscenti acrescenta o lado logístico da cafetaria. Encomendas fixas semanais com cada torrefação permitiam a essas torrefações prever semanas ou meses à frente, e o conselho da cafetaria a quem está a começar era trabalhar com duas torrefações no início e não mais de cinco por espaço, porque acima disso fica difícil de gerir. A lição para uma torrefação que abastece as suas próprias cafetarias: faça do seu programa de convidados algo tão organizado quanto a melhor cafetaria multitorrefação esperaria, com datas, fichas de receita e uma encomenda fixa, e uma cafetaria fica com menos razões para ir procurar o segundo moinho noutro lado.

Perguntas que as torrefações fazem

O que é um programa de café convidado?

Um programa de café convidado é um lugar na carta de uma cafetaria, normalmente um segundo moinho ou a carta de filtros, onde se serve um café diferente por tempo limitado enquanto o espresso da casa se mantém. O café convidado pode vir da própria torrefação da cafetaria, como origem única em rotação, ou de outras torrefações em rodízio.

De quanto em quanto tempo deve rodar um café convidado?

De quatro a oito semanas resulta na maioria das cafetarias grossistas: tempo suficiente para o pessoal aprender o café e para os habituais voltarem por causa dele, curto o bastante para continuar interessante. As torrefações que seguem as colheitas mudam as origens únicas à medida que chegam as novas safras; a Monastery Coffee, na Austrália, diz que as suas origens únicas mudam de três em três a seis em seis meses, mais ou menos.

Como deve uma torrefação fazer o preço de uma origem única convidada?

Faça o preço a partir do custo do verde dela, não do da mistura da casa. Por exemplo, verde a 11,00 € por quilo com 15% de quebra de torra, 1,50 € de embalagem e mão de obra e uma margem alvo de 40% dão 24,07 € por quilo, arredondados para 24,50 €. Mostre à cafetaria o custo por bebida: uma dose de 18 g desse café custa 0,44 €, cerca de 0,11 € mais do que um espresso da casa a 18,20 €.

Quanto café verde devo comprar para uma rotação de café convidado?

Multiplique as cafetarias que aderem pelos quilos que cada uma usa por semana e pelas semanas do período, some o que precisa para sacos de retalho e amostras, e divida por um menos a sua quebra de torra. Doze cafetarias a 2,5 kg por semana durante seis semanas, mais 10 kg, são 190 kg torrados, ou cerca de 224 kg de verde a 15% de quebra: quatro sacas de 60 kg.

Um lugar de café convidado pode fazer uma torrefação perder a conta?

Pode. Um segundo moinho é exatamente por onde outra torrefação entra numa cafetaria: o café dela entra como convidado, o pessoal gosta, e a encomenda da casa encolhe. Preencher o lugar de convidado com os seus próprios cafés em rotação mantém esse moinho seu, e vigiar o cabaz de cada cafetaria por categoria de produto mostra o momento em que a sua fatia começa a cair.

Onde entra o Order Book

No Order Book, cada café convidado é um produto do seu catálogo com as datas entre as quais está disponível. As cafetarias veem-no na conta delas durante essa janela, com a data de fim à vista, e ele sai da conta sozinho quando o período acaba, para que ninguém encomende o queniano em outubro.

Para um lote pequeno que não chega para todos há os lançamentos: anuncia o café com o dia de torra, as cafetarias que escolher reservam-no na conta delas, e confirmam a reserva no dia da torra.

O ritmo e o tamanho do cabaz são medidos por conta. Uma cafetaria que começa a encomendar mais tarde ou menos — o tipo de mudança que uma torrefação convidada de fora provoca — aparece assinalada na sua lista de chamadas, em vez de ser descoberta no fim do trimestre, e a lista de chamadas também aponta uma categoria que uma cafetaria nunca leva e a maioria das suas leva. Cada café pode também ter o seu próprio preço de verde e a sua quebra de torra, para que a margem de cada convidado apareça nos insights.

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