Cafés die te laat betalen

Kort antwoord. Stel voorwaarden per klant in plaats van één beleid voor iedereen: nieuwe cafés betalen vooruit of bij levering in de eerste twee of drie maanden, en gaan daarna op een staat van dienst van betalen naar een betaaltermijn van 14 of 30 dagen, binnen een kredietlimiet van ongeveer zes weken van hun bestellingen. Zet een echte vervaldatum op de factuur, stuur hem naar degene die betaalt, en volg een vaste ladder: een herinnering vóór de datum, een telefoontje op dag 3, een stevige mail op dag 7, een stop op nieuwe bestellingen op dag 14, een formele brief op dag 30, en een beslissing op dag 60. Vroeg aanmanen is niet agressief. Het is het enige dat voorkomt dat jij de leverancier bent die als laatste wordt betaald.

Waarom te laat betalen een branderij meer kost dan de meeste leveranciers

Omdat jij de koffie al hebt betaald, lang geleden. Groene koffie wordt zes tot twaalf maanden voordat een café de gebrande zak bestelt gekocht en betaald, dus een branderij financiert de voorraad van haar klanten uit haar eigen werkkapitaal voordat er ook maar één factuur uit is. Een brander vertelde Fresh Cup, in het onderzoek onder 30 branders van augustus 2026, hoe dat van de andere kant voelt: "Betaal je rekeningen op tijd. Wij zijn je bank niet. Financiering is het duurste deel van dit vak." De brander die het zei, doet 150.000 pond per jaar.

Het krediet daarachter wordt steeds moeilijker te vinden. Perfect Daily Grind berichtte in maart 2025 dat banken hun kredietverlening aan branders aanscherpen, en dat Bailies in Belfast een voorraadfaciliteit gebruikt, waarbij een financier de groene koffie zelf financiert, om het gat te overbruggen tussen het betalen van een container en het verkopen van wat erin zit. De meeste kleine branderijen hebben zo'n faciliteit niet. Ze hebben een rekening-courantkrediet, of het eigen geld van de eigenaar. Tegen augustus 2025 berichtte dezelfde uitgave over branders die hun eigen leveranciers van verpakking en apparatuur later betaalden, en dat is wat een branderij in de knel doet voordat ze het iemand vertelt.

Zet er een getal op. Een branderij die € 25.000 per maand excl. btw factureert, verkoopt zo'n € 822 aan koffie per dag. Wat ze op elk moment tegoed heeft, is dat dagbedrag maal hoe lang haar cafés er echt over doen om te betalen:

Omzet per dag = maandomzet excl. btw × 12 ÷ 365. Tegoed = omzet per dag × gemiddeld aantal dagen tot betaling. Je eigen cijfer: deel het totaal van je onbetaalde facturen door je omzet per dag.

Elke 15 dagen verschuiving op dat boek is € 12.300 die je gratis uitleent aan cafés. Tegen € 8 per kilo is dat ongeveer 1.500 kg groene koffie die je niet kunt kopen, en dat telt zwaarder dan de € 1.100 aan rente, want de groene koffie is het ding dat je later niet meer krijgt. En de cafés kiezen niet willekeurig. Zoals een brander het in 2024 op r/roasting zei: "ze betalen eerst de mensen die de hand op de knip houden, en jou het laatst". Een ander, in dezelfde discussie: "Door onbetaalde facturen niet na te jagen geef je mensen een renteloze lening PLUS gratis product."

Wat volgt is het proces. De clausules zelf — betaaltermijn, de clausule over te laat betalen, het eigendomsvoorbehoud, de formulering van de kredietlimiet — en de EU-regels erachter staan in het sjabloon algemene voorwaarden groothandel, dat de limiet van 60 dagen op betaaltermijnen uit de richtlijn betalingsachterstanden behandelt, de wettelijke rente tegen de referentierente plus acht procentpunten, en de € 40 per late factuur, met de tarieven per land. Lees dat één keer, bepaal je getallen, en denk er daarna nooit meer aan behalve op dag 30.

Bepaal voorwaarden per klant, niet één beleid voor iedereen

Eén betaalbeleid voor elk café is óf te los voor de nieuwe óf te strak voor de goede. Stel voorwaarden per klant in, in drie fasen, en schrijf op in welke fase elk café zit.

1. Maand 1 tot 3: betaling vóór levering, of bij levering. Het café betaalt per overschrijving voordat de bus vertrekt, of met kaart of overschrijving aan de deur. Dat is geen belediging en het kost een solvabel café niets. Het is ook de periode waarin het meeste risico zit: een café dat opent, twee keer bestelt en sluit, neemt je koffie mee.
2. Na drie maanden betalen: 14 dagen. Kort genoeg dat een probleem binnen een maand opduikt, lang genoeg om normale handelsvoorwaarden te zijn. Een betaaltermijn van 14 dagen past ook bij een wekelijks leverritme, want het café loopt nooit meer dan twee leveringen voor op zijn betalingen.
3. Voor gevestigde klanten die nooit hebben gemist: 30 dagen. Geef het als iets dat verdiend is, en zeg dat er ook bij. Een klant die weet dat 30 dagen een beslissing was, is een klant die het merkt als je het terugneemt.

Twee regels maken de fasen werkbaar. Ten eerste is de overgang tussen fasen een gesprek, geen sluipend proces — vertel het café dat het is opgeschoven, telefonisch, en de voorwaarden betekenen iets. Ten tweede staat de fase op de klant genoteerd en niet in je hoofd, zodat wie je in augustus vervangt, weet dat Café Aurora vooruitbetaalt.

Langere termijnen bestaan in het vak en je mag ze weigeren. Een hotelgroep of een cateraar vraagt 60 dagen als beleid. Dat blijft binnen de EU-limiet, maar het betekent dat jij twee maanden van hun koffie draagt. Ga je akkoord, reken het dan door: de gids over klanten buiten de cafés behandelt wat dat soort klanten kost om te bedienen, en een betaaltermijn van 60 dagen hoort bij die kosten.

De kredietcheck die een kleine branderij echt kan doen

Je gaat geen kredietrapport kopen over een café dat misschien 10 kg per week afneemt. Vier checks kosten niets en nemen zo'n twintig minuten, en samen vangen ze het meeste van wat een betaald rapport je zou vertellen.

Het handelsregister

Elk EU-land heeft er een, en in de meeste kun je gratis op naam zoeken. Je zoekt vier dingen: dat het bedrijf bestaat onder de naam op het aanvraagformulier, wie de bestuurders zijn, hoe oud het is, en of er een faillissement of ontbinding tegen loopt. Handelt het café onder een naam die niet de geregistreerde naam is, neem dan allebei — de factuur heeft de juridische naam nodig. Controleer meteen het btw-nummer in de Europese VIES-dienst, wat je voor een correcte B2B-factuur toch al nodig hebt.

Hoe oud het café is

De eerste twee jaar zijn waar de faillissementen zitten. Dat is geen reden om een klant te weigeren, want een nieuw café is ook je beste kans om zijn eerste branderij te zijn. Het is een reden om het langer op vooruitbetaling te houden en de kredietlimiet laag te zetten. Een café dat vijf jaar onder dezelfde eigenaar draait, is een andere propositie dan een café dat in maart openging.

Een referentie uit het vak

Vraag om één leverancier die ze al factureert — een zuivelaar, een bakker, een frisdrankgroothandel, de vorige branderij. Bel die dan ook echt, en stel één vraag: "Betalen ze jullie op tijd?" Leveranciers antwoorden hier eerlijk op, want ze hebben niets te winnen bij het dekken van een late betaler. Het veld op het aanvraagformulier staat in het sjabloon voor de klantaanvraag; het telefoontje is het deel dat de meeste branderijen overslaan.

Wat je zelf kunt zien

Je staat toch in de zaak. Is het er druk op dinsdag om tien uur, of alleen in het weekend? Is de inrichting af, of staat er een half afgebouwde toog en een gehuurde machine? Is het personeel twee keer gewisseld sinds je eerste bezoek? Niets hiervan is doorslaggevend en alles is informatie die jij hebt en een kredietbureau niet.

Begin daarna hoe dan ook klein. Eerste bestelling op of onder het minimum, vooraf betaald, en een kredietlimiet die geen pijn zou doen als hij wegviel. De gids over opstarten behandelt de rest van de eerste 30 dagen.

De kredietlimiet, en wanneer je hem herziet

Een kredietlimiet is het totaal dat een café je schuldig mag zijn — onbetaalde facturen plus koffie die is geleverd maar nog niet gefactureerd — voordat een bestelling wordt aangehouden. Zet hem op ongeveer zes weken van de verwachte bestellingen van die klant. Voor een café dat 16 kg per week huisespresso afneemt tegen € 18,20 is dat € 291 per week, dus ruwweg € 1.750, wat je opschrijft als € 1.500 of € 2.000.

Zes weken is de juiste maat omdat het 30 dagen betaaltermijn dekt plus één levercyclus plus een normale hoeveelheid vertraging, en niet meer. Een limiet van drie maanden laat een klant stilletjes een probleem worden dat je je niet kunt veroorloven kwijt te raken. Een limiet van twee weken stopt leveringen aan cafés die prima betalen.

• Begin nieuwe klanten op één of twee bestellingen, wat de rekensom ook zegt, en verhoog na drie maanden betalen.
• Verhoog hem als je je prijzen verhoogt. Een prijsverhoging van 10% maakt elke limiet 10% krapper zonder dat iemand dat besluit.
• Verhoog hem vóór een seizoenspiek, niet tijdens. Een café dat in december van 16 naar 25 kg per week gaat, loopt tegen een limiet aan die in juni is gezet, op de dag dat het een aangehouden bestelling het minst kan hebben.
• Verlaag hem als de staat van dienst verandert. Een klant die drie keer op rij te laat was, heeft geen grotere limiet nodig omdat hij meer koopt.
• Tel apparatuur apart. De kredietlimiet gaat over koffie. Een café met een machine van € 9.000 in bruikleen is een groter risico dan zijn koffiesaldo doet vermoeden.

De limiet werkt alleen als de bestelling ook echt stopt. Een limiet waarvan iedereen weet dat je hem overrulet, is een aantekening in een map.

Wat er op de factuur moet staan zodat hij betaald wordt

Een verrassend groot deel van het late betalen is geen beslissing. Het is een factuur die bij de verkeerde persoon terechtkwam, of waar niemand iets mee kon zonder jou eerst iets te vragen. Elk van deze punten haalt een reden weg om hem op een stapel te leggen.

• De juridische naam en het btw-nummer van het bedrijf, niet de handelsnaam op de luifel. Een boekhouder die de factuur niet aan een leveranciersrecord kan koppelen, parkeert hem.
• Het inkoopordernummer, of de naam van degene die bestelde. Grotere klanten betalen niet zonder. Voor een klein café doet "Besteld door Marta, geleverd dinsdag 6 oktober" hetzelfde werk.
• De vervaldatum als datum. "Te betalen vóór 20 oktober 2026", niet "30 dagen". 30 dagen vanaf wat — de bestelling, de levering, de factuur, het einde van de maand? Iedereen telt anders en iedereen telt in zijn eigen voordeel.
• Bankgegevens op de factuur zelf. IBAN en BIC, de tenaamstelling, en het factuurnummer als betalingskenmerk. Niet in de mailtekst, niet in een handtekeningblok, niet op een vorige factuur.
• Eén contact voor vragen, met een naam, een direct e-mailadres en een telefoonnummer. Een vraag die naar een algemene inbox gaat, wordt twee weken.
• De pakbonnen waar hij bij hoort. Het café controleert tegen wat er is aangekomen. Zorg dat die controle een minuut kost.
• Gestuurd naar degene die betaalt. Vraag het factuurcontact uit bij het openen van de klant, los van het bestelcontact. Een factuur najagen via de hoofdbarista levert niets op, en het zet die persoon in een ongemakkelijke positie tegenover de eigen eigenaar.
• Verstuurd op de dag dat je levert. Een factuur die wacht op de maandafsluiting, start zijn eigen klok te laat en komt aan in een bundel van twintig andere.

Verkoop je over de grens, of naar een land dat is overgestapt op gestructureerde B2B-e-facturatie, dan komt de rechtsgeldige factuur in het vereiste formaat uit je eigen factuurprogramma. De PDF die het café leest, is een kopie daarvan, en alles hierboven geldt nog steeds voor die kopie.

Een aanmaanladder, dag voor dag

De waarde van een ladder is dat hij de beslissing weghaalt. Jij zit niet elke week te oordelen of dit de week is om Café Aurora te bellen; de kalender doet dat. Elke branderij die goed aanmaant, heeft zoiets, en elke branderij die slecht aanmaant, improviseert.

Drie dingen aan de ladder tellen zwaarder dan de exacte dagen. Verhoog het kanaal, niet het volume: mail, dan telefoon, dan brief, elke stap rustiger dan de vorige. Houd van elke stap een schriftelijk verslag bij, want voor een incassobureau of een rechter is het niets waard als het aan de telefoon gebeurde en niemand het opschreef. En laat het aanmanen nooit het enige contact zijn — ging het bij de laatste vier keer dat je belde over geld, dan ben je een schuld geworden en geen leverancier meer.

De twee zwaarste stappen zijn het telefoontje op dag 3 en de stop op dag 14. Allebei gaan ze makkelijker als de woorden al vaststaan.

Het telefoontje op dag 3

"Hoi [naam], met [jij] van [branderij]. Niets dringends — factuur [2026-418] van [€ 546] verviel [maandag] en ik denk dat hij nog niet binnen is. Is hij de deur uit?

[Luisteren.]

Geeft niet. Wanneer denk je dat hij eruit gaat?

[Een datum krijgen. Hem teruggeven.]

[Donderdag], goed, dat noteer ik. En is er aan mijn kant iets wat ik moet rechtzetten — gaat hij naar het juiste adres, is er iets onduidelijk aan?

Dank je. Nu ik je toch heb: de [Ethiopiër] komt volgende week binnen en ik heb [twee] kilo voor jullie apart gelegd."

De vorm is: ga uit van een vergissing, vraag wanneer in plaats van of, krijg een datum en herhaal hem, vraag of het probleem bij jou ligt, en eindig bij de koffie. Geven ze je een datum en halen ze die niet, dan is dat precies de informatie die je nodig had, en is dag 7 een ander gesprek.

De stop op dag 14

"Hoi [naam]. Ik moet je over het account spreken, vóór de bestelling van donderdag.

Het saldo is [€ 1.240] over [twee] facturen, de oudste [24] dagen. Ik heb je op [datum] gezegd dat we nieuwe bestellingen bij 14 dagen moeten aanhouden, dus ik bel vóórdat ik het doe en niet erna: we kunnen de bestelling van donderdag niet sturen zolang dat niet is voldaan.

[Stoppen. Laat ze antwoorden.]

Ik stuur die koffie veel liever wel. Als [€ 546] — de oudste — vandaag of morgen betaald wordt, gaat donderdag gewoon door en regelen we de rest op de gebruikelijke voorwaarden.

Is het een liquiditeitsprobleem, zeg het dan nu, dan schrijven we een regeling op die je ook echt kunt volhouden. Wat ik niet kan doen, is er steeds bij blijven leggen.

Wat wil je doen?"

Zeg de stop en wees dan stil. Het aanbod om de bestelling van donderdag vrij te geven tegen een deelbetaling is het deel dat werkt: het geeft het café een uitweg die kleiner is dan het hele saldo, en het vertelt je meteen of dit slordigheid is of iets ergers. Nemen ze de betalingsregeling aan, zet die dan dezelfde dag op papier — de bedragen, de data, en wat er intussen met de leveringen gebeurt — en behandel een gemiste termijn als dag 30.

Eén ding dat je niet doet: houd geen bestelling aan zonder waarschuwing. Een café dat op zaterdag opengaat zonder koffie omdat jij het op vrijdag besloot, vertelt het aan iedereen, en dat zal het enige deel van het verhaal zijn dat wordt doorverteld.

Wanneer te laat betalen in werkelijkheid een vertrek is

Soms is de factuur het probleem niet. Een café dat heeft besloten van branderij te wisselen, stopt vaak met betalen voordat het stopt met bestellen, omdat het zijn geld bewaart voor de borg en de eerste bestellingen ergens anders. Lees betaalgedrag dus samen met bestelgedrag, niet los daarvan.

Het patroon dat je zorgen moet baren is te laat betalen samen met een verandering in de bestellingen: een iets langere tussenpoos, een kleiner mandje, de seizoenskoffie geschrapt en alleen de huisespresso gehouden, een overstap van bestellen in het eigen account naar berichtjes. Te laat betalen op zichzelf, bij een klant die nog steeds zijn gebruikelijke bestelling op zijn gebruikelijke dag doet, is bijna altijd administratie. Te laat betalen plus een krimpende bestelling is een vertrek in uitvoering, en het telefoontje dat dat nodig heeft, gaat over de relatie, niet over de factuur.

Hoe je de bestelkant daarvan in de eerste week ziet in plaats van bij de kwartaalafsluiting, is een gids op zich: een café herkennen dat stil valt heeft de methode en de spreadsheet. De overlap om hier te onthouden is dat een klant die zowel afdrijft als achterloopt, degene is die je vandaag belt, en degene wiens kredietlimiet omlaag hoort in plaats van omhoog.

Als het café dat je geld schuldig is jouw espressomachine heeft

Dit is de situatie die een probleem van € 1.200 verandert in een van € 10.000, en die je moet aanpakken als twee losse overeenkomsten die je in één gesprek afhandelt.

Kijk in de bruikleenovereenkomst voordat je iets over de koffie beslist. Daar hoort in te staan wie de machine bezit, wat ermee gebeurt als de klant eindigt of een factuur onbetaald blijft, en wat de afkoopprijs dit jaar is. Staat dat er, dan heb je opties. Ging de machine erin op een handdruk, dan heb je een onderhandeling. De clausules, het afkoopschema en het apparatuurregister staan in de gids over de bruikleenovereenkomst espressomachine.

• Haal geen machine weg om betaling af te dwingen. Apparatuur weghalen bij een café dat nog draait, zonder dat de overeenkomst dat duidelijk toestaat en zonder aankondiging, is de snelste manier om een schuld die je misschien terugkrijgt te veranderen in een geschil waarvoor je een advocaat betaalt. Volg wat de overeenkomst zegt, schriftelijk, met de termijn die erin staat.
• Haal de machine wél weg bij een café dat sluit. Als de rolluiken zakken, kan een machine in het pand bij een verhuurder, een curator of een koper van de inrichting belanden. Zodra je het woord "sluiten" hoort, vraag je in hetzelfde gesprek naar de machine.
• Leen geen extra apparatuur uit aan een klant die achterloopt. Een molen bij een café met een saldo van 40 dagen maakt het risico groter en het gesprek moeilijker.
• Zet de machine wél in de betalingsregeling. "Het saldo loopt af met € 300 per maand en de machine blijft staan" is een aanbod dat een café meteen begrijpt, en het is meestal het ding dat ze het liefst willen houden.
• Houd het register actueel. Serienummers, het adres waar de machine staat, servicedata en de afkoopprijs van dit jaar. Loopt de klant slecht af, dan is dat dossier je hele zaak.

Als een klant helemaal niet gaat betalen

Een klein aantal klanten betaalt gewoon niet. Je doel vanaf hier is om er zo min mogelijk extra tijd en geld in te steken als het bedrag rechtvaardigt, en er daarna klaar mee te zijn.

1. Stuur één formele aanzegging. Een volledig overzicht, de factuurnummers en data, de wettelijke rente en de € 40 per factuur waar je recht op hebt, een termijn van zeven dagen, en de specifieke volgende stap die je zult zetten. Stuur hem per post én per mail. Noem het bedrag als één totaal, want over een lijst van zes facturen valt makkelijker te discussiëren dan over één getal.
2. Bied mediation aan vóór een vordering. Het is veel goedkoper dan een rechter, het is snel, en bij een geschil over of een deel van de koffie niet deugde levert het vaak een betaling op waar een sommatie stilte opleverde. Verschillende EU-landen hebben goedkope regelingen voor zakelijke mediation; je Kamer van Koophandel weet de lokale.
3. Een procedure voor kleine vorderingen, of een betalingsbevel. Voor een binnenlandse vordering is de procedure voor kleine vorderingen in jouw land bedoeld voor bedragen van deze omvang en heb je meestal geen advocaat nodig. Voor een café in een andere lidstaat behandelt het Europees betalingsbevel vorderingen die het café niet betwist, en dekt de Europese procedure voor geringe vorderingen grensoverschrijdende vorderingen tot € 5.000. Allebei werken ze met standaardformulieren. De realistische vraag is niet of je zou winnen — op een onbetaalde koffiefactuur met pakbonnen waarschijnlijk wel — maar of er nog iets te halen valt.
4. Of een incassobureau. Dat neemt een percentage van wat het binnenhaalt en het haalt de klus van je bureau, en dat is in dit stadium veel waard. Het werkt het best bij een schuld die duidelijk verschuldigd en onbetwist is, en waar het café nog draait. Kijk wat het in jouw naam gaat doen voordat je tekent, want hoe het zich gedraagt straalt in een kleine stad op jou af.
5. En boek het daarna netjes af. Leg het vast als oninbare vordering, vraag je boekhouder naar het terugvragen van de btw die je al hebt afgedragen, sluit de klant af zodat niemand per ongeluk nog een bestelling aanneemt, haal de apparatuur op, en stop. Een eigendomsvoorbehoud is weinig waard op gebrande koffie die is opgedronken; het is wel iets waard op een niet-geleverde bestelling in je eigen magazijn en op apparatuur.

Bewaar het dossier wat je ook beslist: de getekende voorwaarden, de aanvraag, de pakbonnen, de facturen, en het gedateerde verslag van elke aanmaning. Bewaren kost niets en het is het verschil tussen een vordering en een grief. En wees eerlijk bij het afboeken over wat het echt heeft gekost — niet alleen de € 1.240, maar de groene koffie erachter, de leverritten en de uren. Dat totaal is het argument voor vooruitbetaling bij het volgende nieuwe café dat er hetzelfde uitziet.

Hoe je dit allemaal niet meer nodig hebt

Bijna alles hierboven is herstel. Voorkomen is goedkoper, en het gaat vooral over de omvang en het ritme van het risico, niet over handhaving.

• Vooruitbetaling waar dat hoort. Eerste bestellingen, nieuwe bedrijven, klanten die terugkomen na een stop, en iedereen wiens referentie lauw was. Een aanbetaling aan het begin van een relatie is normaal; erom vragen ná een probleem is een degradatie.
• Kortere factuurcycli. Wekelijks factureren in plaats van maandelijks betekent dat een probleem na zeven dagen opduikt in plaats van na vijf weken, en dat het saldo dat op het spel staat een kwart zo groot is. Het kost één klik per week extra.
• Kleinere, frequentere leveringen. Twee leveringen van 8 kg per week in plaats van één van 16 kg halveert wat een klant je op zijn piek schuldig is, en versere koffie is makkelijker te verkopen dan een betaalbeleid. De afweging is de bus, dus doe het waar de route toch al langskomt.
• Vaste bestellingen op een korte cyclus. Een vaste wekelijkse bestelling is ook een vaste wekelijkse factuur, wat voor beide kanten het gladste patroon is en het makkelijkste om een breuk in te zien.
• SEPA-incasso, als je bank het aanbiedt. Een incassomachtiging voor het hele account betekent dat het geld op de vervaldatum beweegt zonder dat iemand besluit het te bewegen, wat de ladder helemaal weghaalt voor de klanten die ermee akkoord gaan. Kijk wat de betaalmethodes je kosten voordat je kiest tussen overschrijving, kaart en incasso.
• Beloon vroeg betalen in plaats van laat betalen te straffen. Rente is een dreigement dat je niet gaat gebruiken bij een café dat je wilt houden. Eerste keus uit een beperkte partij, een plek in de gastkoffierotatie, een zak van de nieuwe seizoenskoffie voor het barteam, of een trainingsbezoek — dat kost je weinig en het gaat naar de klanten waarvan je er meer wilt.

Wees specifiek voorzichtig met kortingen voor snel betalen, want dat is duur geld. Een korting van 2% om 23 dagen eerder te betalen komt neer op zo'n 32% per jaar; zelfs 1% is ongeveer 16%, tegen een rekening-courantkrediet van 9%. Bied je er een aan, bied hem dan aan waar het alternatief echt 60 dagen verschuiving is, niet aan klanten die toch al op tijd betaalden.

En controleer het hele boek één keer per kwartaal, niet alleen de klant die je nu irriteert. Het totaal onbetaald gedeeld door je omzet per dag geeft je gemiddelde aantal dagen tot betaling. Is dat getal 52 en zeggen je voorwaarden 30, dan is het proces het probleem, niet één café.

Vragen die branders stellen

Welke betaaltermijn geef ik een nieuwe klant?

Betaling vooraf, of bij levering, de eerste twee of drie maanden, en daarna 14 of 30 dagen zodra het café een staat van dienst bij je heeft. Een café dat twee maanden draait, heeft nergens een betaalhistorie, en de eerste bestellingen zijn juist die je het vaakst kwijtraakt. Zet in je voorwaarden dat nieuwe klanten vooruitbetalen, dan is het beleid en geen oordeel over hen.

Wanneer stop ik met leveren aan een café dat me geld schuldig is?

Rond 14 dagen te laat, na een telefoontje en een schriftelijke waarschuwing, en nooit voor het eerst zonder waarschuwing. Zet de regel in je voorwaarden, zodat het café ermee akkoord ging voordat het gebeurde, vertel het telefonisch voordat je mailt, en wees duidelijk dat de stop op nieuwe bestellingen zit en niet op de relatie. Opnieuw opstarten is makkelijk; een saldo van € 3.000 bij een café dat gesloten is, niet.

Moet ik een café rente rekenen over een late factuur?

In de EU mag je dat, en je zult het zelden opeisen. Tussen bedrijven gelden de wettelijke rente en een vaste vergoeding van € 40 per late factuur, zonder aanmaning, op grond van de richtlijn betalingsachterstanden. De waarde van de clausule is dat het café weet dat hij bestaat en jou betaalt vóór de leverancier wiens voorwaarden niets zeggen — precies daarom hoort hij in je voorwaarden op papier.

Hoe vraag ik een café om geld zonder de klant kwijt te raken?

Vraag wanneer, niet of, en vraag het aan degene die betaalt in plaats van aan degene die bestelt. Het meeste late betalen in de koffiegroothandel is slordigheid, geen weigering, dus een kort telefoontje dat eindigt met een genoemde datum lost het op. Houd het aanmanen los van de koffie: bel in dezelfde week dat je over de factuur belt ook over de nieuwe seizoenskoffie.

Wat is een redelijke kredietlimiet voor een café?

Ongeveer zes weken van de verwachte bestellingen van die klant. Een café dat 16 kg per week huisespresso afneemt tegen € 18,20 koopt zo'n € 291 per week, dus zes weken is ruwweg € 1.750, wat je afrondt naar € 1.500 of € 2.000. Begin bij nieuwe klanten lager, verhoog de limiet op een staat van dienst van betalen, en herzie elke limiet wanneer je je prijzen herziet.

Kan ik onbetaalde koffie fiscaal afboeken?

Een vordering waarvan je kunt aantonen dat ze echt oninbaar is, is normaal gesproken een oninbare vordering voor de belasting, en in de meeste EU-landen kun je ook de btw terugvragen die je al over de factuur hebt afgedragen. De voorwaarden en de wachttijd verschillen per land, en sommige vragen een formele stap, zoals een bewijs van insolventie of een gerechtelijke vordering. Vraag het je boekhouder voordat je iets afboekt, en bewaar het dossier.

Waar Order Book past

Wees eerst duidelijk over wat het níét doet. Order Book int of verwerkt geen betalingen, het maakt geen facturen, en het maant ze niet aan. Er is geen aanmaanstroom, geen automatische herinnering aan een laat café, geen kaart in het dossier, geen koppeling met de boekhouding. De factuur komt uit je eigen factuurprogramma en het aanmanen doe jij, volgens de ladder hierboven.

Wat het wel bijhoudt, is het beeld waaruit je aanmaant. Betalingen die je ontvangt worden per klant vastgelegd, of je markeert één bestelling als betaald, zodat de klantpagina een lopend saldo toont van alles wat is geleverd min wat je hebt gecrediteerd en alles wat is betaald, en de kaart Wie u nog moet betalen in de inzichten laat in één blik zien welke klanten achterlopen en met hoeveel. Elke klant draagt zijn eigen betaaltermijn, zodat de fase waarin een klant zit is opgeschreven in plaats van onthouden. Je eigen factuur-PDF hangt aan de bestelling en het café krijgt hem gemaild, en dat is ook de kopie waar je in de mail van dag 7 naar wijst. De klantpagina somt op wat er echt is geleverd en wanneer, met de pakbonnen erachter — het verslag waarop een vraag, een betalingsregeling of een vordering wordt gebouwd. En bestellingen exporteren voor je boekhouder, zodat de maand sluit zonder overtypen.

Driftdetectie is de andere helft: een klant die zowel achterloopt met betalen als buiten zijn eigen ritme bestelt, verschijnt in de eerste weken op de bellijst, en dat is wanneer een late factuur nog een vergissing is.

Begin 30 dagen gratis, zonder kaart, of bekijk wat het kost.