Les cafés qui paient en retard

En bref. Fixez les conditions par compte plutôt qu’une règle unique pour tout le monde : les nouveaux cafés paient d’avance ou à la livraison les deux ou trois premiers mois, puis passent à 14 ou 30 jours sur un historique de paiement, dans la limite d’un encours d’environ six semaines de leurs commandes. Mettez une vraie date d’échéance sur la facture, envoyez-la à la personne qui paie, et suivez une échelle fixe : un rappel avant la date, un appel au jour 3, un e-mail ferme au jour 7, l’arrêt des nouvelles commandes au jour 14, une lettre formelle au jour 30, et une décision au jour 60. Relancer tôt n’est pas agressif. C’est la seule chose qui vous évite d’être le fournisseur payé en dernier.

Pourquoi le retard de paiement coûte plus cher à une torréfaction qu’à la plupart des fournisseurs

Parce que vous avez déjà payé le café, il y a longtemps. Le vert est acheté et payé six à douze mois avant qu’un café ne commande le sachet torréfié : une torréfaction finance donc le stock de ses clients sur son propre fonds de roulement avant même qu’une seule facture soit émise. Un torréfacteur a dit à Fresh Cup, dans son enquête d’août 2026 auprès de 30 torréfacteurs, ce que cela fait de l’autre côté : « Payez vos factures à temps. Nous ne sommes pas votre banque. Le financement est la partie la plus chère de ce métier. » Le torréfacteur qui a dit cela fait 150 000 lb par an.

Le crédit qui soutient tout cela devient plus difficile à trouver. Perfect Daily Grind rapportait en mars 2025 que les banques resserrent leurs prêts aux torréfacteurs, et que Bailies, à Belfast, utilise un financement de stock, où un prêteur finance le café vert lui-même, pour combler l’écart entre le paiement d’un conteneur et la vente de ce qu’il contient. La plupart des petites torréfactions n’ont rien de tel. Elles ont un découvert, ou l’argent de leur propriétaire. En août 2025, la même publication rapportait des torréfacteurs qui repoussaient les paiements à leurs propres fournisseurs d’emballage et de matériel : c’est ce que fait une torréfaction sous pression avant d’en parler à quiconque.

Mettez un chiffre dessus. Une torréfaction qui facture 25 000 € HT par mois vend environ 822 € de café par jour. Ce qu’on lui doit à tout moment, c’est ce chiffre journalier multiplié par le temps que ses cafés mettent réellement à payer :

Ventes par jour = ventes mensuelles HT × 12 ÷ 365. Dû = ventes par jour × jours moyens de paiement. Votre propre chiffre : divisez le total de vos factures impayées par vos ventes par jour.

Chaque tranche de 15 jours de dérive sur ce carnet, ce sont 12 300 € que vous prêtez, gratuitement, à des cafés. À 8 € le kilo, cela fait environ 1 500 kg de vert que vous ne pouvez pas acheter, et cela compte davantage que les 1 100 € d’intérêts, parce que le vert est la chose que vous ne pourrez pas obtenir plus tard. Et les cafés ne choisissent pas au hasard. Comme le disait un torréfacteur sur r/roasting en 2024 : « ils paieront d’abord ceux qui tapent du poing sur la table, et vous en dernier ». Un autre, dans la même discussion : « En ne relançant pas les factures impayées, vous offrez aux gens un prêt sans intérêt ET de la marchandise gratuite. »

Ce qui suit est la marche à suivre. Les clauses elles-mêmes — délais de paiement, clause de retard, réserve de propriété, formulation de l’encours — et les règles européennes qui sont derrière se trouvent dans le modèle de conditions générales de vente en gros, qui couvre le plafond de 60 jours que la directive sur les retards de paiement impose aux délais de paiement, l’intérêt légal au taux de référence majoré de huit points, et l’indemnité forfaitaire de 40 € par facture en retard, avec les taux par pays. Lisez-le une fois, arrêtez vos chiffres, et n’y repensez plus jamais sauf au jour 30.

Des conditions par compte, pas une règle pour tout le monde

Une seule politique de paiement pour tous les cafés est soit trop lâche pour les nouveaux, soit trop serrée pour les bons. Fixez les conditions par compte, en trois étapes, et écrivez à quelle étape se trouve chaque café.

1. Mois 1 à 3 : paiement avant livraison, ou à la livraison. Le café paie par virement avant que la camionnette parte, ou par carte ou virement à la porte. Ce n’est pas une insulte et cela ne coûte rien à un café solvable. C’est aussi la période où se concentre le risque : un café qui ouvre, commande deux fois et ferme emporte votre café avec lui.
2. Après trois mois de paiements : 14 jours. Assez court pour qu’un problème se voie en moins d’un mois, assez long pour être une condition de commerce normale. Le paiement à 14 jours convient aussi à un rythme de livraison hebdomadaire, parce que le café n’a jamais plus de deux livraisons d’avance sur ses paiements.
3. Pour les comptes établis qui n’ont jamais manqué : 30 jours. Accordez-le comme quelque chose de mérité, et dites-le en l’accordant. Un compte qui sait que les 30 jours ont été une décision est un compte qui remarque quand vous les reprenez.

Deux règles font fonctionner ces étapes. D’abord, le passage d’une étape à l’autre est une conversation, pas une dérive : dites au café qu’il a changé d’étape, au téléphone, et les conditions veulent dire quelque chose. Ensuite, l’étape est écrite sur la fiche du compte, pas dans votre tête, pour que la personne qui vous remplace en août sache que le Café Aurora paie d’avance.

Des délais plus longs existent dans le métier et vous pouvez les refuser. Un groupe hôtelier ou un traiteur sous contrat demandera 60 jours par principe. C’est dans la limite européenne, mais cela veut dire que vous portez deux mois de leur café. Si vous acceptez, facturez-le : le guide des clients hors cafés détaille ce que ces clients coûtent à servir, et les 60 jours font partie de ce coût.

La vérification de solvabilité qu’une petite torréfaction peut vraiment faire

Vous n’allez pas acheter un rapport de solvabilité sur un café qui prendra peut-être 10 kg par semaine. Quatre vérifications ne coûtent rien et prennent une vingtaine de minutes, et ensemble elles attrapent l’essentiel de ce qu’un rapport payant vous dirait.

Le registre des sociétés

Chaque pays de l’UE en a un, et la plupart permettent une recherche gratuite par nom. Vous cherchez quatre choses : que la société existe sous le nom figurant sur la demande, qui sont les dirigeants, quel âge elle a, et s’il existe une mention d’insolvabilité ou de radiation. Si le café exerce sous une enseigne qui n’est pas la dénomination sociale, obtenez les deux : la facture a besoin de la dénomination légale. Vérifiez le numéro de TVA dans le service européen VIES par la même occasion, ce dont vous avez de toute façon besoin pour une facture B2B correcte.

L’âge du café

Les deux premières années concentrent les défaillances. Ce n’est pas une raison de refuser un compte, parce qu’un café neuf est aussi votre meilleure chance d’être sa première torréfaction. C’est une raison de le garder plus longtemps en paiement d’avance et de fixer un encours bas. Un café qui exerce depuis cinq ans sous le même propriétaire n’est pas la même affaire qu’un café ouvert en mars.

Une référence commerciale

Demandez le nom d’un fournisseur qui les facture déjà : une laiterie, une boulangerie, un grossiste en boissons, la torréfaction précédente. Puis appelez vraiment, et posez une seule question : « Est-ce qu’ils vous paient à temps ? » Les fournisseurs répondent honnêtement, parce qu’ils n’ont rien à gagner à couvrir un mauvais payeur. Le champ du formulaire est sur le modèle de formulaire d’ouverture de compte ; le coup de fil est la partie que la plupart des torréfactions sautent.

Ce que vous voyez vous-même

Vous allez être sur place. Est-ce plein à 10 h un mardi, ou seulement le week-end ? L’aménagement est-il fini, ou y a-t-il un comptoir à moitié construit et une machine louée ? L’équipe a-t-elle changé deux fois depuis votre première visite ? Rien de tout cela n’est décisif, et tout cela est une information que vous avez et qu’une agence de notation n’a pas.

Ensuite, commencez petit quoi qu’en disent les vérifications. Première commande au minimum ou en dessous, payée avant livraison, et un encours dont la perte ne ferait pas mal. Le guide de démarrage couvre le reste des 30 premiers jours.

L’encours, et quand le revoir

L’encours est le total qu’un café peut vous devoir — factures impayées plus café livré mais pas encore facturé — avant qu’une commande soit bloquée. Fixez-le à environ six semaines des commandes attendues de ce compte. Pour un café qui prend 16 kg par semaine d’espresso maison à 18,20 €, cela fait 291 € par semaine, donc à peu près 1 750 €, que vous écririez 1 500 € ou 2 000 €.

Six semaines est la bonne taille parce que cela couvre 30 jours de délai plus un cycle de livraison plus une dose normale de retard, et rien de plus. Un plafond de trois mois laisse un compte devenir doucement un problème que vous ne pouvez plus vous permettre de perdre. Un plafond de deux semaines bloque les livraisons à des cafés qui paient très bien.

• Démarrez les nouveaux comptes à une ou deux commandes, quoi que dise le calcul, et relevez après trois mois de paiements.
• Relevez-le quand vous augmentez vos prix. Une hausse de 10 % resserre tous les plafonds de 10 % sans que personne ne l’ait décidé.
• Relevez-le avant un pic saisonnier, pas pendant. Un café qui passe de 16 à 25 kg par semaine en décembre bute sur un plafond fixé en juin, le jour où il peut le moins se permettre une commande bloquée.
• Baissez-le quand l’historique change. Un compte en retard trois fois de suite n’a pas besoin d’un plafond plus haut parce qu’il achète plus.
• Comptez le matériel à part. L’encours porte sur le café. Un café avec une machine de 9 000 € en prêt représente une exposition plus grande que son solde de café ne le suggère.

Le plafond ne marche que si la commande s’arrête vraiment. Un plafond dont tout le monde sait que vous passerez outre est une note dans un dossier.

Ce qu’il faut mettre sur la facture pour qu’elle soit payée

Une part surprenante des retards de paiement n’est pas une décision. C’est une facture partie à la mauvaise personne, ou sur laquelle personne ne pouvait agir sans vous poser une question d’abord. Chacun des points suivants supprime une raison de la mettre dans une pile.

• La dénomination légale et le numéro de TVA de l’entreprise, pas l’enseigne sur la devanture. Un comptable qui ne peut pas rattacher la facture à une fiche fournisseur la met de côté.
• Le numéro de bon de commande, ou le nom de la personne qui a commandé. Les gros comptes ne paieront pas sans. Pour un petit café, « Commandé par Marta, livré le mardi 6 octobre » fait le même travail.
• L’échéance sous forme de date. « Payable le 20 octobre 2026 », pas « à 30 jours ». À 30 jours à partir de quoi — la commande, la livraison, la facture, la fin du mois ? Chacun compte différemment et chacun compte en sa faveur.
• Les coordonnées bancaires sur la facture elle-même. IBAN et BIC, le titulaire du compte, et le numéro de facture donné comme référence de paiement. Pas dans le corps de l’e-mail, pas dans une signature, pas sur une facture précédente.
• Un seul contact pour les questions, avec un nom, un e-mail direct et un numéro de téléphone. Une question qui part vers une boîte générique devient une quinzaine.
• Les bons de livraison qu’elle couvre. Le café vérifie par rapport à ce qui est arrivé. Faites que cette vérification prenne une minute.
• Envoyée à la personne qui paie. Collectez le contact facturation à l’ouverture du compte, séparément du contact commande. Relancer une facture par le chef barista ne mène nulle part, et cela le met dans une position inconfortable avec son propre patron.
• Envoyée le jour de la livraison. Une facture gardée pour la facturation de fin de mois démarre son propre compteur en retard et arrive dans un paquet de vingt autres.

Là où vous vendez au-delà d’une frontière, ou vers un pays passé à la facture électronique B2B structurée, la facture légale sort de votre logiciel de facturation au format exigé. Le PDF que lit le café en est une copie, et tout ce qui précède s’applique encore à la copie.

Une relance graduée, jour par jour

L’intérêt d’une échelle, c’est qu’elle supprime la décision. Vous ne jugez pas chaque semaine si c’est la semaine où il faut appeler le Café Aurora ; c’est le calendrier qui juge. Toute torréfaction qui relance bien a quelque chose qui ressemble à ceci, et toute torréfaction qui relance mal improvise.

Trois choses comptent davantage que les jours exacts. Montez d’un cran de canal, pas de volume : e-mail, puis téléphone, puis lettre, chacun plus calme que le précédent. Gardez une trace écrite de chaque étape, parce qu’elle ne vaut rien pour une société de recouvrement ou un tribunal si elle s’est passée au téléphone et que personne ne l’a écrite. Et ne laissez jamais la relance être le seul contact : si les quatre derniers appels portaient sur l’argent, vous êtes devenu une dette et non plus un fournisseur.

Les deux étapes les plus difficiles sont l’appel du jour 3 et le blocage du jour 14. Les deux sont plus faciles quand les mots sont déjà arrêtés.

L’appel du jour 3

« Bonjour [prénom], c’est [vous] de [la torréfaction]. Rien d’urgent — la facture [2026-418] de [546 €] était à échéance [lundi] et je ne crois pas qu’elle soit arrivée. Elle est partie ?

[Écouter.]

Très bien. Quand pensez-vous qu’elle partira ?

[Obtenir une date. La répéter.]

[Jeudi], parfait, je le note. Et y a-t-il quelque chose à corriger de mon côté — est-ce qu’elle part à la bonne adresse, est-ce qu’il y a quelque chose d’obscur dessus ?

Merci. Et tant que je vous ai : [l’éthiopien] arrive la semaine prochaine, je vous ai mis [deux] kilos de côté. »

La forme est celle-ci : partez du principe que c’est un oubli, demandez quand plutôt que si, obtenez une date et répétez-la, demandez si le problème vient de chez vous, et finissez sur le café. S’ils vous donnent une date et la manquent, c’est précisément l’information dont vous aviez besoin, et le jour 7 est une autre conversation.

Le blocage du jour 14

« Bonjour [prénom]. Il faut que je vous parle du compte avant la commande de jeudi.

Le solde est de [1 240 €] sur [deux] factures, la plus ancienne de [24] jours. Je vous ai dit le [date] que nous devions bloquer les nouvelles commandes à 14 jours, alors je vous appelle avant de le faire, et non après : nous ne pouvons pas envoyer la commande de jeudi tant que ce n’est pas réglé.

[S’arrêter. Les laisser répondre.]

Je préférerais de loin envoyer le café. Si [546 €] — la plus ancienne — sont payés aujourd’hui ou demain, jeudi part normalement et nous réglons le reste aux conditions habituelles.

Si c’est un problème de trésorerie, dites-le-moi maintenant et nous écrirons un plan que vous pourrez vraiment tenir. Ce que je ne peux pas faire, c’est continuer d’ajouter par-dessus.

Que préférez-vous faire ? »

Annoncez le blocage, puis taisez-vous. La proposition de libérer la commande de jeudi contre un paiement partiel est la partie qui marche : elle donne au café une sortie plus petite que le solde entier, et elle vous dit tout de suite s’il s’agit de désordre ou de quelque chose de pire. S’ils acceptent le plan de paiement, mettez-le par écrit le jour même — les montants, les dates, et ce qu’il advient des livraisons entre-temps — et traitez une échéance manquée comme un jour 30.

Une chose à ne pas faire : ne bloquez jamais une commande sans prévenir. Un café qui ouvre un samedi sans café parce que vous avez décidé le vendredi le racontera à tout le monde, et ce sera la seule partie de l’histoire qui se répétera.

Quand le retard de paiement est en réalité un départ

Parfois la facture n’est pas le problème. Un café qui a décidé de changer de torréfaction cesse souvent de payer avant de cesser de commander, parce qu’il garde sa trésorerie pour la caution et les premières commandes ailleurs. Lisez donc le comportement de paiement avec le comportement de commande, pas séparément.

Le schéma qui doit vous inquiéter, c’est un retard de paiement qui arrive en même temps qu’un changement dans les commandes : un écart un peu plus long entre elles, un panier plus petit, le saisonnier abandonné et seulement l’espresso maison gardé, un passage de la commande en ligne aux messages. Un retard seul, venant d’un compte qui commande toujours son habituel son jour habituel, est presque toujours de l’administration. Un retard plus une commande qui rétrécit, c’est un départ en cours, et l’appel que cela demande porte sur la relation, pas sur la facture.

Comment voir la moitié « commandes » dès la première semaine plutôt qu’à la fin du trimestre est un guide à part entière : repérer un café qui s’éteint en donne la méthode et le tableur. Le recoupement à retenir ici, c’est qu’un compte à la fois en dérive et en retard est celui qu’on appelle aujourd’hui, et celui dont l’encours devrait baisser avant de monter.

Quand le café qui vous doit de l’argent a votre machine espresso

C’est la situation qui transforme un problème de 1 200 € en problème de 10 000 €, et elle se traite comme deux accords distincts que vous réglez dans une seule conversation.

Vérifiez le contrat de prêt avant toute décision sur le café. Il doit dire à qui appartient la machine, ce qu’elle devient quand le compte s’arrête ou qu’une facture est impayée, et quel est le prix de rachat cette année. S’il dit tout cela, vous avez des options. Si la machine est partie sur une poignée de main, vous avez une négociation. Les clauses, le barème de rachat et le registre du matériel sont dans le guide du contrat de prêt d’une machine espresso.

• Ne retirez pas une machine pour forcer le paiement. Sortir du matériel d’un café encore en activité, sans que le contrat l’autorise clairement et sans préavis, est le plus court chemin pour transformer une créance récupérable en litige où vous paierez un avocat. Suivez ce que dit le contrat, par écrit, avec le préavis qu’il exige.
• Récupérez la machine d’un café qui ferme. Quand le rideau tombe, une machine sur place peut finir chez un bailleur, un liquidateur ou le repreneur de l’aménagement. Au moment où vous entendez le mot « fermeture », posez la question de la machine dans le même appel.
• Ne prêtez pas plus de matériel à un compte en retard. Un moulin à un café avec 40 jours de solde agrandit l’exposition et durcit la conversation.
• Mettez la machine dans le plan de paiement. « Le solde s’apure à 300 € par mois et la machine reste » est une proposition qu’un café comprend immédiatement, et c’est en général ce à quoi il tient le plus.
• Tenez le registre à jour. Numéros de série, adresse d’installation, dates d’entretien et prix de rachat de l’année. Si le compte finit mal, ce relevé est tout votre dossier.

Quand un compte ne paiera pas du tout

Un petit nombre de comptes ne paient tout simplement pas. À partir d’ici, votre objectif est d’y consacrer aussi peu de temps et d’argent que le montant le justifie, puis d’en avoir fini.

1. Envoyez une seule mise en demeure. Un relevé complet, les numéros et dates de factures, l’intérêt légal et les 40 € par facture auxquels vous avez droit, un délai de sept jours, et l’étape suivante précise que vous engagerez. Envoyez-la par courrier autant que par e-mail. Nommez le montant comme un total, parce qu’une liste de six factures se conteste plus facilement qu’un seul chiffre.
2. Proposez une médiation avant une action. C’est bien moins cher qu’un tribunal, c’est rapide, et pour un litige sur la qualité d’une partie du café cela produit souvent un paiement là où une mise en demeure produisait le silence. Plusieurs pays de l’UE ont des dispositifs de médiation d’entreprise peu coûteux ; votre chambre de commerce connaîtra celui de votre région.
3. Le recouvrement judiciaire des petites créances, ou une injonction de payer. Pour une créance nationale, la procédure de petites créances de votre pays est faite pour des montants de cette taille et ne nécessite en général pas d’avocat. Pour un café dans un autre État membre, l’injonction de payer européenne traite les créances que le café ne conteste pas, et la procédure européenne de règlement des petits litiges couvre les créances transfrontalières jusqu’à 5 000 €. Les deux fonctionnent avec des formulaires types. La vraie question n’est pas de savoir si vous gagneriez — sur une facture de café impayée avec les bons de livraison, probablement oui — mais s’il reste quelque chose à recouvrer.
4. Ou une société de recouvrement. Elle prend un pourcentage de ce qu’elle récupère et elle enlève le dossier de votre bureau, ce qui vaut beaucoup à ce stade. Elle marche le mieux sur une créance clairement due et incontestée, et quand le café est encore en activité. Vérifiez ce qu’elle fera en votre nom avant de signer, parce que sa façon de se comporter rejaillit sur vous dans une petite ville.
5. Puis passez-le en perte proprement. Enregistrez-le en créance irrécouvrable, demandez à votre expert-comptable comment récupérer la TVA déjà reversée, fermez le compte pour que personne ne leur prenne une commande par erreur, récupérez le matériel, et arrêtez-vous là. Une clause de réserve de propriété ne vaut pas grand-chose sur du café torréfié qui a été bu ; elle vaut quelque chose sur une commande non livrée restée dans votre réserve et sur du matériel.

Gardez le dossier quoi que vous décidiez : les conditions signées, la demande d’ouverture, les bons de livraison, les factures, et le relevé daté de chaque relance. Cela ne coûte rien à conserver et c’est la différence entre une créance et une rancune. Et soyez honnête, dans la perte, sur ce que cela a réellement coûté : pas seulement les 1 240 €, mais le vert derrière, les tournées de livraison et les heures. Ce total est l’argument pour exiger le paiement d’avance du prochain café qui ressemblera à celui-ci.

Comment ne plus avoir besoin de tout cela

Presque tout ce qui précède est de la réparation. La prévention coûte moins cher, et elle porte surtout sur la taille et le rythme de l’exposition plutôt que sur la contrainte.

• Le paiement d’avance là où il a sa place. Premières commandes, entreprises nouvelles, comptes qui reviennent après un blocage, et quiconque dont la référence commerciale était tiède. Un acompte au début d’une relation est normal ; en demander un après un incident est une rétrogradation.
• Des cycles de facturation plus courts. Facturer chaque semaine plutôt que chaque mois fait apparaître un problème au bout de sept jours plutôt que de cinq semaines, et le solde en risque est quatre fois plus petit. Cela coûte un clic de plus par semaine.
• Des livraisons plus petites et plus fréquentes. Deux livraisons de 8 kg par semaine au lieu d’une de 16 kg divisent par deux ce qu’un compte vous doit à son maximum, et du café plus frais se vend plus facilement qu’une politique de paiement. Le prix à payer, c’est la camionnette : faites-le là où la tournée passe déjà.
• Des commandes permanentes sur un cycle court. Une commande régulière chaque semaine, c’est aussi une facture régulière chaque semaine : le rythme le plus lisse possible des deux côtés, et le plus facile pour repérer une rupture.
• Le prélèvement SEPA, si votre banque le propose. Un mandat de prélèvement SEPA sur l’ensemble du compte fait bouger l’argent à l’échéance sans que personne ait à décider de le faire, ce qui supprime entièrement l’échelle pour les comptes qui l’acceptent. Voyez ce que les moyens de paiement vous coûtent avant de choisir entre virement, carte et prélèvement.
• Récompensez le paiement anticipé au lieu de punir le retard. L’intérêt est une menace que vous n’utiliserez pas contre un café que vous voulez garder. La priorité sur un lot limité, une place dans la rotation du café invité, un sachet du nouveau saisonnier pour l’équipe du bar, ou une visite de formation : cela vous coûte peu et cela va aux comptes dont vous voulez davantage.

Méfiez-vous en particulier de l’escompte pour paiement anticipé, parce que c’est de l’argent cher. Un escompte de 2 % pour payer 23 jours plus tôt revient à environ 32 % par an ; même 1 % fait environ 16 %, contre un découvert à 9 %. Si vous en accordez un, accordez-le là où l’alternative est vraiment une dérive à 60 jours, pas à des comptes qui allaient payer à temps de toute façon.

Et vérifiez tout le carnet une fois par trimestre, pas seulement le compte qui vous agace. Le total impayé divisé par vos ventes par jour donne votre délai moyen de paiement. Si ce chiffre est 52 et que vos conditions disent 30, le problème est le processus, pas un café.

Les questions que posent les torréfacteurs

Quel délai de paiement accorder à un nouveau café ?

Paiement avant livraison, ou à la livraison, pendant les deux ou trois premiers mois, puis 14 ou 30 jours une fois que le café a un historique chez vous. Un café qui existe depuis deux mois n’a d’historique de paiement nulle part, et les premières commandes sont celles que vous risquez le plus de perdre. Écrivez dans vos conditions que les nouveaux comptes paient d’avance : cela devient une règle, et non un jugement sur eux.

Quand arrêter de livrer un café qui me doit de l’argent ?

Vers 14 jours de retard, après un appel et un avertissement écrit, et jamais la première fois sans prévenir. Inscrivez la règle dans vos conditions pour que le café l’ait acceptée avant, annoncez-la au téléphone avant l’e-mail, et dites clairement que le blocage porte sur les nouvelles commandes, pas sur la relation. Reprendre est facile ; un solde de 3 000 € chez un café qui a fermé, non.

Faut-il facturer des intérêts à un café sur une facture en retard ?

Vous y avez droit dans l’UE, et vous les réclamerez rarement. L’intérêt légal et l’indemnité forfaitaire de 40 € par facture en retard s’appliquent entre entreprises sans rappel, au titre de la directive sur les retards de paiement. L’intérêt de la clause, c’est que le café sache qu’elle existe et vous paie avant le fournisseur dont les conditions ne disent rien : raison précise pour laquelle elle a sa place dans vos conditions écrites.

Comment réclamer son argent à un café sans perdre le compte ?

Demandez quand, pas si, et demandez à la personne qui paie plutôt qu’à celle qui commande. Dans le gros café, le retard de paiement est le plus souvent du désordre, pas un refus : un appel court qui se termine par une date nommée suffit. Gardez la relance séparée du café : la semaine où vous appelez pour la facture, appelez aussi pour le nouveau saisonnier.

Quel encours raisonnable pour un compte café ?

Environ six semaines des commandes attendues de ce compte. Un café qui prend 16 kg par semaine d’espresso maison à 18,20 € achète pour environ 291 € par semaine, donc six semaines font à peu près 1 750 €, que vous arrondiriez à 1 500 € ou 2 000 €. Démarrez les nouveaux comptes plus bas, relevez le plafond sur un historique de paiement, et revoyez chaque plafond quand vous revoyez vos prix.

Puis-je passer du café impayé en perte fiscalement ?

Une créance dont vous pouvez démontrer qu’elle est réellement irrécouvrable est normalement une créance douteuse au plan fiscal, et la plupart des pays de l’UE permettent aussi de récupérer la TVA déjà reversée sur la facture. Les conditions et le délai d’attente diffèrent d’un pays à l’autre, et certains exigent une étape formelle, comme une preuve d’insolvabilité ou une action en justice. Demandez à votre expert-comptable avant de passer quoi que ce soit en perte, et gardez le dossier.

Ce qu’Order Book fait là-dedans

Disons d’abord clairement ce qu’il ne fait pas. Order Book n’encaisse ni ne traite aucun paiement, il n’émet pas de factures, et il ne les relance pas. Pas de procédure de relance automatique, pas de rappel automatique à un café en retard, pas de carte enregistrée, pas de synchronisation comptable. La facture sort de votre propre logiciel de facturation et la relance, c’est vous qui la faites, sur l’échelle ci-dessus.

Ce qu’il tient, c’est l’image à partir de laquelle vous relancez. Les paiements que vous recevez sont enregistrés sur chaque compte, ou une seule commande est marquée payée, si bien que la fiche du client affiche un solde courant de tout ce qui a été livré, moins les avoirs accordés et tout ce qui a été payé, et la carte Qui vous doit, dans les analyses, montre d’un coup d’œil quels comptes sont en retard et de combien. Chaque fiche client porte ses propres conditions de paiement : l’étape où se trouve un compte est écrite plutôt que retenue de mémoire. Le PDF de votre propre facture se joint à la commande et le café le reçoit par e-mail, et c’est aussi la copie que vous désignez dans l’e-mail du jour 7. La fiche du client liste ce qui a été réellement livré et quand, avec les bons de livraison derrière : le relevé sur lequel se construisent une réclamation, un plan de paiement ou une action. Et les commandes s’exportent pour votre expert-comptable, pour que le mois se rapproche sans ressaisie.

La détection de dérive est l’autre moitié : un compte à la fois en retard de paiement et hors de son propre rythme apparaît sur la liste d’appels dès les premières semaines, c’est-à-dire quand une facture en retard est encore un oubli.

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