Cafés que pagam tarde

Resposta curta. Defina condições por conta, em vez de uma política única para todos: os cafés novos pagam adiantado ou na entrega nos primeiros dois ou três meses, e passam depois a 14 ou 30 dias com um historial de pagamento, dentro de um limite de crédito de cerca de seis semanas das encomendas deles. Ponha uma data de vencimento a sério na fatura, envie-a a quem paga, e siga uma escada fixa: um lembrete antes da data, uma chamada ao dia 3, um email firme ao dia 7, suspensão de encomendas novas ao dia 14, uma carta formal ao dia 30 e uma decisão ao dia 60. Cobrar cedo não é agressivo. É a única coisa que o impede de ser o fornecedor que recebe em último lugar.

Porque o atraso de pagamento custa mais a uma torrefação do que à maioria dos fornecedores

Porque já pagou o café, há muito tempo. O verde é comprado e pago seis a doze meses antes de um café encomendar o saco torrado, por isso uma torrefação financia o stock dos seus clientes com o seu próprio fundo de maneio antes de emitir uma única fatura. Um torrador disse à Fresh Cup, no inquérito a 30 torrefações de agosto de 2026, o que isso se sente do outro lado: "Paguem as vossas contas a horas. Não somos o vosso banco. O financiamento é a parte mais cara disto." Quem o disse torra 150 000 libras de café por ano.

E o crédito por trás disso está cada vez mais difícil de encontrar. A Perfect Daily Grind noticiou em março de 2025 que os bancos estão a apertar o crédito às torrefações, e que a Bailies, em Belfast, usa uma linha de financiamento de existências, em que um financiador paga o próprio café verde, para cobrir o intervalo entre pagar um contentor e vender o que vem lá dentro. A maioria das torrefações pequenas não tem nada disso. Tem um descoberto bancário, ou tem o dinheiro do dono. Em agosto de 2025, a mesma publicação noticiava torrefações a adiar pagamentos aos seus próprios fornecedores de embalagem e equipamento, que é o que uma torrefação apertada faz antes de dizer fosse a quem fosse.

Ponha um número nisto. Uma torrefação que fatura 25 000 € por mês sem IVA vende cerca de 822 € de café por dia. O que lhe devem em cada momento é esse valor diário multiplicado pelo tempo que os seus cafés demoram de facto a pagar:

Vendas por dia = vendas mensais sem IVA × 12 ÷ 365. Em dívida = vendas por dia × dias médios até ao pagamento. Para o seu próprio número: divida o total das suas faturas por pagar pelas suas vendas por dia.

Cada 15 dias de deriva nesse livro são 12 300 € que está a emprestar, sem juros, a cafés. A 8 € o quilo, são cerca de 1500 kg de verde que não pode comprar, o que importa mais do que os 1100 € de juros, porque o verde é a coisa que não consegue arranjar mais tarde. E os cafés não estão a escolher ao acaso. Como um torrador escreveu no r/roasting em 2024, "eles pagam primeiro a quem mete pressão e a si em último". Outro, na mesma conversa: "Ao não cobrar faturas por pagar, está a dar às pessoas um empréstimo sem juros MAIS produto grátis."

O que se segue é o processo. As cláusulas em si — prazos de pagamento, a cláusula de mora, a reserva de propriedade, a redação do limite de crédito — e as regras da UE por trás delas estão no modelo de condições de venda grossista, que cobre o limite de 60 dias aos prazos de pagamento imposto pela diretiva dos atrasos de pagamento, os juros legais à taxa de referência mais oito pontos e os 40 € por fatura em atraso, com as taxas por país. Leia isso uma vez, decida os seus números, e depois nunca mais pense no assunto a não ser ao dia 30.

Defina condições por conta, e não uma política para todos

Uma política de pagamento única para todos os cafés ou é demasiado frouxa para os novos ou demasiado apertada para os bons. Defina condições por conta, em três fases, e escreva em que fase está cada café.

1. Meses 1 a 3: pagamento antes da entrega, ou na entrega. O café paga por transferência antes de a carrinha sair, ou por cartão ou transferência à porta. Isto não é um insulto e não custa nada a um café solvente. É também o período em que está a maior parte do risco: um café que abre, encomenda duas vezes e fecha leva o seu café com ele.
2. Depois de três meses a pagar: 14 dias. Curto o suficiente para que um problema apareça dentro de um mês, longo o suficiente para serem condições normais de negócio. Os 14 dias também encaixam num ritmo de entrega semanal, porque o café nunca está mais do que duas entregas à frente dos pagamentos.
3. Para contas estabelecidas que nunca falharam: 30 dias. Dê-o como algo conquistado, e diga-o quando o der. Uma conta que sabe que os 30 dias foram uma decisão é uma conta que repara quando lhos retira.

Há duas regras que fazem as fases funcionar. Primeira: a passagem entre fases é uma conversa, não uma deriva — diga ao café que mudou, ao telefone, e as condições passam a significar alguma coisa. Segunda: a fase está escrita na ficha da conta, e não na sua cabeça, para que quem o substituir em agosto saiba que o Café Aurora paga adiantado.

Há prazos mais longos no setor e pode recusá-los. Um grupo hoteleiro ou uma empresa de catering vai pedir 60 dias por política. Isso está dentro do limite da UE, mas significa que carrega dois meses do café deles. Se aceitar, ponha isso no preço: o guia das contas que não são cafetarias trata do que esses clientes custam a servir, e as condições a 60 dias fazem parte desse custo.

A verificação de crédito que uma torrefação pequena consegue mesmo fazer

Não vai comprar um relatório de crédito sobre um café que talvez leve 10 kg por semana. Há quatro verificações que não custam nada e levam cerca de vinte minutos, e juntas apanham quase tudo o que um relatório pago lhe diria.

O registo comercial

Todos os países da UE têm um, e a maioria deixa pesquisar por nome gratuitamente. Procura quatro coisas: que a empresa existe com o nome que está na candidatura, quem são os gerentes, que idade tem, e se há alguma insolvência ou dissolução registada contra ela. Se o café trabalha com um nome comercial diferente do nome registado, obtenha os dois — a fatura precisa do nome legal. Confirme o número de IVA no serviço VIES da UE ao mesmo tempo, que de qualquer forma precisa para uma fatura B2B correta.

Que idade tem o café

É nos primeiros dois anos que estão as falências. Não é razão para recusar uma conta, porque um café novo é também a sua melhor hipótese de ser a primeira torrefação dele. É razão para o manter mais tempo em pagamento adiantado e para pôr o limite de crédito baixo. Um café que trabalha há cinco anos com o mesmo dono é uma proposta diferente de um que abriu em março.

Uma referência comercial

Peça um fornecedor que já lhes fature — uma leitaria, uma padaria, um distribuidor de refrigerantes, a torrefação anterior. E depois telefone mesmo, e faça uma pergunta: "Eles pagam-vos a horas?" Os fornecedores respondem a isto com honestidade, porque não têm nada a ganhar em encobrir quem paga tarde. O campo do formulário está no modelo de abertura de conta; o telefonema é a parte que a maioria das torrefações salta.

O que consegue ver por si

Vai estar dentro do espaço. Está cheio às 10 de uma terça-feira, ou só ao fim de semana? As obras estão acabadas, ou há um balcão a meio e uma máquina alugada? A equipa mudou duas vezes desde a sua primeira visita? Nada disto é decisivo e é tudo informação que tem e que uma agência de crédito não tem.

E comece pequeno, diga o que disser a verificação. Primeira encomenda no mínimo ou abaixo dele, paga antes da entrega, e um limite de crédito que não doeria se se perdesse. O guia de arranque trata do resto dos primeiros 30 dias.

O limite de crédito, e quando o rever

Um limite de crédito é o total que um café lhe pode dever — faturas por pagar mais café entregue e ainda não faturado — antes de uma encomenda ficar suspensa. Defina-o em cerca de seis semanas das encomendas previstas dessa conta. Para um café que leva 16 kg por semana do espresso da casa a 18,20 €, são 291 € por semana, ou seja, cerca de 1750 €, que escreveria como 1500 € ou 2000 €.

Seis semanas é a medida certa porque cobre 30 dias mais um ciclo de entrega mais uma dose normal de atraso, e mais nada. Um limite de três meses deixa uma conta transformar-se em silêncio num problema que já não se pode dar ao luxo de perder. Um limite de duas semanas suspende entregas a cafés que estão a pagar bem.

• Comece as contas novas em uma ou duas encomendas, diga o que disser a aritmética, e suba ao fim de três meses a pagar.
• Suba-o quando subir os preços. Um aumento de 10% torna todos os limites 10% mais apertados sem que ninguém o tenha decidido.
• Suba-o antes de um pico de época, não durante. Um café que passa de 16 para 25 kg por semana em dezembro bate num limite definido em junho, no dia em que menos lhe convém ter uma encomenda suspensa.
• Baixe-o quando o historial mudar. Uma conta que se atrasou três vezes seguidas não precisa de um limite maior só porque está a comprar mais.
• Conte o equipamento à parte. O limite de crédito é café. Um café com uma máquina de 9000 € em comodato é uma exposição maior do que o saldo de café sugere.

O limite só funciona se a encomenda parar mesmo. Um limite que toda a gente sabe que vai ignorar é uma nota num processo.

O que pôr na fatura para que ela seja paga

Uma parte surpreendente dos atrasos de pagamento não é uma decisão. É uma fatura que foi para a pessoa errada, ou sobre a qual ninguém conseguia agir sem lhe perguntar primeiro alguma coisa. Cada um destes pontos retira uma razão para a pôr numa pilha.

• O nome legal e o número de IVA da empresa, e não o nome comercial do toldo. Quem faz a escrita e não consegue casar a fatura com uma ficha de fornecedor põe-na de lado.
• O número da nota de encomenda, ou o nome de quem encomendou. As contas maiores não pagam sem isso. Num café pequeno, "Encomendado pela Marta, entregue na terça, 6 de outubro" faz o mesmo trabalho.
• A data de vencimento como data. "A pagar até 20 de outubro de 2026", e não "30 dias". Trinta dias a contar de quê — da encomenda, da entrega, da fatura, do fim do mês? Cada um conta à sua maneira e cada um conta a seu favor.
• Os dados bancários na própria fatura. IBAN e BIC, o titular da conta, e o número da fatura indicado como referência de pagamento. Não no corpo do email, não na assinatura, não numa fatura anterior.
• Um contacto para dúvidas, com nome, email direto e telefone. Uma dúvida que vai para uma caixa geral transforma-se em quinze dias.
• As guias de entrega que a fatura cobre. A verificação do café é contra o que chegou. Faça com que essa verificação demore um minuto.
• Enviada a quem paga. Recolha o contacto de faturação quando abre a conta, à parte do contacto de encomendas. Cobrar uma fatura através do barista chefe não leva a lado nenhum, e põe-no numa posição desconfortável com o próprio patrão.
• Enviada no dia em que entrega. Uma fatura guardada para faturação de fim de mês começa o seu próprio relógio atrasada e chega num lote com outras vinte.

Onde vende para lá da fronteira, ou para um país que passou à fatura eletrónica B2B estruturada, a fatura legal sai do seu programa de faturação no formato exigido. O PDF que o café lê é uma cópia dela, e tudo o que está acima continua a aplicar-se à cópia.

Uma escada de cobrança, dia a dia

O valor de uma escada é retirar a decisão. Não é você que julga cada semana se esta é a semana de telefonar ao Café Aurora; é o calendário. Todas as torrefações que cobram bem têm algo parecido com isto, e todas as que cobram mal estão a improvisar.

Há três coisas nesta escada que contam mais do que os dias exatos. Suba o canal, não o tom: email, depois telefone, depois carta, cada um mais calmo do que o anterior. Guarde registo escrito de cada passo, porque não vale nada para uma agência de cobranças ou para um tribunal se aconteceu ao telefone e ninguém escreveu. E nunca deixe que a cobrança seja o único contacto — se as últimas quatro vezes que telefonou foram por causa de dinheiro, tornou-se uma dívida e não um fornecedor.

Os dois passos mais difíceis são a chamada do dia 3 e a suspensão do dia 14. Ambos são mais fáceis com as palavras já decididas.

A chamada do dia 3

"Olá [nome], fala [você] da [torrefação]. Nada de urgente — a fatura [2026-418] de [546 €] venceu na [segunda-feira] e acho que ainda não entrou. Já saiu daí?

[Ouça.]

Sem problema. Quando é que acha que vai sair?

[Consiga uma data. Repita-a.]

[Quinta-feira], ótimo, fico com essa nota. E há alguma coisa do nosso lado que eu deva corrigir — está a ir para o endereço certo, há alguma coisa pouco clara nela?

Obrigado. Já agora, aproveitando: o [etíope] chega para a semana e pus [dois] quilos de lado para si."

A forma da coisa é esta: assuma que foi esquecimento, pergunte quando e não se, obtenha uma data e repita-a, pergunte se o problema é seu, e acabe no café. Se lhe derem uma data e falharem, foi essa a informação de que precisava, e o dia 7 é outra conversa.

A suspensão do dia 14

"Olá [nome]. Preciso de falar consigo sobre a conta antes da encomenda de quinta.

O saldo é de [1240 €] em [duas] faturas, a mais antiga com [24] dias. Disse-lhe em [data] que teríamos de suspender encomendas novas aos 14 dias, por isso estou a telefonar antes de o fazer e não depois: não podemos enviar a encomenda de quinta enquanto isso não estiver regularizado.

[Pare. Deixe responder.]

Eu preferia muito mais mandar o café. Se [546 €] — a mais antiga — for paga hoje ou amanhã, a de quinta segue como sempre e resolvemos o resto nas condições do costume.

Se for um problema de tesouraria, diga-me agora e escrevemos um plano que consiga mesmo cumprir. O que não posso é continuar a somar.

O que prefere fazer?"

Diga a suspensão e depois fique calado. A proposta de libertar a encomenda de quinta contra um pagamento parcial é a parte que funciona: dá ao café uma saída mais pequena do que o saldo inteiro, e diz-lhe de imediato se isto é desorganização ou algo pior. Se aceitarem o plano de pagamento, ponha-o por escrito no mesmo dia — os valores, as datas, e o que acontece às entregas entretanto — e trate uma prestação falhada como um dia 30.

Uma coisa a não fazer: não suspenda uma encomenda sem aviso. Um café que abre num sábado sem café porque você decidiu na sexta vai contar isso a toda a gente, e será a única parte da história que se repete.

Quando o atraso de pagamento é, na verdade, uma conta a sair

Às vezes o problema não é a fatura. Um café que decidiu mudar de torrefação muitas vezes deixa de pagar antes de deixar de encomendar, porque está a guardar o dinheiro para o depósito e as primeiras encomendas noutro sítio. Por isso leia o comportamento de pagamento ao lado do comportamento de encomenda, e não à parte.

O padrão que o deve preocupar é o atraso de pagamento a chegar junto com uma mudança nas encomendas: um intervalo um pouco maior entre elas, um cabaz mais pequeno, o lote de época deixado cair e só o espresso da casa mantido, uma passagem da conta de encomendas para mensagens de telemóvel. O atraso de pagamento sozinho, numa conta que continua a encomendar o habitual no dia habitual, é quase sempre administração. Atraso de pagamento mais encomenda a encolher é uma saída em curso, e a chamada de que isso precisa é sobre a relação, não sobre a fatura.

Como ver a metade das encomendas disso na primeira semana em vez de no fim do trimestre é um guia por si só: detetar um café que fica calado tem o método e a folha de cálculo. A sobreposição a lembrar aqui é que uma conta que está ao mesmo tempo a afastar-se e em atraso é aquela a quem deve telefonar hoje, e aquela cujo limite de crédito deve descer antes de subir.

Quando o café que lhe deve tem a sua máquina de espresso

Esta é a situação que transforma um problema de 1200 € num de 10 000 €, e tem de ser tratada como dois acordos separados de que trata numa só conversa.

Leia o contrato de comodato antes de tomar qualquer decisão sobre o café. Deve dizer quem é o dono da máquina, o que lhe acontece quando a conta termina ou quando há uma fatura por pagar, e qual é o preço de compra este ano. Se disser essas coisas, tem opções. Se a máquina entrou com um aperto de mão, tem uma negociação. As cláusulas, a tabela de compra e o registo de equipamento estão no guia do contrato de comodato de máquina de espresso.

• Não retire uma máquina para forçar o pagamento. Tirar equipamento de um café que continua a trabalhar, sem que o contrato o permita claramente e sem aviso prévio, é a forma mais rápida de transformar uma dívida que talvez recuperasse num litígio que vai pagar a um advogado. Siga o que o contrato diz, por escrito, com o aviso que ele exige.
• Tire a máquina de um café que vai fechar. Quando as portas fecham, uma máquina no local pode acabar com um senhorio, um administrador de insolvência ou quem comprar o recheio. Assim que ouvir a palavra "fechar", pergunte pela máquina na mesma chamada.
• Não empreste mais equipamento a uma conta em atraso. Um moinho para um café com um saldo de 40 dias torna a exposição maior e a conversa mais difícil.
• Ponha a máquina no plano de pagamento. "O saldo regulariza-se a 300 € por mês e a máquina fica" é uma proposta que um café percebe de imediato, e costuma ser a coisa que mais quer manter.
• Mantenha o registo atualizado. Números de série, a morada onde a máquina está instalada, datas de assistência e o preço de compra deste ano. Se a conta acabar mal, esse registo é todo o seu processo.

Quando uma conta não paga de todo

Um pequeno número de contas simplesmente não paga. O seu objetivo a partir daqui é gastar tão pouco tempo e dinheiro quanto o montante justifique, e depois acabar com o assunto.

1. Envie uma interpelação formal. Um extrato completo, os números e as datas das faturas, os juros legais e os 40 € por fatura a que tem direito, um prazo de sete dias, e o passo seguinte concreto que vai dar. Envie por correio além do email. Indique o valor como um total, porque uma lista de seis faturas é mais fácil de contestar do que um número só.
2. Proponha mediação antes de uma ação. É muito mais barata do que um tribunal, é rápida, e num litígio sobre se parte do café tinha defeito produz muitas vezes um pagamento onde uma exigência produziu silêncio. Vários países da UE têm sistemas de mediação empresarial de baixo custo; a sua câmara de comércio saberá qual é o local.
3. Ação de pequeno montante, ou injunção. Para uma dívida nacional, o procedimento do seu país para pequenos montantes foi feito para valores desta ordem e normalmente não precisa de advogado. Para um café noutro Estado-Membro, o procedimento europeu de injunção de pagamento trata de créditos que o café não contesta, e o processo europeu para ações de pequeno montante cobre créditos transfronteiriços até 5000 €. Ambos funcionam com formulários normalizados. A pergunta realista não é se ganharia — com uma fatura de café por pagar e guias de entrega, provavelmente ganhava — mas se ainda há alguma coisa para cobrar.
4. Ou uma agência de cobranças. Leva uma percentagem do que recuperar e tira-lhe o assunto da secretária, o que a esta altura vale bastante. Funciona melhor com uma dívida claramente devida e não contestada, e com o café ainda em funcionamento. Veja o que vai fazer em seu nome antes de assinar, porque a forma como se comporta reflete-se em si numa cidade pequena.
5. Depois abata a dívida de forma limpa. Registe-a como crédito incobrável, pergunte ao seu contabilista sobre recuperar o IVA que já entregou, feche a conta para que ninguém aceite uma encomenda deles por engano, recupere o equipamento, e pare. Uma cláusula de reserva de propriedade vale pouco sobre café torrado que já foi bebido; vale alguma coisa sobre uma encomenda ainda não entregue no seu armazém e sobre equipamento.

Guarde o processo, decida o que decidir: as condições assinadas, a candidatura, as guias de entrega, as faturas, e o registo datado de cada cobrança. Não custa nada guardar e é a diferença entre um crédito e um desabafo. E seja honesto no abatimento sobre o que aquilo custou de facto — não só os 1240 €, mas o verde por trás deles, as rondas de entrega e as horas. Esse total é o argumento para pedir pagamento adiantado ao próximo café novo que lhe pareça parecido.

Como deixar de precisar de tudo isto

Quase tudo o que está acima é recuperação. Prevenir é mais barato, e a maior parte da prevenção é sobre o tamanho e o ritmo da exposição, e não sobre execução.

• Pagamento adiantado onde faz sentido. Primeiras encomendas, negócios novos, contas que voltam depois de uma suspensão, e qualquer um cuja referência comercial tenha sido morna. Um depósito no início de uma relação é normal; pedir um depois de um problema é uma despromoção.
• Ciclos de faturação mais curtos. Faturar semanalmente em vez de mensalmente significa que um problema aparece ao fim de sete dias em vez de cinco semanas, e o saldo em risco é um quarto do tamanho. Custa mais um clique por semana.
• Entregas mais pequenas e mais frequentes. Duas entregas de 8 kg por semana em vez de uma de 16 kg reduzem a metade o que uma conta lhe deve no pico, e café mais fresco é mais fácil de vender do que uma política de pagamento. O custo é a carrinha, por isso faça-o onde a rota já passa.
• Encomendas fixas num ciclo curto. Uma encomenda semanal regular é também uma fatura semanal regular, que é o padrão mais suave possível para os dois lados e o mais fácil de ver quebrado.
• Débito direto, se o seu banco o oferecer. Uma autorização de débito direto SEPA para toda a conta significa que o dinheiro se move na data de vencimento sem ninguém decidir movê-lo, o que elimina a escada inteira nas contas que aceitem. Veja o que lhe custam os meios de pagamento antes de escolher entre transferência, cartão e débito direto.
• Premeie quem paga cedo em vez de castigar quem paga tarde. Os juros são uma ameaça que não vai usar num café que quer manter. A primeira escolha de um lote limitado, um lugar na rotação de café convidado, um saco do novo lote de época para a equipa do balcão, ou uma visita de formação — isto custa-lhe pouco e vai para as contas de que quer mais.

Tenha cuidado especificamente com descontos de pagamento imediato, porque são dinheiro caro. Um desconto de 2% por pagar 23 dias antes dá cerca de 32% ao ano; mesmo 1% dá cerca de 16%, contra um descoberto a 9%. Se oferecer um, ofereça-o onde a alternativa é mesmo uma deriva para os 60 dias, e não a contas que iam pagar a horas de qualquer maneira.

E reveja o livro inteiro uma vez por trimestre, não só a conta que o está a chatear. O total por pagar a dividir pelas vendas por dia dá-lhe os seus dias médios até ao pagamento. Se esse número é 52 e as suas condições dizem 30, o problema é o processo e não um café.

Perguntas que as torrefações fazem

Que prazo de pagamento devo dar a um café novo?

Pagamento antes da entrega, ou na entrega, nos primeiros dois ou três meses, e depois 14 ou 30 dias assim que o café tiver um historial consigo. Um café que abriu há dois meses não tem historial de pagamento em lado nenhum, e as primeiras encomendas são aquelas que tem mais probabilidade de perder. Escreva nas suas condições que as contas novas pagam adiantado, para que seja uma política e não um juízo sobre aquele café.

Quando devo deixar de entregar a um café que me deve dinheiro?

Por volta dos 14 dias de atraso, depois de um telefonema e de um aviso escrito, e nunca à primeira sem aviso. Escreva a regra nas suas condições, para que o café tenha concordado com ela antes de acontecer, avise por telefone antes do email, e deixe claro que a suspensão é sobre encomendas novas e não sobre a relação. Recomeçar é fácil; um saldo de 3000 € num café que fechou não é.

Devo cobrar juros a um café por uma fatura em atraso?

Tem direito a isso na UE, e raramente vai reclamá-lo. Entre empresas, os juros legais e os 40 € fixos por fatura em atraso aplicam-se sem necessidade de aviso, ao abrigo da diretiva dos atrasos de pagamento. O valor da cláusula está em o café saber que ela existe e pagar-lhe a si antes de pagar ao fornecedor cujas condições nada dizem, que é exatamente a razão para estar nas suas condições escritas.

Como peço dinheiro a um café sem perder a conta?

Pergunte quando, não se, e pergunte a quem paga em vez de a quem encomenda. A maior parte dos atrasos de pagamento no grossista de café é desorganização e não recusa, por isso uma chamada curta que acaba com uma data marcada resolve o assunto. Mantenha a cobrança separada do café: na mesma semana em que telefona por causa da fatura, telefone por causa do novo lote de época.

Qual é um limite de crédito razoável para uma conta de café?

Cerca de seis semanas das encomendas previstas dessa conta. Um café que leva 16 kg por semana do espresso da casa a 18,20 € compra cerca de 291 € por semana, por isso seis semanas são cerca de 1750 €, que arredondaria para 1500 € ou 2000 €. Comece as contas novas mais abaixo, suba o limite com um historial de pagamento, e reveja todos os limites quando rever os preços.

Posso abater café não pago aos impostos?

Uma dívida que consiga demonstrar ser genuinamente incobrável é normalmente um crédito incobrável para efeitos fiscais, e a maioria dos países da UE também deixa recuperar o IVA que já entregou sobre a fatura. As condições e o período de espera variam de país para país, e alguns exigem um passo formal, como prova de insolvência ou uma ação em tribunal. Fale com o seu contabilista antes de abater o que quer que seja, e guarde o processo.

Onde entra o Order Book

Comece por ser claro sobre o que ele não faz. O Order Book não cobra nem processa pagamentos, não emite faturas, e não as cobra. Não há interpelações automáticas, não há lembrete automático a um café em atraso, não há cartão em ficheiro, não há sincronização com a contabilidade. A fatura sai do seu próprio programa de faturação e a cobrança é feita por si, pela escada que está acima.

O que ele guarda é o retrato a partir do qual cobra. Os pagamentos que recebe ficam registados em cada conta, ou uma encomenda é marcada como paga, por isso a página do cliente mostra um saldo corrente de tudo o que foi entregue menos o crédito que deu e tudo o que foi pago, e o cartão Quem lhe deve na Análise mostra num relance que contas estão em atraso e por quanto. Cada ficha de cliente leva o seu próprio prazo de pagamento, por isso a fase em que uma conta está fica escrita em vez de lembrada. O PDF da sua própria fatura junta-se à encomenda e o café recebe-o por email, que é também a cópia para que aponta no email do dia 7. A página do cliente lista o que foi de facto entregue e quando, com as guias de entrega por trás — o registo sobre o qual se constrói uma dúvida, um plano de pagamento ou uma ação. E as encomendas exportam-se para o contabilista, por isso o mês fecha sem voltar a escrever nada.

A deteção de afastamento é a outra metade disto: uma conta que está ao mesmo tempo em atraso no pagamento e a encomendar fora do ritmo dela aparece na lista de chamadas nas primeiras semanas, que é quando uma fatura atrasada ainda é um esquecimento.

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