Como conseguir clientes grossistas

Resposta curta. Escolha vinte cafetarias que encaixam no seu café, no seu volume e na sua rota de entrega. Visite cada uma a uma hora calma e peça para falar com o proprietário ou com o barista principal pelo nome. Deixe dois cafés com a data de torra, uma ficha de receita, uma tabela de preços de uma página e o dia em que vai telefonar. Ligue ao segundo dia, convide-os para uma prova de chávena até ao sétimo, e faça seguimento por telefone até ter uma resposta clara.

Que cafetarias deve uma torrefação abordar primeiro?

Aborde as cafetarias onde o seu café, o volume delas e a sua rota de entrega já se alinham, não a cafetaria mais falada da cidade. Um bom primeiro cliente é aquele que consegue ganhar, servir bem e manter. Antes de entrar, avalie cada candidato em quatro pontos:

Para estimar o volume, conte em vez de adivinhar. Fique vinte minutos dentro da cafetaria no pico da manhã e conte as bebidas. Digamos que uma cafetaria vende 150 bebidas de espresso por dia com uma dose dupla de 18 g e abre seis dias por semana: 150 × 18 g × 6 = 16,2 kg de café por semana. Isso é um cliente a sério. Uma cafetaria que venda 40 bebidas por dia com a mesma dose usa cerca de 4,3 kg por semana, o que só vale a pena se ficar numa rota que já faz. Como referência aproximada, o guia da Cropster para lançar um programa grossista põe uma cafetaria ou padaria nos 23–91 kg por semana, um restaurante à volta de 9 kg e um hotel de charme nos 9–45 kg. São intervalos largos e podem ser generosos para um pequeno bar de espresso, e é por isso que contar bebidas vale vinte minutos.

A distância pesa mais do que parece no mapa. Se uma entrega lhe custa, digamos, 12 € em combustível e tempo, isso são 0,74 € por quilo numa encomenda semanal de 16,2 kg e 2,78 € por quilo numa de 4,3 kg. Comece pelas cafetarias que ficam perto das rotas que já percorre. Sobre o que vender para lá das cafetarias, veja café grossista para restaurantes, hotéis e escritórios.

Como se constrói uma lista de potenciais clientes grossistas?

Construa-a a partir do que consegue ver: percorra os bairros onde entrega e depois preencha os buracos com mapas e diretórios de cafetarias. Vinte cafetarias bem escolhidas valem mais do que duzentos nomes de uma folha comprada.

• Percorra a sua zona de entrega. Anote todas as cafetarias com um moinho a sério ao balcão, e olhe para os sacos na prateleira. Dizem-lhe quem torra para elas hoje.
• Google Maps. Procure «café de especialidade» e «cafetaria» ao longo das suas rotas. As fotografias dos clientes mostram muitas vezes a máquina, os moinhos e o saco da torrefação.
• Diretórios e apps de cafetarias. O European Coffee Trip publica guias de cafés de especialidade por toda a Europa. A app Roasters, da roasters.app, lista cafés de especialidade, e na app a página de uma cafetaria pode mostrar que torrefações ela serve, o que é uma forma rápida de ver quem já está no seu terreno.
• Aberturas novas. Placas de «brevemente», avisos de licenciamento e notícias locais. Uma cafetaria que ainda não abriu ainda não escolheu torrefação.
• Os seus próprios clientes. Os compradores de retalho que perguntam onde podem beber o seu café perto de casa estão a dizer-lhe onde ir.

Guarde a lista num só sítio, com as mesmas colunas para todas as cafetarias, para que um colega a possa pegar:

Como se avalia uma cafetaria antes de a abordar?

Avalie uma cafetaria descobrindo, antes de vender seja o que for, se ela pode mudar, se pode pagar o seu café e quem é que decide. Quase tudo isto se aprende numa visita e numa conversa honesta:

• Está presa? Uma cafetaria com uma máquina de espresso emprestada por uma torrefação tem quase sempre um acordo de fornecimento ligado a ela. Pergunte quando acaba. Veja como funcionam os contratos de comodato de máquina de espresso.
• Quem decide? Numa cafetaria independente, o proprietário. Num pequeno grupo, muitas vezes o responsável de café ou de operações. O barista que está ao turno pode defendê-lo, mas raramente assina.
• Quanto pagam hoje? Nem sempre lho dizem, mas o preço de retalho dos sacos da torrefação atual na prateleira dá-lhe um intervalo.
• O que é que falta? Nenhum descafeinado que se beba, nenhum filtro, uma torrefação que nunca aparece. A falha é a sua porta de entrada.

Como se faz o primeiro contacto com uma cafetaria?

Entre a uma hora calma, compre um café e peça para falar com o proprietário ou com o barista principal pelo nome. Não às 9 da manhã, com a fila à porta e ninguém com um minuto para um desconhecido com um saco de grão. A meio da manhã, depois da correria, ou a meio da tarde costuma ser melhor. Olhe primeiro para a cafetaria: a pergunta útil é a que a Cropster faz às torrefações, se esta é uma cafetaria calma com o proprietário ao balcão ou uma com fila e uma equipa de seis.

Não passe de dois minutos. Diga quem é e onde torra, diga uma coisa concreta que reparou na cafetaria, e pergunte se pode deixar dois cafés e voltar para conversar. Se quem decide não estiver, pergunte a que horas costuma estar e volte nessa altura, em vez de deixar as amostras com quem estiver ao turno.

O que leva uma entrega de amostras?

Uma entrega de amostras deve levar tudo o que um barista principal precisa para calibrar o seu café e tudo o que um proprietário precisa para julgar o preço, sem ter de lhe telefonar primeiro. Use esta lista:

• Dois cafés, não mais. O espresso da casa e outro: um filtro, um descafeinado ou o café que preenche a falha que detetou. Cinco amostras dizem que não pensou na carta deles.
• Data de torra em cada saco, e torrado para que o café esteja no seu melhor no dia em que o vão provar.
• Quantidade que chegue para calibrar. Um saco de 250 g acaba ao fim de meia dúzia de extrações de teste. Um quilo do espresso é um teste justo.
• Uma ficha de receita por café: dose, rendimento, tempo, temperatura da água e uma nota de moagem de partida. Por exemplo: 18 g dentro, 40 g fora, 28–32 segundos, 93 °C.
• Uma ficha de venda de uma página com os preços sem IVA (modelo mais abaixo).
• Uma pessoa de contacto com nome na torrefação, com telemóvel.
• O dia em que vai telefonar, escrito no cartão: «Ligo-lhe na quinta à tarde.»

A Cropster vai mais longe e sugere substituir a entrega por uma demonstração do produto: fazer café em conjunto, na máquina deles. As duas coisas funcionam bem juntas. Use a entrega para ganhar a demonstração.

Modelo de ficha de venda grossista de uma página

Uma ficha de venda é uma página que diz a uma cafetaria o que vende, quanto custa e como se encomenda. Copie esta estrutura e substitua os valores de exemplo, que vêm do modelo de tabela de preços grossista:

Deixe de fora a história de como a torrefação começou. A cafetaria pode lê-la no seu site; a ficha é para a decisão.

Com que frequência fazer seguimento das amostras?

Faça seguimento por telefone dois dias depois da entrega e mantenha um ritmo fixo a partir daí, até ter uma resposta clara. Este é um calendário recomendado, não uma estatística:

Pare quando a cafetaria disser que não com todas as letras. O silêncio não é um não; quase sempre quer dizer que estão ocupados.

Telefonar é melhor do que mandar email?

É. O telefone ganha contas grossistas que o email não ganha. Na análise da Fresh Cup ao primeiro ano do RoasterLink, o seu programa de encontros entre torrefações e compradores grossistas, as torrefações que deram prioridade ao email ficaram muito atrás das que telefonaram aos contactos com regularidade. As torrefações viram taxas de resposta de 55–65% da parte dos compradores, e as que foram ativas no seguimento, com vários contactos, chegaram aos 75%. Uma torrefação, Brian Gumm, da Ross Street Roasting, disse que os encontros pré-qualificados reduziram a necessidade de fazer cerca de vinte chamadas frias para uma boa conversa, para cinco ou seis conversas por cada contacto promissor.

Duas ressalvas. O RoasterLink é um programa dos Estados Unidos, e os compradores dele tinham-se inscrito porque andavam à procura de uma torrefação, por isso uma lista fria de cafetarias europeias responde menos. A lição mantém-se: uma chamada é mais difícil de ignorar do que um email e dá-lhe a objeção nas palavras da própria cafetaria.

O que dizer na chamada?

Diga quem é, refira as amostras, faça uma pergunta sobre como o café se comportou, e proponha um passo seguinte concreto. Em menos de dois minutos:

«Olá Marta, fala o Sam da Sua Torrefação. Deixei-lhe dois cafés na terça-feira. Estou a ligar como disse que ligava. Chegou a pôr o espresso no moinho?»

Se sim: «Como é que calibrou? Havia alguma coisa que quisesse diferente, com leite ou sozinho?»

Se não: «Sem problema, é normal. Qual é a manhã mais calma esta semana? Vou aí calibrá-lo consigo, demora vinte minutos.»

Depois: «Quer vir provar uns cafés à torrefação para a semana? Quarta ou quinta à tarde?»

Depois escreva o que lhe disseram ao lado da cafetaria, na sua lista, com a data do passo seguinte.

Deve oferecer uma prova de chávena ou um teste grátis?

Ofereça primeiro uma prova de chávena e só depois um teste curto e bem definido. Uma prova de chávena na torrefação custa-lhe uma hora e mostra à cafetaria como trabalha. Um teste põe o seu café à frente dos clientes deles, que é a prova que interessa a um proprietário.

Dê limites ao teste: que café, quantos quilos, quantas semanas, o preço e a data em que o vão avaliar juntos. Por exemplo, duas semanas no espresso da casa a 8 kg por semana são 16 kg. Aos 10,91 € por quilo que custa produzi-lo no exemplo trabalhado da tabela de preços, oferecê-lo custa-lhe 174,56 €. Cobrar os 18,20 € por quilo do costume pelo teste, com a primeira entrega grátis, oferece 87,28 € de café a preço de custo, cerca de 29 € depois de contada a margem da segunda semana paga, e dá-lhe uma cafetaria que já decidiu pagar. Um filtro ou um lugar de café convidado é um teste mais fácil de aceitar do que o espresso da casa. Veja como funciona um programa de café convidado.

O que dizer quando uma cafetaria está satisfeita com a torrefação dela?

Concorde com eles, não critique a torrefação deles, e peça para manter o contacto. Uma cafetaria satisfeita hoje muda quando alguma coisa muda: um proprietário novo, uma torrefação que deixa de aparecer, um aumento de preço que chegou sem aviso. Num artigo da Fresh Cup sobre mudar de torrefação, a proprietária de uma cafetaria nos Estados Unidos contou que deixou a primeira torrefação porque queria mais do que uma visita por trimestre e ajuda com a formação, e que mais tarde deixou uma boa segunda torrefação depois de um comercial da Stumptown lhe ter escrito, a ter visitado várias vezes e ter deixado sempre alguma coisa. Seja a torrefação dessa segunda história.

• «Ainda bem, uma boa torrefação vale a pena manter. Se pudesse mudar uma coisa no vosso café, o que seria?»
• «Não precisamos de substituir o vosso espresso. Um descafeinado ou um café de filtro davam jeito?»
• «Posso aparecer quando chegar o nosso próximo café sazonal, só para provarem?»

Que preço e que volume esperar de um cliente novo?

Conte que uma cafetaria nova encomende menos do que lhe diz e que aperte no preço mais do que a sua qualidade permite. O RoasterLink concluiu que os compradores nem sempre percebem como o preço do café se relaciona com a qualidade, e deu o exemplo de um comprador que queria café de marca própria a 9 dólares por libra (cerca de 20 dólares por quilo) de uma torrefação conhecida por cafés acima dos 90 pontos, e de um negócio acabado de abrir numa rua calma que contava vender 300 libras (136 kg) de café por semana.

Faça as contas com eles em vez de discutir. Uma cafetaria que diz que leva 20 kg por semana e vende 100 bebidas por dia a 18 g, seis dias por semana, usa 10,8 kg. Faça o preço da sua ficha pelo volume que consegue ver, e deixe o escalão de quantidade recompensá-los quando os quilos chegarem. Quanto ao preço, mostre o custo por bebida: a 18,20 € por quilo, uma dose dupla de 18 g tem 0,33 € de café lá dentro. Para a conta toda, veja a calculadora do custo do café por chávena.

Quando desistir de um potencial cliente?

Desista quando ganhar a conta lhe custar mais do que aquilo que rende, ou quando não consegue chegar a quem decide. Os casos mais comuns:

• Um preço abaixo do custo mais uma margem sensata. Se o seu custo é 10,91 € por quilo e eles querem 12 €, estaria a pagar para os abastecer.
• Uma máquina em comodato para um volume pequeno. Uma máquina de espresso de 6 000 € emprestada a uma cafetaria que leva 3 kg por semana, a uma margem de 7,29 € por quilo, devolve 1 137 € por ano. São mais de cinco anos até a máquina se pagar, e ainda sem contar com as assistências.
• Longe demais para o volume. Uma hora de viagem à parte por 3 kg por semana.
• Sem acesso à decisão. Três contactos e continua só a conhecer o barista de sábado.
• Já atrasada com a torrefação atual. As coisas sabem-se, e as suas faturas vão para a mesma fila.

Feche o processo com delicadeza e anote porquê. A cafetaria pode ser outro negócio daqui a um ano, e quantos clientes precisa mesmo costuma ser menos do que a lista sugere.

Perguntas que as torrefações fazem

Como é que as torrefações conseguem clientes grossistas?

Sobretudo pessoalmente e ao telefone. Faça uma lista curta de cafetarias que encaixam no seu café, no seu volume e na sua rota de entrega, visite cada uma a uma hora calma, deixe uma entrega de amostras com uma ficha de receita, uma tabela de preços e o dia em que vai telefonar, e depois faça o seguimento num calendário fixo. As chamadas ganham muito mais contas do que o email, e uma prova de chávena na torrefação dá à cafetaria uma razão para dizer que sim.

O que deve uma torrefação pôr numa entrega de amostras para uma cafetaria?

Dois cafés, no máximo, bem identificados com a data de torra. Uma ficha de receita para cada um, com dose, rendimento, tempo e uma moagem de partida. Uma ficha de venda de uma página com os preços por quilo sem IVA, a encomenda mínima, os dias de entrega e as condições de pagamento. O nome e o telemóvel de uma pessoa da torrefação, e o dia em que vai telefonar.

Com que frequência devo fazer seguimento a uma cafetaria depois de deixar amostras?

Um calendário que funciona: uma chamada dois dias depois da entrega, uma visita ou um convite para uma prova de chávena ao sétimo dia, uma chamada curta com uma pergunta concreta ao décimo quarto dia e um contacto com novidades ao trigésimo. Depois disso, uma vez por trimestre. Pare quando a cafetaria disser que não com clareza, não quando ficar calada.

Devo telefonar ou mandar email às cafetarias quando ando à procura de clientes?

Telefone. A análise da Fresh Cup ao primeiro ano do RoasterLink, o seu programa de encontros entre torrefações e compradores, concluiu que as torrefações que deram prioridade ao email ficaram muito atrás das que telefonaram com regularidade, e que um seguimento ativo levou as taxas de resposta até 75%. Use o email só para enviar a tabela de preços depois de uma conversa.

O que digo quando uma cafetaria está satisfeita com a torrefação que tem?

Concorde que uma boa torrefação vale a pena manter e não a critique. Pergunte o que a cafetaria mudaria se pudesse, ofereça algo que não substitua o espresso da casa — um descafeinado, um café de filtro ou um lugar de café convidado — e pergunte se pode voltar a aparecer no trimestre seguinte. As cafetarias mudam quando alguma coisa corre mal, e quer ser a torrefação de que se lembram.

Quando é que uma torrefação deve desistir de um potencial cliente?

Quando o preço que a cafetaria quer fica abaixo do seu custo mais uma margem sensata, quando quer uma máquina de espresso em comodato para um volume que nunca a paga, quando fica longe demais para entregar àquele volume, ou quando três contactos não chegaram a quem decide. Fechar o processo com delicadeza liberta tempo para as cafetarias que encaixam.

Onde entra o Order Book

O Order Book não lhe encontra cafetarias nem faz as chamadas por si. Ajuda nas duas pontas do processo. Cada cafetaria que está a trabalhar fica como potencial no mesmo livro que os seus clientes, com a fase em que está — Contacto, Amostra enviada, A provar, A negociar — e as visitas, as chamadas e as notas na ficha dela. A amostra sai sem custo, pela lista de recolha e pelo plano de torra, marcada como Amostra e fora de todos os números, e a cafetaria avalia-a na conta dela. Quando diz que sim, entra com o email que já tem na ficha, sem palavra-passe, com o seu logótipo e os preços dela, na língua dela, para que a primeira encomenda seja tão fácil como o teste prometia.

Depois de começar a encomendar, o Order Book aprende o ritmo e o tamanho do cabaz dela e põe-na na sua lista de chamadas se começar a encomendar mais tarde ou menos, que é como as contas que custaram a ganhar ficam caladas. Veja os primeiros 30 dias de uma conta nova para o que fazer pelo meio.

Comece grátis durante 30 dias, sem cartão, ou veja os preços.