Como o Order Book trabalha com a sua contabilidade

Resposta curta. O Order Book não sincroniza com o Xero, o QuickBooks, o Sage, o Holded, o Exact, o Moloni, o InvoiceXpress nem com qualquer outro programa de contabilidade. Não há ligação nos dois sentidos e não há criação automática de faturas. Emite as faturas onde as emite hoje e junta o ficheiro à encomenda, o que o envia por email ao café e o põe na página de encomendas desse café. O que o Order Book dá à escrita é o trabalho à volta da fatura: uma guia de entrega por encomenda, uma exportação CSV de todas as linhas de encomenda para o contabilista, prazos de pagamento em cada cliente, pagamentos registados na conta com um saldo corrente, e uma API pública se quiser construir a ponte por si.

O Order Book liga-se ao Xero ou ao QuickBooks?

Não, e nem parcialmente. Não há ligação para autorizar nas definições, não há campo onde colar uma chave da contabilidade, não há envio noturno, não há app suportada no marketplace de ninguém. Nada sobre uma encomenda, uma fatura ou um pagamento se move entre o Order Book e um programa de contabilidade a não ser que uma pessoa o mova.

As ferramentas com que as torrefações comparam isto têm uma, e essa é uma diferença real que vale a pena pesar. A Orderspace exporta faturas para o Xero ou para o QuickBooks Online. A RoasterTools inclui sincronização com o QuickBooks Online nos seus planos e vende o Xero como extra pago, e o trabalho de contabilidade dela vai mais fundo do que a palavra "exportação" sugere: faturas, pagamentos e reconciliação de recebimentos. Se a sincronização de faturas é a coisa que mais tempo lhe pouparia, esses produtos já a fazem e o Order Book não.

O resto desta página é o que uma torrefação que usa o Order Book faz de facto em vez disso, para que possa decidir se a lacuna lhe custa uma tarde por mês ou se é razão para comprar outra coisa.

Um mês numa torrefação pequena, sistema a sistema

Pegue numa torrefação com 28 contas de cafetaria, a maioria a encomendar todas as semanas, ou seja, cerca de 120 entregas por mês. Aqui está onde acontece cada passo.

Há duas linhas que são escritas duas vezes: a fatura e o pagamento. Tudo o resto acontece num sítio só. É essa a forma inteira do problema, e a secção sobre manter o trabalho duplicado pequeno é sobre essas duas linhas.

O que é que juntar a fatura faz, na prática

Na encomenda há um sítio para carregar a fatura: um PDF, uma imagem ou uma folha de cálculo, até 10 MB. O café recebe um email na língua dele a dizer que a fatura está lá, e o link vai para a cópia da encomenda e não para o ficheiro, por isso continua a funcionar em março, quando um link assinado já teria expirado. Se substituir uma fatura por outra corrigida, a antiga vai com ela, e assim um café nunca fica com dois documentos para uma entrega a adivinhar qual é o atual.

É esta a parte que as torrefações dizem que lhes faltava. Não a emissão da fatura, que o programa delas já faz bem, mas fazê-la chegar ao café e ficar ao lado do que foi entregue, em vez de numa conversa de email que ninguém encontra.

O que a exportação de encomendas contém

Um botão dá-lhe um CSV de todas as encomendas do livro, uma linha por linha de encomenda, da mais recente para a mais antiga. Leva marca de ordem de bytes, por isso abre logo no Excel, no Numbers e no Google Sheets sem caixa de diálogo de codificação. As colunas:

Os valores estão na moeda da própria encomenda, indicada na coluna currency. Os valores de IVA são os da encomenda, tal como o Order Book os calculou; a fatura que o seu programa emite continua a ser o valor legal.

O que um contabilista faz com isto, mais ou menos por ordem de utilidade:

• Verificar que tudo o que foi entregue foi faturado. Filtra as encomendas entregues do mês, compara a contagem com as faturas emitidas, e vai atrás da diferença. É a única coisa que a exportação apanha e mais nada apanha, e num mês cheio costuma apanhar alguma coisa.
• Construir as faturas do mês. Filtra por um café, e as linhas e quantidades da fatura agregada dele ficam à frente dos olhos em vez de espalhadas por cinco guias de entrega.
• Vendas por produto e por conta. Uma tabela dinâmica sobre a coluna do artigo, ou sobre a do cliente, sem lhe pedir um relatório.
• Resolver uma discussão. Um café diz que nunca recebeu os 6 kg. A linha tem a data, a quantidade, o preço e a nota.

Seja claro com ele sobre o que isto não é. Não é um livro contabilístico. Não tem números de fatura, não tem notas de crédito, não tem saldos iniciais e não tem lançamentos. É o que foi encomendado e o que saiu.

Prazos de pagamento, pagamentos e o saldo

Cada ficha de cliente leva o seu próprio prazo de pagamento — pronto pagamento, 7, 15, 30, 45 ou 60 dias — para que as condições vivam ao lado da conta a que pertencem e não na memória de alguém. Quando o dinheiro entra, registe-o na ficha do cliente com a data, o valor, o meio e a referência, ou marque uma encomenda como paga a partir da própria encomenda.

O saldo na página do cliente é o valor das encomendas entregues desse café, menos o crédito que deu quando o café reportou um problema numa entrega, menos os pagamentos registados contra ele. Só contam as encomendas entregues: uma encomenda confirmada que a carrinha ainda não levou é uma promessa, e cobrá-la faria o saldo deixar de bater certo com a realidade. Um saldo negativo significa que o café está a crédito.

Diga-se com todas as letras o que isto é: um total corrente que uma torrefação guardaria num caderno, no sítio onde o resto da conta já vive. Não é um livro fiscal. Não há numeração, não há posição de IVA, não há escalões de antiguidade, não há lembretes automáticos, não há interpelações. O seu programa de contabilidade é dono de tudo isso, e deve ser. Para o lado da cobrança, veja o que fazer com um café que paga tarde.

A API, se quiser construir a ponte por si

Todos os planos têm chaves de API, criadas e revogadas por um administrador. A chave vai num cabeçalho Authorization: Bearer e é de leitura apenas, a não ser que lhe dê acesso de escrita.

Uma ponte para um programa de contabilidade consultaria o endpoint das encomendas à procura do que foi criado desde a última vez e criaria uma fatura em rascunho do outro lado. Não há webhooks de saída, por isso o padrão é consultar. Não há objeto de fatura nem endpoint de pagamentos na API, por isso uma ponte pode ler encomendas e criar encomendas, e não consegue empurrar uma fatura ou um pagamento de volta para o Order Book.

Diga o custo em voz alta antes de alguém começar. Isto é trabalho de desenvolvimento. Alguém tem de o escrever, alojar, vigiar e corrigir quando o Xero mudar um endpoint ou os nomes dos seus produtos mudarem. Ninguém do Order Book o vai manter por si. Para a maioria das torrefações com menos de cem contas, sai mais caro do que a tarde de escrita que substitui, e a recomendação honesta é não o construir. Está ali para a torrefação que já tem um programador e uma razão.

O seu programa de contabilidade, ao lado do Order Book

Uma coluna de "nenhuma" é o objetivo desta tabela. O que muda de linha para linha é só o que faz a seguir.

Onde um país exige uma fatura eletrónica estruturada

Vários países da UE exigem hoje que as faturas B2B nacionais sejam trocadas como ficheiros estruturados em vez de PDF, e a lista e as datas continuam a mexer-se. Nada disso muda o que está aqui. A fatura legal é criada, numerada, formatada e comunicada pelo seu próprio programa, exatamente como é hoje, e o Order Book não tem parte nisso: não numera nada, não assina nada, não comunica nada a nenhuma autoridade fiscal e não é um arquivo.

O ficheiro que junta à encomenda é a cópia legível que o seu café lê ao lado do que foi entregue. Isso é um trabalho diferente do trabalho legal, e é o único que o Order Book faz. Se está a perceber o que o seu país lhe pede e desde quando, comece pela fatura eletrónica para torrefações, e veja em faturação certificada o que fica do lado do programa certificado.

A sincronização com a contabilidade está para vir?

Não está disponível hoje, e a resposta honesta hoje é não.

Não há data para lhe dar e não há roteiro para apontar, e não deve comprar software pela promessa de uma funcionalidade que não existe. Decida pelo que tem à frente: se a distância entre a encomenda e a fatura é um custo real na sua semana, e nada nesta página a fecha o suficiente, compre o produto que tem a integração. É uma decisão razoável e esta página existe para que a possa tomar sem uma chamada comercial.

Quanto trabalho duplicado é isto mesmo, e como o manter pequeno

Há duas coisas que são escritas duas vezes: a fatura e o pagamento. Mais nada.

Faça as contas para a sua própria torrefação em vez de confiar na estimativa de alguém. Cronometre-se a escrever cinco faturas reais, da guia de entrega até ao envio, e multiplique pelo número de faturas que emite num mês. Para a torrefação de 28 contas acima, são 120 faturas por mês se faturar por entrega, e 28 se faturar a cada café uma vez por mês. O segundo número é onde está a poupança, e mudar não custa nada.

Cinco coisas que encolhem o trabalho:

1. Fature mensalmente, e não por entrega. Uma fatura por café por mês em vez de uma por descarga. Confirme primeiro as suas condições, avise os cafés antes de mudar, e lembre-se de que isto atrasa o seu dinheiro, que é a troca a sério.
2. Construa as faturas a partir da exportação, e não das guias de entrega. Filtre o CSV por um café e um mês e as linhas, as quantidades e os preços já estão numa grelha. Se o seu programa importar um CSV de linhas de venda, dê forma ao ficheiro uma vez e reutilize-o.
3. Ponha o número da encomenda na referência da fatura. Um número partilhado é o que permite a qualquer pessoa, meses depois, alinhar uma fatura com o que saiu de facto pela porta.
4. Registe os pagamentos de uma assentada. Quando reconciliar o banco, introduza os mesmos pagamentos no Order Book com o extrato aberto, em vez de um a um à medida que entram.
5. Não faça uma segunda guia de entrega. O Order Book imprime uma por encomenda. Não se ganha nada em produzir outra no programa de contabilidade, e um café com dois documentos para uma entrega vai questionar aquele que você não queria.

Depois disso, o que sobra é mesmo escrever a fatura, e nenhum arranjo honesto destes dois sistemas o elimina.

Quando o Order Book não é a escolha certa

Se quer um sistema único que emita a fatura, a cobre e receba o pagamento por cartão, o Order Book não é esse sistema e não vai passar a sê-lo num prazo com que deva contar. Uma plataforma B2B de grossista genérica é a resposta certa, e a Orderspace é a óbvia: uma verdadeira montra para o comprador, controlo de stock, pagamentos por cartão através da Stripe, e exportação de faturas para o Xero ou o QuickBooks Online. Se o seu livro é sobretudo produção e quem faz a sua escrita quer faturas, pagamentos e recebimentos reconciliados automaticamente, veja antes a RoasterTools.

Mais alguns sinais concretos de que isto não é para si:

• Quem faz a sua escrita tem direito de veto e o veto é "tem de sincronizar". Acredite. É quem faz o fecho do mês.
• Emite mais do que algumas centenas de faturas por mês. A esse volume, escrever à mão é um emprego e não uma tarde, e uma integração paga-se a si própria.
• Precisa de controlo de stock. O Order Book conta o stock torrado na prateleira, mas não mantém inventário contabilístico, e se o seu programa de contabilidade também é o sistema de stock, separá-los vai doer.
• Quer que os cafés paguem por cartão no checkout. O Order Book não recebe pagamento nenhum. Antes de decidir a partir daí, leia o que as comissões de cartão custam a uma torrefação — sobre 40 000 € de grossista por mês são cerca de 1100 € por mês, o que dá para muita escrita à mão.

Aquilo para que o Order Book serve é a outra metade do problema: saber que café deixou de encomendar, ter o café a colocar a encomenda sozinho, e transformar as encomendas no plano de torra e na carrinha. Se não é essa a metade que dói, compre para a metade que dói.

Perguntas que as torrefações fazem

O Order Book integra com o Xero?

Não. Não há integração com o Xero, não há app no marketplace do Xero e não há nada que ligue os dois em qualquer sentido. Emite a fatura no Xero como faz hoje e junta depois o PDF à encomenda no Order Book, para que o café o receba por email e o possa ler na página da encomenda dele. Se quiser os dois ligados, a API pública dá-lhe as encomendas para construir a partir daí, e isso é trabalho de desenvolvimento que é seu e que mantém.

O Order Book emite faturas?

Não. Não cria, não numera, não assina, não comunica nem envia faturas, e não tem qualquer posição de IVA. Transporta a fatura que emitiu noutro sítio: junta o ficheiro à encomenda, o café recebe-o por email, e ele fica na página da encomenda do café, ao lado do que foi de facto entregue.

O que é que o meu contabilista recebe mesmo do Order Book?

Uma exportação CSV de todas as encomendas, uma linha por linha de encomenda, com o número da encomenda, o cliente, o estado, as datas, o artigo, a quantidade, o preço unitário, e o desconto, os portes e os totais da encomenda sem e com IVA. Abre no Excel, no Numbers e no Google Sheets. É um registo do que foi encomendado e entregue, não um livro contabilístico: não tem números de fatura e não tem notas de crédito.

Posso construir a minha própria sincronização com a contabilidade através da API?

Pode, e algumas torrefações vão fazê-lo. As chaves de API estão em todos os planos e a API lê clientes, produtos e encomendas e consegue criar uma encomenda. Não há webhooks de saída, por isso uma ponte consulta periodicamente o endpoint das encomendas à procura do que foi criado desde a última vez e cria ela própria os documentos do lado da contabilidade. Conte com tempo de desenvolvimento a sério e com a manutenção do seu lado sempre que um dos dois lados mudar.

O Order Book recebe pagamentos dos cafés?

Não. Os cafés pagam-lhe como pagam hoje, por transferência, nas condições que definiu para cada conta. Regista o que entrou na ficha do cliente, e o saldo que aparece na página dele é o valor das encomendas entregues menos o crédito dado numa entrega com problema e os pagamentos registados; uma encomenda também pode ser marcada como paga. Nada é processado e nada é retido.

A sincronização com a contabilidade está para vir?

A resposta honesta hoje é não. Não há integração com a contabilidade no Order Book e não há nenhuma que possa comprar com a promessa de uma, por isso avalie-o pelo que faz agora. Se a sincronização é o que decide a compra, uma plataforma B2B genérica como a Orderspace já a tem e deve comprar essa.

Onde entra o Order Book

O Order Book trata da secretária do grossista: a tabela de preços, a conta de onde cada café encomenda, a hora limite, o afastamento de uma conta que ficou calada, o plano de torra e a guia de entrega. O seu programa de contabilidade trata do dinheiro: a fatura, o IVA, a contabilidade, o fecho do ano. A costura entre os dois são duas coisas escritas duas vezes por mês e um anexo numa encomenda, e esta página disse-lhe exatamente quanto é isso, para que o possa pesar contra o que pagaria noutro sítio.

Se essa costura é aceitável, a forma mais rápida de descobrir é no seu próprio livro: importe os clientes e o histórico, convide um café para a conta dele, e veja como é a primeira semana.

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