Como funciona o café grossista

Resposta curta. Vende café torrado ao quilo, sem IVA, a preço de revenda, a negócios que o servem ou revendem — com condições acordadas, num dia de entrega, a crédito, vezes sem conta. O café é a parte fácil. O grossista é um negócio de preços que consegue defender, de uma semana que corre sempre igual, e de clientes que valem muito mais mantidos do que ganhos.

O que é, de facto, o grossista

Um cliente grossista é um negócio que compra o seu café para servir ou revender. Três características distinguem-no de tudo o resto que uma torrefação faz, e as três moldam o trabalho.

• Repete-se. Uma cafetaria encomenda todas as semanas ou de quinze em quinze dias, quase sempre o mesmo. A sua receita é um ritmo e não uma série de vendas, e é por isso que um ritmo partido é o primeiro aviso que recebe.
• É a crédito. Entrega primeiro e recebe depois, tipicamente a 14 ou 30 dias. Está a financiar os seus clientes, por isso as condições e a cobrança fazem parte do trabalho e não são uma questão administrativa acessória.
• Você é fornecedor. O seu café é servido com o nome de outra pessoa, numa máquina que não é sua, por pessoas que não contratou. É avaliado pela fiabilidade tanto como pela torra.

O que não é: distribuição. Vender a um distribuidor que revende a cafetarias é outro negócio com outras margens. E não é retalho com sacos maiores — vale a pena ler a comparação no fim antes de assumir o contrário.

Quem compra café grossista

Os volumes são intervalos de trabalho para um independente europeu, não uma referência. Conte bebidas em vez de confiar neles: 1 kg dá cerca de 55 duplos a 18 g, por isso uma cafetaria com 100 bebidas de espresso por dia em seis dias usa à volta de 11 kg por semana.

Quase todas as torrefações começam por cafetarias e descobrem os outros por acaso. Os outros merecem atenção deliberada: restaurantes e hotéis compram em ciclos diferentes e com pessoas diferentes a decidir, e os escritórios são a receita recorrente mais silenciosa do setor. Veja café para restaurantes, hotéis e escritórios.

Como funciona o dinheiro

Siga um quilo do princípio ao fim, com o exemplo que atravessa estes guias.

1. Verde, posto: 7,20 € por quilo. Não é o preço de bolsa das notícias — esse é o preço de um lote comercial nocional. O seu carrega diferencial, frete, direitos quando se aplicam, margem do importador e armazenagem. Veja preços do café verde por quilo.
2. A quebra de torra leva cerca de 15%. Um quilo de verde dá cerca de 850 g de torrado, por isso o verde de um quilo torrado custa 8,47 €. Meça a sua: calculadora de quebra de torra.
3. Junte embalagem, mão de obra, entrega e estrutura e chega a cerca de 10,91 € por quilo torrado, no saco, à porta.
4. Venda a 18,20 € o quilo sem IVA. São 7,29 € de lucro bruto, uma margem bruta de cerca de 40%. Construa o seu número com a calculadora de preços.
5. A cafetaria paga cerca de 0,33 € pelo café de um duplo a 18 g, vende a bebida a 3,00 €, e fica com cerca de 11% do preço de ementa em café, antes de leite, chávena e mão de obra. A calculadora de custo por chávena faz isto com os seus números.

Saem daí duas consequências, e ambas importam mais do que parecem. Primeira: a 8 kg por semana um cliente vale cerca de 253 € por mês de lucro bruto, e é contra isso que se medem descontos, visitas e equipamento. Segunda: uma alteração de 1 € por quilo são menos de dois cêntimos por bebida para a cafetaria e 416 € por ano para si — a assimetria no centro de competir com uma torrefação mais barata e de aumentar preços.

A semana grossista

Todas as torrefações correm uma versão disto, esteja escrito ou não. Escrevê-lo é a maior parte do que transforma onze clientes acidentais num negócio.

Os dois pontos de rutura estão nas pontas. Encomendas por mensagem, e-mail, telefone e ao balcão significam começar a semana com uma hora de transcrição e um risco permanente de falhar uma — veja cafetarias que encomendam por mensagem. E faturar dias depois da entrega empurra o pagamento pelos mesmos dias, o que é a correção de tesouraria mais barata que a maioria das torrefações tem à mão.

O meio é aritmética: os quilos confirmados viram lotes e horas à máquina, e o verde de que precisa segue daí. A calculadora do plano de torra faz a semana; comprar verde para o grossista faz os meses.

As condições que tem de decidir

Sete decisões. Tome-as uma vez, escreva-as e aplique-as a todos — a alternativa é tomá-las outra vez, mal, sob pressão, cliente a cliente.

Tabela de preços e escalões

Quanto custa cada café por quilo sem IVA, e a partir de que volume semanal o preço desce. Publicada como folha e não citada conversa a conversa: modelo de tabela de preços.

Encomenda mínima

A entrega mais pequena que vale a pena fazer. Abaixo de uns 3 kg numa rota, a entrega come a margem.

Hora limite e dias de entrega

O prazo que lhe permite planear uma torra, e o dia em que o café chega. Ambos fixos, ambos publicados: hora limite e prazos.

Portes

Quanto custa abaixo do seu limite de entrega grátis. Uma entrega de 12 € são 0,74 € por quilo em 16 kg e 2,78 € por quilo em 4,3 kg, que é todo o argumento para haver um mínimo.

Condições de pagamento

14 ou 30 dias, por cliente, com um limite de crédito para os novos. É aqui que os negócios grossistas falham a sério: cafetarias que pagam tarde.

Equipamento

Se vende, empresta ou encaminha, e com que papelada. Vender equipamento e contratos de comodato.

Aviso prévio e saída

Como cada lado termina, o que acontece ao equipamento, e quanto aviso precisa uma alteração de preço. Ninguém quer falar disto no início e toda a gente gostava de ter falado. Modelo de condições de venda.

O que cada lado deve ao outro

Não é um contrato — é uma expectativa. Dizê-la em voz alta cedo é das coisas mais baratas que uma torrefação pode fazer, porque quase todos os clientes que acabam mal acabam por causa de uma destas.

A versão disto escrita para a cafetaria, que uma torrefação pode enviar a um prospeto, é o que esperar da sua torrefação.

Como se ganham clientes

Quase tudo em pessoa e ao telefone. Uma lista curta de cafetarias que encaixam no seu café, volume e rota; uma visita a uma hora calma; dois cafés deixados com data de torra e ficha de receita; uma chamada no dia em que disse que ligava; um cupping ou um teste definido; depois a primeira encomenda. Cerca de doze primeiras visitas dão um cliente, o que são duas ou três visitas por semana para dez clientes por ano.

O e-mail apoia esse processo e não o substitui. O detalhe está em como conseguir clientes grossistas, a aritmética em um funil de vendas para a torrefação, as mensagens em e-mails para enviar aos seus cafés, e a página que trabalha enquanto torra em a página grossista do seu site.

Como se perdem clientes

Raramente com aviso. Por ordem aproximada de frequência:

1. Saiu a pessoa que sabia calibrar. O café piora sem ninguém ter mudado nada. A formação é a resposta, e a ficha plastificada mais do que a sessão.
2. Deriva no serviço. Duas entregas atrasadas, uma chamada sem resposta, uma alteração de preço que chegou como fatura.
3. Uma proposta mais barata, num momento em que nada mais os prendia. Quase sempre o sintoma, raramente a causa.
4. A própria cafetaria mudou. Dono novo, conceito novo, fechou. Não há nada a corrigir, mas convém saber cedo.
5. Deixou correr um mau cliente. Preço abaixo do custo, faturas nunca pagas, três visitas por mês por quatro quilos.

O padrão útil é que quase todos aparecem no ritmo das encomendas antes de aparecerem numa conversa: encomendas mais tarde, cestos mais pequenos, uma semana saltada. É disso que trata detetar contas que ficam caladas, e é o crescimento mais barato que existe, porque um cliente que se mantém é um cliente que nunca mais é preciso ganhar.

Em que difere do retalho

É também por isto que as ferramentas de retalho servem mal ao grossista. Um checkout foi feito para um estranho que paga agora, não para um negócio conhecido que encomenda o mesmo a crédito todas as terças: Shopify para café grossista.

Cinco números para saber desde o início

1. O seu custo por quilo torrado, incluindo quebra, embalagem, mão de obra, entrega e estrutura.
2. Lucro bruto por quilo, e portanto quanto rende por mês um cliente médio.
3. Quilos por semana por cliente, de encomendas reais de três meses e não do que foi prometido.
4. A fatia do maior cliente no livro. Acima de cerca de um quinto, uma cafetaria dita-lhe o ano. De quantos clientes precisa.
5. Dias até receber, reais e não acordados.

Perguntas que as torrefações fazem

O que é o café grossista?

Vender café torrado a preço de revenda a um negócio que o vai servir ou revender — uma cafetaria, padaria, restaurante, hotel, escritório ou loja — e não a quem o bebe. Vende-se normalmente ao quilo, sem IVA, com condições de pagamento acordadas, um dia de entrega e um mínimo, e a relação repete-se de semana a semana em vez de ser uma venda única.

Como funcionam os preços no café grossista?

Constrói-se um preço por quilo a partir do custo posto do café verde, da quebra de torra, da embalagem, da mão de obra, da entrega e da estrutura, e acrescenta-se a margem bruta de que precisa — habitualmente 35 a 50% no café de especialidade. Os escalões de volume recompensam quem leva mais por semana. Exemplo: 10,91 € de custo, vendido a 18,20 €, ou seja 7,29 € de lucro bruto por quilo e cerca de 40% de margem.

Quanto café compra uma cafetaria por semana?

Varia mais do que qualquer outro número do grossista. Conte bebidas em vez de adivinhar: uma cafetaria que serve 150 bebidas de espresso por dia com dose dupla de 18 g, seis dias por semana, usa cerca de 16 kg. Uma cafetaria calma com 40 por dia usa cerca de 4 kg. Planeie com o que um cliente encomenda nos primeiros três meses e não com o que disse que ia encomendar.

Que margem faz uma cafetaria com o café grossista?

Uma margem grande, e é por isso que há café em todas as ementas. A 18,20 € o quilo, o café de um duplo de 18 g custa à cafetaria cerca de 0,33 €. Num flat white de 3,00 € são cerca de 11% do preço de ementa, antes do leite, da chávena e da mão de obra. Também quer dizer que uma subida de 1 € por quilo são menos de dois cêntimos por bebida.

Em que é que o grossista difere do retalho?

Menos clientes, cada um muito maior, cada um a comprar outra vez de duas em duas semanas e a crédito. Isso muda tudo: perder um cliente pesa, um cliente que fica calado é um problema real, é avaliado pela fiabilidade tanto como pelo café, e é você que corre o risco de não ser pago. É uma relação de fornecimento, não uma série de vendas.

De que precisa uma torrefação antes do primeiro cliente grossista?

De uma tabela de preços que consiga defender, condições escritas, um dia de entrega e uma hora limite que consiga cumprir, capacidade de torra que absorva o cliente sem partir a semana do retalho, e uma forma de faturar. Nada disto tem de ser elaborado, mas os cinco têm de existir antes da primeira entrega e não depois da primeira discussão.

Onde entra o Order Book

O Order Book é a secretária que corre a semana acima. As encomendas chegam a um sítio só — cada cafetaria tem a sua conta, sem palavra-passe, aos preços dela com a encomenda habitual no topo, na língua dela — e as encomendas confirmadas viram plano de torra, lista de picking e guias de entrega. Catálogos, preços por cliente, escalões, mínimos, portes e horas limite definem-se uma vez em vez de se lembrarem cliente a cliente.

A parte difícil de fazer à mão é o ritmo. Cada cafetaria é medida contra o próprio padrão de encomendas e cesto, e as que estão a abrandar aparecem numa lista de chamadas de segunda antes de terem dito o que quer que seja — o que, dada a forma como os clientes se perdem de facto, é a diferença entre um telefonema e uma autópsia.

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