Vender equipamento aos seus cafés

Resposta curta. Venda moinhos, equipamento de filtro, tratamento de água e tudo o que seja consumível. Encaminhe as máquinas de espresso a não ser que tenha técnico. Empreste só onde os quilos pagam a máquina. Orce tudo em separado do café. E faça-o por controlo e não por lucro: a margem é real mas pequena, enquanto uma cafetaria a moer o seu café nas mós erradas lhe custa um cliente.

Quatro formas de lidar com isto

A maioria das torrefações devia estar a fazer três destas ao mesmo tempo: vender as coisas pequenas, encaminhar as grandes, e emprestar nos poucos casos em que a aritmética funciona. A quarta linha é a predefinição e é a cara, porque a cafetaria compra na mesma um moinho — só que o errado, num marketplace, à pressa.

O que vale de facto uma linha de equipamento

Antes de montar um catálogo, descubra o que rende. Os valores por omissão são uma torrefação com dezasseis clientes em que um quarto compra alguma coisa num ano.

Com os valores por omissão, a linha de equipamento inteira vale cerca de meio cliente grossista, por sessenta horas de trabalho. É o resultado que a maioria das torrefações precisa de ver antes de encomendar uma palete de moinhos. Não é um argumento para não fazer nada — meio cliente por trabalho que já fazia em parte está bem, e o efeito na retenção nem sequer está na calculadora — mas é um argumento contra tratar o equipamento como plano de crescimento.

Mexa nos valores e o quadro muda numa direção muito concreta. Subir a margem de equipamento de 25% para 35% acrescenta 360 €. Subir a fatia de clientes que compram de 25% para 50% acrescenta 900 €. Subir os consumíveis de 120 € para 300 € por cliente acrescenta 1008 € — vindos da linha mais barata e menos glamorosa da lista. É essa a forma real deste negócio: a compra repetida ganha à caixa.

O que vender

Moinhos — sim

O equipamento que mais muda o sabor do seu café e aquele em que as cafetarias mais erram. Aqui tem uma opinião que vale dinheiro, a instalação é uma calibração e não uma obra de canalização, e uma cafetaria com mós escolhidas por si é uma cafetaria cujas queixas têm solução.

Equipamento de filtro — sim

O volume de filtro é normalmente algo que já anda a tentar vender. Vender a máquina e a receita juntas é como uma proposta de filtro pega mesmo. Veja programa de café convidado para o que lá pôr.

Tratamento de água — sim, e mais cedo do que pensa

Barato, consumível, e a causa de boa parte das chamadas em que uma cafetaria diz que o seu café mudou. Vender cartuchos com calendário previne mais problemas do que qualquer outra coisa desta lista.

Consumíveis e peças pequenas — sim, tenha stock

Pó e pastilhas de limpeza, escovas, cestos nos dois tamanhos dos seus clientes, crivos, borrachas, tapetes, filtros de papel. Baratos de manter, boa margem, recomprados, e ter um na carrinha transforma uma queixa numa reparação enquanto está lá.

Máquinas de espresso — normalmente não

A não ser que tenha um técnico ou um revendedor que atenda o telefone às 7 da manhã em seu nome. Uma máquina que vendeu e não consegue reparar é um passivo disfarçado de receita, e o dia em que avaria é o dia em que a cafetaria decide quem é o fornecedor a sério.

Balanças, calcadores, jarros, gavetas — em kit

Pouco valor à unidade, muito úteis num kit de abertura para um cliente novo. Bom para a primeira entrega, e custa menos do que um mês de desconto.

Onde está mesmo a margem

Três coisas, por ordem crescente de importância e decrescente de entusiasmo.

1. A máquina. Uma percentagem modesta depois do preço de distribuidor, do transporte e das horas à volta. Trate-a como um empate com uma relação agarrada.
2. Instalação e configuração, se cobrar. Muitas torrefações oferecem, o que é defensável quando está a ganhar o cliente e é um hábito caro quando é o quarto moinho do ano. Meio dia de instalação tem um custo real; ou fatura ou conta como desconto.
3. Consumíveis. Melhor margem, comprados todos os meses, entregues numa carrinha que já vai lá. Se fizer só uma coisa deste guia, acrescente seis linhas de consumíveis à folha de encomenda para a cafetaria os juntar ao café sem pensar.

Esse último ponto merece uma frase própria: o que impede uma cafetaria de lhe comprar pó de limpeza é a fricção e não o preço. Se for uma linha na mesma encomenda que já faz todas as segundas, compram. Se precisar de um e-mail à parte, compram no mesmo marketplace onde compraram o moinho errado.

Quem repara

A armadilha desta área toda é tornar-se empresa de assistência sem dar por isso. Acontece por uma ordem previsível: vende um moinho, troca as mós como favor, começa a andar com peças, e dezoito meses depois alguém passa as quintas-feiras em cafetarias alheias com uma caixa de ferramentas.

Defina o limite à partida e escreva-o no orçamento:

• O que faz: calibrar, trocar mós, limpar, cartuchos de água, trocar cestos e crivos, e dizer-lhes o que está mal.
• O que faz um técnico: tudo o que envolva canalização, tudo o que envolva eletricidade, tudo o que esteja em garantia.
• Prazos de resposta que consegue cumprir: dia útil seguinte para peças que tem, e o número de um revendedor para o resto. Um "a gente resolve" dito numa conversa de venda transforma-se num ressentimento às 7 da manhã.
• Um moinho de substituição, se conseguir pagá-lo. Um moinho de reserva na prateleira vale mais do que um pedido de desculpa, e é o seguro mais barato contra o sábado em que uma cafetaria serve o café de outra pessoa.

A papelada

As vendas precisam de menos do que as torrefações temem e os empréstimos precisam de mais. Para uma venda: um orçamento com o modelo, o preço sem IVA, o que inclui a instalação, o prazo de garantia do fabricante e a quem ligar ao abrigo dela, e as condições de pagamento. Cabe numa página.

Para o que empresta, o contrato importa bastante mais, porque propriedade, avarias, seguro, obrigações de limpeza e o que acontece se a cafetaria fechar precisam todos de resposta antes de serem urgentes. As cláusulas, e a aritmética de saber se um comodato sequer se paga, estão em contratos de comodato de máquina de espresso. A versão curta: uma máquina de 6000 € emprestada a uma cafetaria de 3 kg por semana a 7,29 € por quilo rende 1137 € de lucro bruto por ano, ou seja mais de cinco anos até se pagar, antes de assistência.

Mais uma linha que vale a pena ter, nos dois casos: o que acontece ao equipamento se saírem. Numa venda, nada — é deles, e dizê-lo em voz alta torna-o mais fácil de escolher. Num comodato, um pré-aviso e uma forma de recolha, combinados enquanto ainda são todos amigos.

Orce em separado

Nunca dilua equipamento no preço por quilo. Três razões, todas elas a chegar mais tarde.

• Um preço com tudo incluído esconde a máquina, por isso a cafetaria nunca sabe quanto custou nem sente que foi paga.
• Todos os aumentos futuros parecem uma prestação da máquina a subir, o que transforma um aumento de rotina numa renegociação — veja aumentar preços grossistas.
• Perde a capacidade de dizer não. A cafetaria seguinte quer o mesmo negócio e não há forma limpa de explicar porque é que o número é diferente, porque o número nunca foi explicado. A mesma lógica atravessa competir com uma torrefação mais barata: uma cedência com nome e preço é uma decisão, uma cedência diluída no preço por quilo é uma fuga.

Quando encaminhar

Encaminhe tudo o que precise de técnico, tudo o que custe mais ou menos o preço de um carro pequeno, e tudo em que o prazo de entrega o vá tornar o vilão. Encontre um revendedor em quem confie, combine como vão tratar os seus clientes, e passe o contacto com um nome e não com um link.

Pergunte por uma comissão e fique descansado em qualquer dos casos. O retorno real é que a cafetaria ficou com a máquina certa, chegou quando prometido, e foi você que fez isso acontecer — que é a mesma moeda de tudo o resto neste guia.

Perguntas que as torrefações fazem

Uma torrefação deve vender equipamento às suas cafetarias?

Deve vender as coisas que decidem como o seu café sabe e as que se gastam — moinhos, equipamento de filtro, tratamento de água, cestos, filtros, produtos de limpeza. Encaminhe as máquinas de espresso para um revendedor a não ser que tenha mesmo um técnico. O objetivo não é a margem na caixa; é que uma cafetaria com o moinho certo e água limpa deixa de ser uma cafetaria que culpa o seu café.

Que margem há em equipamento de café?

Menos do que as torrefações esperam nas máquinas e mais do que esperam nos consumíveis. Um moinho comprado a um distribuidor deixa uma percentagem modesta depois de contar a instalação e o seu tempo, enquanto produtos de limpeza, filtros e cestos têm margem bem melhor e voltam a ser comprados todos os meses. Faça as contas antes de construir um catálogo à volta de hardware.

É melhor emprestar uma máquina de espresso ou vendê-la?

Normalmente nenhuma das duas. Emprestar imobiliza capital e torna-o responsável por uma máquina que não construiu; vender torna-o responsável por uma garantia que não consegue honrar sozinho. As duas funcionam se tiver um técnico ou um parceiro revendedor e um contrato escrito. Se não tiver nenhum dos dois, encaminhe a venda e fique com o café.

De quem é a responsabilidade quando uma máquina em comodato avaria?

De quem o contrato escrito disser, e é por isso que deve existir um. Tipicamente a torrefação é dona da máquina e cobre avarias mecânicas, a cafetaria cobre limpeza, filtragem de água e danos por mau uso, e há um prazo de resposta definido. Sem isso por escrito, cada avaria passa a ser uma negociação num sábado de manhã.

Que equipamento deve uma torrefação ter em stock?

Consumíveis e peças pequenas: pó e pastilhas de limpeza, escovas de grupo, cestos nos dois tamanhos que os seus clientes usam, crivos, borrachas, cartuchos de filtro de água, tapetes de calcar, filtros de papel. São baratos de manter, dão boa margem, e ter um na carrinha transforma uma queixa numa reparação.

O equipamento deve entrar no preço do café?

Não. Orce o equipamento em separado e mantenha o preço por quilo limpo. Um preço com tudo incluído esconde quanto custa a máquina, faz com que cada aumento futuro pareça uma prestação, e deixa-o sem forma de dizer não à cafetaria seguinte que quer o mesmo negócio sem explicar o arranjo todo.

Onde entra o Order Book

O equipamento que emprestou vive na página do cliente: o que é, o número de série, quando saiu e o que diz o contrato. A própria máquina leva um autocolante QR, por isso um barista que aponta o telemóvel abre um relatório de avaria contra o cliente certo e a máquina certa, em vez de mandar uma fotografia para o WhatsApp pessoal de alguém.

Os consumíveis são linhas de catálogo normais, por isso pó de limpeza, filtros e cestos entram na mesma encomenda que a cafetaria já faz à segunda e chegam na mesma carrinha. É esse o truque todo para a margem deste guia: não é um negócio à parte, são mais seis linhas numa folha de encomenda.

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